So richten Sie Regeln in Apple Mail ein

Auch wenn die E-Mail möglicherweise an Beliebtheit verliert und mehr Online-Kommunikation ermöglicht, ist sie immer noch ein wichtiger Bestandteil des professionellen Repertoires. Aber ungezähmte E-Mails können schnell außer Kontrolle geraten, weshalb es wichtig ist, Regeln und Filter zu verwenden.

Mit den Regeln von Apple Mail können Sie priorisieren, was wichtig ist, während Sie das aussortieren, was nicht wichtig ist. Ein gutes Regelwerk wird schnell E-Mail-Unordnung reduzieren und Ihnen die Möglichkeit geben, schneller auf Prioritätsnachrichten zu reagieren.

Apple Mail macht das Einrichten von Regeln im Handumdrehen möglich. So können Sie schmerzlos Dateien ablegen, markieren und über neue Nachrichten benachrichtigen, sodass Sie nicht ständig nach der wichtigen Nachricht Ihres Vorgesetzten oder Kollegen suchen.

Um Regeln einzurichten, müssen Sie zunächst die Voreinstellungen von Apple Mail öffnen, indem Sie das Mail-Menü und dann "Einstellungen" oder die Tastenkombination "Befehl +" auswählen.

In den Einstellungen klicken wir auf die letzte Registerkarte rechts, "Regeln" und dann auf "Regel hinzufügen".

In diesem Beispiel richten wir eine Regel zum Weiterleiten einer E-Mail von einem bestimmten Absender an ein bestimmtes Postfach ein. Bevor wir dies tun, müssen wir jedoch sicherstellen, dass das Postfach bereits eingerichtet ist. Ist dies nicht der Fall, können Sie auf das Menü "Mailbox" klicken und in den Menüoptionen "New Mailbox. .." auswählen. Wählen Sie nun aus, wo das neue Postfach gespeichert werden soll, und geben Sie einen geeigneten Namen an.(In meinem Fall, ich nenne es "Lowell", wo alle Post von meinem Chef gehen wird.)

Zurück in unseren Regeln Einstellungen bauen wir unsere neue Regel, die sehr einfach sein wird. Der fragliche Absender - mein Chef - hat zwei häufig verwendete E-Mail-Adressen. Daher werden wir beide in unsere Regel aufnehmen, um sicherzustellen, dass jede E-Mail, die von einer Adresse kommt, an unser neues Postfach weitergeleitet wird.

Um eine weitere E-Mail-Adresse hinzuzufügen, müssen Sie auf das "+" - Zeichen klicken, um ein zusätzliches Feld für eine andere E-Mail-Adresse hinzuzufügen.

Mit dieser neuen Regel wird jede -Mail, die von kommt, entweder als E-Mail-Adresse in das spezifische Postfach verschoben. Das bedeutet, dass der Posteingang übersprungen wird. Daher müssen wir sicherstellen, dass wir dieses Postfach regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass wir nichts verpassen.

Leider können Sie Boolean mit Mail-Regeln nicht verwenden, so dass jeder Teil der Regel, den Sie einrichten, ein eigenes Element haben muss. Es wäre einfach, den Operator "ODER" in unserer Regel zu verwenden, wenn Sie eine der beiden E-Mail-Adressen angeben, aber wir können nicht - jeder muss seine eigene Zeile haben.

Wenn wir sicherstellen möchten, dass alle Nachrichten dieses Absenders im Posteingang bleiben, aber dennoch im neuen Postfach abgelegt werden, können wir die Regel so ändern, dass sie kopiert und nicht verschoben wird.

Das ist nur ein einfaches Beispiel, also versuchen wir etwas komplexeres. Angenommen, wir möchten eine Regel einrichten, die bestimmte Nachrichten kennzeichnet, sie an ein spezielles Postfach weiterleitet und eine Kopie an eine andere E-Mail-Adresse weiterleitet. Hier ist, wie wir das tun würden:

Also, mit dieser Regel wird die Nachricht in unseren Ordner Wichtige Mailbox kopiert werden, der Hintergrund wird rot schattiert, und es wird an ein separates E-Mail-Konto weitergeleitet. Wir könnten weiterhin Kriterien zu unserer Regel hinzufügen, aber Sie bekommen wahrscheinlich die Idee.

Das macht Spaß, also versuchen wir es noch einmal und machen es etwas länger. In dieser Regel passieren alle möglichen Dinge.

Zuerst, wenn der Betreff oder Inhalt unserer Nachricht die Worte "Roller Derby" enthält, wird die Nachricht in einen speziellen Ordner verschoben. Nach Erhalt dieser Nachricht benachrichtigt uns Mail durch einen Ton, sendet uns eine Benachrichtigung und springt auf das Symbol im Dock. Schließlich wird der Hintergrund rosa und mit grüner Flagge markiert.

Das klingt nach einer bestimmten Art von Nachricht, aber wenn Sie wirklich wissen wollen, wann etwas ankommt, können Sie sicher sein, dass Mail Sie benachrichtigen wird.

Bevor wir uns dem Ende zuwenden, werfen wir noch einmal einen Blick auf unsere Regeln-Einstellungen, da es einige sehr nützliche Funktionen gibt, die Sie vielleicht verwenden möchten.

Immer wenn eine Regel "Aktiv" ist, wird ein Häkchen in das Kästchen daneben gesetzt. Wenn Sie eine Regel deaktivieren und somit inaktiv machen möchten, müssen Sie sie nur deaktivieren. Dadurch wird die Regel nicht entfernt. Wenn Sie sie also behalten und sie nur vorübergehend aussetzen möchten, deaktivieren Sie sie.

Mit der Funktion "Editieren" können Sie zurückgehen und bei Bedarf eine Regel ändern. Alternativ können Sie einfach auf eine Regel doppelklicken, die Sie ändern möchten.

Die Schaltfläche "Duplizieren" kann von Zeit zu Zeit nützlich sein, wenn Sie eine Regel noch einmal mit ein paar kleineren Änderungen replizieren möchten, sie aber nicht mehrmals erstellen möchten.

Wenn Sie eine Regel löschen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Entfernen" oder wählen Sie einfach die Regel aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen" auf Ihrer Tastatur.

Wenn Sie mehrere E-Mail-Accounts haben, ist die Einrichtung von Regeln eine gute Möglichkeit, all Ihre verschiedenen Nachrichten an schönen, sauberen Orten zusammenzufassen, so dass nichts verloren geht oder verloren geht. Sie müssen auch kein Experte sein, um sie zu benutzen. Mail macht es wirklich einfach, selbst einige einfache Regeln einzurichten, damit Sie wichtige Nachrichten mit nur wenigen Klicks finden können. Sobald Sie den Dreh raus haben, werden Sie wahrscheinlich noch komplexere Regeln erstellen, die über das hinausgehen, was wir Ihnen heute gezeigt haben.