9Jul
Wenn Sie wissen, dass Sie für ein paar Tage nicht im Büro sind, können Sie den Abwesenheits-Assistenten so einrichten, dass er automatisch antwortet und Sie wissen lässt, dass Sie Ihren Urlaub genießen, während Sie bei der Arbeit feststecken.
Um eine Abwesenheitsantwort in Outlook zu erstellen, erstellen wir eine E-Mail-Vorlage mit der gewünschten Nachricht und erstellen dann eine Regel, die eine Antwort mit dieser Nachricht an alle E-Mails sendet, die wir während eines bestimmten Zeitraums empfangen.
HINWEIS: Outlook muss geöffnet sein, damit die Regel ausgeführt und Ihre Abwesenheitsantwort gesendet werden kann. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihren Computer eingeschaltet lassen und Outlook ausgeführt wird, während Sie nicht im Büro sind.
Schritt 1: Erstellen einer Nachrichtenvorlage
Stellen Sie zum Erstellen einer Nachrichtenvorlage in Outlook sicher, dass die Registerkarte "Startseite" aktiv ist, und klicken Sie im Abschnitt "Neu" auf die Schaltfläche "Neue E-Mail".
Geben Sie die Nachricht, die Sie als automatische Antwort senden möchten, in das Meldungsfeld ein. Geben Sie keine An E-Mail-Adresse oder einen Betreff ein. Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Datei".
Klicken Sie auf "Speichern unter" in der Liste der Optionen auf der linken Seite des Backstage-Bildschirms.
Wählen Sie im Dialogfeld "Speichern unter" im Dropdown-Listenfeld "Dateityp" die Option "Outlook-Vorlage( *. oft)".
Sie werden zum Ordner Benutzervorlagen geleitet. Geben Sie einen Namen für die Vorlage in das Feld "Dateiname" ein, behalten Sie die Erweiterung ".oft" bei und klicken Sie auf "Speichern".
Wenn Sie Ihre Abwesenheits-E-Mail-Vorlage auf einen anderen PC kopieren oder sichern möchten, lautet der vollständige Pfad zum Benutzervorlagenordner C: \ Benutzer \ & lt; Benutzername & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Vorlagen. Ersetzen Sie & lt; Benutzername & gt;mit Ihrem Windows-Benutzernamen.
Schließen Sie das Nachrichtenfenster, indem Sie auf die Schaltfläche "X" in der oberen rechten Ecke klicken.
In einem Dialogfeld wird gefragt, ob Sie einen Entwurf der Nachricht speichern möchten. Sie müssen es nicht, weil Sie es als Vorlage gespeichert haben, aber Sie können, wenn Sie möchten. Klicken Sie auf "Ja", wenn Sie den Entwurf speichern möchten, oder auf "Nein", wenn Sie nicht möchten.
Schritt 2: Erstellen einer Regel für die automatische Antwort auf neue E-Mail-Nachrichten
Jetzt, da wir unsere E-Mail-Vorlage für die Abwesenheitsantwort haben, erstellen wir eine Regel, um diese Vorlage für alle Nachrichten zu verwenden, die während eines bestimmten Zeitraums eingehen. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte "Startseite" aktiv ist.
Klicken Sie im Abschnitt Verschieben auf die Schaltfläche "Regeln" und wählen Sie "Regeln verwalten &Warnungen "aus dem Dropdown-Menü.
Sie können auch auf die Registerkarte "Datei" klicken, um auf den Backstage-Bildschirm zuzugreifen. Stellen Sie sicher, dass der "Info" -Bildschirm aktiv ist( klicken Sie bei Bedarf auf "Info" auf der linken Seite) und klicken Sie dann auf "Regeln verwalten &Warnt "-Taste.
Stellen Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen sicher, dass die E-Mail-Adresse, auf die Sie diese Regel anwenden möchten, im Dropdown-Menü "Änderungen für diesen Ordner übernehmen" ausgewählt ist. Wenn Sie möchten, dass diese Regel für alle Ihre Konten in Outlook gilt, zeigen wir Ihnen später in diesem Artikel, wie Sie das tun. Klicken Sie auf die Registerkarte "E-Mail-Regeln", falls sie noch nicht aktiv ist, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Neue Regel".
Klicken Sie im ersten Dialogfeld des Dialogfelds "Regel-Assistent" im Abschnitt "Von einer leeren Regel starten" auf "Regel für eingehende Nachrichten anwenden".Die Option wird zu "Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung( Klicken auf einen unterstrichenen Wert)" hinzugefügt. Für diesen Teil der Regel ist nichts zu bearbeiten. Klicken Sie also auf "Weiter", um fortzufahren.
Auf dem zweiten Bildschirm des Dialogfelds Regelassistent können Sie die Bedingungen auswählen, die beim Empfang von E-Mails überprüft werden sollen. Damit Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung während eines bestimmten Zeitraums gesendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "In einem bestimmten Zeitraum empfangen" im Feld "Schritt 1: Bedingungen auswählen".Die Bedingung wird wie zuvor in das Feld "Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung( Klicken auf einen unterstrichenen Wert)" eingefügt. Dieses Mal ist jedoch ein Teil der Beschreibung zu bearbeiten. Um einen Datumsbereich hinzuzufügen, klicken Sie in Schritt 2 auf den Link "In einem bestimmten Zeitraum".
Aktivieren Sie im Dialogfeld "Empfangene Daten" das Kontrollkästchen "Nachher", klicken Sie auf das Dropdown-Menü und klicken Sie auf das Datum, nach dem die automatische Abwesenheitsantwort gesendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihre Abwesenheitsantwort am 8. Februar gesendet wird, wählen Sie den 7. Februar für das Nach-Datum aus.
Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen "Vorher", und wählen Sie ein Datum aus dem Datums-Dropdown-Menü rechts neben dem Kontrollkästchen "Vor" aus. Das ausgewählte Datum sollte der Tag sein, an dem die Abwesenheitsantwort nicht mehr gesendet werden soll. Wenn beispielsweise der 15. Februar der letzte Tag sein soll, an den Ihre Abwesenheitsantwort gesendet wird, wählen Sie den 16. Februar als Datum für "Vor" aus.
Die von Ihnen ausgewählten Daten werden der Bedingung in Schritt 2 hinzugefügt. Klicken Sie im Dialogfeld "Regel-Assistent" auf die Schaltfläche "Weiter", um fortzufahren.
Auf dem dritten Bildschirm des Dialogfelds Regel-Assistent wählen Sie aus, was Sie mit eingehenden E-Mails während des Datumsbereichs tun möchten. Wir möchten auf alle E-Mails antworten, die die Vorlage verwenden, die wir im ersten Abschnitt erstellt haben. Daher aktivieren wir im Feld "Schritt 1: Aktion( en) auswählen" das Kontrollkästchen "Mit einer bestimmten Vorlage antworten".Um die von uns erstellte Vorlage auszuwählen, klicken Sie auf den Link "eine bestimmte Vorlage" im Feld "Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung( klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)".
Wählen Sie im Dialogfeld "Antwortvorlage auswählen" im Dropdown-Menü "Suchen in" die Option "Benutzervorlagen im Dateisystem" aus.
Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie erstellt haben( in unserem Fall die Vorlage "Abwesenheitsnotiz") und klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen".
Der vollständige Pfad zur ausgewählten Vorlage wird zur ausgewählten Aktion hinzugefügt. Klicken Sie auf "Weiter", um fortzufahren.
Auf dem vierten Regelassistentenbildschirm können Sie alle Ausnahmen auswählen, die Sie auf die Regel anwenden möchten, z. B. wenn Sie bestimmte Personen oder Gruppen ausschließen möchten( "außer wenn von Personen oder öffentlichen Gruppen").Wir werden unserer Regel keine Ausnahmen hinzufügen, klicken Sie also auf "Weiter", um fortzufahren.
Geben Sie einen Namen für die Regel in das Feld "Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel ein" ein. Das Kontrollkästchen "Diese Regel aktivieren" ist standardmäßig aktiviert, sodass die Regel automatisch aktiviert wird. Mach dir keine Sorgen. Es wird erst nach dem angegebenen After-Datum ausgeführt.
Wir möchten die Regel für Nachrichten, die sich bereits in unserem Posteingang befinden, nicht mehr ausführen. Lassen Sie daher die Option "Diese Regel jetzt bereits für Nachrichten im Posteingang ausführen" deaktiviert. Wenn Sie diese Regel für alle Ihre E-Mail-Konten in Outlook ausführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Diese Regel für alle Konten erstellen".Klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertig stellen".
Die Regel wird zur Liste hinzugefügt. Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld Regeln und Warnungen zu schließen.
Wenn Ihnen jemand während des von Ihnen angegebenen Datums eine E-Mail sendet, erhält er automatisch die Nachricht in der von Ihnen erstellten E-Mail-Vorlage.
Obwohl der Absender eine automatische Antwort erhält, die besagt, dass Sie nicht im Büro sind, erhalten Sie immer noch eine E-Mail mit einem Symbol, das angibt, dass eine automatische Antwort gesendet wurde. Sie können jedoch berechtigt sein, es zu ignorieren, bis Sie zurückkommen.
Sobald der Zeitraum für die Regel abgelaufen ist, gilt die Regel nicht für eingehende E-Mails. Sie können die Regel jedoch weiterhin deaktivieren.Öffnen Sie dazu wie zuvor beschrieben das Dialogfeld Regeln und Warnungen, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Regel in der Liste. Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld zu schließen.
Wenn Sie diese Regel verwenden, um eine automatische Abwesenheitsantwort zu senden, wird die Antwort während einer einzelnen Outlook-Sitzung an jeden Absender gesendet. Eine Sitzung ist, wenn Sie Outlook öffnen, bis Sie die Anwendung beenden. Dies verhindert, dass doppelte Antworten an denselben Absender gesendet werden, der Ihnen mehrere Nachrichten sendet. Outlook verfolgt, wer während jeder Sitzung eine automatische Antwort erhalten hat, diese Liste wird jedoch beim Beenden von Outlook zurückgesetzt. Lassen Sie Outlook also geöffnet( nicht beenden und erneut öffnen), damit die Regel ausgeführt wird und die automatische Abwesenheitsantwort an alle gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail senden, sodass die Absender nicht mehrere Abwesenheitsantworten erhalten.