13Sep
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El correo electrónico puede facilitar la comunicación, pero también puede agotar su tiempo. Aprenda cómo procesar el correo electrónico entrante y escribir un correo electrónico saliente para ahorrar tiempo.
Según una encuesta de 2005, las entrevistas a los empleados revelaron que el tiempo perdido en el correo electrónico hizo que una empresa con 10,000 empleados perdiera aproximadamente $ 152 millones en salarios por año.
El correo electrónico tiene sus desventajas. Los correos electrónicos poco claros distraen a los empleados de tareas importantes relacionadas con el trabajo, los canales de comunicación en la nube y, a menudo, crean trabajo adicional. Evite las trampas del correo electrónico siguiendo las sugerencias a continuación.
Cómo el correo electrónico entrante puede perder tu tiempo
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Hay muchos tipos de mensajes de correo electrónico que pueden hacer perder tu tiempo. Aquellos que:
- podrían reducirse de múltiples mensajes y condensarse en uno integral
- No se relacionan directamente con usted
- Se relacionan con usted pero no de manera directa, lo que lo deja inseguro de cómo o si debe responder( y cometiempo de actividad)
- No lo dirija a tomar alguna medida( que es improductiva)
- Distrae y / o anime a perder tiempo en la web
- No son adecuados para el correo electrónico, y tienen más sentido a través de un canal de comunicación dinámico comouna reunión de negocios o algún formato que sea más adecuado para el contenido( como un documento independiente rico en información)
Cómo procesar eficientemente el correo electrónico entrante
Para leer y procesar correos electrónicos de manera eficiente, debe centrarse en dos cosas: descubrir elmensaje del correo electrónico( o falta de) y decidir qué acción tomar en respuesta.
Paso 1: Calcule el mensaje( o la falta de)
Cada vez que lea un nuevo correo electrónico, tómese el menor tiempo posible para descubrir:
- Si el hablante se dirige directa o indirectamente a usted
- Si el hablante le ha dicho lo queesperar de usted
- Si eso se hace de una manera clara
- Si el mensaje general es relevante para usted
- Si el mensaje general parece apropiado, dado el contexto de su relación con el remitente( o la falta de, si están tratando de iniciar un negociorelación, por ejemplo)
Esto lo ayudará a determinar cuál es el mensaje del correo electrónico y cómo desea responder. Es decir, si tiene la intención de responder en primer lugar.
Es especialmente importante tener en cuenta si el hablante está haciendo una o más cosas que pueden inducirlo a perder un tiempo precioso, como:
- No está claro lo que intentan decir
- Usar el lenguaje de manera confusa o eufemística para evitar hablar entérminos concretos( por ejemplo, "Creo que debemos tener un corazón a corazón en algún momento" versus "¿Me pueden llamar esta semana para que podamos hablar por teléfono sobre algo importante?")
- Diferir o irse del tema
- Incluyendo información queno es de su incumbencia comercial, inapropiada, ofensiva o incoherente
- Cc ni lo bcc'ing en mensajes que no son relevantes para usted
- Repetir el mismo mensaje a través de varios correos electrónicos, o repetir lo que ya se ha cubierto en comunicaciones anteriores que no sean el correo electrónico
- Escribiendo sobre algo que ya ha discutido y resuelto - de manera descuidada o descuidada
En este tipo de situaciones, seaespecialmente cuidadoso para responder de una manera efectiva que minimice la cantidad de tiempo que pasa en la comunicación. Porque es fácil dejar que los escenarios de correo electrónico ambiguos anteriores le agoten el tiempo.
Paso 2: Decida qué acción tomar
Después de saber de qué se trata el mensaje, descubra la forma más productiva de responder. Aquí hay algunas respuestas típicas:
- Cambiar la conversación a un medio de comunicación mejor, como llamadas telefónicas y de conferencia
- Responder a una pregunta recurrente realizada por varias personas, no a través de correo electrónico, sino a través de un medio más rico en información que se puede compartir, como un documento
- de Google Doc.responder a mensajes que no dejan en claro lo que el hablante espera de usted( incluso si se siente un poco descortés)
- Dirigir mensajes poco claros con preguntas concretas directas y breves, tales como, "Cuando le gustaría que el informe se complete por? "O" ¿Cómo te gustaría que yo contribuya a este proyecto? "
- Levantar el teléfono y llamar a la persona en cualquier momento en que el drama o el colapso de la comunicación empiecen a ocurrir: extraerlo por correo electrónico solo tomará más tiempo y puede intensificar el conflicto
Paso3: volver a la tarea
Lo más importante, después de responder a un correo electrónico( que puede consistir en no responder y en su lugar, eliminar el mensaje), yoNecesitas volver a la tarea. Pase al siguiente correo electrónico esperando en su bandeja de entrada, o cambie de marcha y regrese a trabajar realmente en lugar de responder a las solicitudes de otras personas.
Cómo el correo electrónico de envío puede desperdiciar su tiempo
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Además, hay muchos tipos de mensajes de correo electrónico que envía que pueden perder su tiempo. Aquellos que:
- se enredan innecesariamente en varios mensajes, cada uno de los cuales requiere tiempo y pensamiento para adaptarse, en lugar de uno integral
- No se relacionan directamente con el destinatario, lo cual es un desperdicio de esfuerzo de su parte
- lo suficientemente claro, y desencadenar largas conversaciones por correo electrónico y / o malentendidos, o ninguna acción productiva en absoluto( lo que significa que tendrá que perder tiempo para iniciar la conversación de nuevo más tarde)
- No dirija al destinatario para tomar alguna medida, que esimproductivo
- Distraer y alentar al destinatario a perder tiempo en la web, lo que significa que lo alienta
- No son adecuados para el formato de correo electrónico, pero se comunican mejor a través de conversaciones en tiempo real oa través de un documento instructivo o rico en información comocomo manual, artículo de blog, página de preguntas frecuentes, informe de empresa o presentación de PowerPoint
Cómo enviar correo electrónico de manera eficiente
para escribir correos electrónicosque no pierda su tiempo a largo plazo( sin mencionar el tiempo de su destinatario), debe enfocarse en cinco cosas: comunicar un mensaje claro, solicitar que su destinatario tome medidas prácticas, usar una buena estructura, editar antes de enviar,y seguimiento de manera efectiva.
Paso 1: Obtenga claridad en su mensaje
Antes de redactar un correo electrónico, debe tener una claridad clara sobre el mensaje. Determine:
- Lo que desea comunicar
- Por qué quiere comunicarlo
- Qué acción quiere que tome su destinatario
- Cómo puede convencerlos para que tomen tales medidas
Estas son algunas de las razones más comunes para enviar un correo electrónico:
- Para recordarle a alguienuna fecha límite
- Dar instrucciones escritas a alguien sobre una tarea
- Hacer una pregunta rápida que puede responderse adecuadamente escribiendo
- Responder a una pregunta rápida que puede responderse adecuadamente escribiendo
- Pasar información confidencial
- Ofrecer fechas disponiblespara programar una reunión
- Para realizar un seguimiento después de una reunión y mostrar aprecio
En todos estos ejemplos, excepto en el último, desea que su destinatario realice alguna acción( incluso si eso le está respondiendo).
A veces la acción no parece una acción. Tal vez quiera:
- Pasarle una propina a su compañero de trabajo
- Dejar que sus amigos sepan que aterrizó de manera segura en su destino de viaje
- Brinde una breve actualización de cómo se encuentra en su nuevo destino y cómo puede ser contactado en la próximavarias semanas
En cada una de estas situaciones, no le está diciendo a su destinatario que realice una determinada acción. Sin embargo, está implícito que no se espera que tomen ninguna medida, siempre y cuando le dé el cierre correcto al correo electrónico, o al menos al firmar su nombre. Ellos entienden que la comunicación puede terminar fácilmente con su correo electrónico;que no necesitan responder
Paso 2: solicite a su destinatario Tome pasos procesables
Para escribir correos electrónicos efectivos que le ahorren tiempo, necesita hacerlos procesables. Y debe asegurarse de que su destinatario tenga claro qué acción se espera de ellos.
Si no está apuntando a esto, pero está tratando de explicar la historia de su vida o explicar por qué está esperando el próximo modelo de iPhone en lugar de obtener el último, puede olvidarse de ahorrar tiempo porque la escritura por correspondencia se lleva a cabomucho pensamiento y tiempo
Céntrese en lo siguiente al hacer que el correo electrónico sea procesable:
- Establecimiento de fechas límite
- Descripción de planes de contingencia
- Ofrece posibles opciones para el siguiente curso de acción( por ejemplo, horas de disponibilidad para una reunión en persona, ubicaciones disponibles)
- Proporcionar una opinión cuando se le solicite un
- Realizar una solicitud que sea adecuada para la escritura y en realidad sea más conveniente que utilizar otro modo de comunicación
- Proporcionar un conjunto de instrucciones para una tarea que el receptor haya aceptado llevar a cabo
Ser proactivo y asertivo al delinearpasos accionables. Evite hacer preguntas abiertas a menos que no haya otra opción. Porque las preguntas abiertas son lo opuesto al contenido procesable.
A continuación, se incluyen algunos ejemplos:
- En lugar de pedirle a su destinatario que le proporcione su cronograma( y malgastar un correo electrónico en el proceso), comience por enviarles las horas de reunión disponibles.
- En lugar de preguntarle a su destinatario qué piensan acerca de una determinada decisión comercial, describa la posible decisión y solicite comentarios sobre la construcción;de esa forma no tendrán que inventar algo por sí mismos y tendrán algo para trabajar con
. Mantiene el correo electrónico accionable al proporcionar instrucciones claras al lector y mantener el contenido procesable en lugar de abierto.
Lo más importante es que debe asegurarse de que cualquier acción que espere de su lector se comunique claramente. No suponga que saben que desea organizar una reunión esta semana, solo ofrecen los horarios disponibles. No suponga que saben a qué tarea de trabajo se aplica su conjunto de instrucciones. Explíquelo de forma explícita y amablemente, hágales saber lo que quiere que hagan.
Paso 3: Crea una buena estructura
Una vez que tengas tu mensaje claramente definido y lo hagas accionable, es hora de organizarlo de tal manera que transmitas esa claridad y tus peticiones procesables.
Párrafos: Una regla general a seguir es mantener los párrafos por debajo de cinco oraciones. No solo es difícil concentrarse en largos párrafos mientras se lee en la web, sino que los párrafos torpes dan al destinatario la oportunidad de perder el enfoque y quizás perderse los puntos más importantes. Esto lleva a respuestas descuidadas o redundantes, que nublan el canal de comunicación. Oraciones
: Usa la voz activa al escribir oraciones. Mantenga oraciones cortas y al grano. Evita las tangentes o explica innecesariamente tus razonamientos o sentimientos sobre las cosas. En cambio, adhiérase a los hechos y qué acción solicita que haga su destinatario.
Palabras: Trate de no usar palabras grandes o jerga, a menos que sepa que su público las comprenderá.Evite los chistes y las referencias culturales que puedan malinterpretarse, porque cualquier cosa que pueda malinterpretarse fácilmente es una posible barrera para la comunicación efectiva.
Evite palabras adicionales y frases calificativas."Dada la situación actual en la que esto está sucediendo actualmente, creo que podría ser sabio. .." es una declaración calificativa que no solo desperdicia palabras y tiempo, sino que distrae del mensaje real. En cambio, simplemente diga su recomendación sin tener que calificarla.
Otro ejemplo: "Me preguntaba si podría preguntarle. ..". Corte esta frase y simplemente haga la pregunta. También aumentará su confianza, ya que no buscará inconscientemente permiso para comunicarse de manera proactiva.
Puntuación: Mantenga la puntuación simple. Las palabras y frases que califiquen solo son eficaces cuando se usan para establecer cortesía al iniciar la comunicación con alguien con quien le gustaría tener una relación comercial o personal. En tales casos, no necesariamente desea ser cercano, pero use algunas frases educadas para mostrar respeto por su tiempo.
Minimiza el uso de comas; esto, naturalmente, te ayuda a mantener las oraciones cortas. Evite el lenguaje perezoso inspirado en el texto, con el uso excesivo de punto-punto-punto y comas consecutivas. En vez de eso, puntúa tus oraciones con el inglés apropiado y utiliza contracciones cuando tenga sentido, porque hacen que la lectura fluya mejor.
Además, considere puntuar las listas con viñetas y usar una línea de guiones para dividir las secciones principales( que pueden incluir uno o más párrafos).
Los puntos de viñetas y los saltos de sección mejoran la legibilidad de la web, y le ayudan a organizar su mensaje de forma más clara.
Paso 4: Editar antes de enviar
Antes de enviar un correo electrónico, tome 1-2 minutos para leerlo en voz alta. Esto te ayudará a detectar errores o notar partes incómodas que normalmente no dirías en persona. Elimina esas palabras adicionales y simplifica la puntuación. Divide listas y reduce tus párrafos.
Cuando puede responder las siguientes preguntas con un "sí", entonces está listo para presionar "enviar":
- ¿Está claro el mensaje?
- ¿Las expectativas son procesables y están claramente establecidas?
- ¿Mi destinatario podrá recibir mi mensaje con éxito? El éxito significa que saben qué respuesta se espera de ellos.
- Si los roles se invirtieran, ¿podría recibir este mensaje con éxito?
Paso 5: Seguimiento efectivo
Además, sea proactivo en el seguimiento de sus correos electrónicos. Si alguien no responde a una solicitud directa, no pierda el tiempo preguntándose qué pasó.En cambio, envíe un correo electrónico cortés pero directo de seguimiento para verificar con ellos. Aplica los principios enumerados arriba. Y no pierdas demasiado tiempo tratando de obtener una respuesta;si el destinatario no se está comunicando con usted, sepa cuándo seguir adelante o acérquese a ellos en persona en su lugar.
Uso del correo electrónico para ahorrar tiempo El correo electrónico
puede ahorrarle mucho tiempo si sabe cómo usarlo de manera eficiente. Y esto sirve tanto para enviar como para recibir mensajes. El correo electrónico
se utiliza mejor para entregar mensajes procesables que se comuniquen adecuadamente por escrito. Si aprovecha los beneficios del correo electrónico y evita las muchas trampas que le restan el tiempo, es una poderosa herramienta.