Cómo nunca más enviar un documento por fax

Las máquinas de fax todavía circulan en las oficinas de todo el mundo. Las agencias gubernamentales, abogados, doctores y otras organizaciones lentas a menudo todavía requieren faxes; en el mejor de los casos, es un mal necesario. El fax

a menudo se considera más seguro que el correo electrónico, aunque realmente no lo es. Las máquinas de fax se comunican a través de las líneas telefónicas sin ninguna codificación y las máquinas de fax a menudo se mantienen en áreas ocupadas donde cualquier persona puede tomar fácilmente los documentos.

Alternativas al envío de faxes

Hay muchas alternativas al envío de faxes. Si no está limitado por las leyes o porque la persona del otro lado le exige usar el fax, intente con una de estas alternativas:

• Documentos de correo electrónico : Sí, el correo electrónico humilde puede reemplazar muchos faxes. Probablemente esté enviando por fax un documento escrito desde una computadora de todos modos, ¿por qué molestarse en usar una máquina de fax? Adjunte el archivo a un correo electrónico o simplemente incluya el texto importante en un correo electrónico.
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• Escanee y envíe por correo electrónico : si tiene una máquina de fax que también funciona como escáner, puede usarla para escanear documentos en papel en su computadora como archivos PDF.Adjunte esos archivos PDF a un correo electrónico para enviarlos. Incluso podría intentar usar su teléfono para escanear el documento; claro, no será de la mejor calidad, pero hemos visto algunos faxes de muy baja calidad.
• Cargar documentos: Algunas organizaciones pueden permitirle cargar estos documentos escaneados en la web en lugar de simplemente enviarlos por correo electrónico.
• Utilice Snail Mail : el correo de caracol es una alternativa más lenta al envío de fax que es peor en muchos sentidos, pero no siempre es malo. Si no tiene un fax y el documento no es urgente, generalmente puede enviar un documento a la mayoría de las organizaciones en lugar de enviarlo por fax. Claro, tienes que lidiar con el sistema postal, pero al menos no tienes que enviar un fax.

Firme los documentos sin imprimirlos

Es posible que tenga que firmar documentos y enviárselos a alguien, y una vez que estén impresos, puede tener la tentación de enviarlos por fax. Después de todo, la alternativa sería imprimir el documento, firmarlo, escanearlo de nuevo en su computadora y enviarlo por correo electrónico. En lugar de perder el tiempo haciendo esto, puede usar software para aplicar su firma real a un documento en su computadora. Simplemente capture su firma una vez y se almacenará como una imagen que puede aplicar a los documentos. Puede firmar fácilmente documentos futuros sin imprimirlos.

Si tiene una tableta con un lápiz, incluso puede usar el lápiz óptico para firmar un documento directamente en su pantalla.

Fax a Document Online

Los servicios de fax en línea le permiten enviar por fax un documento sin necesidad de un fax propio o incluso de una línea telefónica. Utiliza una interfaz basada en web para cargar un documento e ingresar el número de teléfono del destinatario. El servicio en sí mismo se encarga de todas las cosas de la última milla, enviando por fax su documento a la máquina de fax remota a través de sus propias líneas telefónicas.

Si solo necesita enviar faxes con poca frecuencia, estos servicios le permitirán enviar algunas páginas aquí y allá sin gastar un centavo. Si tiene que enviar documentos por fax con más frecuencia, es posible que tenga que pagar algo, pero de todos modos tendría que pagar por un fax y una línea telefónica.

Estos servicios técnicamente implican el envío de faxes, pero al menos no tienen ganas de usar una vieja máquina de fax y no requieren que tengas un teléfono fijo.

recibe un fax en línea

Recibir un fax puede ser un dolor de cabeza si tiene una oficina en el hogar. Su máquina de fax debe estar encendida y escuchando los faxes todo el tiempo. Necesita una línea dedicada para recibir faxes para que no pierda ningún fax cuando está hablando por teléfono. Puede intentar pedirle a la gente que le envíe un documento por fax en un momento específico en el que esté seguro de que su teléfono fijo no está inmovilizado.

En lugar de lidiar con todas estas tonterías, pida a las personas que escaneen y envíen documentos por correo electrónico. También podría usar otras herramientas si no desea confiar en el correo electrónico; por ejemplo, podría usar JotForm junto con Dropbox para crear una página web donde las personas puedan cargar archivos PDF y aparecerían en una carpeta en su Dropbox.

También podría intentar usar un servicio que le proporcione un número de fax dedicado y le permita recibir faxes allí.Generalmente cuestan dinero, después de todo, el servicio de fax tiene que pagar un número de teléfono fijo y supervisarlo por usted.eFax ofrece 10 páginas entrantes gratuitas al mes, aunque no le dan ninguna página saliente gratuita. HelloFax te permite enviar cinco páginas gratuitas, pero eso es todo. Cada servicio gratuito de fax en línea tiene un problema como este: existe una oferta gratuita para atraerlo, mientras que usted tiene que pagar por las funciones más importantes. El envío de fax implica la interacción con máquinas de fax y números de teléfono fijo, y eso no es gratis. También se usa a menudo con fines comerciales, y las empresas están dispuestas a gastar dinero en este tipo de cosas.

El último recurso: utilice una máquina de fax real sin poseer un

Si no desea ocuparse de los servicios en línea o del correo postal y no tiene otra opción que enviar el documento ocasional como fax, todavía hay una alternativa a la comprasu propia máquina de fax y usando un teléfono fijo. Probablemente pueda visitar una tienda local que ofrece copias y le permitirán pagar unos centavos para enviar un fax. Esto no es ideal si envía faxes frecuentemente, pero si tiene que enviar por fax algo una vez al año, esta puede ser una buena opción.

Por supuesto, esto todavía implica el uso de una máquina de fax. Algunas organizaciones solo solicitan faxes y es posible que no se sienta cómodo al cargar documentos extremadamente confidenciales a un servicio de fax basado en la web. No hay mucho que pueda hacer si tiene que tratar con una organización que exige faxes.

Faxing todavía estará con nosotros por un tiempo, aunque solo sea por las regulaciones que alientan a las organizaciones legales y de atención médica a seguir usando el antiguo sistema de fax en lugar de las alternativas modernas.

Crédito de la imagen: Abhisek Sarda en Flickr, cuentos de un youkai errante en Flickr, AuthenticEccentric en Flickr