1Jul
Foto af Esparta
Tjekker du din e-mail mere ofte, end du har brug for? Oplever du tilbagetrækningssymptomer, når du ikke har tjekket din e-mail på et stykke tid? Compulsiv email kontrol er en usund vane, der holder dig i at gøre vigtige ting. Brug positiv belønning for at etablere et sundere forhold til din indbakke.
Email er ikke altid produktiv
Der er tre hovedårsager til, at e-mail ikke altid er produktiv.
1. E-mail tager tid væk fra andre ting: Det kan være nemt at retfærdiggøre tvangs e-mail-kontrol, fordi det føles som om du får noget gjort. Det er jo en god ting at læse gennem meddelelser, svare på nogle og tømme din indbakke. Men det er kun produktivt, når det er gjort med vilje - ikke i løbet af tiden, der er omvendt til andre vigtige opgaver.
2. Email kan ikke være anderledes end chit-chat: Brug af e-mail til at kommunikere med venner, kolleger eller bekendtskaber kan ikke være anderledes end chit-chat i frokostrummet. Hvis samtalen ikke er så vigtig og strækker sig ud over, hvad der er en rimelig pause, afledes det dig fra dit arbejde.
3. Email er normalt om andre mennesker: Email opfordrer dig til at tage højde for andres behov, forespørgsler og spørgsmål - i stedet for din egen. Email har tid og sted i din dag, men det skal have en bestemt tid og sted. Ikke bare når som helst du har lyst til at tjekke.
Diagnose dit problem
Folk gør kompulsive ting for alle mulige årsager. Den mest almindelige årsag er at undgå at opleve noget særligt ubehageligt. Hvis du tjekker e-mail ti gange om dagen uden god grund, forsøger du sandsynligvis at undgå nogen eller nogle ting.
Kompulsiv e-mail-kontrol kan være din måde at unddrage sig på:
- En truende deadline
- Writer's block
- Usikkerhed om, hvad de skal gøre næste
- Kedelig
- Fastsættelse af et vigtigt problem, der forhindrer dig i at arbejde
- Forberedelse til et planlagt engagement
- Faktisk arbejder på noget
Udforsk de potentielle grunde, du tjekker din e-mail oftere end nødvendigt for at diagnosticere dit problem.
Bekræft din kompulsivitet
Det næste trin i at ændre din compulsive email vane, sporer det. Fortsæt med, hvor mange gange du åbner din indbakke. Bemærk, hvor meget du bruger i gennemsnit under hvert besøg.
Hold en positiv holdning i processen. Døm ikke dig selv som uproduktivt, ufokuseret eller en fejl, når du identificerer svagheder eller fejl. Self-straf vil ikke hjælpe dig med at foretage positive ændringer. Du skal blot genkende dine mønstre og undersøge, hvad motivationen kan være, som beskrevet ovenfor.
Fortsæt med at anerkende din compulsive email vane, indtil du ikke længere kan stå det - indtil du ikke længere kan stå uden at gøre noget ved det. Fordi den eneste måde at klare den kompulsive adfærd på er:
- 1. Accepter at den eksisterer
- 2. Vær selvfornuftig nok til at forstå hvorfor
- 3. At have overbevisende nok grund til at gøre noget ved det
Når du ervirkelig motiveret til at foretage en forandring, det er relativt nemt at starte med baby trin.
Start med babysteg og positiv belønning
Foto af Ruthieki
Positiv belønning hjælper dig med at forbinde din ønskede adfærd med gode følelser og / eller positiv feedback. Følg de syv trin nedenfor for at gøre besøget af din e-mail-indbakke til en sundere og mere produktiv praksis.
Trin 1: Opret et email-ansvarlighedsdokument
Opret et dokument, som du vil henvise til til din e-mail-ansvarlighed. Sørg for, at det er visuelt og dynamisk nok til at arbejde med. Du tilføjer indhold til dette dokument i følgende trin, men tilpasser det ud fra dine præferencer.
Trin 2: Angiv din ønskede adfærdsændring( eller slutmål)
Skriv øverst på dokumentet, hvordan du( ultimativt) vil i sidste ende kontrollere din e-mail.
Dette kan være så generelt som "Jeg ønsker ikke at tjekke min mail så ofte" eller så specifikt som "Jeg vil kun tjekke min mail kl. 10 og 15 hver weekdag og kl. 16 i weekender."
Vær ekstra specifik på dit mål og, hvis det er muligt, give dine grunde til at vælge det.
Trin 3: Indrøm dine svagheder
Nedenfor erklæringen, redegør for, hvorfor du ikke allerede har nået det ønskede mål i deres respektive rækker.
Igen skal du være specifik, og brug ikke unødigt hårdt sprog, f.eks. "Jeg er dårlig ved tidsstyring" eller "Jeg kan bare ikke styre mig selv."
Brug et objektiv sprog, der holder dig fokuseret på, hvad der skerog hvorfor. Flere funktionelle udsagn er:
- "Jeg kæmper med at styre min tid, når jeg har vigtige projekter, som jeg ikke føler mig klar til at afslutte."
- "Jeg har svært ved at modstå trangen til at tjekke min email, selv når jeg ved, at jeg ikke behøvertil, for jeg vil helst ikke have et øjeblik af stilhed til at tænke over, hvad jeg virkelig bør gøre. "
Prøv at liste mindst fem af dine svagheder.
Lad os sige, at dit mål er at tjekke din indbakke en gang om morgenen og en gang i den sene eftermiddag. I øjeblikket kontrollerer du det om en gang hvert 20. minut, mens du er på computeren.
Her er fem mulige svagheder, der kommer i vejen:
- Du er ikke begejstret for at lave dine andre computerrelaterede opgaver.
- Du bliver keder, mens du pendler og venter rundt i offentligheden, ikke ønsker at interagere med de mennesker omkring dig, og find at check-mail på din iPhone overgår tiden.
- Du er bekymret for at hænge email spørgsmål eller samtaler og vil vide, hvad det næste skridt er - så snart Mr. Smith kommer tilbage til dig.
- Du vil gerne takke Mr. Smith ved altid at reagere hurtigt på ham, selvom han ikke skriver din lønseddel og ikke er særlig tæt på dig.
- Du håber på at modtage en e-mail-advarsel om, at nogen vil miste en samtale med dig på din Facebook, Twitter eller LinkedIn som validering, som du er vigtig nok til at snakke med.
Det kan ikke være sjovt at udforske dine svagheder, når det kommer til at kontrollere e-mail, men det vil være nyttigt at omprogrammere dine vaner til det bedre.
Trin 4: Identificer dine udfordringer baseret på dine svagheder
Gå nu gennem hver svaghed på din liste og tilføj en ekstra kolonne til højre. Identificer situationer( ægte eller forestillede), hvor du viser disse svagheder.
Lad os sige, at du har "Jeg kæmper med at styre min tid, når jeg har vigtige projekter, som jeg ikke føler mig klar til at afslutte" i den venstre kolonne.
Beskriv derefter den situation, der er problematisk, i den højre kolonne. Det ville være noget som "at have et vigtigt projekt at arbejde på" eller "have et vigtigt projekt til at arbejde på det, jeg ikke føler mig klar til at afslutte" eller endda "føler os usikker på et vigtigt projekt."
er opmærksom på de udfordrende situationer, vil du være bedre forberedt på at møde dem.
Trin 5: Udgiv en positiv belønningstjekliste
Når du opsætter dine kolonner, der beskriver dine svagheder, og hvordan de opstår, skal du tilføje en tredje kolonne til højre.
Brug denne kolonne til at angive handlingstrin, du kan tage for at overvinde de problematiske situationer, der udløser de svagheder, der holder dig fra at kontrollere din e-mail på dine vilkår, med den ønskede frekvens.
Tilføj derefter en fjerde kolonne, hvor du vil have plads til at afkrydse forekomster, når du udfører en af handlingerne fra den tredje kolonne.
Her er en måde du kan formatere dit dokument på:
Du vil bemærke, at der kun er et afkrydsningsfelt for hvert handlingstrin. I løbet af din dag kan du muligvis gennemføre dette trin flere gange, så tilføj ekstra kolonner i afkrydsningsfeltet efter behov.
Trin 6: Beløn dig selv for at blive på opgave
Når du har oprettet dit dokument, skal du udskrive en kopi eller holde den åben på skrivebordet. Fra nu af henviser du til dette dokument for at omskole, hvordan du besøger din indbakke.
Hver gang du afkrydser en boks i den øverste højre kolonne, kan du tjekke din e-mail - gør det ved at vide, at du har tjent det. De positive følelser forbundet med at kontrollere din email efter du udfører noget meningsfuldt vil inspirere dig til at se på din indbakke på forskellige måder.
Her er et eksempel. Lad os tegne igen fra svagheden: "Jeg kæmper med at styre min tid, når jeg har vigtige projekter, som jeg ikke føler mig klar til at afslutte." Lad os sige, at en af udfordringerne forbundet med denne svaghed er: "At have et vigtigt projekt at arbejde på."Nu er der tre mulige handlingstrin, der hjælper dig med at overvinde og / eller arbejde hen imod dit mål:
- 1. Udskrivning af et artikel /resource/-dokument, der minder dig om, hvorfor dit projekt er så vigtigt og / eller hvorfor du er i stand til at fuldføredet.
- 2. Spørg en ven eller kollega om hjælp eller perspektiv, når du føler dig fast.
- 3. Skriv ud en tidsplan eller opgaveliste til dit projekt.
- 4. Gennemgang og / eller revision af din tidsplan eller opgaveliste til dit projekt.
- 5. Afslutte et emne på din tidsplan eller opgaveliste til dit projekt.
Hver gang du gennemfører et af disse trin, skal du afkrydse en boks og vide, at du kan tjekke din email, hvis du har tjent det. Selvfølgelig, hvis du ikke har lyst til at tjekke din email, kan du komme direkte til næste opgave. Som du kan se, startede hver af disse trin som en måde at undgå at tjekke din email på, og slutter at betjene dine produktivitetsmål.
Du behøver ikke at være perfekt;Det er okay, hvis du tjekker din indbakke uden at have tjekket ud af en boks først. Men i det mindste være opmærksom på hvad du gør. Og vær opmærksom på, hvor forskellige det føles at kontrollere din indbakke, hvis du har tjent det, i modsætning til, at du ikke havde nogen reel grund til at gøre det( bortset fra at du måske bukker under for en problematisk situation, der udløser tvangsvanen).
Trin 7: Fortsæt med at bruge checklisten, indtil du bemærker ændringerne
Når du bruger din tjekliste nok til at være sikker på, at du har din e-mail-situation under kontrol, vil du bemærke, at du er bedre på:
- Spotting kedsomhed
- Identifikation af problemer med arbejdesom kan være svært at indrømme til
- Bemærk, når du er overbelastet
- Godkendelse af negative følelser om dit arbejde, som du skal udtrykke og adressere
- Bliv opmærksom på kreative eller mentale blokke
- Giv dig selv og dine øjne en computerbrud når det er nødvendigt
- Opholder sigpå opgave og føler sig godt til at få tingene gjort
Hver af disse hjælper dig med at løse de problemer, som når de ikke er adresserede, fører til forskellige kompulsive opførsel.
Gør Checking Email Special
Når e-mail er blevet din kompulsive vane, er det ikke længere et produktivt værktøj. Gør kontrollen e-mail speciel, så den bliver produktiv igen.
Ud over checklisteøvelsen ovenfor kan du udforske andre teknikker til at bruge positiv belønning. Du kan blokeres for regelmæssige tider for indboksrensning, efter at du har lagt i faste arbejdstimer, og indstiller den tid til at være sjovt, med en snack i nærheden og lidt god musik i baggrunden. Du kan også anvende de samme principper for arbejde - unplug fra internettet og / eller skjul din mailklient og brug et behageligt arbejdsmiljø for at kompensere.
Beløn dig selv for gode arbejdsvaner, og e-mail bliver ikke nødt til at overtage dit arbejdsliv.