2Aug
Wenn Sie nicht ein Leben ohne Verantwortung führen, steigt die Sonne wahrscheinlich auf und passt sich Ihrem Tageskalender an. Wenn Sie nicht wissen, was täglich passiert, können Sie sich schnell in einem Labyrinth verpasster Termine und Überraschungstreffen wiederfinden.
Sprechen wir über die Kalender von Outlook, denn außerhalb von E-Mails( vielleicht sogar noch mehr) hängt die Organisation und Produktivität von der Möglichkeit ab, Ereignisse zu verwalten und Aufgaben zu erledigen. Eines der Dinge, die Outlook mit großer Selbstverständlichkeit erledigt, vielleicht besser als die meisten anderen Anwendungen, ist Kalender. Outlook Kalenderfunktionen sind unübertroffen, wenn es darum geht, Ereignisse zu erstellen, zu ändern und zu teilen.
Dieser Artikel konzentriert sich hauptsächlich auf die einfachen Sachen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kalender erstellen und verwalten, Termine und Besprechungen hinzufügen und diese für eine einfache Zusammenarbeit mit anderen Benutzern in Ihrem Adressbuch teilen. Bis wir damit fertig sind, zeigen wir Ihnen, wie Sie Outlook nicht nur für die Grundlagen wie E-Mail oder Kontakte und Adressbücher verwenden können, sondern den Kalender in Ihr geschäftiges Leben integrieren und Ihr Zuhause oder Ihr kleines Büro verbessern können.
Kalendergrundlagen
Wenn Sie Outlook verwenden, stehen Ihnen seine Kalenderfunktionen zur Verfügung. Auch wenn Sie kein E-Mail-Konto eingerichtet haben, können Sie Outlook weiterhin für die übrigen Funktionen verwenden. Der Kalender funktioniert jedoch am besten, wenn Sie die Möglichkeiten der Zusammenarbeit nutzen können. Wenn Sie also einen E-Mail-Account verwenden, können Sie Besprechungseinladungen senden und Teilnehmerbenachrichtigungen erhalten.
Unabhängig davon, hier ist Ihr einfacher Alltagskalender, d. H. Der Standardkalender, der Ihrem Standard-Outlook-Profil zugeordnet ist. Dies ist die monatliche Ansicht, aber Sie können die Funktionen auf der Registerkarte Anordnen verwenden, um die Ansicht zu ändern.
Zum Beispiel ist unten die Arbeitswochenansicht( gegenüber der gesamten Wochenansicht).Es ist sehr einfach, mit dem Wetter( Sie können es auf Ihre Stadt setzen) und einem Suchfeld. Wenn Sie Besprechungen oder Termine haben, werden diese hier angezeigt und Sie können zur vorherigen oder zur folgenden Woche wechseln, indem Sie auf die Schaltflächen "Vorheriger Termin" oder "Nächster Termin" entlang der Kalenderränder klicken.
Lassen Sie uns etwas weiter gehen und konzentrieren uns darauf, wie Sie die Anordnung Ihres Kalenders ändern können, um Ihren spezifischen oder besonderen Bedürfnissen besser gerecht zu werden.
Flexing des Muscle
Ihres Kalenders Sie können einiges tun, um die Anordnung und Erscheinung Ihres Kalenders zu ändern. Wenn Sie unten auf die Registerkarte Ansicht klicken, sehen Sie eine ganze Reihe von Stilen, die Sie für einen Kalender verwenden können, der Ihren organisatorischen Anforderungen entspricht.
Schauen Sie sich den folgenden Kalender an. Wir haben einige kleinere Änderungen an seinem Erscheinungsbild vorgenommen. Zum einen können Sie die Farbe ändern, die eine subtile aber nette Note ist.
Auf der Registerkarte Ansicht können Sie mehrere weitere Ansichten hinzufügen, um den aktuellen Modus hervorzuheben. Zum Beispiel gibt es die Aufgabenleiste, mit der Sie Kalender, Personen und Aufgaben zur rechten Spalte hinzufügen können( siehe oben).Diese Aufgabenleiste kann an den Modus angepasst werden, in dem Sie sich gerade befinden. Wenn Sie also die Aufgaben und den Kalender wie im obigen Screenshot aktiviert haben, müssen Sie das An wieder aktivieren, wenn Sie zu Ihrem Posteingang wechseln-Do Bar.
Es ist eine gute Idee, in jedem Modus mit der Registerkarte "Ansicht" zu spielen, da sie nicht alle genau gleich sind. Zum Beispiel wird der Lesebereich in der Kalenderansicht nicht viel genutzt, aber er ist definitiv eine großartige Ergänzung für Ihren Posteingang.
Überprüfen Sie auf ähnliche Weise eine tägliche Kalenderansicht mit aktivierter Tägliche Aufgabenansicht. Sie können hier den täglichen Kalender mit den unten aufgeführten Aufgaben sehen.
In einem kommenden Artikel werden wir noch viel mehr über Aufgaben sprechen, aber jetzt konzentrieren wir uns auf alles, was Sie über Termine und Besprechungen wissen möchten.
Hinzufügen von Terminen und Besprechungen
Sehen wir uns die Einrichtung von Terminen und Besprechungen an. Im folgenden Beispiel organisieren wir eine Pizza Party. Das Thema ist natürlich die Art des Termins, und während eine Pizza-Party nicht unbedingt ein "Termin" ist, bekommen Sie die Idee. Sie können dann weitere Details hinzufügen, z. B. wo die Pizza-Party stattfindet, und ihre Start- und Endzeiten.
Es gibt viel Platz( technisch unbegrenzt), um Notizen, Anweisungen oder Anweisungen zum Ereignis hinzuzufügen. Natürlich ist es keine große Party, wenn Sie dort keine anderen Leute haben. Also müssen wir einige Teilnehmer einladen. Sobald Sie Personen einladen, gilt dies nicht mehr als Termin. Outlook ändert es stattdessen in einer Besprechung. Im folgenden Screenshot sehen wir unsere neue Verabredung zum Treffen.
Sie können Namen von Hand eingeben oder auf die Schaltfläche "An" klicken, um Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Wenn Sie noch kein Adressbuch eingerichtet haben, können wir Ihnen mitteilen, wie Sie Kontakte hinzufügen und verwalten sowie Kontakte aus anderen Quellen wie Google Mail importieren.
Sie können direkt zur Verfolgung übergehen und einfach auf der Startseite der Multifunktionsleiste auf "Neues Meeting" klicken. Wenn Sie Teilnehmer einladen, haben Sie die Möglichkeit, weitere Antwortoptionen anzufordern.
Wenn Sie eine Antwort anfordern( anstatt das Wort einfach wegzulegen und es dabei zu belassen), haben die eingeladenen Teilnehmer die Möglichkeit, eine Antwort zu erhalten. Beachten Sie, dass dies wunderbar mit einem Microsoft-Produkt wie einem Outlook.com-E-Mail-Konto funktioniert, wo Sie Antwortoptionen direkt in der Nachricht erhalten.
In Google Mail können Sie auf ähnliche Weise auf eine Einladung reagieren. Wie auch immer Sie antworten, es wird an den Organisator des Ereignisses gesendet und automatisch zu seinem Outlook hinzugefügt.
Jetzt, wo wir uns über Termine und Meetings im Klaren sind, werden wir sie modifizieren und abbrechen, weil Veränderungen unvermeidlich sind und manchmal unsere besten Pläne durchfallen.
Ändern oder Abbrechen von Besprechungen und Rückmeldungen von Antworten
Es ist etwas passiert, und wir müssen unsere Pizza-Party auf Samstagabend verschieben. Das ist für uns kein Problem, aber was ist mit unseren Teilnehmern? Nun, ihre Pläne liegen ganz bei ihnen, aber Outlook macht es zumindest leicht, sie auf Änderungen aufmerksam zu machen.
Um ein Meeting zu ändern und Ihre Teilnehmer zu alarmieren, öffnen Sie zunächst das Ereignis aus Ihrem Outlook-Kalender und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. In diesem Fall verschieben wir das Meeting nur eines Tages zurück. Beachten Sie, dass Sie auf "Update senden" klicken können und Ihre eingeladenen Personen werden über die Änderung informiert.
Wenn Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt Ihre Einladung bereits angenommen haben, müssen sie sie erneut akzeptieren.
Jetzt ist es vielleicht an der Zeit, zu zeigen, wie Sie den Fortschritt Ihres Meetings verfolgen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Tracking", und von hier aus können Sie den Fortschritt Ihres Meetings sehen. Im Moment hat nur eine eingeladene Person akzeptiert, vielleicht ist dieser Samstag nicht so eine gute Zeit.
Oh oh, wieder ist etwas passiert und wir müssen das Treffen absagen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Besprechung absagen".Ihre Einladung wird sich jetzt ändern und Sie erhalten eine Schaltfläche "Absage stornieren", um auf die schlechten Nachrichten zu klicken und sie zu versenden.
So einfach ist es, dass Ihre vorherigen Gäste eine aktualisierte E-Mail erhalten und das Ereignis aus Ihrem Outlook-Kalender entfernt wird.
Ereignisse
Wenn Ihre verabschiedeten Termine eingegeben und gespeichert wurden, sehen Sie sie in Ihrem Kalender. Wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen, sehen Sie die relevanten Details. An diesem Punkt, wenn alles gut ist, kannst du es verlassen und zu anderen Dingen übergehen.
Wenn Sie es jedoch ändern oder löschen möchten, können Sie es öffnen, indem Sie es entweder doppelklicken oder die entsprechende Aktion auf der Multifunktionsleiste ausführen, die hier die Schaltfläche "Öffnen" ist.
Sie können auch auf viele derselben Multifunktionsleistensteuerung über das Kontextmenü zugreifen.
Wenn Sie Ihre Besprechung oder Ihren Termin geöffnet haben, beachten Sie die Registerkarte Optionen, auf der Sie einige Änderungen vornehmen können, z. B. den Status ändern( Beschäftigt, Mit Vorbehalt, Abwesend usw.), eine Erinnerung festlegen, die Zeitzone ändern und schließlich festlegendas Ereignis als wiederkehrendes Ereignis.
Wiederkehrende Ereignisse sind üblich, wie zum Beispiel eine wöchentliche Besprechung oder eine vierteljährliche Gewinnveranstaltung oder nur ein Mittagessen mit einem Freund, also ist es gut zu wissen, wie man sie einstellt. Wie Sie auf dem Screenshot sehen können, sollte dies ziemlich einfach zu erarbeiten sein. Sie können die Zeit des Termins, das Muster und natürlich den Bereich oder die Dauer der Wiederholung festlegen.
Sie sehen in der folgenden Abbildung ein wiederkehrendes Ereignis für jeden Montag um 13:00 Uhr, das unbegrenzt fortgesetzt wird.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass Besprechungen und Termine zwar mehrere Hauptunterschiede aufweisen, aber dennoch so aussehen und auf die gleiche Weise geändert werden können, dass alle Optionen für Termine für Besprechungen dieselben sind.
Anfügen einer Datei oder eines Dokuments an ein Kalenderelement
Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Termin vereinbart, z. B. um Ihr Tier zum Tierarzt zu bringen oder Ihr Öl zu wechseln. In beiden Fällen haben Sie ein Dokument oder Bilddaran zu befestigen, damit du es nicht vergisst.
Im folgenden Beispiel wird unser Öl endlich gewechselt und wir haben einen Gutschein dafür. Sie könnten den Coupon ausdrucken und versuchen, ihn sich vorher zu merken, oder Sie könnten ihn einfach an den Termin anhängen. Wenn Outlook Sie daran erinnert, ist der Coupon genau da, damit Sie ihn drucken können, während Sie darüber nachdenken.
Um dies zu tun, klicken Sie auf "Datei anhängen" und navigieren Sie zum Speicherort. Sie können die Datei entweder unverändert einfügen, als Text einfügen oder den Speicherort der Datei als Hyperlink einfügen. In diesem Fall fügen wir das PDF einfach so an, wie es ist.
Natürlich ist dies eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie Dokumente für ein Geschäftsmeeting freigeben, Lernmaterialien an Studenten senden müssen oder wenn die Situation zusätzliche Informationen erfordert.
Verwalten und Freigeben von Kalendern
Durch das Verwalten von Kalendern können Sie zwei Dinge erreichen. Sie können Kalender aus verschiedenen Quellen öffnen und Kalendergruppen erstellen und speichern.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Kalender öffnen" klicken, können Sie einen Kalender aus verschiedenen Quellen erstellen, z. B. aus dem Internet, oder Sie können einen leeren Kalender erstellen. Ein Vorteil beim Erstellen eines leeren Kalenders ist, dass Sie Ihre Arbeit und Ihr Privatleben getrennt halten können.
Im folgenden Screenshot sehen Sie, dass mehrere Kalender erstellt wurden und wir eine spezielle Gruppe für die Arbeit erstellt haben. Sie können Ereignisse von einem Kalender in einen anderen ziehen. Sie sehen, wie wir einen Eintrag für ein wöchentliches Meeting in den beiden von uns ausgewählten Kalender haben.
Wenn Sie Ereignisse über Kalender hinweg ziehen können, bedeutet dies, dass Sie die Ereignisse nicht erneut erstellen müssen, wenn Sie sich nach dem Hinzufügen eines Termins oder Meetings zu einem späteren Zeitpunkt für einen anderen Kalender entschieden haben.
Schließlich können Sie Kalender teilen, was ziemlich selbsterklärend sein sollte, obwohl es die Möglichkeit gibt, einen Kalender per E-Mail zu versenden. Wir haben dies in einem früheren Artikel kurz behandelt, dies ist einfach ein anderer Weg, dies zu erreichen. Hier sehen Sie im folgenden Screenshot, was passiert, wenn Sie diese Option verwenden.
Sie können angeben, welchen Kalender Sie freigeben, den Datumsbereich( von einem einzelnen Tag bis zum gesamten Kalender), die Ebene der zu teilenden Details( einfache Verfügbarkeit, begrenzte und vollständige Details) und dann einige erweiterte Optionen, die Sie verwenden können.
Durch das Teilen auf diese Weise können Sie Ihre Kalenderinformationen schnell, einfach und nahtlos mit anderen Outlook-Benutzern teilen und Kalender integrieren, die an Sie gesendet wurden.
Kalenderoptionen
Es gibt einige Kalenderoptionen zum Sortieren( wenn auch nicht ganz so viele wie bei E-Mails).Die meisten dieser Optionen sollen den Kalender so konfigurieren, dass er effektiver mit Ihren beruflichen und persönlichen Bedürfnissen zusammenarbeitet.
Sie können beispielsweise Ihre Arbeitszeit und Ihre Arbeitswoche ändern, Feiertage hinzufügen, die Zeitzone ändern, die Standardfarbe festlegen und sogar zwischen Fahrenheit und Celsius wählen. Arbeite dich in aller Ruhe durch und probiere aus, was für dich am besten ist.
Die Kalenderfunktionen in Outlook sind erstklassig. Wenn Sie in einer Organisation mit einem zentralen Exchange-Server arbeiten, wissen Sie wahrscheinlich, wie Sie in freigegebenen Kalendern zusammenarbeiten, Ereignisse anzeigen und vieles mehr. All dies funktioniert nahtlos in Ihrer eigenen lokalen Outlook-Installation für zusätzliche Leistung und Komfort.
Zu Hause ist es schön, einen Kalender mit so vielen Funktionen im selben Programm zu haben. Sie müssen nicht mehr von einer E-Mail-App zu Ihrer Kalender-App wechseln, Sie können Ereignisse planen und Teilnehmer mit nur wenigen Mausklicks einladen, und vieles mehr.
Aber genug von uns zu reden. Warum hören wir jetzt nicht von dir? Lassen Sie uns Ihre Gedanken wissen oder äußern Sie sich in unserem Diskussionsforum.