Gehen Sie papierlos: Hören Sie auf, alles zu drucken und genießen Sie das digitale Leben

Das "papierlose Büro", das uns versprochen wurde, scheint für viele Menschen nie anzukommen. Die Realität ist jedoch, dass ein papierloses Büro heute hier ist, wenn Sie es nutzen möchten.

Wenn Sie immer noch jemanden sind, der E-Mails, Webseiten und andere Dokumente druckt, können Sie jetzt aufhören. Es gibt bessere Möglichkeiten, Ihre Informationen im Auge zu behalten und schneller darauf zuzugreifen - Sie können schließlich nicht nach Worten auf Papier suchen.

Der Fall gegen das Drucken von

Das Drucken ist teuer und unpraktisch und erfordert oft teure Tintenpatronen, Druckerpapier und neue Drucker, wenn dieser billige Tintenstrahldrucker unweigerlich versagt. All das Papier wird zu einem Durcheinander, das ordentlich organisiert werden muss, sonst wirst du nie finden, wonach du suchst. Sie können nicht darauf zugreifen, wenn Sie nicht in Ihrem Büro sind, Sie können nicht darüber suchen, und Sie haben nur eine Kopie, so dass Sie in Schwierigkeiten geraten, wenn jemals etwas passiert.

Drucken war notwendig, wenn Computer schwere Ziegel waren, die an Schreibtischen angebracht waren. Wir laufen jetzt mit Computern in unseren Taschen, Tablets, die die Größe eines Blatt Papiers erreichen können, und Cloud-Services, die alle Ihre Dokumente auf allen Ihren Geräten sichern und synchronisieren können. Sie können nach Dokumenten suchen, die Sie mit den darin enthaltenen Wörtern gespeichert haben, damit Sie kein kompliziertes Ablagesystem einrichten müssen.

So drucken Sie nicht

Wir Geeks haben vor langer Zeit aufgehört zu drucken, aber es gibt viele Leute da draußen, die immer noch E-Mails und Webseiten regelmäßig drucken. Wir versuchen, Ihnen einige Tipps zu geben, die Sie vom Drucker wegführen und zu einer neuen Art, Informationen zu speichern und zu organisieren, die sinnvoll sind.

• Erstellen eines digitalen Aktenschranks : Zuerst sollten Sie entscheiden, wo Sie Dinge speichern, anstatt sie zu drucken. Es hilft, einen konsistenten Ort zu haben, an dem Sie alles speichern. Wir empfehlen eine Art Cloud-Dienst, der auf allen Ihren Geräten synchronisiert wird, sodass Sie auf Smartphones und Tablets sowie auf Ihrem PC darauf zugreifen können. Viele Menschen verwenden Evernote als Archiv für alle ihre Notizen und Dokumente, aber Sie können auch entscheiden, ob Sie in einem Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive speichern möchten. Wenn Sie den lokalen Speicher wirklich bevorzugen, können Sie Ihre Dateien in einem einzigen Ordner auf Ihrem PC speichern - aber sichern Sie es. Dies ist weniger praktisch, da Sie Dateien manuell auf Ihre anderen Geräte kopieren müssen, wenn Sie sie an anderer Stelle anzeigen möchten.
• In PDF drucken : Alles, was Sie drucken möchten - ob Beleg, Dokument, E-Mail oder Webseite - kann in eine PDF-Datei gedruckt werden. Zunächst müssen Sie einen PDF-Drucker auf Ihrem Windows-Computer installieren. Sie können dann wie gewohnt den Druckprozess durchlaufen und den virtuellen PDF-Drucker auswählen. Sie erhalten eine Datei, die Sie in Evernote oder Dropbox speichern können.

• Drucken von E-Mails : E-Mails können auf die gleiche Weise in PDF gedruckt werden. Sie können auch versuchen, sie zu markieren( wenn Sie Google Mail verwenden) oder sie einem speziellen Ordner oder Label hinzuzufügen, auf dem Sie später darauf verweisen können. Sie können später von jedem Gerät mit einem E-Mail-Client aus auf diese E-Mails zugreifen - Sie müssen nicht mehr drucken.
• Drucken von Webseiten : Wenn Sie Webseiten drucken, auf die später Bezug genommen wird, können Sie sie stattdessen als PDF drucken. Sie können sie auch als Lesezeichen speichern, um sie später anzuzeigen( Ihre Lesezeichen können auf allen Ihren Geräten synchronisiert werden).Wenn Sie die Webseite später lesen möchten, verwenden Sie einen Dienst wie Pocket oder Instapaper, um eine Liste von Dingen zu erstellen, die Sie lesen möchten. Dienste wie diese nehmen eine Webseite, wandeln sie in einen lesbaren Nur-Text-Artikel um und speichern sie sogar offline auf mobilen Geräten, so dass Sie die Webseite später lesen können, ohne drucken zu müssen.
• Drucken von Karten : Wenn Sie ein Smartphone mit GPS haben, sollten Sie Karten nicht drucken müssen. Wenn Sie Google Maps verwenden, können Sie sich bei der Google Maps App anmelden und eine Liste der Suchanfragen anzeigen, die Sie auf der Google Maps-Website auf Ihrem PC durchgeführt haben. Sie könnten natürlich auch die Karte in PDF drucken.
• Faxdokumente : Einige verkalkte alte Unternehmen verlangen immer noch Faxe. Sie können einen Dienst wie HelloFax verwenden, um Faxe über das Internet zu senden. HelloFax bietet fünf kostenlose Faxe pro Monat an - dies sollte mehr als genug für Heimanwender sein, die nur gelegentlich ein Geschäft faxen müssen.
• Wenn jemand auf gedruckten Dokumenten besteht : Leider bestehen einige Organisationen immer noch auf gedruckten Dokumenten. Es kommt einfach nicht herum. Wenn sie kein PDF per E-Mail erhalten, müssen Sie möglicherweise drucken.
• Was ist mit Ihren alten Papierdokumenten zu tun? : Es ist einfacher, papierlos anzufangen, anstatt sich zu entscheiden, alle alten Papierdokumente methodisch in digitale Versionen umzuwandeln - das kann viel Arbeit sein. Trotzdem können Sie Ihre alten Dokumente mit einem Scanner in PDF-Dateien scannen.

Verwenden Ihrer digitalen Dateien

Ihr digitaler Arbeitsbereich bietet jetzt eine Reihe von Vorteilen, die das Papier nicht bietet:

• Backup : Ihre Dateien werden gesichert, wenn Sie sie mit einem Service wie Evernote, Dropbox, Google Drive oder SkyDrive gespeichert haben. Wenn Ihr Haus abbrennt, werden Sie Ihre wichtigen Dokumente nicht verlieren.
• durchsuchen: Sie können problemlos alle Ihre elektronischen Dokumente durchsuchen, um die benötigten Dokumente zu finden, ohne Papierberge zu durchforsten. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, sogar Windows - sie alle haben Volltext-Suchfunktionen.
• Zugriff überall : Ihre Dokumente können von jedem PC, Smartphone oder Tablet aus abgerufen werden. Wenn Sie unterwegs sind und etwas nachschlagen müssen, können Sie es von Ihrem Smartphone aus erledigen, anstatt nach Hause zu gehen und Ihre Unterlagen zu durchsuchen.
• No Clutter : Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Dokumente speichern, organisieren, freistellen und entstören können.
• Keine Druckkosten: Wenn Sie keine teure Tinte, billige Drucker und Stapel Druckerpapier kaufen müssen, sparen Sie Geld.

Natürlich können einige Dokumente zu empfindlich sein, um online gespeichert zu werden. In solchen Situationen können Sie immer Verschlüsselung verwenden - erstellen Sie einen verschlüsselten Container und speichern Sie ihn in einem Dienst wie Dropbox, Google Drive oder SkyDrive. Personen benötigen das Passwort, bevor sie auf Ihre Dokumente zugreifen können.

Bildkredit: Sarah Kolb-Williams auf Flickr, cellanr auf Flickr, jeremyfoo auf Flickr