4Aug
Viele von uns verlangen nach Organisation und Produktivität. Wenn Sie bereits Microsoft Office verwenden, haben Sie bereits das ultimative Tool, um dieses Verlangen zu befriedigen: Outlook 2013.
Outlook ist in vielen Unternehmen von entscheidender Bedeutung, nicht nur für seine offensichtlichen E-Mail-Fähigkeiten, sondern auch für Kalender, Aufgaben und Kontakte. Ein typisches Unternehmen kann Outlook mit einem Exchange-Server verbinden, und alle Benutzer können dasselbe Adressbuch und dieselben Kalender verwenden, was es zu einem großartigen Werkzeug für die Zusammenarbeit auf Unternehmensebene macht.
Leider haben die meisten Leute keinen Exchange-Server in ihrem Haus eingerichtet und wissen wahrscheinlich nicht einmal, was das ist. Aber das ist in Ordnung, Outlook funktioniert genauso gut auf Ihrem Heimcomputer und bietet dennoch alle Funktionen, die es zu einem so leistungsstarken Produktivitätstool machen: E-Mail, Aufgaben, Termine, Adressbücher und vieles mehr!
Arbeiten mit Outlook - Ein kleines Fibel
Outlook wird Sie nicht blenden, wenn Sie es zum ersten Mal öffnen. In jeder Hinsicht ist es eine andere Anwendung im Microsoft Office-Ökosystem und als solche wird es einige vertraute Elemente haben.
Im Gegensatz zu anderen populären Office-Anwendungen ist Outlook jedoch weitgehend auf seine verschiedenen Funktionen aufgebaut: Word dient hauptsächlich zum Erstellen von Textdokumenten, Excel dreht sich alles um Tabellenkalkulationen, PowerPoint um Präsentationen - aber Outlook ist eine App mit vielen Funktionen.
Die Standardansicht von Outlook ist der Posteingang. Oben befindet sich die Multifunktionsleiste, die in dieser Ansicht ausgeblendet wird, um Platz auf dem Bildschirm zu sparen.
Liebe sie oder hasse sie, Bänder sind überall in Office. Wir brauchen keine Zeit mehr für die relativen Vorzüge ihrer Existenz zu investieren, offensichtlich sind sie hier, um zu bleiben. Vergessen Sie nicht, wenn Sie die Multifunktionsleiste schnell ausblenden oder anzeigen möchten, verwenden Sie einfach STRG + F1.
Wenn Sie oben auf eine der Menüfunktionen klicken, wird das Menüband angezeigt und Sie können Funktionen und Werkzeuge auswählen. Wenn die Multifunktionsleiste beibehalten werden soll, können Sie "STRG + F1" verwenden oder auf das kleine Reißzweckensymbol in der unteren rechten Ecke klicken.
Die Registerkarte "Start" auf der Multifunktionsleiste ändert sich abhängig vom Modus, in dem Sie sich befinden. Im obigen Screenshot sehen Sie unsere Optionen für Mail.
Unten wurde die Registerkarte Home geändert, um die Optionen des Kalenders zu berücksichtigen. Beachten Sie, dass die Multifunktionsleiste so fixiert ist, dass die PIN in einen Pfeil geändert wurde, falls Sie sie erneut ausblenden möchten( oder verwenden Sie "STRG + F1").
Die restlichen Ribbon-Registerkarten - Senden / Empfangen, Ordner, Ansicht und natürlich Datei - sind für den jeweiligen Modus weitgehend konsistent. Wir werden sie im nächsten Abschnitt genauer betrachten.
Werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie Sie zwischen den Modi wechseln und Ihre Ansicht ändern können. Entlang der linken Kante sehen Sie den Ordnerbereich. Am unteren Rand dieses Bereichs befinden sich Verknüpfungen zu den Modi von Outlook. In diesem Beispiel sehen Sie Symbole für den Posteingang, Kalender, Personen, Aufgaben und so weiter.
Wenn Sie auf den Pfeil oben im Navigationsbereich klicken, wird der Bereich erweitert, in dem die Ordnerstruktur für Ihr E-Mail-Konto angezeigt wird.
Wenn Sie in den Kalendermodus wechseln, wird die entsprechende Ansicht im Ordnerfenster angezeigt.
Klicken Sie auf die drei Punkte, um auf weitere Outlook-Modi wie z. B. Notizen, Ordner und Outlook-Verknüpfungen zuzugreifen. Wählen Sie die "Navigationsoptionen" und Sie können die Reihenfolge ändern, in der die Navigationselemente angezeigt werden.
Deaktivieren von "Compact Navigation" wird Benutzer mit Anzeigen mit größerer Auflösung ansprechen. Sie können auch die Anzahl der angezeigten Elemente und deren Reihenfolge erhöhen oder verringern.
Senden / Empfangen
Die Registerkarte Senden / Empfangen ist speziell auf die Funktionen des Posteingangs ausgerichtet, wird aber auch in den anderen Modi( Kalender, Aufgaben usw.) angezeigt, obwohl sie nicht die gleiche Funktionalität haben.
Zum Beispiel sehen wir hier die Registerkarte Senden / Empfangen des Kalenders, die den Server-Bereich meidet.
Je nachdem, welche Art von E-Mail-Protokoll Sie verwenden( im ersten Screenshot arbeiten wir mit einem IMAP-Konto), haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, nur Kopfzeilen herunterzuladen oder Nachrichten zum Herunterladen anzuklicken oder zu entfernenDie
-Sende- / Empfangsoptionen hängen daher davon ab, wie Sie Ihre E-Mail-Konten einrichten, aber kurz gesagt: Wir empfehlen dringend IMAP.
Ordner
Insgesamt ist die Registerkarte Ordner in allen Modi ziemlich konsistent, mit der bemerkenswerten Ausnahme des Kalenders. Unten sehen Sie die Registerkarte Posteingangsordner, in der Sie alle Arten der Ordnerverwaltung vornehmen können( wenn Sie kein IMAP-Konto verwenden, wird die Registerkarte IMAP nicht angezeigt).
Die AutoArchiveinstellungen-Schaltfläche ist ein wenig verwirrend, da sie nicht wirklich Einfluss darauf hat, wie Ihr Posteingang alte E-Mails automatisch archiviert. Wenn Sie den Footprint Ihrer Mail klein und einfacher verwalten möchten, müssen Sie die Optionen öffnen und sich dort um die AutoArchivierung kümmern.Öffnen Sie die Optionen und wählen Sie die Kategorie "Erweitert".
Wenn Sie die AutoArchivierungsoption gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "AutoArchivierungseinstellungen. ..", um einen weitaus hilfreichen Dialog zu öffnen, den Sie nicht über die Multifunktionsleiste erhalten.
Wie bereits erwähnt, sind die meisten Registerkarten für Ordner in Outlook ziemlich konsistent, mit Ausnahme des Kalenders, der kalenderspezifische Funktionen bietet. Beispielsweise kopieren oder verschieben Sie keine Ordner, kopieren oder verschieben keine Kalender und so weiter.
In den meisten Fällen werden Sie eine Menge Ordnerverwaltung in Bezug auf Ihren Posteingang vornehmen, da E-Mails schnell unübersichtlich und unübersichtlich werden können, wenn Sie nicht über eine ordentliche Ordnerstruktur und Organisation verfügen.
anzeigen Die Ansichtsoptionen enthalten die folgenden wesentlichen Funktionen. Dies ist die Registerkarte "Ansicht" aus dem Posteingang.
Beachten Sie die Schaltfläche Erinnerungsfenster, die Sie jederzeit öffnen können, um Ihre Erinnerungen zu überprüfen, z. B. wenn Sie einen Termin vergessen oder einen anderen abwesend abgewiesen haben. Wenn Sie irgendwelche Erinnerungen haben, können Sie wählen, ob Sie sie löschen, die Schlummertaste drücken oder einfach alles auf einmal weglassen.
Die anderen Ansichtsregisterkarten variieren je nach Modus. Dem Kalender wird Folgendes zugewiesen: Er kann die aktuelle Ansicht, Anordnung, Farbe und das Layout ändern. Der Layout-Bereich führt in Outlook viele ähnliche Schritte durch. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies nicht universell ist. Daher wird die im Modus "Aufgaben", "Kalender" oder "E-Mail" aktivierte Funktion nicht in der gesamten Anwendung repliziert.
Außerdem ist es wichtig, auf den Arrangement-Bereich zu achten. So sieht der Arrangement-Bereich im Tasks-Modus aus. Beachten Sie, wie Sie die Aufgabenansicht für maximale Wirkung sortieren und ändern können.
Mithilfe der Registerkarte "Ansicht" können Sie nach Ihren Vorgaben Informationen schnell durchschneiden und sortieren, wenn sie sich im Laufe der Zeit vergrößern und verkleinern. Ihr Kalender wird nicht leer bleiben, Ihre Aufgaben werden sich vervielfachen, Postsäcke werden gestapelt, und so können Sie mit anderen Arrangements und Layouts viel produktiver sein, anstatt blind umherzuwirbeln.
Funktionsfarbbänder
Lassen Sie uns nun besprechen, wie sich Ihre Optionen von Funktion zu Funktion ändern. Hier finden Sie alles, was Sie brauchen, um eine grundlegende E-Mail-Nachricht zu tippen, Anhänge, Tags hinzuzufügen und Ihren Text zu formatieren. Es gibt nichts übermäßig kompliziert und Sie sollten in der Lage sein, eine erstaunliche E-Mail-Nachricht zu produzieren.
Vergleichen Sie das mit dem Task-Menüband, auf das Sie zugreifen können, indem Sie eine Aufgabe starten oder öffnen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um festzustellen, wie unterschiedlich es von der Nachrichtenschleife ist.
Vergleichen Sie das mit der Registerkarte Einfügen. Die Registerkarte Einfügen ist in Outlook statisch. Sie können den Inhalt Ihrer Nachricht, Ihrer Aufgabe, Ihres Kalenderereignisses usw. mit denselben Optionen und Funktionen beeinflussen.
E-Mail-Nachrichten fügen eine Registerkarte Optionen hinzu, die einige nützliche Funktionen enthält. Neben den Themen, die für Sie nützlich sein können oder nicht, gibt es die Option BCC( Blindkopie, wenn Sie Empfänger aus dem E-Mail-Header ausblenden möchten) und Tracking-Funktionen. Insgesamt ist hier nichts von entscheidender Bedeutung, aber wenn Sie jemals eine Lieferung oder eine Lesebestätigung anfordern müssen, ist die Registerkarte Optionen der richtige Ort für Sie.
Die Registerkarte Text formatieren ist unabhängig von der Funktion, der Sie angehören, gleich und es gibt nicht viel zu besprechen. Diese Registerkarte weist eine auffällige Ähnlichkeit mit den Formatierungsfunktionen in Word auf. Wenn Sie also Word zum Schreiben und Formatieren von Dokumenten verwenden, werden Ihnen diese Steuerelemente wahrscheinlich vertraut sein.
Schließlich ist die Registerkarte "Überprüfung" Ihre Registerkarte "nur für den Fall".Sie können die Korrekturhilfen dieses Tabs verwenden, um Ihre Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen, ein besseres Wort zu finden und herauszufinden, wie viele Wörter in Ihrem /task/-E-Mail-Meeting enthalten sind.
Die Registerkarte "Überprüfung" ist in der gesamten Outlook-Anwendung identisch. Beachten Sie auch, dass es Sprachfunktionen enthält. Hier können Sie Ihre Spracheinstellungen und Korrektureinstellungen festlegen. Sie können auch Artikel übersetzen, wenn Sie mit einem ausländischen Partner korrespondieren oder jemand einen Text in einer anderen Sprache sendet.
Das ist zum großen Teil die weitere Funktionalität in Outlook. Natürlich haben wir viele Details übersprungen, aber wir haben das Gefühl, dass Sie das Wesen des Ribbon-Systems verstehen. Wenn Sie eine Funktion verwenden möchten, wissen Sie, wo Sie danach suchen müssen.
Automatisches und manuelles Einrichten Ihres E-Mail-Kontos
Lassen Sie uns kurz die Einrichtung eines E-Mail-Kontos automatisch und manuell besprechen. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal starten, wird es Ihnen Probleme bereiten, ein Konto einzurichten.
Sie haben die Wahl, Sie können Outlook sofort mit einem E-Mail-Konto einrichten, oder Sie können diesen Teil überspringen und später ein Konto hinzufügen.
Wenn Sie "Nein" auswählen, wird eine Warnmeldung ausgegeben, die Ihnen im Grunde sagt, dass Outlook ohne mindestens einen E-Mail-Account ziemlich lahm ist. Natürlich können Sie damit Aufgaben, Notizen, einen Kalender und andere Dinge verfolgen, aber Outlook ist wirklich eine E-Mail-zentrierte Erfahrung.
Vor diesem Hintergrund richten wir Outlook mit einem E-Mail-Konto ein. Sie können dies zunächst automatisch versuchen, indem Sie einige kursorische Informationen zu Ihrem Konto eingeben und die Anwendung versucht, die Einstellungen automatisch zu erkennen.
Manchmal funktioniert das, etwas nicht. Wenn dies der Fall ist, gewinnen Sie und Sie können zum nächsten Abschnitt springen. Wenn dies nicht der Fall ist oder Sie wissen, dass Sie einen zusätzlichen Servertyp einrichten müssen, wählen Sie die Option "Manuelle Einrichtung" und klicken Sie auf "Weiter", um fortzufahren.
Aus Gründen der Zweckmäßigkeit richten wir ein bereits bestehendes Konto mit der automatischen Methode ein. Wir werden die manuellen Methoden kurz beschreiben. Wenn Sie ein Konto manuell einrichten müssen, empfehlen wir Ihnen, zu diesem Abschnitt zu springen. In der Zwischenzeit haben wir einfach ein Outlook.com-Konto verwendet, unser Passwort angegeben und das Ergebnis unten angezeigt.
Die Verwendung von Outlook.com ist ein einfacher Weg, wenn Sie eine Nicht-Microsoft-Mail einrichten möchten, müssen Sie sie wahrscheinlich manuell konfigurieren. Wenn Sie nicht wissen, wie das geht, empfehlen wir Ihnen, nach dem Einrichten von Outlook mit Ihrer bestimmten E-Mail zu suchen.
Das heißt, in unserem einfachen Beispiel klicken wir auf "Fertig stellen" und Outlook öffnet sich dann zu unserem glänzenden, neuen Posteingang.
Manuelle Kontoeinrichtung
Jetzt, da Sie die grundlegenden Funktionen von Outlook ziemlich gut verstanden haben, kommen wir zurück und besprechen, wie Sie weitere E-Mail-Konten einrichten. Es besteht eine gute Chance, dass Sie wie viele andere Leute sind und zwei oder mehr E-Mail-Konten haben. Glücklicherweise können Sie Outlook so einrichten, dass es mit vielen verschiedenen E-Mail-Konten funktioniert, einschließlich POP und IMAP, und Sie können so viele Konten verwalten, wie Sie persönlich verwalten können.
POP und IMAP?
Also, was meinen wir mit POP und IMAP?
POP oder Post Office Protocol gibt es schon immer, und wenn Sie schon einmal einen Client per E-Mail mit Ihrem Internetdienst verbinden oder Ihre E-Mails von einem Webmail-Dienst abrufen, sind Sie wahrscheinlich mit POP verbunden. POP eignet sich hervorragend zum Herunterladen Ihrer Nachrichten.
Wenn Sie Ihr Konto für die Arbeit mit IMAP eingerichtet haben, kopiert Outlook Ihre Online-Ordnerstruktur und synchronisiert nur in der Regel einige Wochen lang E-Mails gleichzeitig. Ihre E-Mail-Adresse wird nicht vom Server entfernt und Sie können einfach nur Nachrichtenkopfzeilen herunterladen, was fantastisch ist, wenn Sie mehrere tausend Nachrichten in Ihren Ordnern haben.
So haben Sie POP, was veraltet ist und etwas wie eine Machete zu Ihrer E-Mail, und dann gibt es IMAP, die raffinierter, moderner und besser geeignet ist, wenn Sie den gleichen Posteingang online und offline beibehalten möchten.
Wie wir schon sagten, denken wir, IMAP ist die weit überlegene Methode.
Hinzufügen und Verwalten mehrerer E-Mail-Konten
Das Hinzufügen und Verwalten mehrerer E-Mail-Konten in Outlook ist sehr einfach. Wenn Sie ein neues E-Mail-Konto hinzufügen möchten, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte "Datei" und dann auf "Konto hinzufügen". Der Bildschirm "Automatische Kontoeinrichtung" wird angezeigt. Wenn Sie Ihr Konto manuell einrichten möchten( oder müssen), wählen Sie "Manuelle Einrichtung" und klicken Sie auf "Weiter".
Wie bereits erwähnt, können Sie zwischen den Kontotypen POP oder IMAP wählen und Ihr Konto als Konto einrichtenoder die andere wird normalerweise von Ihrem E-Mail-Anbieter angegeben. Das heißt, wenn Sie Google Mail oder Yahoo! oder sogar die E-Mail Ihres Internetdienstanbieters verwenden, sollten Sie sie oder das Internet nach spezifischen Anweisungen und Einstellungen für die Verwendung mit Outlook durchsehen.
Wenn Sie andererseits Outlook.com oder einen anderen Exchange ActiveSync-Dienst verwenden, ist die Bereitstellung der Informationen sehr einfach.
Sobald Sie Ihre Konten hinzugefügt haben, können Sie das Konto, mit dem Sie arbeiten möchten, aus der Dropdown-Auswahl oben auf der Seite "Kontoinformationen" auf der Registerkarte "Datei" auswählen.
Klicken Sie erneut auf "Kontoeinstellungen" und "Kontoeinstellungen".Aus dem sich ergebenden Fenster können Sie ein neues Konto erstellen, ein aktuelles Konto reparieren, es entfernen, es als Standard festlegen( falls Sie mehrere haben) und natürlich bei Bedarf Einstellungen ändern.
Hier sehen wir die Einstellungen für ein Outlook.com-Konto. Es gibt nicht viel, was wir tun können, wenn Sie kürzlich Ihr Passwort geändert haben, können Sie das hier schnell beheben.
Unten ist eine IMAP-Konfiguration, die von Hand nach den Einstellungen von Google konfiguriert wurde.
Whoa, da ist noch viel mehr los, und wir müssen sogar in "Weitere Einstellungen. .." schauen, um mit den Server-Ports herumzuspielen.
Erinnere dich daran, dass du diese Art von Sachen nur einmal machen musst, und dann vergiss es. Wenn Sie später kein Passwort ändern oder ein Konto hinzufügen / entfernen möchten, ist Ihre Arbeit mit den E-Mail-Kontoeinstellungen effektiv beendet.
Wenn Sie mehr über das Hinzufügen von Google Mail-IMAP-Konten zu Outlook erfahren möchten, haben wir einen praktischen kleinen Leitfaden, der Ihnen dabei hilft.
Bereit, Set, E-Mail!
Während Sie mit Google Mail oder nur Yahoo! Mail für den täglichen Gebrauch Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten verwenden, z. B. ein persönliches, professionelles und / oder geschäftliches Konto, kann ein E-Mail-Client wie Outlook den Wechsel zwischen Konten verhindern, Termine in Ihren Kalender integrieren oder Aufgaben verwalten.
Es handelt sich um eine echte, funktionsfähige All-in-One-Produktivitätslösung, und angesichts der Tatsache, dass Microsoft sich erneut auf die Office-Suite konzentriert, bleibt es ein wichtiger Bestandteil der täglichen Routine vieler Benutzer.
Sobald Ihre E-Mail-Konten eingerichtet und bereit sind, können Sie Outlook verwenden und alle seine Funktionen erkunden. Sie werden es wahrscheinlich ziemlich einfach finden, und es gibt viel mehr, dass How-to Geek Ihnen mit früheren Artikeln helfen kann, oder indem Sie einfach in unserem Diskussionsforum nachfragen.