31Jul
Microsoft Office umožňuje šifrování dokumentů sady Office a souborů PDF, což nikomu neumožňuje zobrazit ani soubor, pokud nemá heslo. Moderní verze sady Office používají zabezpečené šifrování, na které se můžete spolehnout - za předpokladu, že nastavíte silné heslo.
Následující pokyny se týkají aplikací Microsoft Word, PowerPoint, Excel a Access 2016, ale tento postup by měl být podobný v ostatních nedávných verzích sady Office.
Jak je zabezpečená ochrana heslem aplikace Microsoft Office?
Funkce ochrany heslem aplikace Microsoft Office se v minulosti dostaly špatným rapem. Od Office 95 do Office 2003 byl schéma šifrování velmi slabé.Pokud máte dokument chráněný heslem pomocí sady Office 2003 nebo starší verze, heslo lze snadno a rychle vynechat pomocí široce dostupného softwaru pro rozpoznávání hesel.
S aplikací Office 2007 má společnost Microsoft vážnější bezpečnost. Aplikace Office 2007 přešel na standardní šifrovací standard( AES) pomocí 128bitového klíče. To je široce považováno za bezpečné a znamená, že Office nyní používá skutečné silné šifrování pro ochranu vašich dokumentů při nastavování hesla. Testovali jsme funkci šifrování PDF a zjistili jsme, že v Office 2016 používá také 128bitové šifrování AES.
K dispozici jsou dvě velké věci, které je třeba dbát. Za prvé, pouze hesla, která plně zašifrují dokument, jsou zabezpečená.Office také umožňuje nastavit heslo na "Omezení úpravy" souboru v teorii, která umožňuje lidem zobrazit soubor, ale neupravovat jej bez hesla. Tento typ hesla lze snadno odstranit a odstranit, což umožňuje uživatelům upravit soubor.
Také šifrování aplikace Office funguje dobře, pouze pokud ukládáte do moderních formátů dokumentů, jako je. docx. Uložíte-li do starších formátů dokumentů, jako je. doc, které jsou kompatibilní se sadou Office 2003 a staršími, použije starší nezabezpečenou verzi šifrování.
Ale pokud ukládáte soubory v moderních formátech Office a použijete volbu "Šifrovat s heslem" namísto možnosti "Omezit úpravu", dokumenty by měly být zabezpečené.
Jak chránit pomocí hesla dokument sady Office
Chcete-li chránit dokument Office, nejprve jej otevřete v aplikaci Word, Excel, PowerPoint nebo Access. Klikněte na nabídku "Soubor" v levém horním rohu obrazovky. Na informačním panelu klikněte na tlačítko "Chraňte dokument" a vyberte možnost "Šifrovat pomocí hesla".
Tlačítko je v aplikaci Microsoft Word pojmenováno pouze jako "Chraňte dokument", ale v jiných aplikacích se jmenuje něco podobného. Hledejte v aplikaci Microsoft Excel "Protect Workbook" a "Protect Presentation" v aplikaci Microsoft PowerPoint. V aplikaci Access naleznete na kartě Informace pouze tlačítko Šifrovat s heslem. Kroky jinak budou fungovat stejně.
POZNÁMKA: Pokud chcete omezit pouze úpravu dokumentu, můžete zde zvolit možnost "Omezit úpravu", ale jak jsme již řekli, není to příliš bezpečné a lze ji snadno obejít. Máte lepší šifrování celého dokumentu, pokud je to možné.
Zadejte heslo, ke kterému chcete dokument zašifrovat. Budete chtít vybrat dobré heslo zde. Slabá hesla lze snadno odhadnout rozbitím softwaru, pokud někdo získá přístup k dokumentu.
Upozornění : Pokud jste někdy zapomněli své heslo, ztratíte přístup k dokumentu, takže jej v bezpečí!Společnost Microsoft vám doporučuje zapsat název dokumentu a jeho heslo a udržet jej na bezpečném místě.
Když je dokument zašifrován, zobrazí se na obrazovce Informace zpráva "Heslo je nutné k otevření tohoto dokumentu".
Při příštím otevření dokumentu se zobrazí pole "Zadejte heslo k otevření souboru".Pokud nezadáte správné heslo, vůbec nebudete moci dokument zobrazit.
Chcete-li odstranit ochranu heslem z dokumentu, klepněte na tlačítko "Chraňte dokument" a znovu vyberte možnost "Šifrovat heslem".Zadejte prázdné heslo a klepněte na tlačítko "OK". Office odebere heslo z dokumentu.
Jak vytvořit soubor PDF chráněný heslem
Dokument Office můžete také exportovat do souboru PDF a chránit tento soubor PDF.Dokument PDF bude zašifrován poskytnutým heslem. To funguje v aplikacích Microsoft Word, Excel a PowerPoint.
Chcete-li to provést, otevřete dokument, klepněte na tlačítko "Soubor" a vyberte "Exportovat". Klepnutím na tlačítko "Vytvořit PDF / XPS" exportujte dokument jako soubor PDF.
Klikněte na tlačítko "Možnosti" v dolní části dialogového okna pro ukládání, které se zobrazí.Ve spodní části okna možností povolte možnost "Šifrovat dokument s heslem" a klikněte na tlačítko "OK".
Zadejte heslo, které chcete zašifrovat soubor PDF, a klepněte na tlačítko OK.
Po dokončení, zadejte název souboru PDF a klikněte na tlačítko Publikovat. Office exportuje dokument do souboru PDF chráněného heslem.
Upozornění : Pokud zapomenete heslo, nebudete moci soubor PDF zobrazit. Ujistěte se, že jste o něm sledovali, nebo ztratíte přístup k souboru PDF.
Při otevření musíte zadat heslo souboru PDF.Pokud například otevřete soubor PDF ve výchozím prohlížeču PDF aplikace Microsoft Edge-Windows 10, budete před zadáním hesla požádáni o zadání hesla. To funguje také v jiných čtecích strojích PDF.
Tato funkce může pomoci chránit zvlášť citlivé dokumenty, zejména pokud je ukládáte na jednotku USB nebo v online úložišti jako Microsoft OneDrive.
Šifrování celého disku, jako je šifrování zařízení a nástroj BitLocker na počítači se systémem Windows nebo FileVault na počítači Mac, je bezpečnější a bezbolestné pro ochranu všech dokumentů v počítači - zejména v případě odcizení počítače.