Wie Referenzieren von Text aus anderen Dokumenten in Microsoft Word

Sie haben wahrscheinlich einen Text, den Sie häufig in Ihre Word-Dokumente eingeben, z. B. Adressen. Anstatt diesen Text jedes Mal neu zu tippen, wenn Sie ihn brauchen, können Sie diesen allgemeinen Text in ein Word-Dokument einfügen und in anderen Dokumenten referenzieren - er wird sogar automatisch in allen Ihren Dokumenten aktualisiert, wenn Sie ihn ändern.

Sagen wir, Sie möchten Ihre Adresse in die Fußzeile Ihrer Dokumente einfügen, aber die Adresse ändert sich von Zeit zu Zeit. Sie können die Adresse in einem separaten, allgemeinen Word-Dokument speichern und ein Feld in Ihrem Bericht verwenden, um den Text aus dem allgemeinen Dokument abzurufen und bei jeder Änderung zu aktualisieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das machen.

Erstellen Sie zunächst ein neues Word-Dokument, das als Repository für die Adresse dient, die Sie in andere Word-Dokumente einfügen möchten. Speichern Sie es an einem Ort, auf den andere Dokumente zugreifen können. Speichern Sie sie beispielsweise nicht auf einem Netzlaufwerk, auf das Sie nicht immer zugreifen können.

Wir verwenden Lesezeichen, um auf die Adresse in unserem gemeinsamen Dokument zu verweisen. Geben Sie die Textzeichenfolge ein, die Sie in andere Dokumente einfügen möchten( in unserem Fall die Adresse).Erstellen Sie ein Lesezeichen, indem Sie den Namen markieren und zu Einfügen & gt;Lesezeichen und geben Sie einen Namen, wie "Adresse".Weitere Informationen zum Erstellen von Lesezeichen in Word finden Sie in der Anleitung zu Lesezeichen.

Beachten Sie, dass Lesezeichen-Namen keine Leerzeichen enthalten dürfen. Wir empfehlen, den Namen des Lesezeichens über jeden Eintrag in Ihrer allgemeinen Informationsdatei zu setzen, damit Sie leicht erkennen können, welcher Name für welchen Eintrag verwendet wird. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie viele wiederverwendbare Elemente in diesem allgemeinen Dokument haben möchten. In unserem Beispiel haben wir unsere Adresse dem allgemeinen Informationsdokument hinzugefügt und den Lesezeichen-Namen "Adresse" über dem Element platziert.

Sobald Sie das Element zu Ihrem allgemeinen Dokument hinzugefügt haben, können Sie es speichern und schließen.Öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Adresse einfügen möchten, und positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Text angezeigt werden soll. In unserem Beispiel fügen wir eine Fußzeile hinzu und fügen dort die Adresse ein.

Wir werden den INCLUDETEXT-Feldcode verwenden, um auf das Lesezeichen zu verweisen, das wir im gemeinsamen Dokument erstellt haben. Drücken Sie dazu "Strg + F9", um die Klammern für den Feldcode einzufügen.

HINWEIS: Sie können nicht nur normale Klammern um Feldcodes eingeben. Sie müssen "Strg + F9" verwenden, um den richtigen Klammertyp einzufügen.

Der Cursor wird automatisch zwischen die Klammern gesetzt. Geben Sie den folgenden Text zwischen den Klammern ein und ersetzen Sie den "& lt; Pfad zu Datei & gt;" durch den absoluten vollständigen Pfad zu Ihrem allgemeinen Wort, das den Namen enthält, den Sie einfügen möchten. Ersetzen Sie "& lt; Lesezeichenname & gt;" durch den Lesezeichennamen, den Sie dem Element im allgemeinen Dokument zugewiesen haben.

INCLUDETEXT "& lt; Pfad zur Datei & gt;"& lt; Lesezeichenname & gt;

HINWEIS: Geben Sie die Klammern nicht in die Feldcodierung ein.

Zum Beispiel haben wir folgendes zwischen den Feldcode Klammern geschrieben:

INCLUDETEXT "C: \\ Benutzer \\ Lori \\ Dokumente \\ Allgemeine Informationen \\ CommonInformation.docx" Adresse

HINWEIS: Sie müssen doppelte Backslashes in derWeg, wie wir es taten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie gerade Anführungszeichen verwenden, keine intelligenten Anführungszeichen, wenn Sie den obigen Code in das Feld eingeben.

Um die Adresse aus dem allgemeinen Dokument zu übernehmen und in den Feldcode einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldcode und wählen Sie im Popup-Menü "Feld aktualisieren".

Die Adresse wird im Dokument angezeigt. Wenn die Option "Lesezeichen anzeigen" aktiviert ist, werden weiterhin Klammern um die Adresse angezeigt. Sehen Sie sich unseren Artikel über Lesezeichen an, um zu erfahren, wie Sie diese Option deaktivieren können. Außerdem könnte der Feldcode schattiert sein. Sie können dies jedoch auch deaktivieren.

Wenn Sie den Feldcode ändern möchten, können Sie den Code statt des Ergebnisses erneut anzeigen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Ergebnis und wählen Sie im Popup-Menü "Feldcodes umschalten".Der Text, den Sie in den Feldcode eingegeben haben, wird erneut angezeigt und Sie können ihn bearbeiten. Aktualisieren Sie einfach das Feld, um das neue Ergebnis anzuzeigen.

Nachdem Sie Ihr gemeinsames Dokument erstellt haben, können Sie es verwenden, um andere Elemente zu speichern, die Sie häufig in Ihre Word-Dokumente eingeben. Verwenden Sie einfach ein separates INCLUDETEXT-Feld in Ihren Word-Dokumenten für jede Information, die Sie automatisch aus Ihrem gemeinsamen Dokument einfügen möchten.