Saate saata ja vastu võtta e-kirju

Photo by H on Home

e-post võimaldab kommunikatsiooni lihtsamaks muuta, kuid see võib ka oma aega tühjendada. Saate aega säästa, kuidas sissetulevaid e-kirju töödelda ja kirjutada väljaminevaid e-kirju.

2005. aasta uuringu kohaselt näitasid tööintervjuud, et e-kirjaga raisatud aeg tõi 10 000 töötajaga ettevõttele kaasa umbes 152 miljoni dollari suuruse palga aastas.

Postil on ilmselgelt oma nõrkused. Ebaselgeid e-kirju häirivad töötajad olulistest tööülesannete täitmisest, pilve suhtluskanalitest ja loovad sageli lisatöid. Vältige e-posti lõkse, järgides alltoodud soovitusi.

Kuidas sissetulevad postitused teie aega ära hoiavad?

Photo by Dvortygirl

E-kirjade mitmesugused tüübid võivad teie aega raisata. Need, mis:

• võidakse mitmesugustest sõnumitest lahutada ja need on kokku võetud terviklikuks
• -le, ei ole otseselt seotud teiega
• Kas teiega seotud, kuid mitte otseselt, mis jätab teid kindel, kuidas või kui peaksite reageerima( ja sööb
• Ärge suunake teid mõnda toimingut( mis on ebaotstarbekas)
instagram viewer
• Hajutada ja / või julgustada teid veebis aega raiskama.
• ei sobi e-posti jaoks ja on mõttekas dünaamilise sidekanali kauduäri kokkutulek või mõnes vormis, mis on sisule sobivam( nt informatiivne, iseseisev dokument)

Kuidas sissetulevaid kirju tõhusalt töödelda

E-kirjade tõhusaks lugemiseks ja töötlemiseks peate keskenduma kahele asjale -e-kirja sõnum( või puudumine) ja otsustab, milliseid meetmeid võtta vastuseks.

1. samm: sõnumi väljatöötamine( või selle puudumine)

Kui loete uue e-kirja, võta nii palju aega kui võimalik, et välja selgitada:

• Kas kõneleja tegeleb otseselt või kaudselt teiega
• Kas kõneleja on teile öelnud, mida nadootame sind
• Kas see on tehtud selgesti
• Kas üldine sõnum on teie jaoks asjakohane
• Kas üldine sõnum tundub olevat sobiv, võttes arvesse teie suhteid saatjaga( või nende puudumine, kui nad üritavad ettevõtte algatada)näiteks suhe)

See aitab teil teada saada, milline on e-kirja teade ja kuidas soovite vastata. See tähendab, et kui te kavatsete esimesena reageerida.

Eriti tähtis on märkida, kas kõneleja teeb ühte või mitut asja, mis võib sulle raha ahvatleda, näiteks:

• Ei ole selge, mida nad üritavad öelda
• . Keelte kasutamine segaduses või eufemistilisel viisil, et vältida rääkimistkonkreetsed mõisted( nt "ma arvan, et peame teatud ajahetkel südant", versus "Kas saate helistada mulle sel nädalal, et saaksime telefonis midagi olulist rääkida?")
• Rambling või teema väljalülitamine
• Sisaldab teavet, misei ole ükski teie ettevõttest, sobimatu, solvav või ebakindlane
• Cc või teiega seotud teade, mis ei ole teie jaoks asjakohased.
• Sama sõnumi kordamine erinevate e-kirjade kaudu või selle kordamine, mis on juba hõlmatud varasemate teadetega peale e-posti
• Kirjutades midagi, mida olete juba arutanud ja lahendanud - unustatud või hooletu viisil

Sellist tüüpi olukordades, oleeriti ettevaatlik, et reageerida tõhusalt, et minimeerida, kui palju aega te suhtlete suhtluses. Kuna ülalmainitud ebaselgete e-posti stsenaariumide abil on lihtne lasta oma aega ära kasutada.

2. samm: otsustage, milliseid meetmeid võtta

pärast seda, kui olete teada, millest sõnum on, välja selgitada kõige produktiivsem viis vastata. Siin on mõned tüüpilised vastused:

• Vestluse muutmine parema kommunikatsioonivahendi jaoks, näiteks telefoni- ja konverentskõnesid
• Vastan korduvale küsimusele, mille on esitanud mitmed inimesed - mitte e-posti teel -, kuid rohkem infoturuga keskkonnas, mida saab jagada, näiteks Google Doc
• mittevastates sõnumitele, mis ei selgita, mida kõneleja sinult ootab( isegi kui see tundub veidi ebaviisakas)
• Ebakindlate sõnumite käsitlemine otseste ja lühikeste konkreetsete küsimustega, näiteks "Kui soovite, et aruanne oleks valmis? "Või" Kuidas sulle meeldiks, et ma saaksin selle projekti kaasa aidata? "
• Telefoni laadimine ja isiku helistajaga ilmub drama- või kommunikatsiooniprogramm igal ajal - selle väljastamine e-posti teel võtab vaid kauem aega ja võib konflikti intensiivistada

Step3. Tagasi ülesandesse

Kõige tähtsam on see, et pärast e-kirjale vastamist( mis võib seisneda vastamata jätmises ja selle asemel sõnumi kustutamises), yosa pead tööle tagasi saama. Liikuge oma postkasti ootel olevasse järgmistesse e-kirjadesse või lülitage käigud tagasi ja naasete tööle, mitte aga teiste inimeste päringutele vastamiseks.

Kuidas saatmine e-posti võib teie aega ära kulutada

Foto Adikos

Lisaks on mitmesuguseid e-kirju , mida saadate -le, mis võib teie aega raisata. Need, mis:

• liiguvad tarbetult mitmeks sõnumiks, millest igaüks võtab aega ja mõtlesin, et see sobib ühe laiahaardelise
• asemel. Ärge otseselt seostuge saajaga, mis on teie endi jõupingutuste raiskamine.
• ei ole
• Ärge suunake adressaati, et midagi ette võtta, mis onebaproduktiivne
• Hajutada ja julgustada saajat veebis aega raiskama - see tähendab, et see julgustab teid sama.
• ei sobi e-posti vorminguks, vaid on paremini edastatud reaalajas vestluse kaudu või juhendava või informatsioonirikuga dokumendi kaudukäsitsi, blogiartiklina, KKK-le, ettevõtte aruanne või PowerPointi esitlus

Kuidas saata kirja tõhusalt

E-kirjade kirjutamisekset te ei päästa oma aega pikemas perspektiivis( rääkimata teie saaja ajast), peate keskenduma viiele asjale: selge sõnumi saatmine, palve saajale tegutseda astuda samme, kasutada häid struktuure, redigeerida enne saatmise saatmist,ja tõhusalt jälgida.

1. samm: selgitage oma sõnumisse

Enne kui soovite isegi e-kirja välja töötada, peate sõnumisse kristalliseerima. Määrake:

• Mida sa tahad suhelda
• Miks sa tahad seda suhelda
• Milline toiming sa tahad oma adressaadil võtta
• Kuidas saate neid kõige paremini veenda selliseid tegevusi astuma

Siin on mõned levinumad e-posti saatmise viisid:

• Selleks, et meenutada kellelegitähtaeg
• Anda keegi kirjalikke juhiseid ülesandeks
• Küsima kiiret küsimust, millele saab
• kirjutamise ajal piisavalt vastata. Selleks, et vastata kiirele küsimusele, millele saab
• kirjutamise ajal adekvaatselt vastata, aja jooksul tundliku teabe edastamiseks
• . Pakutavate kuupäevade pakkuminekoosoleku ajastamine
• Kohtumise järelkontroll ja

kallinemine Kõigil nendel näidetel, välja arvatud viimane, soovite, et teie adressaat võtaks mõne toimingu( isegi kui see lihtsalt teile vastuseks antakse).

Mõnikord ei tundu toiming midagi hagi. Võib-olla soovite:

• Liigu oma töökaaslase
• otsa. Andke oma sõpradele teada, et olete oma reisi sihtkohta ohutult maandunud.
• Andke lühike ülevaade sellest, kuidas teete oma uues sihtkohas ja kuidas jõuate järgmise juurdemitu nädalat

Igas nendes olukordades ei ütle te oma saajale midagi ette võtta. Kuid eeldatakse, et nad ei võta midagi ette, kui sa annad e-posti nõuetekohase sulgemise või vähemalt oma nime allkirjastamisega. Nad mõistavad, et kommunikatsioon võib hõlpsasti teie e-kirjaga lõpule viia;et nad ei pea vastama.

2. samm: paluge oma saajal astuda samme astuda

Et kirjutada tõhusaid e-kirju, mis aitavad teil aega säästa, peate neid tegutsema. Ja peate veenduma, et teie adressaat on selge, millistest toimingutest oodatakse.

Kui te ei soovi seda, vaid üritate oma elu lugu välja selgitada või selgitada, miks olete järgmise iPhone'i mudeli jaoks kinni püüdnud, selle asemel, et saada uusimat, võite unustada säästmise aja, sest palve kirjalikult võtabpalju mõtteid ja aega.

Keskenduge järgmiste toimingute tegemisel e-posti aadressile:

• Tähtaegade määramine
• Olukordade plaanide kirjeldamine
• Võimalike võimaluste pakkumine järgmisele tegevussuunale( nt kellaajad, mis on saadaval isiklikul kohtumisel, kohtades, kus teid on võimalik kohtuda)
• Arvamuse esitamine, kui seda paluti üks
• Kirjutamiseks sobiliku taotluse tegemine ja see on tegelikult mugavam, kui kasutate mõnda muud sideviisi
• Andmebaasi esitamine ülesande jaoks, mille vastuvõtja on

-ga nõustunud. Ole ennetav ja kindel, kui kirjeldadatoimuvad sammud.Ärge küsige avatud küsimusi, kui pole muud võimalust. Kuna avatud küsimused on vastupidine vaidlustatavale sisule.

Siin on mõned näited:

• Selle asemel, et paluda oma saajal anda teile oma ajakava( ja raiskades e-kirja protsessis), alustage, saates neile oma olemasolevad koosolekuajad.
• Selle asemel, et küsida oma saajalt, milline on nende arvates konkreetne äriotsus, kirjeldage võimalikku otsust ja esitage tagasiside;nad ei pea midagi iseendale midagi ette võtma ja selle asemel on midagi töötada

-ga. Teil on e-posti võimalus esitada hagi, pakkudes lugejale selgeid juhiseid ja hoides sisu vaidlustatavana, mitte avatud.

Kõige tähtsam on see, et peate veenduma, et kõik lugeja poolt oodatavad meetmed oleksid selgelt edastatud.Ära ole kindel, et nad teavad, et soovite selle nädala kohtumisi korraldada, vaid pakute oma olemasolevaid aegu.Ärge arvestage, et nad teavad, millist töökohta teie juhiste kogumit kohaldatakse. Selgitage seda selgesõnaliselt ja lubage neile teada, mida te neid soovite teha.

3. samm. Hea struktuuri loomine

Üks, kelle sõnum on selgelt määratletud ja te olete seda esitanud, on aeg seda korraldada sel viisil, et selgust ja teie esitatud hagisid esitada.

paragrahvid: Üldine reegel järgib viienda lausega viitavaid punkte. Veebi lugemisel pole mitte ainult keeruline keskenduda pikkadele lõigetele, kuid karmid lõigud annavad adressaadile võimaluse kaotada fookus ja eirata kõige olulisemaid punkte. See toob kaasa lohakaid või üleliigseid vastuseid, mis häirivad sidekanalit.

laused: Lausete kirjutamisel kasutage aktiivset häält. Hoidke lauseid lühikesed ja täpsed. Vältige puutumatust või asjatut seletust oma mõtteid või tundeid asjadega. Selle asemel järgige fakte ja toiminguid, mida soovite, et teie saaja võtaks.

sõna: Püüa mitte kasutada suuri sõnu või slängi, kui te ei tea, et teie publik neid mõistab. Vältige nalju ja kultuurilisi viiteid, mida võib valesti aru saada, sest kõik, mida võib kergesti valesti tõlgendada, on võimalikuks takistuseks tõhusa suhtlemisele.

Vältige täiendavaid sõnu ja kvalifitseerivaid fraase."Arvestades praegust olukorda, kus see praegu toimub, arvan, et oleks mõistlik, et. .." on kvalifitseeruv avaldus, mis mitte ainult ei raiska sõnade ja ajaga, vaid häirib tõelist sõnumit. Selle asemel esitage lihtsalt soovitus, ilma et peaksite seda kvalifitseerima.

Veel üks näide: "Ma mõtlesin, et saaksin teilt küsida. .." Lõika see lause välja ja lihtsalt küsige küsimust. See suurendab ka teie usaldust, sest te ei taha alateadlikult loata ennetavalt suhelda.

Kirjavahemärgid: Hoidke kirjavahemärgid lihtsaks. Sobivad sõnad ja fraasid on tõhusad ainult siis, kui kasutatakse viisakana, kui käivitate suhtlemise kellega, kellega soovite äri- või isiklikke suhteid. Sellistel juhtudel ei pruugi te kindlasti soovida tulemist, vaid kasutate mõnda viisakat fraasi, et näidata austust oma aja suhtes.

Minimeerige komadega kasutamist - see aitab loomulikult hoida lauseid lühidalt. Vältige laiskat tekstipõhist kõnet, dot dot-dot-punkti ja järjestikuste komadega. Selle asemel lühendage oma lauseid õige inglise keelega ja kasutage kontraktsioone, kui see on mõttekas, sest nad muudavad lugemise voogu paremaks.

Lisaks kaaluge täppipunktidega nimekirjade kirjavahemärke ja kriipsude joont, et jagada peamised lõigud( mis võivad sisaldada üht või mitut lõiku).

kuuli punktid ja lõikekujutised parandavad veebi loetavust ning aitavad teil sõnumit selgemini korraldada.

4. samm: muutke enne

saatmist Enne e-kirja saatmist võtke 1-2 minutit selle lugemiseks valjusti. See aitab teil vigu teha või märkida ebameeldivaid osi, mida tavaliselt tavaliselt isiklikult ei ütle. Kõigi lisamärkuste ärahoidmine ja kirjavahemärkide lihtsustamine. Kuulutage nimekirjad välja ja lõigake need lõigud alla.

Kui saate vastata järgmistele küsimustele "jah", siis olete valmis tabama "saatma":

• Kas sõnum on selge?
• Kas ootused on kõlblikud ja selgelt välja toodud?
• Kas minu saaja suudab oma sõnumi edukalt vastu võtta? Edu tähendab, et nad teavad, millist vastust nad oodatakse.
• Kui rollid tühistaksid, kas ma saaksin selle sõnumi edukalt vastu võtta?

5. samm: efektiivne jälgimine

Lisaks saate oma e-kirjades jälgida ennetavat tegevust. Kui keegi ei reageeri otsesele taotlusele, ärge raisake aega, et mõelda, mis juhtus. Selle asemel saatke nendega registreerimiseks viisakas, kuid otsene jälgimismeil. Rakenda ülaltoodud põhimõtteid.Ära raiska liiga palju aega vastuse saamiseks;kui saaja ei suhelda teiega, teate, millal liikuda või läheneda neile isiklikult.

Kasutab ajaveebi

e-posti aadressi, kui te teate, kuidas seda tõhusalt kasutada, saate säästa palju aega. Ja see kehtib nii sõnumite saatmise kui vastuvõtmise kohta.

e-posti kasutatakse kõige paremini toimivate sõnumite edastamiseks, mis edastatakse kirjalikult piisavalt. Kui kasutate e-posti eeliseid ja väldite paljusid aja jooksul kulutatavaid lõkse, siis see on võimas tööriist.