28Jun
Outlook ist ziemlich gleichbedeutend mit E-Mail. Daher möchten Sie neben all seinen anderen Funktionen sicherstellen, dass Sie wissen, wie Sie es mit E-Mail so effektiv wie möglich verwenden können.
Wir beschäftigen uns schon seit einiger Zeit mit Aspekten von Outlook und grauhaarigen Office-Tierärzten werden all diese Dinge bereits bekannt sein, aber neue Benutzer, wie diejenigen, die wissen müssen, wie man Outlook in einer Büroumgebung verwendet, müssen möglicherweise wissen, wie man sie benutztOutlook auf einer täglichen Basis. Allerdings ist es eine vielseitige und ausgereifte E-Mail-Anwendung, die Windows-Benutzer in ihrer Toolbox haben sollten.
Da es so viel zu lernen gibt, haben wir nur wenig Zeit zu verlieren. Beginnen wir also gleich mit dem Verfassen und Versenden von Nachrichten sowie einer Aufschlüsselung aller Optionen, die Sie optimieren können, um Outlook nützlicher und angenehmer zu machenErfahrung.
Schnelles Verfassen und Senden einer Nachricht
Wenn Sie die Grundlagen von Outlook verstehen möchten oder müssen, haben wir einen praktischen Leitfaden für Anfänger geschrieben. Wir empfehlen Ihnen, es zu lesen, wenn Outlook für Sie völlig neu ist.
Andernfalls können Sie im Outlook-Posteingang auf die Schaltfläche "Neue E-Mail" klicken oder "STRG + N" verwenden.
Das resultierende neue Nachrichtenfenster sollte ziemlich einfach sein. Wenn Sie jemals Microsoft Word oder ein ähnliches Textbearbeitungsprogramm benutzt haben, werden Ihnen die Basic Text-Funktionen sicher bekannt vorkommen.
An dieser Stelle würden Sie angeben, an wen Sie Ihre Nachricht senden, Ihre Nachricht verfassen und auf die Schaltfläche "Senden" klicken. Das ist alles gut und gut, wenn Sie nur eine einmalige Nachricht verfassen und dann sind Sie damit fertig, aber es gibt mehr als das.
Ein Kontakte-Refresher
Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, werden Sie wahrscheinlich zuerst Ihren oder Ihre Empfänger eingeben. Sie können dies tun, indem Sie einfach ihre E-Mail-Adresse( n) eingeben oder Sie können auf "An. .." klicken und Namen aus Ihrem Adressbuch auswählen.
Wenn Sie schnell zwei oder mehr Adressen gleichzeitig auswählen möchten, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Namen, die Sie auswählen möchten. Wählen Sie dann die Adressierungsoptionen: An und Cc( oder Bcc).Wenn Sie alle Ihre Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie auf "OK".
Wenn Sie noch kein Adressbuch haben, haben wir Sie abgedeckt. Sie können Ihre Kontakte von Ihrem Gmail- oder ähnlichen E-Mail-Dienst in Outlook importieren.
Ändern der Antwortadresse
Angenommen, Sie haben mehr als ein E-Mail-Konto mit Outlook verknüpft. Wie senden Sie E-Mails von Ihren anderen Konten?
Sie werden feststellen, dass auf der Schaltfläche "Von" ein kleiner Pfeil angezeigt wird. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und Sie sehen Ihre anderen Konten in einer Dropdown-Liste, sodass Sie ein anderes E-Mail-Konto auswählen können.
Alternativ können Sie ein E-Mail-Konto verwenden, das nicht mit Outlook verknüpft ist, z. B. wenn Sie den Computer eines anderen Benutzers verwenden oder Ihren Computer bei der Arbeit verwenden und Antworten an Ihr persönliches Konto weiterleiten möchten.
Wenn du das tust, behalte ein paar Dinge im Hinterkopf. Zunächst wird jede Nachricht, die Sie senden, in den Ordner "Gesendete Nachrichten" kopiert. Senden Sie also nichts Persönliches, wenn Sie nicht beabsichtigen, das Dokument zu löschen und den Papierkorb zu leeren. Wenn Sie eine Nachricht von Ihrer Arbeit senden, werden sie diese wahrscheinlich auch auf ihrem Mail-Server speichern.
-Signaturen und stationäre
Sie sind möglicherweise mit dem Konzept der Signaturen vertraut oder Sie können sie sogar selbst verwenden. Grundsätzlich sind Signaturen spezielle vordefinierte Textteile, die Sie an jede Nachricht anhängen können. Dies können Ihre Kontaktdaten, wichtige Informationen über ein Produkt oder eine Veranstaltung, für die Sie werben, oder nur ein tiefgehendes Angebot sein, das Ihnen wirklich gefällt.
In diesem Beispiel fügen wir eine Signatur hinzu, die zukünftige Urlaubspläne aufführt. Wir fügen diese Signatur allen E-Mails zu, die von unserem geschäftlichen Konto stammen, jedoch nicht für Antworten und Weiterleitungen.
Ab diesem Zeitpunkt wird Ihre Urlaubswarnung jedes Mal angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail-Nachricht verfassen, bis Sie die Signatur mithilfe dieser Einstellungen entfernen.
Stationär?
Signaturen sind einfach genug, um herauszufinden, aber was ist mit stationären? Solange es genau dort ist, lass uns weitermachen und darüber diskutieren. Wie bei Signaturen haben Sie wahrscheinlich in der einen oder anderen Form eine E-Mail gesehen, aber im Prinzip funktioniert das so: Da Sie E-Mails als HTML versenden, können Sie mit Stationär nur Hintergründe, verschiedene Schriftarten und Farben zuweisenMitteilungen.
Sie sehen hier, wie das funktioniert. Wir haben das Thema "Bären" aus der Liste ausgewählt, was uns einen Hintergrund mit Teddybären gibt, die es zieren.
Natürlich, wenn Sie bei der Arbeit sind, möchten Sie möglicherweise von Nachrichten mit Teddybären und dergleichen absehen, aber wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten wirklich hervorstechen, dann können Sie die stationäre Funktion verwenden, um einige wirklich attraktive Ergebnisse zu erstellen.
Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten
Das Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten ist einfach und Sie haben wahrscheinlich bereits die Antwort-Tools auf der Multifunktionsleiste bemerkt.
Sie sehen die Antwort, antworten alle( verwenden Sie mit Vorsicht) und Weiterleitungsoptionen, die ziemlich selbsterklärend sind, aber was der anderen Optionen?
Wenn Sie auf "Besprechung" klicken, können Sie eine Besprechung anfordern, wenn Sie antworten.Überprüfen Sie alle Optionen, die Sie erhalten, wenn Sie dies tun.
Wir werden die Besprechungen in einem kommenden Artikel ausführlicher behandeln, in dem wir die Kalenderfähigkeiten von Outlook besprechen werden.
Einstellen der Antwort- und Weiterleitungsoptionen
Öffnen wir die Antwort und Weiterleitungsoptionen für einen schnellen Blick. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die ursprünglichen Nachrichten aussehen können, wenn Sie antworten oder weiterleiten oder ob sie als Anhang enthalten sind oder nicht.
Sie können auch festlegen, wie Antworten und Weiterleitungen geöffnet werden und ob Ihren Kommentaren Ihr Name vorangestellt ist.
Der Rest von Outlooks Mail-Optionen
In den Mail-Optionen gibt es noch eine Menge anderer Dinge. Bevor wir Sie heute verlassen, wollen wir einige Zeit damit verbringen, über sie zu sprechen.
Hier sind einige grundlegende Dinge wie Editor-Optionen zum Ändern, wie Sie Nachrichten verfassen, Rechtschreib- und Autokorrektur-Optionen und Unterschrift und stationäre Optionen, die wir bereits erwähnt haben.
Viele dieser Optionen öffnen sich zu Unteroptionen Wenn Sie beispielsweise auf "Editoroptionen. .." klicken, werden Sie eine ganze Reihe weiterer Checkboxen entdecken( unterteilt in zwei Kategorien, Proofing und Erweitert), um durchzublättern.
Beim Scrollen nach unten gibt es Optionen für die Nachrichtenankunft, mit denen Sie auswählen können, wie Outlook Sie benachrichtigt, wenn Nachrichten in Ihrem Posteingang eingehen.
Ebenso wie Outlook Elemente als gelesen markiert, wenn Sie den Lesebereich verwenden.
Sie können festlegen, wie oft Nachrichten automatisch gespeichert werden, wo sie gespeichert werden und so weiter.
Wenn Sie Nachrichten senden, was passiert? Wählen Sie mit den Optionen "Nachrichten senden" die Standard-Wichtigkeit und -Empfindlichkeit, die automatische Namensüberprüfung und einige andere kleine, aber deutliche Verbesserungen, die Sie für Ihre Benutzererfahrung vornehmen können.
Wenn Sie Nachrichten verfolgen möchten, gibt es auch Möglichkeiten, dies zu ändern. Zum Beispiel können Sie hier Lesebestätigungen aktivieren, die Ihnen eine Benachrichtigung senden, wenn jemand Ihre E-Mail liest.
Schließlich finden wir einige Optionen, um Ihr Nachrichtenformat zu ändern, das Sie wahrscheinlich nie verwenden werden.
Die anderen Optionen haben einige nützliche Funktionen, wie das Anzeigen von Einfügeoptionen( möglicherweise nervig) und ob die nächsten und vorherigen Links in Nachrichtenheadern angezeigt werden sollen, wenn Sie mehrere Nachrichten in Ihrem Posteingang durchlesen( wahrscheinlich nützlich).
Es gibt auch Optionen, um zu konfigurieren, wie das Programm Konversationsbereinigung durchführt, aber wir werden diese und andere Aspekte der Verwaltung von Outlook-E-Mails in einem nächsten Artikel behandeln.
E-Mail ist so ein integraler Bestandteil von Outlook, es ist kein Wunder, dass es viele Möglichkeiten gibt, es zu konfigurieren. Wenn Sie lernen, Outlook zu verwenden, werden Sie natürlich gelegentlich zu den Optionen zurückkehren, um bestimmte Aspekte der Formatierung und des Verhaltens von E-Mails zu ändern.
Wir sind noch nicht damit beschäftigt, Outlook zu erkunden, wir haben Ihnen noch viel zu zeigen, etwa wie Sie mit dem Senden und Empfangen umgehenAnhänge, Kalender, Aufgaben und vieles mehr. Bis dahin möchten wir jedoch gerne mehr von Ihnen hören. Nehmen Sie sich also bitte einen Moment Zeit, um uns eine kurze Notiz in unserem Diskussionsforum zu hinterlassen.