4Aug
Mnoho z nás touží po organizaci a produktivitě.Pokud již používáte sadu Microsoft Office, máte již konečný nástroj, jak tuto touhu vyzkoušet: Outlook 2013.
Outlook je životně důležitý v mnoha organizacích, a to nejen pro své zjevné e-mailové dovednosti, ale i pro kalendář, úkoly a kontakty. Typická společnost může Outlook připojit k serveru Exchange a všichni mohou sdílet stejný adresář a kalendáře, což je skvělý nástroj pro podnikovou spolupráci.
Bohužel, většina lidí nemá server Exchange nastavený v jejich domě a pravděpodobně ani neví, co to je. Ale to je v pořádku, aplikace Outlook funguje stejně dobře ve vašem domácím počítači a přesto bude poskytovat všechny funkce, které ji činí tak silným produktivním nástrojem: e-mail, úkoly, schůzky, adresáře a mnoho dalšího!
Práce s aplikací Outlook - Tiny Primer
Aplikace Outlook vás nebude oslňovat při prvním otevření.Pro všechny záměry a účely je to jiná aplikace v ekosystému Microsoft Office a jako taková bude mít několik známých prvků.
Na rozdíl od jiných populárních aplikací Office však aplikace Outlook je z velké části postavena na základě různých funkcí - Word je primárně určeno pro vytváření textových dokumentů, aplikace Excel je o tabulkách, aplikace PowerPoint se prezentuje - ale aplikace Outlook je aplikace mnoha klobouků.
výchozí pohled aplikace Outlook je doručená pošta, podél horní části je páska, která je v tomto pohledu skrytá pro ukládání místa na obrazovce.
Milujete je nebo je nenávidíte, Stuhy jsou všude v kanceláři. Nepotřebujeme věnovat více času nad poměrnými zásluhami jejich existence, samozřejmě, že jsou zde k pobytu. To znamená, vždy pamatujte, pokud chcete rychle skrýt nebo ukázat pásu karet, stačí použít CTRL + F1.
Pokud kliknete na některou z funkcí menu nahoře, zobrazí se páska a můžete si vybrat funkce a nástroje. Pokud chcete, aby pásková stuha přetrvávala, můžete použít klávesu CTRL + F1 nebo kliknout na ikonu malého knoflíku v pravém dolním rohu.
Karta Domovská stránka na pásu karet se mění kontextově v závislosti na režimu, ve kterém se nacházíte. Na výše uvedené obrazovce se zobrazují možnosti pro poštu.
Dole se změnila karta Domov, aby odrážely možnosti kalendáře. Všimněte si, že páska je připevněna tak, aby se knoflík změnil na šipku v případě, že jej chcete znovu sbalit( nebo použijte klávesu CTRL + F1).
Zbývající karty pásu karet - Odeslat / přijmout, Složka, Zobrazení a samozřejmě Soubor - jsou do značné míry konzistentní pro jakýkoli režim, ve kterém se nacházíte. Budeme se podrobněji zabývat všemi v další části.
Podívejme se rychle na to, jak se pohybovat mezi režimy a změnit názor. Podél levého okraje se zobrazí podokno složek. Ve spodní části tohoto panelu jsou zkratky pro režimy aplikace Outlook. V tomto příkladu naleznete ikony pro Doručená pošta, Kalendář, Lidé, Úkoly a podobně.
Pokud kliknete na šipku v horní části navigačního panelu, rozbalí se okno, ve kterém se zobrazí strom složek pro váš e-mailový účet.
Podobně, pokud přepnete do režimu Kalendář, uvidíte příslušný pohled v podokně složek.
Klepněte na tři tečky pro přístup k dalším režimům aplikace Outlook, jako jsou například Poznámky, složky a zástupce aplikace Outlook. Zvolte možnost "Možnosti navigace" a můžete změnit pořadí, ve kterém se objeví navigační prvky.
Vypnutí funkce "Compact Navigation" osloví uživatele s většími rozlišeními. Můžete také zvýšit nebo snížit počet položek a jejich pořadí.
Odeslat / přijmout
Karta Odeslat / přijmout je zaměřena specificky na funkce Doručená pošta, ale objeví se i v ostatních režimech( Kalendář, Úkoly atd.), Přestože nebudou mít stejnou funkcionalitu.
Například zde vidíme kartu Odeslat / přijmout kalendář, která vyhne sekci Server.
V závislosti na typu poštovního protokolu, který používáte( na první obrazovce pracujeme s účtem IMAP), můžete nebo nemusíte mít možnost stahovat pouze záhlaví nebo označit / odznačit zprávy ke stažení atd. Možnosti
Odeslat / přijmout tak závisí na způsobu nastavení e-mailových účtů, ale krátký příběh: doporučujeme IMAP.Složka
Celkově je karta Složka poměrně konzistentní ve všech režimech, s výjimkou kalendáře. Níže se zobrazuje karta Složka doručené pošty, která umožňuje provádět nejrůznější administrace složek( pokud nepoužíváte účet IMAP, karta IMAP se nezobrazí).
Tlačítko Nastavení automatického archivace je trochu matoucí, protože nemá skutečný vliv na to, jak doručená pošta automaticky archivuje starou poštu. Chcete-li, aby vaše poštovní stopa byla menší a snadnější ke správě, musíte otevřít možnosti a zúčastnit se nastavení AutoArchive. Otevřete možnosti a vyberte kategorii "Pokročilé".
Po nalezení možnosti AutoArchive klikněte na tlačítko "AutoArchive Settings. .." pro otevření mnohem užitečnějšího dialogu, než je to, co jste dostali z pásu karet.
Jak jsme již zmínili, většina karet složek je poměrně konzistentní v celém Outlooku kromě kalendáře, který zajišťuje funkce specifické pro kalendář.Nekopírujete ani nepřesahujete složky, kopírujete nebo přesouváte kalendáře atd.
Z velké části provedete spoustu správy složek, pokud jde o vaši schránku, protože samozřejmě e-mail může rychle být těžkopádný a ohromující, pokud nemáte dobrou strukturu složek a organizaci.
View
Možnosti zobrazení obsahují následující základní funkce. Toto je karta Zobrazení, jak je vidět ze složky Doručená pošta.
Poznamenejte si okno Připomenutí, které můžete kdykoliv otevřít a zkontrolovat své připomenutí, například pokud jste vynechali jeden nebo jste nepřítomně zamítli jiný.Máte-li nějaké připomenutí, můžete se rozhodnout, že je chcete odmítnout, stisknout tlačítko snooze nebo jednoduše zrušit vše v jednom směru.
Ostatní záložky Zobrazení se liší podle režimu. Kalendář je přiřazen následujícím, což přidává schopnost změnit aktuální zobrazení, uspořádání, barvu a rozložení.Znovu sekce rozložení provádí v rámci aplikace Outlook hodně stejných věcí, ale je důležité si uvědomit, že to není univerzální, takže to, co povolíte v režimech Úkoly nebo Kalendář nebo E-mail, nebude replikováno v celé aplikaci.
Také je důležité věnovat pozornost části Uspořádání.Zde vypadá sekční uspořádání v režimu Úkoly. Všimněte si, jak lze třídit a změnit zobrazení úkolů pro maximální dopad.
Pomocí karty Zobrazení podle vašich preferencí vám umožní rychle procházet a třídit informace, jak se zvyšuje a staví se v průběhu času. Váš kalendář nezůstane prázdný, vaše úkoly se vynásobí, hromadí se na hromadě, a tak pomocí různých uspořádání a rozvržení vám pomůže být mnohem produktivnější místo toho, abyste se slepě zbláznili. Funkční pásky
Pojďme diskutovat o tom, jak se vaše funkce mění z funkce na funkci. Zde je vše, co potřebujete, abyste mohli vytáhnout základní e-mailovou zprávu, přidat přílohy, značky a formátovat text. Není nic příliš složitého a měli byste být schopni produkovat úžasnou e-mailovou zprávu.
Porovnejte to s páskou úloh, která je přístupná spuštěním nebo otevřením úkolu. Chvilku si zapamatujte, jak je odlišné od Message Ribbon.
Porovnejte to s kartou Vložit. Karta Vložit je statická po celou aplikaci Outlook, budete mít možnost ovlivňovat obsah zprávy, úlohy, události kalendáře apod. Pomocí stejných voleb a funkcí.
E-mailové zprávy přidávají kartu Možnosti, která má poměrně málo užitečných funkcí.Kromě motivů, které vám mohou nebo nemusí být užitečné, je zde možnost BCC( blind carbon copy, pokud chcete skrýt příjemce z hlavičky e-mailu) a funkce sledování.Celkově tu není nic důležitého, ale pokud budete někdy muset požádat o potvrzení o doručení nebo o přečtení, karta Volby je místo, kam jít.
Karta Formát textu je stejná bez ohledu na to, v jaké funkci se zabýváte, a o tom nemluví hodně.Tato karta má výraznou podobnost s formátovacími funkcemi nalezenými v aplikaci Word, takže pokud používáte aplikaci Word pro psaní a formátování dokumentů, budou tyto ovládací prvky pravděpodobně známy.
Konečná karta Kontrola je karta "just-in-case".Pomocí nástrojů pro kontrolu této tabulky můžete zkontrolovat pravopis a gramatiku, najít lepší slovo a zjistěte, kolik slov je na schůzce vašeho e-mailu /task/.
Karta Přehled je stejná v celé aplikaci aplikace Outlook. Všimněte si také, že obsahuje jazykové funkce, zde můžete nastavit předvolby jazyků a předvolby kontroly. Můžete také přeložit položky, například pokud odpovídáte zahraničnímu partnerovi, nebo někdo posílá trochu textu v jiném jazyce.
To je do značné míry další funkce v aplikaci Outlook. Samozřejmě jsme přeskočili přes mnoho specifik, ale cítíme, že jakmile pochopíte povahu systému Ribbon. Když chcete funkci používat, víte, kde ji hledat.
Nastavení e-mailového účtu automaticky a ručně
Stručně diskutujte o nastavení e-mailového účtu automaticky a ručně.Při prvním spuštění aplikace Outlook se chyba vám nastaví účet.
Máte na výběr, můžete Outlooku nastavit ihned pomocí e-mailového účtu, nebo tuto část můžete přeskočit a později přidat účet.
Pokud vyberete možnost Ne, zobrazí se varovná zpráva, která vám v podstatě řekne, že aplikace Outlook je velmi lame bez alespoň jednoho e-mailového účtu. Samozřejmě, můžete je stále používat pro sledování úkolů, poznámek, uchování kalendáře a dalších věcí, ale aplikace Outlook je skutečně zážitkem z e-mailu.
V tomto ohledu nastavíme Outlook s e-mailovým účtem. Můžete se nejprve pokusit tak učinit automaticky, kde zadáte krátké informace o vašem účtu a aplikace se pokusí automaticky zjistit nastavení.
Někdy to funguje, něco, co není.Pokud ano, vyhrajete a vy můžete přeskočit na další sekci. Pokud tomu tak není, nebo víte, že potřebujete nastavit další typ serveru, vyberte možnost "Ruční nastavení" a pokračujte kliknutím na tlačítko "Další".
Z důvodu účelnosti nastavíme již existující účet pomocí automatické metody. Popisujeme ruční metody jen trochu. Pokud potřebujete účet nastavit ručně, doporučujeme přeskočit na tuto sekci. Zatím jsme jednoduše použili účet Outlook.com, dodali naše heslo a vidíte níže uvedený výsledek.
Používání aplikace Outlook.com je snadná cesta, pokud chcete nastavit e-mail, který není společností Microsoft, budete pravděpodobně muset nakonfigurovat ji ručně.Pokud nevíte, jak to udělat, doporučujeme hledat způsob, jak nastavit aplikaci Outlook pomocí konkrétního e-mailu.
To znamená, že v našem jednoduchém příkladu klikneme na tlačítko "Dokončit" a aplikace Outlook se otevírá do naší lesklé nové schránky. Manuální nastavení účtu
Nyní, když máte docela dobré pochopení základních funkcí aplikace Outlook, pojďme se vrátit a diskutovat o tom, jak nastavit další e-mailové účty. Existuje velká šance, že jste jako mnoho jiných lidí a máte dva nebo více e-mailových účtů.Naštěstí můžete nastavit Outlook, aby fungoval s mnoha různými e-mailovými účty, včetně POP a IMAP, a můžete mít tolik účtů, které můžete osobně zvládnout.
POP a IMAP?
Takže co mluvíme o POP a IMAP?
POP nebo Post Office Protocol je navždy, a pokud jste někdy používali e-mailový klient pro připojení k e-mailu poskytovanému ISP nebo pro načítání pošty z webmailové služby, pravděpodobně jste se připojili pomocí POP.POP je skvělý pro stahování vašich zpráv.
Pokud nastavíte svůj účet pro práci s protokolem IMAP, aplikace Outlook zkopíruje strukturu složek online a obvykle pouze synchronizuje několik e-mailů v hodnotě několika týdnů.Váš e-mail nebude odebrán ze serveru a můžete si jednoduše stáhnout jen hlavičky zpráv, což je fantastické, pokud máte ve složkách 1000s zpráv.
Takže máte POP, který je zastaralý a něco jako mačetování do vašeho e-mailu, a tam je IMAP, který je rafinovanější, moderní a vhodnější, pokud chcete zachovat stejnou schránku on-line a offline.
Jak jsme říkali, myslíme si, že IMAP je daleko lepší metoda.
Přidávání a správa více e-mailových účtů
Přidávání a správa více e-mailových účtů v aplikaci Outlook je velmi jednoduché.Pokud chcete přidat nový e-mailový účet, klikněte na kartu "Soubor" na pásu karet a klikněte na "Přidat účet". Zobrazí se obrazovka automatického nastavení účtu. Pokud chcete( nebo potřebujete) ručně nastavit účet, vyberte možnost "Ruční nastavení" a klikněte na tlačítko "Další".
Jak jsme již zmínili, vaše volba mezi typy účtů bude pravděpodobně POP nebo IMAP a nastavení účtu jako jednohonebo druhá bude obvykle podrobně popsána vaším poskytovatelem e-mailu. To znamená, že pokud používáte službu Gmail nebo Yahoo! , nebo dokonce e-mail, který vám poskytne váš poskytovatel internetových služeb, měli byste je konzultovat nebo na internetu, abyste získali konkrétní instrukce a nastavení, které budete potřebovat k použití s aplikací Outlook.
Na druhou stranu, pokud používáte aplikaci Outlook.com nebo jinou službu typu Exchange ActiveSync, budou informace dost jednoduché poskytnout.
Po přidání účtů, pokud je někdy potřebujete spravovat, můžete zvolit účet, který chcete vyřešit, z rozbalovacího voliče v horní části stránky Informace o účtu, která se nachází na kartě Soubor.
Klikněte znovu na možnost Nastavení účtu a Nastavení účtu. Z výsledného okna můžete vytvořit nový účet, opravit stávající účet, odstranit ho, nastavit jako výchozí( pokud máte více než jeden) a samozřejmě změnit nastavení, pokud je to nutné.
Zde vidíme nastavení pro účet Outlook.com. Na to nemáme co dělat, i když jste nedávno změnili své heslo, můžete to rychle opravit.
Níže je nastavení IMAP, které bylo konfigurováno ručně podle nastavení poskytnutého společností Google.
Whoa, tam je mnohem víc, co se děje tam, a dokonce musíme vykopat do "Další nastavení. ..", aby se hýčkala se serverovými porty.
Nezapomeňte, že jednou musíte dělat takové věci a pak je zapomenout. Pokud později nezměníte heslo nebo chcete přidat nebo odstranit účet, pak se vaše práce s nastavením e-mailového účtu skutečně skončila.
Chcete-li se dozvědět více o přidávání účtů Gmail IMAP do aplikace Outlook, máme užitečný průvodce, který vám s tím pomůže.
Připraveno, Set, E-mail!
Zatímco můžete být spokojeni pouze s Gmailem nebo pouze s Yahoo! Poštu pro každodenní použití, pokud používáte několik e-mailových účtů, například osobní, profesionální a / nebo pracovní účet, pak mít poštovní klient, například Outlook, může eliminovat přepínání mezi účty, připojování schůzek do kalendáře nebo správu úkolů.
Je to skutečné, životaschopné řešení typu all-in-one a díky novému zaměření společnosti Microsoft na sadu Office zůstává důležitou součástí mnoha denních rutin uživatelů.
Jakmile jsou vaše e-mailové účty nastaveny a připraveny, můžete začít používat aplikaci Outlook a zkoumat všechny její funkce. Budete pravděpodobně považovat za poměrně snadné a je zde mnohem víc, než vám nástroj How-to Geek může pomoci s předchozími články nebo jednoduše informovat v našem diskusním fóru.
