كيفية إعداد خارج المكتب الرد في أوتلوك لنظام التشغيل ويندوز

عندما تعرف أنك سوف تكون خارج المكتب لبضعة أيام، يمكنك إعداد مساعد خارج المكتب للرد تلقائيا، مما يتيح للناس معرفة أنك تتمتع بعطلتك في حين أنها عالقة في العمل.

لإنشاء رد خارج المكتب في أوتلوك، سننشئ نموذج بريد إلكتروني يحتوي على الرسالة التي نريد استخدامها ثم نضع قاعدة ترسل ردا بهذه الرسالة على جميع الرسائل الإلكترونية التي نتلقاها خلال نطاق زمني محدد.

ملاحظة: يجب أن يكون أوتلوك مفتوحا لتشغيل القاعدة وإرسال الرد خارج المكتب.لذلك، تأكد من ترك جهاز الكمبيوتر الخاص بك على وتشغيل أوتلوك بينما كنت خارج المكتب.

الخطوة الأولى: إنشاء قالب رسالة

لإنشاء قالب رسالة في أوتلوك، تأكد من أن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" نشطة وانقر فوق الزر "البريد الإلكتروني الجديد" في المقطع الجديد.

أدخل الرسالة التي تريد إرسالها كرد تلقائي في مربع الرسالة.لا تدخل عنوان بريد إلكتروني أو موضوع.ثم انقر فوق علامة التبويب "ملف".

انقر فوق "حفظ باسم" في قائمة الخيارات على الجانب الأيسر من الشاشة وراء الكواليس.

في مربع الحوار حفظ باسم، حدد "أوتلوك تمبلات( *. oft)" من القائمة المنسدلة "حفظ كنوع".

يتم نقلك الى مجلد قوالب المستخدم.أدخل اسما للقالب في المربع "اسم الملف"، مع الحفاظ على ملحق ".oft"، وانقر على "حفظ".

إذا كنت تريد نسخ قالب البريد الإلكتروني الرد خارج المكتب إلى جهاز كمبيوتر آخر أو نسخه احتياطيا، فإن المسار الكامل إلى مجلد قوالب المستخدم هو C: \ وسرس \ & لوت؛ أوزرنام & غ؛ \ أبداتا \ روامينغ \ ميكروسوفت \ تمبلاتس.استبدال & لوت؛ أوزرنام & غ؛مع اسم مستخدم ويندوز الخاص بك.

أغلق نافذة الرسالة بالنقر فوق الزر "X" في الزاوية العلوية اليمنى.

يعرض مربع حوار يسألك إذا كنت تريد حفظ مسودة للرسالة.لم يكن لديك لأنك حفظه كنموذج، ولكن يمكنك إذا كنت ترغب في ذلك.انقر فوق "نعم" إذا كنت تريد حفظ المسودة، أو "لا" إذا لم تقم بذلك.

الخطوة الثانية: إنشاء قاعدة إلى الرد تلقائيا على رسائل البريد الإلكتروني الجديدة

الآن، لدينا لدينا خارج المكتب الرد نموذج البريد الإلكتروني، وسوف نقوم بإنشاء قاعدة لاستخدام هذا النموذج للرد على جميع الرسائل التي تأتي في خلال نطاق زمني محدد.تأكد من أن علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" نشطة.

في قسم النقل، انقر فوق الزر "القواعد" وحدد "إدارة القواعد & أمب؛التنبيهات "من القائمة المنسدلة.

يمكنك أيضا النقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى شاشة وراء الكواليس.تأكد من أن شاشة "معلومات" نشطة( انقر على "معلومات" على اليسار إذا لزم الأمر) ثم انقر فوق "إدارة القواعد & أمب؛التنبيهات ".

في مربع الحوار القواعد والتنبيهات، تأكد من تحديد عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد تطبيق هذه القاعدة في القائمة المنسدلة "تطبيق التغييرات على هذا المجلد".إذا كنت تريد تطبيق هذه القاعدة على جميع حساباتك في أوتلوك، فسنعرض لك كيفية إجراء ذلك لاحقا في هذه المقالة.انقر فوق علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني" إذا لم تكن نشطة بالفعل، ثم انقر فوق الزر "قاعدة جديدة".

في الشاشة الأولى من مربع الحوار "معالج القواعد"، انقر فوق "تطبيق قاعدة على الرسائل التي أتلقى" في المقطع "بدء من قاعدة فارغة".يتم إضافة الخيار إلى "الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة( انقر على قيمة تحتها خط)" مربع.لا يوجد شيء لتعديل هذا الجزء من القاعدة، لذلك انقر فوق الزر "التالي" للمتابعة.

تتيح لك الشاشة الثانية في مربع الحوار "معالج القواعد" تحديد الشروط للتحقق من استلام رسائل البريد الإلكتروني.لإرسال ردك خارج المكتب خلال نطاق زمني محدد، حدد مربع "تلقي في فترة زمنية محددة" في المربع "الخطوة 1: تحديد الشروط".تتم إضافة الشرط إلى "الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة( انقر على قيمة تحتها خط)"، كما كان الحال من قبل، ولكن هذه المرة، هناك جزء من الوصف لتعديله.لإضافة نطاق زمني، انقر على الرابط "في نطاق زمني محدد" في المربع الخطوة 2.

في مربع الحوار تاريخ الاستلام، حدد المربع "بعد"، وانقر على القائمة المنسدلة، وانقر على التاريخ الذي تريد بعده إرسال الرد التلقائي خارج المكتب.على سبيل المثال، إذا كنت تريد الرد خارج مكتبك لبدء إرسالها في 8 فبراير، حدد 7 فبراير لتاريخ بعد.

بعد ذلك، حدد المربع "قبل"، حدد تاريخا من القائمة المنسدلة للتاريخ على يمين خانة الاختيار قبل.يجب أن يكون التاريخ الذي تحدده هو اليوم الذي تريد فيه إيقاف الرد خارج المكتب.على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن يكون 15 شباط( فبراير) هو آخر يوم يتم فيه إرسال الرد خارج المكتب، حدد 16 شباط( فبراير) كالتاريخ السابق.

تتم إضافة التواريخ التي قمت بتحديدها إلى الحالة في المربع الخطوة 2.انقر فوق الزر "التالي" في مربع الحوار معالج القواعد للمتابعة.

في الشاشة الثالثة في مربع الحوار "معالج القواعد"، اخترت ما تريد القيام به مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة خلال النطاق الزمني.نريد الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني باستخدام النموذج الذي أنشأناه في القسم الأول، لذلك نتحقق من مربع "الرد باستخدام نموذج معين" في المربع "الخطوة 1: تحديد الإجراء( الإجراءات)".لتحديد النموذج الذي أنشأناه، انقر على الرابط "نموذج محدد" في المربع "الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة( انقر على قيمة تحتها خط)".

في مربع الحوار تحديد قالب الرد، حدد "قوالب المستخدم في نظام الملفات" من القائمة المنسدلة "بحث في".

حدد القالب الذي قمت بإنشائه( في حالتنا، نموذج "الرد خارج المكتب") وانقر فوق الزر "فتح".

يتم اضافة المسار الكامل الى القالب المحدد الى التصرف المحدد.انقر على زر التالي للمتابعة.

في شاشة معالج القواعد الرابعة، يمكنك تحديد أي استثناءات تريد تطبيقها على القاعدة، مثل إذا كنت تريد استبعاد أشخاص أو مجموعات معينة( "باستثناء إذا كان من أشخاص أو مجموعة عامة").لن نضيف أي استثناءات إلى القاعدة، لذا انقر على الزر "التالي" للمتابعة.

أدخل اسما للقاعدة في المربع "الخطوة 1: تحديد اسم لهذه القاعدة".يتم تحديد المربع "تشغيل هذه القاعدة" بشكل افتراضي، لذا سيتم تشغيل القاعدة تلقائيا.لا تقلق، على الرغم من.لن يتم تشغيله إلا بعد تاريخ التعيين الذي حددته.

لا نرغب في تشغيل القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في صندوق البريد الوارد لدينا، لذا عليك ترك مربع "تشغيل هذه القاعدة الآن في الرسائل الموجودة بالفعل في علبة الوارد" بدون تحديد.إذا كنت تريد تشغيل هذه القاعدة على جميع حسابات البريد الإلكتروني في أوتلوك، فحدد المربع "إنشاء هذه القاعدة على جميع الحسابات".انقر على الزر "إنهاء".

تتم إضافة القاعدة إلى القائمة.انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار القواعد والتنبيهات.

الآن، عندما يرسل لك شخص ما رسالة بريد إلكتروني خلال التاريخ الذي حددته، سيتلقى الرسالة تلقائيا في نموذج البريد الإلكتروني الذي أنشأته.

على الرغم من أن المرسل يتلقى ردا تلقائيا قائلا أنك خارج المكتب، لا تزال تحصل على بريدهم الإلكتروني مع رمز يشير إلى تم إرسال الرد التلقائي.ومع ذلك، يمكنك أن تشعر ما يبررها في تجاهل ذلك حتى تحصل على العودة.

بمجرد مرور النطاق الزمني للقاعدة، لن تسري القاعدة على الرسائل الإلكترونية الواردة.ومع ذلك، لا يزال بإمكانك إيقاف تشغيل القاعدة.للقيام بذلك، افتح مربع الحوار "القواعد والتنبيهات" مرة أخرى كما هو موضح سابقا وألغ تحديد المربع الموجود على يمين القاعدة في القائمة.انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار.

عند استخدام هذه القاعدة لإرسال رد تلقائي خارج المكتب، يتم إرسال الرد مرة واحدة إلى كل مرسل أثناء جلسة عمل أوتلوك واحدة.تكون الجلسة عند فتح أوتلوك حتى تقوم بإنهاء التطبيق.يؤدي ذلك إلى منع إرسال الردود المكررة إلى نفس المرسل الذي يرسل لك رسائل متعددة.تتبع أوتلوك الذي تلقى استجابة تلقائية أثناء كل جلسة ولكن هذه القائمة يتم إعادة تعيين عند إنهاء أوتلوك.لذا، اترك أوتلوك مفتوحا( لا تخرج ثم أعيد فتح) حتى يتم تشغيل القاعدة ويتم إرسال الرد التلقائي خارج المكتب لكل من يرسل لك رسائل بريد إلكتروني، وبالتالي لا يتلقى المرسلون ردود متعددة خارج المكتب.