4Aug
Beaucoup d'entre nous recherchent l'organisation et la productivité.Si vous utilisez déjà Microsoft Office, vous disposez déjà de l'outil idéal: Outlook 2013.
Outlook est essentiel dans de nombreuses organisations, non seulement pour ses compétences de messagerie évidentes, mais aussi pour ses talents d'agenda, de tâches et de contacts. Une entreprise type peut connecter Outlook à un serveur Exchange et tout le monde peut partager le même carnet d'adresses et calendriers, ce qui en fait un excellent outil de collaboration au niveau de l'entreprise.
Malheureusement, la plupart des gens n'ont pas de serveur Exchange installé dans leur maison et ne savent probablement pas ce que c'est. Mais, ça va, Outlook fonctionne aussi bien sur votre ordinateur personnel, et fournira toujours toutes les fonctionnalités qui en font un puissant outil de productivité: e-mail, tâches, rendez-vous, carnets d'adresses, et bien plus encore!
Travailler avec Outlook - Un minuscule amorce
Outlook ne vous éblouira pas lorsque vous l'ouvrirez pour la première fois.À toutes fins utiles, il s'agit d'une autre application de l'écosystème Microsoft Office et, en tant que tel, il aura quelques éléments familiers.
Contrairement à d'autres applications Office populaires, cependant, Outlook est largement construit autour de ses différentes fonctions - Word est principalement pour créer des documents texte, Excel est tout au sujet des tableurs, PowerPoint fait des présentations - mais Outlook est une application de nombreux chapeaux. La vue par défaut d'
Outlook est la boîte de réception, en haut se trouve le ruban, qui est caché dans cette vue pour économiser de l'espace sur l'écran.
Les aime ou les déteste, les rubans sont partout dans Office. Nous n'avons pas besoin de passer plus de temps sur les mérites relatifs de leur existence, évidemment ils sont là pour rester. Cela dit, rappelez-vous toujours, si vous voulez cacher rapidement ou afficher le ruban, utilisez simplement CTRL + F1.
Si vous cliquez sur l'une des fonctions de menu en haut, le ruban s'affiche et vous pouvez choisir des fonctions et des outils. Si vous souhaitez que le ruban persiste, vous pouvez utiliser "CTRL + F1" ou cliquer sur l'icône de petite punaise dans le coin inférieur droit.
L'onglet Accueil du ruban change contextuellement en fonction du mode dans lequel vous vous trouvez. Dans la capture d'écran ci-dessus, nous voyons nos options pour Mail.
Ci-dessous, l'onglet Accueil a été modifié pour refléter les options du calendrier. Notez que le ruban est épinglé de sorte que la punaise a été remplacée par une flèche au cas où vous souhaiteriez la replier à nouveau( ou utilisez "CTRL + F1").
Les autres onglets du ruban - Envoyer / Recevoir, Dossier, Voir et, bien sûr Fichier - sont tous largement cohérents quel que soit le mode dans lequel vous vous trouvez. Nous les examinerons de plus près dans la section suivante.
Jetons un coup d'œil sur la façon de passer d'un mode à l'autre et de changer de vue. Sur le bord gauche, vous voyez le volet de dossiers. Au bas de ce volet se trouvent des raccourcis vers les modes d'Outlook. Dans cet exemple, vous voyez des icônes pour la Boîte de réception, le Calendrier, les Personnes, les Tâches, etc.
Si vous cliquez sur la flèche en haut du volet de navigation, le volet sera développé, ce qui affichera l'arborescence de votre compte de messagerie.
De même, si vous passez en mode Calendrier, vous verrez la vue applicable dans le volet des dossiers.
Cliquez sur les trois points pour accéder à d'autres modes Outlook, tels que Notes, Dossiers et Raccourcis Outlook. Choisissez les "Options de navigation" et vous pouvez changer l'ordre dans lequel apparaissent les éléments de navigation.
La désactivation de "Navigation compacte" séduira les utilisateurs disposant d'écrans à plus grande résolution. Vous pouvez également augmenter ou réduire le nombre d'éléments apparaissant et l'ordre dans lequel ils apparaissent.
Envoyer / Recevoir
L'onglet Envoyer / Recevoir est spécifiquement conçu pour les fonctions de la Boîte de réception, mais il apparaîtra également dans les autres modes( Calendrier, Tâches, etc.), bien qu'ils n'aient pas la même fonctionnalité.
Par exemple, nous voyons ici l'onglet Envoyer / Recevoir du calendrier, qui évite la section Serveur.
Selon le type de protocole de messagerie que vous utilisez( dans la première capture d'écran, nous travaillons avec un compte IMAP), vous pouvez ou non avoir la possibilité de télécharger uniquement les en-têtes, de marquer / décocher les messages à télécharger, etc. Les options d'envoi / réception
dépendent donc de la façon dont vous configurez vos comptes de messagerie, mais pour faire court: nous vous recommandons fortement IMAP.
Dossier
Dans l'ensemble, l'onglet Dossier est relativement cohérent dans tous les modes, à l'exception notable du calendrier. Vous trouverez ci-dessous l'onglet Dossier de la boîte de réception, qui vous permet de gérer toutes sortes de dossiers( si vous n'utilisez pas de compte IMAP, l'onglet IMAP ne s'affiche pas).
Le bouton Paramètres d'archivage automatique est un peu déroutant car il n'affecte pas vraiment la manière dont votre boîte de réception archive automatiquement les anciens messages. Si vous souhaitez limiter l'encombrement de votre courrier et le rendre plus facile à gérer, vous devez ouvrir les options et procéder à l'archivage automatique. Ouvrez les options et sélectionnez la catégorie "Avancé".
Une fois que vous avez trouvé l'option d'archivage automatique, cliquez sur le bouton "Paramètres d'archivage automatique. .." pour ouvrir un dialogue beaucoup plus utile que ce que vous avez reçu du ruban.
Comme nous l'avons mentionné, la plupart des onglets des dossiers sont assez cohérents dans Outlook, à l'exception du calendrier, qui s'adresse aux fonctions spécifiques au calendrier. Par exemple, vous ne copiez ni ne déplacez pas de dossiers, vous copiez ou déplacez des agendas, etc.
Dans la plupart des cas, vous devrez gérer beaucoup de dossiers en ce qui concerne votre boîte de réception car il est évident que le courrier électronique peut rapidement devenir lourd et accablant si vous n'avez pas une bonne structure et organisation de dossier.
Voir
Les options d'affichage contiennent les fonctions essentielles suivantes. C'est l'onglet Affichage vu depuis la boîte de réception.
Notez le bouton de la fenêtre Rappels, que vous pouvez ouvrir à tout moment pour vérifier vos rappels, par exemple si vous en avez manqué un ou si vous en avez manqué un autre. Si vous avez des rappels, vous pouvez choisir de rejeter chacun d'eux, appuyer sur le bouton de répétition ou tout simplement rejeter tout en une fois.
Les autres onglets View varient en fonction du mode. Les éléments suivants sont attribués au calendrier, ce qui ajoute la possibilité de modifier la vue, l'agencement, la couleur et la mise en page en cours. Encore une fois, la section Mise en page fait la même chose dans Outlook, mais il est important de noter que ce n'est pas universel, ce que vous activez dans les modes Tâches, Calendrier ou Email ne sera pas répliqué dans toute l'application.
Aussi, il est important de faire attention à la section Arrangement. Voici à quoi ressemble la section Arrangement dans le mode Tâches. Notez comment vous pouvez trier et modifier la vue Tâches pour un impact maximal.
L'utilisation de l'onglet Affichage selon vos préférences vous permettra de couper et trier les informations rapidement au fur et à mesure qu'elles augmentent et se construisent avec le temps. Votre calendrier ne restera pas vide, vos tâches se multiplieront, votre courrier s'accumulera, et ainsi, l'utilisation de différents agencements et mises en page peut vous aider à être beaucoup plus productif au lieu de flâner aveuglément. Rubans de fonction
Discutons maintenant de la manière dont vos options changent d'une fonction à l'autre. Voici tout ce dont vous avez besoin pour taper un message électronique de base, ajouter des pièces jointes, des balises et formater votre texte. Il n'y a rien de trop compliqué et vous devriez être capable de produire un incroyable e-mail.
Comparez cela au ruban de tâches, accessible en démarrant ou en ouvrant une tâche. Prenez un moment pour noter à quel point il est différent du ruban de message.
Comparez cela à l'onglet Insertion. L'onglet Insertion est statique dans Outlook, vous pouvez affecter le contenu de votre message, tâche, événement de calendrier, etc. en utilisant les mêmes options et fonctions.
Les messages électroniques ajoutent un onglet Options, qui comporte quelques fonctionnalités utiles. Au-delà des thèmes, qui peuvent ou non vous être utiles, il y a le BCC( copie carbone invisible, pour quand vous voulez cacher les destinataires de l'en-tête de l'email) et les fonctions de suivi. Dans l'ensemble, il n'y a rien ici d'une importance critique, mais si vous avez besoin de demander une livraison ou un accusé de réception, l'onglet Options est l'endroit où aller.
L'onglet Format de texte est le même, peu importe la fonction dans laquelle vous vous engagez, et il n'y a pas grand chose à dire. Cet onglet présente une ressemblance frappante avec les fonctions de mise en forme de Word. Par conséquent, si vous utilisez Word pour écrire et formater des documents, ces contrôles vous seront probablement familiers.
Enfin, l'onglet Révision est votre onglet "juste-dans-cas".Vous pouvez utiliser les outils d'épreuvage de cet onglet pour vérifier votre orthographe et votre grammaire, trouver un meilleur mot, et découvrir combien de mots se trouvent dans votre réunion /task/.
L'onglet Révision est identique dans toute l'application Outlook. Notez également qu'il contient des fonctions de langue, ici vous pouvez définir vos préférences linguistiques et les préférences d'épreuvage. Vous pouvez également traduire des éléments tels que si vous correspondez avec un partenaire étranger ou si quelqu'un envoie un texte dans une autre langue.
C'est dans une large mesure à la fonctionnalité supplémentaire dans Outlook. De toute évidence, nous avons ignoré beaucoup de détails, mais nous pensons qu'une fois que vous comprenez la nature du système de ruban. Lorsque vous voulez utiliser une fonction, vous savez où la chercher.
Configuration automatique et manuelle de votre compte de messagerie
Discutons brièvement de la configuration automatique et manuelle d'un compte de messagerie. Lorsque vous démarrez Outlook pour la première fois, il vous sera difficile de créer un compte.
Vous avez le choix, vous pouvez configurer Outlook immédiatement avec un compte de messagerie, ou vous pouvez ignorer cette partie et ajouter un compte plus tard.
Si vous choisissez "Non", un message d'avertissement vous indiquera que Outlook est assez boiteux sans au moins un compte de messagerie. Bien sûr, vous pouvez toujours l'utiliser pour suivre des tâches, des notes, garder un calendrier, et d'autres choses, mais Outlook est vraiment une expérience centrée sur le courrier électronique.
Dans cet esprit, nous allons configurer Outlook avec un compte de messagerie. Vous pouvez d'abord essayer de le faire automatiquement, où vous entrerez quelques informations sur votre compte et l'application va essayer de détecter automatiquement les paramètres.
Parfois, cela fonctionne, mais ce n'est pas le cas. Si c'est le cas, vous gagnez et vous pouvez passer à la section suivante. Si ce n'est pas le cas ou si vous savez que vous devez configurer un type de serveur supplémentaire, sélectionnez l'option "Configuration manuelle" et cliquez sur "Suivant" pour continuer.
Pour des raisons d'opportunité, nous allons créer un compte préexistant en utilisant la méthode automatique. Nous allons décrire les méthodes manuelles juste un peu. Si vous devez configurer un compte manuellement, nous vous suggérons de passer directement à cette section. En attendant, nous avons simplement utilisé un compte Outlook.com, fourni notre mot de passe, et vous voyez le résultat ci-dessous.
L'utilisation d'Outlook.com est un moyen facile de sortir, si vous voulez configurer un courrier non-Microsoft, vous aurez probablement besoin de le configurer manuellement. Si vous ne savez pas comment procéder, nous vous recommandons de rechercher comment configurer Outlook avec votre courrier électronique particulier.
Cela dit, dans notre exemple facile, nous cliquons sur "Terminer" et Outlook s'ouvre ensuite à notre nouvelle boîte de réception.
Configuration manuelle du compte
Maintenant que vous maîtrisez assez bien les fonctions de base d'Outlook, revenons à la question et expliquons comment configurer d'autres comptes de messagerie. Il y a de fortes chances que vous soyez comme beaucoup d'autres personnes et ayez deux ou plusieurs comptes email. Heureusement, vous pouvez configurer Outlook pour fonctionner avec de nombreux comptes de messagerie différents, y compris POP et IMAP, et vous pouvez avoir autant de comptes que vous pouvez gérer personnellement.
POP et IMAP?
Alors, que voulons-nous dire à propos de POP et IMAP?
POP ou Post Office Protocol existe depuis toujours, et si vous avez déjà utilisé un client e-mail pour vous connecter à votre adresse e-mail ou récupérer votre courrier à partir d'un service de messagerie Web, vous vous êtes peut-être connecté via POP.POP est idéal pour télécharger vos messages.
Si vous configurez votre compte pour qu'il fonctionne avec IMAP, Outlook copiera votre structure de dossiers en ligne et ne synchronisera généralement que quelques semaines de courrier électronique à la fois. Votre e-mail ne sera pas supprimé du serveur et vous pouvez choisir de télécharger uniquement les en-têtes de message, ce qui est fantastique si vous avez des milliers de messages dans vos dossiers.
Donc, vous avez POP, qui est obsolète et quelque chose comme prendre une machette à votre email, et puis il y a IMAP, qui est plus raffiné, moderne et mieux adapté si vous souhaitez conserver la même boîte de réception en ligne et hors ligne.
Comme nous l'avons dit, nous pensons que IMAP est la méthode la plus supérieure.
Ajout et gestion de plusieurs comptes de messagerie
L'ajout et la gestion de plusieurs comptes de messagerie dans Outlook sont très simples. Si vous voulez ajouter un nouveau compte email, cliquez sur l'onglet "Fichier" du ruban et cliquez sur "Ajouter un compte". L'écran Configuration automatique du compte apparaît. Si vous voulez( ou devez) configurer manuellement votre compte, sélectionnez "Configuration manuelle" et cliquez sur "Suivant".
Comme nous l'avons mentionné précédemment, votre choix entre les types de compte sera probablement POP ou IMAP, et la configuration de votre compteou l'autre sera généralement détaillé par votre fournisseur d'email. C'est-à-dire, si vous utilisez Gmail ou Yahoo! , ou même l'email que votre fournisseur de services Internet vous donne, vous devriez les consulter ou sur Internet pour des instructions et des paramètres spécifiques dont vous aurez besoin pour l'utiliser avec Outlook.
D'autre part, si vous utilisez Outlook.com ou un autre service de type Exchange ActiveSync, les informations seront assez simples à fournir.
Une fois que vous avez ajouté vos comptes, si vous avez besoin de les gérer, vous pouvez choisir le compte que vous voulez traiter dans le sélecteur déroulant en haut de la page Informations sur le compte qui se trouve dans l'onglet Fichier.
Cliquez à nouveau sur "Paramètres du compte" et "Paramètres du compte".Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez créer un nouveau compte, en réparer un existant, le supprimer, le définir par défaut( si vous en avez plusieurs) et, bien sûr, modifier les paramètres si nécessaire.
Ici, nous voyons les paramètres pour un compte Outlook.com. Nous ne pouvons pas faire grand-chose, mais si vous avez récemment changé votre mot de passe, vous pouvez le corriger rapidement.
Vous trouverez ci-dessous une configuration IMAP configurée à la main en fonction des paramètres fournis par Google.
Whoa, il y a beaucoup plus de choses là-bas, et nous avons même à creuser dans "More Settings. .." pour jouer avec les ports du serveur.
Rappelez-vous, vous n'avez qu'à faire ce genre de choses une fois, puis l'oublier. Si vous ne changez pas de mot de passe plus tard, ou si vous souhaitez ajouter / supprimer un compte, votre travail avec les paramètres de compte de messagerie est terminé.
Si vous voulez en savoir plus sur l'ajout de comptes Gmail IMAP à Outlook, nous avons un petit guide pratique qui vous aidera à le faire.
Prêt, Set, E-mail!
Alors que vous pouvez être satisfait en utilisant seulement Gmail ou juste Yahoo! Mail pour une utilisation quotidienne, si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie, tels qu'un compte personnel, professionnel et / ou professionnel, le fait d'avoir un client de messagerie tel qu'Outlook peut éliminer le changement de compte, brancher des rendez-vous dans votre calendrier ou gérer des tâches.
C'est une solution réelle, viable, tout-en-un-productivité, et étant donné l'intérêt renouvelé de Microsoft pour la suite Office, reste une partie pertinente de la routine quotidienne de nombreux utilisateurs.
Une fois que vos comptes de messagerie sont configurés et prêts, vous pouvez commencer à utiliser Outlook et explorer toutes ses fonctions. Vous le trouverez probablement très facile à utiliser, et il y a beaucoup plus que How-to Geek peut vous aider avec les articles précédents, ou simplement en vous renseignant sur notre forum de discussion.