28Aug
Pravděpodobně máte nějaký text, který často zadáváte do dokumentů aplikace Word, například adresy. Místo toho, že tento text budete opakovat, pokaždé, když jej budete potřebovat, můžete tento běžný text umístit do jednoho dokumentu aplikace Word a odkazovat jej v jiných dokumentech - ve všech dokumentech bude dokonce automaticky aktualizován, pokud jej změníte.
Řekněme, že chcete umístit adresu do zápatí dokumentů, ale adresa se čas od času mění.Adresu můžete uložit do samostatného společného dokumentu aplikace Word a ve svém sestavě použít pole, ve kterém můžete text vytisknout ze společného dokumentu a aktualizovat, kdykoli se změní.Ukážeme vám, jak to udělat.
Chcete-li začít, vytvořte nový dokument aplikace Word, který slouží jako repository pro adresu, kterou chcete vložit do jiných dokumentů aplikace Word. Uložte jej na místo, které bude přístupné jinými dokumenty. Neukládejte ji například na síťovou jednotku, ke které nemáte vždy přístup.
Použijeme záložek k odkazu na adresu v našem společném dokumentu. Zadejte řetězec textu, který chcete vložit do jiných dokumentů( v našem případě adresu).Vytvořte záložku zvýrazněním názvu a přejděte na možnost Vložit & gt;Záložka a jeho jméno, například "Adresa".Podrobné informace o vytváření těchto záložek naleznete v příručce k záložkám v aplikaci Word.
Všimněte si, že názvy záložek nemohou mít žádné mezery. Doporučujeme uvést název záložky nad každou položku ve vašem běžném informačním souboru, abyste snadno zjistili, který název chcete použít pro kterou položku. To je obzvláště užitečné, pokud hodláte mít v tomto společném dokumentu mnoho opakovaně použitelných položek. V našem příkladu jsme přidali naši adresu do společného informačního dokumentu a položili nad odkazem název záložky "Adresa".
Po přidání položky do společného dokumentu můžete uložit a zavřít. Otevřete dokument, do kterého chcete vložit adresu a umístěte kurzor na místo, kde chcete tento text přejít. Pro náš příklad přidáme zápatí a vložíme tam adresu.
Použijeme kód pole INCLUDETEXT k odkazu na záložku, kterou jsme vytvořili ve společném dokumentu. Chcete-li to provést, stiskněte "Ctrl + F9" pro vložení závorek pro kód pole.
POZNÁMKA: Nemůžete zadávat pouze normální závorky kolem kódů polí.Pro vložení správného typu závorek musíte použít "Ctrl + F9".
Kurzor se automaticky umístí mezi závorky. Zadejte následující text mezi závorky a nahraďte "& lt; path to file & gt;" absolutní úplnou cestou k běžnému slovu obsahujícímu název, který chcete vložit. Nahraďte "&
POZNÁMKA: Nezadávejte do závorky kód pole.
Například jsme zadali následující mezi závorky kódu:
INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Společné informace \\ CommonInformation.docx" AdresaPoznámka: Musíte použít dvojité zpětné lomítka vcesta, stejně jako my. Rovněž ujistěte se, že při psaní výše uvedeného kódu do pole použijte rovná uvozovky, nikoli inteligentní citace.
Chcete-li získat adresu ze společného dokumentu a vložit ji do kódu pole, který jste právě zadali, klepněte pravým tlačítkem myši na kód pole a z rozbalovací nabídky vyberte možnost "Aktualizovat pole".
Adresa se v dokumentu zobrazí.Konzoly se stále zobrazují kolem adresy, pokud máte možnost "Zobrazit záložky".Znovu se podívejte do našeho článku o záložkách, kde se dozvíte, jak tuto možnost vypnout. Kód pole může být také stínovaný.Tuto možnost můžete také vypnout.
Pokud chcete změnit kód pole, můžete jej znovu zobrazit spíše než výsledek. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem myši na výslednou položku a z rozbalovací nabídky vyberte možnost "Přepnout kódy polí".Text, který jste zadali do kódu pole, se znovu zobrazí a můžete jej upravit. Jednoduše aktualizujte pole pro zobrazení nového výsledku.
Jakmile vytvoříte svůj společný dokument, můžete jej použít k ukládání dalších položek, které často zapisujete do dokumentů aplikace Word. Stačí použít samostatné pole INCLUDETEXT v dokumentech aplikace Word pro každou informaci, kterou chcete automaticky vložit z vašeho společného dokumentu.