Réduire le temps passé à envoyer et recevoir des courriels

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Email peut rendre la communication plus facile, mais il peut également perdre votre temps. Apprenez à traiter les courriels entrants et à écrire les courriels sortants afin de gagner du temps.

Selon un sondage de 2005, les entrevues avec les employés ont révélé que le temps perdu par courriel a fait perdre à une entreprise de 10 000 employés environ 152 millions de dollars en salaires par année.

Email a clairement ses inconvénients. Les e-mails peu lisibles détournent les employés de tâches importantes liées au travail, de canaux de communication dans le cloud et créent souvent du travail supplémentaire.Évitez les pièges de l'email en suivant les suggestions ci-dessous.

Comment le courrier entrant peut perdre votre temps

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Il existe de nombreux types de messages électroniques qui peuvent perdre votre temps. Ceux qui:

• A pu être coupé de plusieurs messages et condensé dans un
• condensé Ne vous rapportez pas directement
instagram viewer
• Ne vous reliez pas directement, ce qui vous laisse incertain de comment ou si vous devriez répondre( et mange
• Ne vous ordonnez pas de prendre des mesures( ce qui est improductif)
• distraire et / ou vous encourager à perdre du temps sur le Web
• Ne conviennent pas pour l'email, et faire plus de sens grâce à un canal de communication dynamique tel queune réunion d'affaires ou un format qui convient mieux au contenu( comme un document autonome riche en informations)

Comment traiter efficacement le courrier électronique entrant

Pour lire et traiter efficacement les courriels, vous devez vous concentrer sur deuxmessage de l'e-mail( ou manque de) et décider de quelle action prendre en réponse.

Etape 1: Calculez le message( ou le manque de)

Chaque fois que vous lisez un nouveau courriel, prenez le moins de temps possible pour comprendre:

• Que le conférencier vous parle directement ou indirectement
• Que le conférencier vous dise ce qu'il veut direattendez-vous
• Que cela soit fait de manière claire
• Si le message global vous concerne
• Si le message global semble approprié, étant donné le contexte de votre relation avec l'expéditeur( ou l'absence de, s'ils essaient de lancer une entrepriserelation par exemple)

Cela vous aidera à déterminer quel est le message de l'email, et comment vous voulez répondre. Autrement dit, si vous avez l'intention de répondre en premier lieu.

Il est particulièrement important de noter si le locuteur fait une ou plusieurs choses qui peuvent vous attirer dans le gaspillage de temps précieux, tels que:

• Etre peu clair sur ce qu'ils essaient de dire
• Utiliser le langage d'une manière confuse ou euphémique pour éviter de parlertermes concrets( p. ex. «Je pense que nous devons avoir un cœur à cœur» ou «Pouvez-vous m'appeler cette semaine afin que nous puissions parler au téléphone d'un sujet important?»)
• Randonnée ou sortie du sujet
• Y compris des informations
• Cc ou bcc'ing vous sur des messages qui ne vous concernent pas
• Répéter le même message par divers courriels, ou répéter ce qui a déjà été couvert dans des communications précédentes autres que le courrier électronique
• Écrire sur quelque chose que vous avez déjà discuté et résolu - d'une manière oublieuse ou négligente

Dans ces types de situations, soyezparticulièrement prudent de répondre de manière efficace qui minimise le temps que vous consacrez à la communication. Parce qu'il est facile de laisser les scénarios d'email ambigus ci-dessus perdre votre temps.

Étape 2: Décidez des mesures à prendre

Une fois que vous savez de quoi parle le message, déterminez la façon la plus productive de répondre. Voici quelques réponses typiques:

• Transférer la conversation vers un meilleur support de communication comme le téléphone et les conférences téléphoniques
• Répondre à une question récurrente posée par plusieurs personnes - pas par email - mais par un média plus riche en informations pouvant être partagé, tel qu'un document Google Doc
• Notrépondre à des messages qui ne précisent pas ce que le locuteur attend de vous( même si cela semble un peu impoli)
• Répondre à des messages imprécis avec des questions concrètes directes et brèves, telles que: «Quand voulez-vous que le rapport soit complété par»Ou« Comment voulez-vous que je contribue à ce projet? »
• En décrochant le téléphone et en appelant la personne à chaque fois que survient un drame ou une panne de communication, le retirer par courriel ne prend que plus de temps et peut intensifier le conflit.3: Revenez sur la tâche

  Plus important encore, après avoir répondu à un e-mail( qui peut consister à ne pas répondre et à la place supprimer le message), yoVous devez revenir à la tâche. Passez à l'email suivant en attente dans votre boîte de réception, ou changez de vitesse et revenez à travailler réellement plutôt que de répondre aux demandes des autres.

  En outre, il existe de nombreux types de messages électroniques que vous envoyez qui peuvent perdre votre temps. Ceux qui:

  • Sont rayés inutilement dans plusieurs messages, dont chacun prend du temps et pensé à adapter, au lieu d'un un
  • complète Ne pas directement liée au destinataire, ce qui est une perte d'effort de votre part
  • Ne sont pasassez clair, et entraîner de longues conversations par email et / ou des malentendus, ou aucune action productive du tout( ce qui signifie que vous devrez passer du temps à initier la conversation plus tard)
  • Ne pas ordonner au destinataire de prendre une action, qui est
  • improductive et encourager le destinataire à perdre du temps sur le web - ce qui signifie qu'il encourage la même chose de vous
  • ne conviennent pas pour le format e-mail, mais mieux communiqué par conversation en temps réel ou à travers un document instructif ou riche en informations tellescomme un manuel, un article de blog, une page FAQ, un rapport d'entreprise, ou une présentation PowerPoint

  Comment envoyer un courriel efficacement

  Pour écrire des courrielspour ne pas perdre de temps à la longue( sans parler du temps de votre destinataire), vous devez vous concentrer sur cinq choses: communiquer un message clair, demander à votre destinataire de prendre des mesures concrètes, utiliser une bonne structure, éditer avant d'envoyer,et suivi efficacement.

  Étape 1: Soyez clair sur votre message

  Avant même de rédiger un e-mail, vous devez avoir une idée claire du message. Déterminez:

  • Ce que vous voulez communiquer
  • Pourquoi voulez-vous le communiquer
  • Quelle action voulez-vous que votre destinataire prenne
  • Comment vous pouvez le persuader au mieux de prendre une telle mesure

  Voici quelques raisons courantes d'envoyer un courriel:

  • Pour rappeler à quelqu'un de
  • Pour donner à quelqu'un des instructions écrites sur une tâche
  • Pour poser une question rapide à laquelle il est possible de répondre adéquatement en écrivant
  • Pour répondre à une question rapide à laquelle on peut répondre par écrit
  • Pour transmettre des informations urgentes
  • Pour planifier une réunion
  • Pour effectuer un suivi après une réunion et montrer votre appréciation

  Dans tous ces exemples, à l'exception du dernier, vous voulez que votre destinataire prenne des mesures( même si cela ne vous répond que).

  Parfois, l'action ne ressemble pas à une action.

  • Dites à vos amis que vous avez atterri en toute sécurité à votre destination de voyage
  • Faites une brève mise à jour sur comment vous allez à votre nouvelle destination et comment vous pouvez être atteint dans le prochainplusieurs semaines

  Dans chacune de ces situations, vous ne dites pas à votre destinataire de prendre une certaine action. Cependant, il est implicite qu'ils ne sont pas censés prendre aucune mesure, aussi longtemps que vous donnez la fermeture du courriel, ou au moins en signant votre nom. Ils comprennent que la communication peut facilement se terminer avec votre email;qu'ils n'ont pas besoin de répondre.

  Etape 2: Demander à votre destinataire de prendre des mesures concrètes

  Pour écrire des e-mails efficaces qui vous font gagner du temps, vous devez les activer. Et vous devez vous assurer que votre destinataire est clair sur ce que l'on attend d'eux.

  Si vous ne visez pas cela, mais que vous essayez d'épeler votre histoire de vie ou d'expliquer pourquoi vous tenez le prochain modèle d'iPhone au lieu d'obtenir le dernier, vous pouvez perdre du temps parce que l'écriture du stylo prendbeaucoup de réflexion et de temps.

  Concentrez-vous sur les éléments suivants lorsque vous envoyez des e-mails:

  • Définition des délais
  • Définition des plans d'urgence
  • Offre des options potentielles pour la prochaine action( par exemple, vous êtes disponible pour une réunion en personne, endroits où vous pouvez vous rencontrer)
  • Fournir une opinion quand on lui demande un
  • Faire une demande qui convient à l'écriture et est plus pratique que d'utiliser un autre mode de communication
  • Fournir un ensemble d'instructions pour une tâche que votre destinataire a accepté d'exécuter

  Soyez proactif et assertif lorsque vous esquissezétapes réalisables.Évitez de poser des questions ouvertes sauf s'il n'y a pas d'autre option. Parce que les questions ouvertes sont l'opposé du contenu exploitable.

  Voici quelques exemples:

  • Au lieu de demander à votre destinataire de vous donner son emploi du temps( et de gaspiller un courriel dans le processus) - commencez par lui envoyer vos heures de réunion disponibles.
  • Au lieu de demander à votre destinataire ce qu'il pense d'une certaine décision commerciale, décrivez la décision potentielle et demandez une rétroaction sur la construction;De cette façon, ils n'auront pas à trouver quelque chose par eux-mêmes et auront plutôt quelque chose à travailler avec

  . Vous gardez l'email actionable en fournissant des instructions claires au lecteur et en gardant le contenu actionable plutôt qu'ouvert.

  Plus important encore, vous devez vous assurer que toute action que vous attendez de votre lecteur est clairement communiquée. Ne supposez pas qu'ils savent que vous voulez organiser une réunion cette semaine, vous offrez simplement votre temps disponible. Ne présumez pas qu'ils savent à quelle tâche s'applique votre ensemble d'instructions. Indiquez-le explicitement et faites-leur savoir ce que vous voulez qu'ils fassent.

  Étape 3: Créer une bonne structure

  Si votre message est clairement défini et que vous l'avez rendu accessible, il est temps de l'organiser de manière à transmettre cette clarté et vos demandes concrètes.

  Paragraphes: Une règle générale à suivre est de garder les paragraphes sous cinq phrases. Il est non seulement difficile de se concentrer sur de longs paragraphes lors de la lecture sur le Web, mais les paragraphes maladroits donnent l'occasion au destinataire de perdre le focus et de passer à côté des points les plus importants. Cela conduit alors à des réponses bâclées ou redondantes, qui obscurcissent le canal de communication.

  Phrases: Utilisez la voix active lorsque vous écrivez des phrases. Gardez les phrases courtes et au point.Évitez d'aller sur des tangentes ou d'expliquer inutilement votre raisonnement ou vos sentiments à propos des choses. Au lieu de cela, respectez les faits et les actions que vous demandez à votre destinataire.

  Mots: Essayez de ne pas utiliser de gros mots ou d'argot, sauf si vous savez que votre public les comprendra.Évitez les blagues et les références culturelles qui pourraient être mal comprises, car tout ce qui peut facilement être mal interprété est un obstacle potentiel à une communication efficace.

  Évitez les mots supplémentaires et les expressions qualifiantes."Compte tenu de la situation actuelle dans laquelle cela se passe actuellement, je pense qu'il pourrait être sage de. .." est une déclaration de qualification qui non seulement gaspille des mots et du temps, mais détourne l'attention du vrai message. Au lieu de cela, énoncez simplement votre recommandation sans avoir à la qualifier.

  Un autre exemple: "Je me demandais si je pouvais vous demander. .." Coupez cette phrase et posez simplement la question. Cela augmentera également votre confiance, car vous ne chercherez pas inconsciemment la permission de communiquer de manière proactive.

  Ponctuation: Conserver la ponctuation simple. Les mots et expressions qualifiés ne sont efficaces que lorsqu'ils sont utilisés pour établir une courtoisie lors de la communication avec quelqu'un avec qui vous aimeriez avoir une relation professionnelle ou personnelle. Dans de tels cas, vous ne voulez pas nécessairement être à court terme, mais utilisez des expressions polies pour montrer du respect pour leur temps.

  Minimisez l'utilisation des virgules - cela vous aide naturellement à limiter les phrases.Évitez les paroles paresseuses inspirées du texte, avec la surutilisation des points pointillés et des virgules consécutives. Au lieu de cela, ponctuer vos phrases avec un bon anglais et utiliser les contractions quand cela a du sens, car elles facilitent la lecture.

  En outre, envisagez de ponctuer les listes avec des puces et d'utiliser une ligne de tirets pour diviser les sections principales( qui peuvent inclure un ou plusieurs paragraphes).

  Les pare-balles et les sauts de section améliorent la lisibilité sur le Web et vous aident à mieux organiser votre message.

  Etape 4: Modifier avant d'envoyer

  Avant d'envoyer un email, prenez 1-2 minutes pour le lire à haute voix. Cela vous aidera à attraper des erreurs ou à remarquer des parties gênantes que vous ne diriez pas normalement en personne. Débarrassez-vous de ces mots supplémentaires et simplifiez la ponctuation.Éclatez les listes et réduisez vos paragraphes.

  Lorsque vous pouvez répondre aux questions suivantes avec un "oui", vous êtes prêt à appuyer sur "envoyer":

  • Le message est-il clair?
  • Les attentes sont-elles réalisables et clairement énoncées?
  • Mon destinataire pourra-t-il recevoir mon message avec succès? Le succès signifie qu'ils savent quelle réponse est attendue d'eux.
  • Si les rôles étaient inversés, serais-je en mesure de recevoir ce message avec succès?

  Étape 5: Suivi efficace

  De plus, soyez proactif dans le suivi de vos courriels. Si quelqu'un ne répond pas à une demande directe, ne perdez pas de temps à vous demander ce qui s'est passé.Au lieu de cela, envoyez un courriel de suivi poli mais direct pour vérifier avec eux. Appliquez les principes énumérés ci-dessus. Et ne perdez pas trop de temps à essayer d'obtenir une réponse;Si le destinataire ne communique pas avec vous, sachez quand aller de l'avant ou vous y approchez en personne.

  Utiliser l'email pour gagner du temps

  Email peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous savez comment l'utiliser efficacement. Et cela vaut pour l'envoi et la réception de messages.

  Email est le mieux utilisé pour livrer des messages exploitables qui sont communiqués de manière adéquate par écrit. Si vous profitez des avantages du courrier électronique et évitez les nombreux pièges qui font perdre du temps, il constitue un outil puissant.