9Aug
Certaines entreprises et agences gouvernementales dont le fonctionnement est lent peuvent ne pas accepter de documents par courrier électronique, ce qui vous oblige à les faxer. Si vous êtes obligé d'envoyer une télécopie, vous pouvez le faire gratuitement depuis votre ordinateur.
Nous avons déjà couvert des façons de signer électroniquement des documents sans les imprimer et les numériser. Avec ce processus, vous pouvez signer numériquement un document et le faxer à une entreprise - le tout sur votre ordinateur et sans aucune impression requise.
Comment fonctionnent les télécopieurs( et pourquoi ils sont si peu pratiques)
Ce n'est pas aussi simple qu'il devrait l'être. Les télécopieurs sont tous connectés aux anciennes lignes téléphoniques. Lorsque vous utilisez un télécopieur standard, ce télécopieur place un appel téléphonique au numéro que vous spécifiez. Le télécopieur du numéro de destination répond et le document est transmis via un appel téléphonique.
Ce processus a été inventé avant Internet et semble risiblement archaïque à ce stade. Pour effectuer une télécopie, une personne peut taper un document, l'imprimer et le numériser dans le télécopieur qui l'envoie par la ligne téléphonique. La personne recevant la télécopie peut alors numériser le document télécopié et le retourner dans un fichier numérique. Ils ont bouclé la boucle - le document a été envoyé d'un ordinateur à un autre avec beaucoup de travail supplémentaire et une perte de qualité d'image.
Idéalement, vous seriez en mesure de soumettre un document par courrier électronique ou une méthode en ligne plus sécurisée. Beaucoup d'entreprises considèrent le fax comme une méthode sécurisée de transmission de documents, mais ce n'est pas vraiment le cas - si quelqu'un fouinait sur la ligne téléphonique, il pouvait facilement intercepter tous les documents faxés.
Il n'y a aucun moyen de se connecter à un télécopieur directement sur Internet, car le télécopieur est uniquement connecté à des lignes téléphoniques. Pour effectuer une télécopie en ligne, nous avons besoin d'une sorte de passerelle qui accepte les documents via Internet et transmet le document à un télécopieur. C'est là que les services ci-dessous entrent en jeu. Donnez-leur un document et ils vont faire le travail ennuyeux d'appeler le télécopieur et d'envoyer votre document par la ligne téléphonique.
Vous pouvez faxer avec seulement votre ordinateur, mais. ..
Vous pouvez sauter les services ci-dessous, bien sûr. Microsoft Windows contient même une application de télécopie et de numérisation qui vous permet d'envoyer des télécopies. Le hic, c'est que vous auriez besoin de votre ordinateur connecté à la ligne téléphonique - oui, cela signifie que vous auriez besoin d'un modem de télécopie par modem. Vous auriez également besoin d'une connexion téléphonique fixe et vous devriez dire aux gens de rester au téléphone lorsque vous envoyez des télécopies, tout comme dans les anciennes journées Internet dial-up. Bien sûr, si vous télécopiez beaucoup, vous pourriez payer une ligne de fax dédiée - cela pourrait même être nécessaire si vous receviez beaucoup de fax.
Ce n'est évidemment pas idéal. Bien sûr, si vous avez besoin d'envoyer un certain nombre de fax, allez-y et achetez un fax ou un modem et connectez-le à votre téléphone fixe. Mais vous n'avez probablement pas besoin d'envoyer et de recevoir des fax aussi souvent - vous avez juste besoin d'envoyer un fax occasionnel chaque fois que vous tombez sur une organisation qui est bloquée dans le passé.
Scanner le document ou utiliser un fichier numérique existant
Le processus de base est simple. Tout d'abord, vous devrez numériser le document que vous souhaitez envoyer par télécopie, comme si vous alliez envoyer ce document par courrier électronique. Si vous ne disposez pas d'un scanner, vous pouvez essayer de le scanner avec votre smartphone. Si le document est déjà un fichier sur votre ordinateur, félicitations - vous n'avez rien à scanner.
Avec le document maintenant sous forme numérique, vous pouvez l'envoyer à un service qui fera le travail ennuyeux de fax pour vous.
Envoyer des fax en ligne,
gratuit Il ya tellement de services de fax en ligne qu'il est difficile de prendre une décision éclairée sur lequel choisir. La première chose à considérer est de savoir quel type d'utilisateur vous êtes, à quelle fréquence vous télécopiez et quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Utilisateur avec pouvoir: RingCentral Fax
Si vous envoyez des télécopies sensibles en tout temps ou si vous travaillez pour une entreprise et que vous essayez de choisir un service, RingCentral Fax, qui appartient en partie à Cisco et à AT & T;est probablement le meilleur choix pour vos besoins, d'autant plus qu'ils ont beaucoup de fonctionnalités de sécurité et de support pour plusieurs utilisateurs avec des lignes de fax séparées.
Il a toutes les fonctionnalités que vous pouvez imaginer, y compris les intégrations avec Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, et vous pouvez même obtenir un numéro sans frais. Il comporte également de nombreuses fonctions de sécurité qui seraient utiles aux entreprises ou aux personnes qui transmettent des informations sécurisées.
Bien sûr, si vous voulez simplement envoyer quelques fax, vous pouvez vous inscrire à l'un de leurs plans bon marché qui commencent à moins de 7 $ par mois. .. et ensuite annuler juste après un mois ou deux.
Occasionnel
Si vous avez besoin d'envoyer un fax occasionnel, nous vous recommandons MyFax, qui vous permet d'envoyer jusqu'à 10 pages gratuites sans avoir à payer. Cela ne semble pas beaucoup, mais c'est plus de pages par mois que la plupart des gens doivent faxer par an. Si vous avez besoin d'envoyer plus de pages chaque mois, vous pouvez passer à un forfait régulier.
Vous devrez confirmer votre adresse email afin d'envoyer le fax gratuit.
Réception de télécopies
Si vous devez recevoir des télécopies, vous devrez vous inscrire à un service payant. Le service devra établir un numéro de téléphone dédié pour votre ligne de fax, et cela coûte de l'argent. RingCentral, MyFax et de nombreux autres services le feront si vous payez.
Heureusement, vous devriez au moins être en mesure d'obtenir un essai gratuit - RingCentral offre 30 jours de réception de fax gratuite, par exemple.
Il y a beaucoup de services de fax à utiliser, et si vous avez juste besoin d'envoyer un fax occasionnel, vous pouvez le faire gratuitement, mais si vous voulez recevoir un fax, vous devrez vous inscrire pour un essaiCompte. Vous pouvez toujours annuler si vous le souhaitez.
Crédit d'image: Matt Jiggins sur Flickr, David Voegtle sur Flickr