Várakozás az e-mail küldésére és fogadására

Fotó: H az otthoni

-hez Az e-mail könnyebbé teszi a kommunikációt, de az idő elfogyasztását is lehetővé teszi. Ismerje meg a bejövő e-mail feldolgozását és a kimenő e-mailek írását, hogy időt takarítson meg.

A 2005-ös felmérés szerint a munkavállalói interjúk azt mutatták, hogy az e-mailben elpazarolt idő egy 10 000 alkalmazottal rendelkező vállalkozást okozott, ami évi 152 millió dolláros bérezést veszít.

Az e-mailnek egyértelműen van hátránya. A nem egyértelmű e-mailek elterelik a munkavállalókat a fontos munkahelyi feladatoktól, a felhő kommunikációs csatornáitól, és gyakran többletmunkát hoznak létre. Kerülje az e-mail buktatóit az alábbi javaslatok követésével.

Hogyan érkezik be a beérkező e-mail

Fotó: Dvortygirl

Sokféle e-mail üzenet érhet el időt. Azok, akik:

• Le lehet vágni több üzenetből, és összeolvasztani átfogóan egy
• Nem közvetlenül kapcsolódni hozzád
• Kapcsolódjon hozzám, de nem közvetlenül, ami nem tud róla, hogy hogyan, vagy ha válaszol( és eszikup idő)
instagram viewer
• Ne irányítson arra, hogy bizonyos lépéseket tegyen( ami nem produktív)
• Távolítsa el és / vagy bátorítson arra, hogy időt szánhasson az interneten
• Nem alkalmas az e-mailre, és több értelme van a dinamikus kommunikációs csatornán, példáulegy üzleti találkozó vagy egy olyan formátum, amely jobban megfelel a tartalomnak( például az információ gazdag önálló dokumentum)

Hogyan kell feldolgozni a bejövő e-mailt hatékonyan

Az e-mailek hatékony elolvasásához és feldolgozásához két dologra kell összpontosítaniaaz e-mail üzenete( vagy hiánya), és eldönti, hogy milyen intézkedéseket kell tenni válaszként.

1. lépés: Az üzenet kiolvasása( vagy hiánya)

Amikor új e-mailt olvas, a lehető legrövidebb időn belül kiderítse:

• A hangszóró közvetlenül vagy közvetve foglalkozik
• Ha a beszélő elmondta, hogy mitszámítson róla
• Legyen ez egyértelműen
• Ha az általános üzenet releváns az Ön számára
• Az általános üzenet megfelelőnek tűnik-e, tekintettel a kapcsolatfelvétel körülményeire( vagy annak hiányára, ha vállalkozást indítanak)kapcsolat például)

Ezzel segít meggyőződni arról, hogy az e-mail üzenete milyen és milyen módon kíván reagálni. Vagyis, ha elsőként szeretnél válaszolni.

Különösen fontos megjegyezni, hogy a hangszóró egy vagy több dolgot csinál-e, amelyek becsaphatják a drága időt, például:

• Nem világos, hogy mit akarnak mondani
• A nyelv használata zavaró vagy eufemisztikus módon,konkrét kifejezések( pl. "Szerintem egy bizonyos pillanatra szívvel kell rendelkeznünk" versus "Tudsz hívni ezen a héten, hogy beszéljünk a telefonon valami fontos dologról?")
• Az
• témája vagy másolásanem az Ön vállalkozása, nem megfelelő, sértő vagy inkoherens
• Cc vagy bcc'ing olyan üzeneteket, amelyek nem relevánsak Ön
• Ugyanazt az üzenetet több különböző e-mailben is megismételve, vagy megismételjük az előző kommunikációban szereplő üzeneteket, mint az e-mailek
• Írj valamit, amit már megvitattál és megoldottál - feledékeny vagy gondatlan módon

Az ilyen típusú helyzetekbenkülönös tekintettel arra, hogy hatékonyan válaszoljon, ami minimálisra csökkenti a kommunikációra fordított időt. Mert könnyű hagyni, hogy a fenti kétértelmű e-mailes forgatókönyvek lecsapják az idejét.

2. lépés: Az

meghozatalának lépései Miután megtudta, mi az üzenet, kitaláljuk a leghatékonyabb módot a válaszadásra.Íme néhány tipikus válasz:

• A beszélgetés áthelyezése egy jobb kommunikációs eszközre, például telefonhívásokra és konferenciahívásokra
• Több ember által - nem e-mailen keresztül - ismétlődő kérdésre válaszolva, hanem több megosztott információs adathordozón keresztül, például egy Google Doc
• Notolyan üzenetekre reagálva, amelyek nem teszik világossá, hogy a beszélő elvárja tőled( még akkor is, ha kicsit szegénynek érzi magát)
• Nem egyértelmű üzenetek közvetlen és rövid konkrét kérdésekkel való kezelése, mint például: "Ha szeretné, hogy a jelentés elkészüljön? "Vagy" Hogyan szeretne hozzájárulni ehhez a projekthez? "
• Felvette a telefont, és felhívta a személyt bármikor drámának, vagy kommunikációs hiba jelentkezik - az e-mailen keresztüli rajzolás csak hosszabb ideig tart és fokozhatja a konfliktust

Step3: Visszatérés az

feladatra A legfontosabb, hogy miután válaszolt egy e-mailre( amely állhat, hogy nem válaszol, és nem törli az üzenetet), you kell, hogy újra a feladatot. Lépjen a következő e-mailre, amely a bejövő postafiókban várakozik, vagy váltson fogaskerekeket, és térjen vissza a tényleges munkához, nem pedig más emberek kéréseire.

Hogyan lehet elküldeni az e-mailt?

Fotó: Adikos

Emellett számos típusú e-mail üzenet küldi az -t, ami időt vesztegeti. Azok, akik:

• feleslegesen fel vannak töltve több üzenetben, amelyek mindegyike időt vesz igénybe és gondolja, hogy szabja meg az egy átfogó
• helyett Ne közvetlenül kapcsolódjon a címzetthez, ami erőfeszítésének romlása az Ön részéről
• Nemelég világos és hosszú e-mail beszélgetésekre és / vagy félreértésekre, vagy egyáltalán nem produktív cselekvésre( ez azt jelenti, hogy később újra kell kezdenie a beszélgetést)
• Ne irányítsa a címzettet, hogy tegyen valamilyen lépést, aminem produktív
• A felhasználók figyelmen kívül hagyása és bátorítása arra, hogy a webhálózatra hárítsanak időt - ez azt jelenti, hogy az ugyanúgy bátorítja Önt
• Nem alkalmas az e-mail formátumra, hanem jobb kommunikációval valós idejű beszélgetésen, vagy oktató vagy információs dokumentumon keresztülkézikönyv, blog cikk, GYIK oldal, vállalati jelentés vagy PowerPoint prezentáció

Hogyan lehet hatékonyan elküldeni az e-mailt

E-mailek írásáhozamelyek hosszú távon nem pazarolják el idejét( nem beszélve a címzett idejéről), öt dologra kell összpontosítania: egyértelmű üzenet közlése, a címzett kérése megtett lépések megtételére, jó struktúra használatával, szerkesztés az elküldés előtt,és hatékonyan nyomon követni.

1. lépés: Az üzenet egyértelművé tétele

Mielőtt még egy e-mailt megírna, kristálytisztán kell lennie az üzeneten. Határozza meg:

• Amit kommunikálni szeretne
• Miért szeretné kommunikálni
• Milyen műveletre van szüksége a címzettnek az
• elfogadásához Hogyan lehet leginkább meggyőzni őket arra, hogy ilyen lépéseket hajtson végre

Itt vannak néhány általános ok arra, hogy elküldjük az e-maileket:

• egy határidõ
• Az
• feladathoz írásos utasításokat adni
• Az
• segítségével gyorsan megválaszolható kérdésre adhat választ
• Az
• -t az
• -hez hasonló idõérzékeny információk átadásával
• Az
• -találkozó ütemezése
• Egy találkozó után követni és elismerést mutatni

Mindegyik példában - az utolsó kivételével - a címzettnek valamilyen műveletet kell tennie( még akkor is, ha ez csak Önre válaszol).

Néha a cselekvés nem úgy tűnik, mint egy cselekvés. Talán azt akarod, hogy:

• Adjunk egy tippet a munkatársa számára
• Ismerd meg ismerőseidet, hogy biztonságos úton érkeztek az úticélra
• Tájékoztasson röviden az új célállomásról, és hogyan érheti el a következőtöbb hét

Mindezekben a helyzetekben nem mondja meg a címzettnek, hogy tegyen egy bizonyos műveletet. Ugyanakkor azt feltételezzük, hogy nem várható, hogy bármit megtegyen, mindaddig, amíg megadja az e-mailt a megfelelő lezárásnak, vagy legalábbis aláírja a nevét. Megértik, hogy a kommunikáció könnyen véget érhet az Ön e-mailjével;hogy nem kell válaszolniuk.

2. lépés: Kérje meg a címzettét, hogy végrehajtható lépéseket tegyen

Ahhoz, hogy olyan hatékony e-maileket írhasson, amelyek időt takarítanak meg, cselekvésre van szükségük.És meg kell győződnie arról, hogy a címzett tisztában van azzal, hogy mit várnak el tőlük.

Ha nem törekszel erre, de megpróbálod felidézni életem történetét, vagy elmagyarázni, hogy miért tartod a következő iPhone modellt ahelyett, hogy megkapod a legújabbat, akkor elfelejtheted az időt, mert a tollpal írsok gondolat és idő.

Az alábbiakra összpontosítani az e-mailes műveletek végrehajtása során:

• A határidők beállítása
• A készenléti tervek felvázolása
• A következő cselekvési terv potenciális lehetőségeinek megadása( például a személyes találkozásra rendelkezésre álló időpontok, ahol találkozhatsz)
• Véleménynyújtás, ha egy
• -t kérnek Az íráshoz megfelelő kérés készítése, és valójában sokkal kényelmesebb, ha egy másik kommunikációs módot használ
• Olyan feladatok készletének biztosítása egy olyan feladathoz, amelyet a címzett beleegyezett abba az

végrehajtásához Legyen proaktív és meggyőző a vázlatoknálmegtámadható lépések. Kerülje a nyílt végű kérdéseket, hacsak nincs más lehetőség. Mivel a nyílt végű kérdések ellentétesek az aktív tartalmakkal.

Néhány példa:

• Ahelyett, hogy megkérnéd a címzettet, hogy adja meg ütemtervét( és egy e-mailt pazarol a folyamatban) - indítsa el a rendelkezésre álló találkozási időpontokat.
• Ahelyett, hogy megkérdeznéd a címzettet, hogy mit gondolnak egy bizonyos üzleti döntésről, ismertesse a lehetséges döntést, és kérjen visszajelzést;így nem kell saját dolgokkal foglalkoznia, és inkább dolgoznának kell az

-vel. Az e-maileket cselekvésre ösztönözheti azáltal, hogy egyértelmű utasításokat adnak az olvasónak, és tartósan tartósan tartják a tartalmat.

A legfontosabb, hogy meg kell győződnie arról, hogy bármilyen műveletet vár Öntől az olvasó egyértelműen kommunikálni. Ne tételezzük fel, hogy tudják, hogy szeretné beállítani a találkozó ezen a héten csak akkor kínálja a rendelkezésre álló idő.Ne tételezzük fel, hogy tudják, hogy milyen munkaköri feladatok vonatkoznak az Ön utasításaira. Mondja ki kifejezetten és kedvesen, hogy tudassa velük mit akarnak.

3. lépés: Jó struktúra létrehozása

Az egyik, amit egyértelműen meghatároztál az üzenetedről, és megtette az intézkedést, itt az ideje annak megszervezésére, hogy közvetítsd ezt a tisztaságot és a kérelmeidet.

bekezdések: Az általános szabály, hogy az öt mondat alatt maradjon. Nem csak nehéz a hosszú bekezdésekre összpontosítani, míg a webes olvasás, de a kopott bekezdések a címzett számára lehetővé teszik a fókusz elvesztését és talán a legfontosabb pontok kihagyását. Ez akkor vezet a hanyag vagy redundáns válaszok, amely felhő a kommunikációs csatorna.

mondatok: Használja az aktív hangot mondatok írásakor. Tartsa meg a mondatokat rövid és pontosan. Kerülje el az érintőkapcsolatokat, vagy szükségtelenül elmagyarázza érvelését vagy érzéseit a dolgokról. Ehelyett ragaszkodjon a tényekhez, és milyen intézkedést kér, hogy a címzett meghozza.

Szavak: Próbáljon nem nagy szavakat vagy szlengeket használni, hacsak nem ismered a közönséged. Kerülje el a vicceket és a kulturális utalásokat, amelyeket félre lehet érteni, mert bármi, ami könnyen félreértelmezhető, a hatékony kommunikáció potenciális akadályává válhat.

Kerülje el az extra szavakat és minősítő kifejezéseket."Tekintettel a jelenlegi helyzetre, amelyben ez jelenleg történik, azt hiszem, bölcs dolog. .." olyan minősítő kijelentés, amely nem csak szavak és idő elpazarolását, hanem elvonja a valós üzenetet. Ehelyett csak adjuk meg ajánlását anélkül, hogy be kellene számolnunk.

Egy másik példa: "Arra gondoltam, kérdezhetek-e. .." Vágja ki ezt a kifejezést, és egyszerűen felteszi a kérdést. Ez is növeli a bizalmát, mert nem tudatosan kér engedélyt a proaktív kommunikációra.

Írásjelek: Az írásjelek egyszerűek. A minősítő szavak és kifejezések csak akkor hatékonyak, ha olyan kapcsolatot kezdeményeznek, akivel üzleti vagy személyes kapcsolatot szeretne kötni. Ilyen esetekben nem feltétlenül akarja, hogy a közelgőek legyenek, de használjon olyan udvarias mondatokat, amelyek tiszteletben tartják az idejüket.

A vesszők minimalizálása - ez természetesen segít a rövid mondatok megtartásában. Kerülje el a lusta szöveges beszédet, a dot-dot-dot és az egymást követő vesszők túlzott használatával. Ehelyett pontosítsa a mondatait a megfelelő angol nyelvre, és használja a kontrakciókat, ha van értelme, mert jobban olvassa az olvasást.

Ezenkívül vegye fontolóra, hogy a listákat pontokkal pontosítsa, és egy sor vonalat használjon a fő szakaszok feldarabolásához( amely egy vagy több bekezdést is tartalmazhat).

A golyópontok és szakasztörések fokozzák a webes olvashatóságot, valamint segítenek az üzenetek pontosabb megszervezésében.

4. lépés: Szerkesztés az

küldése előtt Az e-mail küldése előtt 1-2 percet vesz igénybe, hogy hangosan felolvassa. Ez segíthet elkapni a hibákat vagy észrevenni azokat a kellemetlen részeket, amelyeket általában nem szokott mondani. Vigye el az extra szavakat és egyszerűsítse az írásjeleket. Lezárja a listákat és vágja le a bekezdéseket.

Ha a következő kérdésekre válaszol "igen", akkor készen áll a "küldés" megérintésére:

• Az üzenet egyértelmű?
• A várakozások megtámadhatók és világosan megfogalmazottak?
• Lehetséges, hogy a címzett sikeresen megkapja az üzenetet? A siker azt jelenti, hogy tudják, milyen választ várnak róluk.
• Ha a szerepek megfordultak, képes lennék sikeresen megkapni ezt az üzenetet?

5. lépés: Követés hatékonyan

Továbbá legyen proaktív az e-mailjeinek követése során. Ha valaki nem válaszol közvetlen kérésre, ne vesztegesse az idejét azon, vajon mi történt. Ehelyett küldj udvarias, de közvetlen nyomon követett e-mailt, hogy bejelentkezz velük. Alkalmazza a fent felsorolt ​​elveket.És ne pazaroljon túl sok időt próbáljon reagálni;ha a címzett nem kommunikál veled, akkor tudnia kell, mikor kell átköltözni vagy megközelíteni őket személyesen.

E-mail használata időt takaríthat meg

Az e-mail sok időt takaríthat meg, ha tudod, hogyan kell hatékonyan használni. Ez mind az üzenetek küldésére és fogadására vonatkozik. Az

Az e-mailt leginkább az olyan írásos üzenetek kézbesítésére használják, amelyek az írás révén megfelelően kommunikálnak. Ha kihasználja az e-mailben rejlő előnyöket, és elkerüli az időpazarló buktatókat, akkor ez hatékony eszköz.