26Aug
Wenn Sie uns mitteilen, dass E-Mails nicht mehr in Mode sind, bitten wir Sie, sich unsere Posteingänge anzusehen. In der Lage zu sein, das Durcheinander von Nachrichten, die täglich ankommen, zu sortieren und zu organisieren, ist ziemlich entscheidend für die Aufrechterhaltung der Gesundheit am Arbeitsplatz.
Es geht auch nicht nur um Spam. Spam existiert immer noch, eine lästige Tatsache des Lebens, aber es gibt Möglichkeiten, damit umzugehen. Es ist das Gedränge anderer E-Mails, die wir erhalten - Updates über Software, Einladungen zu Veranstaltungen, Mailinglisten, die wir abonniert haben, aber nie daran erinnern, uns abzumelden - all das erfordert eine Möglichkeit, Nachrichten an ihrem richtigen Platz zu organisieren, zu sortieren und zu archivieren, ob es sich um einen bestimmten Ordner oder den Papierkorb handelt.
Wir haben viel über Outlook gesprochen, einschließlich E-Mail-Grundlagen wie Komponieren und Senden, Möglichkeiten, Anhänge hinzuzufügen und zu empfangen sowie Kontakte zu importieren und Adressbücher zu verwalten. Wir möchten uns nun auf das Gesamtbild konzentrieren, indem wir uns auf das Posteingangsmanagement konzentrieren.
Verwalten des Outlook-Posteingangs
Outlook verfügt über zahlreiche integrierte Funktionen, mit denen Sie Ihre E-Mails an den richtigen Stellen filtern können. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht oder Maus mit der rechten Maustaste auf die Multifunktionsleiste klicken, werden Sie feststellen, dass es eine Funktion namens Quick Steps gibt.
Wenn wir es von der Multifunktionsleiste aus erweitern, können wir diese Funktion vollständig sehen.
Das Erste, an das man sich erinnern sollte, sind Quick Steps sind im Grunde Regeln( es gibt eine Funktion namens Regeln, die wir in Kürze besprechen werden).Die zweite Sache, an die Sie sich erinnern sollten, ist, dass Quick Steps im Gegensatz zu Regeln, die ohne Ihre Eingabe hinter den Kulissen arbeiten, darauf angewiesen sind, dass Ihre Eingaben funktionieren.
Als erstes wählen Sie den Quick Step, den Sie erstellen möchten. Lassen Sie uns einen einfachen machen, um unseren Punkt zu illustrieren.
In diesem Quick Step wählen wir eine Nachricht aus, die wir für verschieden halten, und klicken auf den Quick Step, der die Nachricht in den Misc-Ordner verschiebt und die Nachricht als Read markiert.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Optionen" klicken, können Sie sehen, wie Quick Step erstellt wird, und Sie können sie auch bearbeiten, indem Sie Teile hinzufügen oder entfernen.
In diesem Screenshot könnten Sie beispielsweise den Schritt entfernen, in dem Nachrichten als "Lesen" markiert sind, sodass alles in den Ordner "Verschiedenes" verschoben wird, dessen Status jedoch unverändert bleibt.
So funktioniert Quick Steps, wir könnten ziemlich viel Zeit damit verbringen, Ihnen verschiedene Möglichkeiten zu zeigen, wie sie erstellt und implementiert werden können, aber wir wollen zu den Regeln übergehen, um den Unterschied zu verdeutlichen.
Die Grundregeln der Regeln
Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Quick Steps um eine Aktion, während Regeln nach den von Ihnen festgelegten Kriterien automatisch im Hintergrund ausgeführt werden. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Regeln" klicken, sollten Sie "Regel erstellen. .." aus der Dropdown-Liste auswählen.
Die grundlegenden Bedingungen für die Erstellung von Regeln sind ziemlich einfach und Sie müssen sich möglicherweise nicht einmal mit den fortgeschrittenen Optionen beschäftigen. Gehen wir also weiter und untersuchen einige ihrer einfacheren Aspekte.
In der folgenden Abbildung sehen Sie, dass Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder basierend auf dem Betreff oder an wen gesendet werden können. Von dort aus können Sie Outlook visuell und / oder mit einem akustischen Signal benachrichtigen. Sie können die Nachricht auch in einen bestimmten Ordner verschieben, was im Gegensatz zur Verwendung eines Quick Steps ohne Ihre Eingabe geschieht.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Regel erstellen" klicken, wird der folgende Dialog angezeigt.
Sie können auch auf "Neue Regel" im Fenster "Regeln und Warnungen" klicken.
Dadurch öffnet sich das erste Regel-Assistent-Fenster, das Sie durch den Prozess führt.
Regeln sind überraschend unkompliziert, wenn Sie bereits wissen, was die Regel machen soll. Klicken Sie auf "Erweiterte Optionen. .." und Sie werden sehen, was wir meinen. Sie werden nicht nur die Optionen aus dem grundlegenden Regel erstellen Bildschirm sehen, Sie werden eine ganze Welt von anderen Regeln finden, die Sie verwenden können.
Stellen Sie sich vor, wir nehmen den Quick Step, den wir zuvor erstellt haben, und möchten ihn in eine Regel umwandeln. Wir würden unsere Kriterien aus den oben gezeigten Optionen auswählen und dann auf "Weiter" klicken. In diesem Fall werden wir die E-Mails verschieben, die an unser How-To Geek-Konto gesendet werden.
Auf dem nächsten Bildschirm wählen wir die Option "In einen bestimmten Ordner verschieben" und dann unten klicken wir auf den unterstrichenen Link "verschiebe ihn in den angegebenen Ordner". Daraufhin werden Optionen angezeigt, mit denen wir E-Mails weiterleiten könnenwelchen Ordner wir auch wählen, in diesem Fall "Misc."
Wenn Sie auf "Weiter" klicken, werden Sie gefragt, ob es Ausnahmen zu dieser neuen Regel gibt. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie auf "Weiter" klicken, und Sie gelangen zum letzten Bildschirm, wo Sie aufgefordert werden, Ihre neue Regel zu benennen, ob Sie sie aktivieren, nach Abschluss ausführen und schließlich ausführen möchtenSie können es überprüfen.
Das ist es, klicken Sie auf "Fertig stellen" und Sie können loslegen. Sie können diese Regel sehen, indem Sie auf die Schaltfläche "Regeln" und dann auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" in den Dropdown-Optionen klicken.
Sie können jederzeit zurückkehren, um Ihre Regel zu ändern, neue hinzuzufügen, Kopien zu erstellen, zu löschen und andere Funktionen. Vergessen Sie nicht, wenn Sie eine Regel behalten wollen, aber nicht wollen, dass sie ständig läuft, können Sie einfach das Kästchen daneben deaktivieren.
Wenn Sie mehr über das automatische Verschieben von Nachrichten in einen bestimmten Ordner erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen.
Löschen und Ignorieren von E-Mail-Nachrichten
Sie erhalten eine Menge E-Mails, die Sie nicht benötigen oder brauchen, egal ob es sich um einen überschwänglichen Elternteil handelt oder einfach nur um Spam, Ihr Posteingang wird gezähmt und gepflegtgroße Herausforderung, wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge einsetzen können.
Wie Sie auf der Multifunktionsleiste deutlich sehen können, gibt es einen Abschnitt, der sich ganz dem Löschen von Dingen widmet. Am auffälligsten ist der große "Löschen" -Button und sein riesiges X. Sie können auch einfach eine Nachricht oder eine Gruppe von Nachrichten auswählen und auf diese Schaltfläche klickenTippe einfach auf "Löschen" auf deiner Tastatur.
Schauen wir uns den Abschnitt Löschen etwas genauer an und sehen Sie, was er sonst noch zu bieten hat. Erstens gibt es die Schaltfläche "Ignorieren".
Was macht Ignorieren? Wenn Sie eine Nachricht oder Konversation auswählen und auf "Ignorieren" klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt.
Der Unterschied zwischen diesem und dem einfachen Löschen einer Konversation besteht darin, dass das Ignorieren auf diese und alle zukünftigen Nachrichten angewendet wird. Wenn Sie also auf einer Mailing-Liste sind und die Befragten alle antworten, werden Sie sie nicht mehr sehensinnvoll.
Die andere bemerkenswerte Option ist die Clean Up-Funktion. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Bereinigen" klicken, wird ein Dropdown-Menü mit den folgenden Optionen ausgelöst:
Unabhängig von der gewählten Option wird ein Dialogfeld mit demselben Ergebnis angezeigt. Alle redundanten Nachrichten werden gelöscht.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" klicken, werden Sie zu den Konversationsbereinigungsoptionen weitergeleitet. Wie Sie sehen, können Sie mit der Funktion "Bereinigen" alte, redundante Konversationen in einem alternativen Ordner archivieren, was wahrscheinlich die nützlichste Option ist. Es ist oft besser, Dinge einfach zu archivieren anstatt sie zu löschen, nur für den Fall, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen müssen.
Obwohl diese Funktionen sehr gut sind und wir den offensichtlichen Vorteil darin sehen, werden sie nicht viel Einfluss auf diese unheiligen Inbox-Geißeln haben: Spam.
Spam, Spam weggehen! !
Spam bekommt nicht die gleichen Schlagzeilen wie früher, denn moderne Spam-Filter machen einen guten Job. Wenn Sie Gmail oder andere Webmail-Dienste verwenden, sehen Sie wahrscheinlich nicht viel davon, was nicht heißt, dass es nicht da ist, insbesondere wenn Sie den unglücklichen Fehler machen, dass eine Firma Ihre Adresse freigeben darfmit ihren Marketing-Partnern, oder Sie klicken auf das falsche Feld und fälschlicherweise melden Sie sich an, um auf einer Verteilerliste zu sein.
Der Punkt ist, dass Spam immer noch auftritt, aber Outlook gibt Ihnen Möglichkeiten, es hoffentlich mit Junk-Filtern weitgehend unter Kontrolle zu halten. Wenn Sie eine Nachricht erhalten, die eindeutig Junk oder Spam ist, können Sie diese Nachricht auswählen und dann auf die Schaltfläche "Junk" für eine Dropdown-Liste mit Optionen klicken. Bei unerwünschten Nachrichten wählen Sie "Absender blockieren", aber bei allen anderen Einstellungen sollten Sie die Optionen für Junk-E-Mail anpassen.
Je restriktiver Ihr Filterlevel ist, desto eher kann die Wahrscheinlichkeit, dass etwas, was Sie tatsächlich sehen wollen oder müssen, versehentlich herausgefiltert werden. In diesem Fall müssen Sie die betroffenen E-Mails mit den im vorherigen Screenshot gezeigten Optionen behandeln.
Es ist eine gute Idee, die Junk-E-Mail-Optionen zu erkunden. Sie können Whitelists von bestimmten Absendern und bestimmten Empfängern einrichten, während Sie explizit Absender blockieren, von denen Sie wissen, dass Sie ihnen nicht vertrauen.
Um Ihren Posteingang schlank und gemein zu halten, bedarf es Hingabe und Liebe zum Detail. Um ehrlich zu sein, ein paar gut durchdachte Regeln können viel Arbeit wettmachen, aber es wird immer neue Herausforderungen geben. Denken Sie daran, diese Tools - Quick Steps, Regeln, Ignorieren und Junk-Filter - und Sie sind auf dem besten Weg, Ihre E-Mail zu zähmen.
Lass uns jetzt von dir hören. Erzählen Sie uns von Ihren eigenen Favoriten, Quick Steps und Regeln, oder wie Sie mit Spam umgehen. Unser Diskussionsforum ist offen, also geben Sie uns Ihre Kommentare und Fragen.