29Jun
A Microsoft úgy gondolta, hogy hasznosnak bizonyul, amikor értesítéseket állít be az új e-mailekhez. Az értesítések állandó mérete azonban megzavarhatja a gondolatmenetét. Az értesítéseket teljesen kikapcsolhatja, vagy - még jobb - beállíthatja az Outlookot, hogy csak a fontos e-mailekről értesítsen.
Hogyan hozzunk létre egy egyszerű szabályt
Ha bizonyos embereknek, például ügyfeleknek, főnököknek vagy családtagjaiknak reagálnia kell, az Outlookban lévő szabályok segítségével csak bizonyos üzenetekre vonatkozó értesítéseket kaphat. Itt adhatja meg azt a szabályt, amely csak egy bizonyos feladó e-mail értesítéseit jeleníti meg.
A szabály legegyszerűbb módja egy e-mail megtalálása az adott személytől. Ehhez a példához hozzon létre egy szabályt, hogy értesítsen, amikor kapok egy e-mailt a főnöktől, mert a főnököd e-mailjei mindig fontosak, ugye? Tehát jobb egérgombbal kattintanék a How-To Geek főszerkesztőjének, Whitson Gordon e-mailjét, és a felbukkanó menüből válassza ki a "Szabályok", majd a "Szabály létrehozása" parancsot.
A "Szabály létrehozása" párbeszédpanelen válassza ki azokat a feltételeket, amelyeken értesítéseket szeretne kapni az új e-mailekről. Közvetlen értesítést szeretnék kapni a Whitsontől kapott e-mailekről, ezért kiválasztom az első jelölőnégyzetet.
Az "Elküldött" jelölőnégyzetet is kiválasztom, és győződj meg róla, hogy a nevem a legördülő listából van kiválasztva, így a Whitson által küldött e-maileket értesíteni fogom. Ha nem szeretne értesülni azokról az e-mailekről, amelyekben Ön CC vagy egy címzett közül van kiválasztva, válassza a "csak nekem" lehetőséget a "Elküldött" legördülő listából. Kattintson az "OK" gombra, miután elvégezte a választásait.
A "siker" párbeszédablak megjelenik egy opcióval, hogy "Jelenlegi szabályzat futtatása az aktuális mappában lévő üzeneteknél".Kattintson az "OK" gombra. Azt akarom megtudni, hogy milyen e-mailek vannak a bejövő postaládámban a Whitson-tól, ezért kiválasztom a jelölőnégyzetet.
Az "Új levelezési figyelmeztetések" párbeszédpanel jelenik meg, azonnali cselekvést követelve. Jelenleg csak egy e-mailem van a Whitson-tól a beérkező levelemben, így ez az egyetlen, amely ebben a párbeszédpanelen szerepel. Ha azonban még több e-mail érkezett a Whitson-tól, akkor mindegyiket felsorolni fogják. Ha e-mailt szeretne közvetlenül megtekinteni a párbeszédpanelen, válassza ki az e-mailt a megtekintéséhez, majd kattintson a "Tétel megnyitása" gombra. A párbeszédpanel bezárásához kattintson a "Bezárás" gombra.
Az "Új levelezési figyelmeztetések" párbeszédpanel nyitva marad, amíg a "Bezárás" gombra kattint, még akkor is, ha e-mail üzenetet nyit meg a párbeszédpanelen, majd bezárja az üzenetet.
Hogyan készítsünk további fejlett szabályokat
Szabályok létrehozásakor a "Szabály létrehozása" párbeszédablakban elérhető legfontosabb opciók közül választhat. Ehhez nyissa meg a "Szabály létrehozása" párbeszédpanelt, amint azt a jelen cikkben korábban leírtuk. Ezután kattintson a "Speciális beállítások" gombra.
A "Szabályok varázsló" párbeszédablak első képernyője a részletes feltételek listáját jeleníti meg. Jelölje be az e-mail értesítésekhez ellenőrzendő feltételek jelölőnégyzetét.Értesítést szeretnék kapni, amikor a Whitson által küldött e-maileket csak nekem küldem, ezért kiválasztom ezeket a feltételeket.
A kék aláhúzott szöveg az Ön által az adott állapotban ellenőrzött érték( ek) meghatározásához szükséges linkek. Miután kiválasztotta ezt a feltételt, kattints a "2. lépés" mezőben a feltételhez tartozó kék linkre az értékek szerkesztéséhez.
Miután kiválaszthatja az ellenőrzendő feltételeket, kattintson a "Tovább" gombra.
Most válassza ki az opciókat, hogy jelezze, hogy mit kell tenni egy olyan üzenettel, amelyet fogad, ami megfelel a kiválasztott feltételeknek. Olyan dolgokat tehet meg, mint például az üzenet áthelyezése egy adott mappába, továbbítás egy vagy több személynek, sablon segítségével válaszolva, vagy olvashatóként jelölje meg. Egy asztali értesítést szeretnék kapni, amikor e-mailt kapok a Whitson-tól, ezért kiválasztom az utolsó lehetőséget a listán, "Desktop Alert".Miután kijelölte, hogy mit szeretne tenni az üzenetgel, kattintson a "Tovább" gombra.
A következő képernyő lehetőséget ad a szabály alóli kivételek beállítására, például ha nem szeretne értesítést kapni, ha az üzenet találkozási meghívó vagy frissítés. Válassza ki a szabályra alkalmazandó kivételeket, majd kattintson a "Tovább" gombra. Nem akarok kivételeket, ezért csak kattints a "Tovább" -ra a képernyő kihagyásához.
Az utolsó képernyőn megadhatod a szabály nevét, és beállíthatsz néhány szabály opciót, köztük egyet is a "Kapcsolja be ezt a szabályt".Ha azonnal szeretné futtatni a szabályt a bejövő postafiókban lévő üzenetek között, jelölje be a "Futtassa le ezt a szabályt már a" Bejövő "üzenetekben.
Tekintse át a szabály leírását a "3. lépés" alatt és kattintson a "Befejezés" gombra, ha elkészült.
Most, amikor kapok egy e-mailt a Whitson-tól, asztali riasztás jelenik meg a Windows asztalon. Ne feledje, hogy ez különbözik az "Új levelezési figyelmeztetések" párbeszédpaneltől, helyette pedig egy natív Windows-értesítés. Ha ezt az értesítési stílust választja, akkor minden egyes létrehozott szabály után meg kell haladnia a "Haladó beállításokat".
Hogyan kell szerkeszteni a szabályokat
A szabályok módosítása, törlése vagy akár ideiglenesen kikapcsolása egyszerű.Szeretném módosítani a szabályomat az "Új levelezési figyelmeztetések" párbeszédablak megjelenítéséhez, nem pedig "asztali értesítés" megjelenítéséhez. Ehhez kattints a "Főoldal" fülre.
Kattintson a "Szabályok" gombra az "Áthelyezés" szakaszban, és válassza a "Szabályok kezelése &Figyelmeztetések "a legördülő menüből.
Megjelenik a "Szabályok és figyelmeztetések" párbeszédpanel. Az "E-mail szabályok" lapon kattintson a "Szabály megváltoztatása" elemre, és válassza a legördülő menü "Szabálybeállítás szerkesztése" lehetőséget.
Ahogy korábban említettük, a "Szabály varázsló" első képernyője megjeleníti a bejövő e-mail üzenetek ellenőrzésére alkalmas feltételek listáját. Azok a kijelölések, amelyeket először hoztam létre a lista tetején lévő szabálykijelzővel, és a leírás az aktuális beállításokkal a "2. lépés" mezőben. Nem akarom megváltoztatni a feltételeket, ezért kattints a "Tovább" gombra. Ha módosítani szeretné a szabály feltételeit, hajtsa végre a módosításokat, majd kattintson a "Tovább" gombra.
A bejövő e-mail üzenetek felvételére vonatkozó műveletek listáját( a körülményektől függően) letiltom a "képernyő asztali figyelmeztetés megjelenítése" opciót, amely a lista tetején jelenik meg, majd kattintson a "Tovább" gombra.
Tegyük fel, hogy inkább az "Új leveles figyelmeztetések" párbeszédpanelt szeretné megjeleníteni. Görgessen le az akciók listájának aljára, és jelölje be a "Speciális üzenet megjelenítését az Új elemek figyelmeztető ablakában" jelölőnégyzetet. Az "Új leveles figyelmeztetések" párbeszédpanelen megjelenő üzenet testreszabásához kattintson a "2. lépés" mezőben található "konkrét üzenet" linkre.
Az "Értesítési üzenet" párbeszédablakban írja be az "Új levelezési figyelmeztetések" párbeszédpanelen megjelenő üzenetet, és kattintson az "OK" gombra.
Ha kivételeket szeretne hozzáadni vagy eltávolítani, kattintson a "Tovább" gombra a kivételek listájának eléréséhez és a módosítások elvégzéséhez. A szabály nevének megváltoztatásához vagy a "Szabály varázsló" utolsó képernyőjének egyéb beállításainak módosításához kattintson a "Next" gombra a kivételek képernyőn. Nem akarok bármi mást megváltoztatni, ezért a műveletek képernyőjén a "Befejezés" gombra kattintok, hogy elfogadja a változtatásokat és bezárja a "Szabályok varázslóját".
Visszatért a "Szabályok és figyelmeztetések" párbeszédpanelre. Az "OK" gombra kattintva bezárhatja. A szabály azonnali futtatásához kattintson az "E-mail szabályok" lap tetején található "Szabályok futtatása" gombra.
A "Run Rules Now" párbeszédablakban válassza ki a futtatni kívánt szabály jelölőnégyzetét, és kattintson a "Run Now" parancsra.
MEGJEGYZÉS: Miután elindította a szabályt, a "Run Rules Now" párbeszédpanel nem zárul automatikusan. A bezáráshoz kattintson a "Bezárás" gombra. A "Szabályok és figyelmeztetések" párbeszédpanel sem zárul automatikusan, ezért kattintson az "OK" gombra a bezárásához.
Az "Új levelezési figyelmeztetések" párbeszédpanel a tetején megjelenő egyéni üzenetgel jelenik meg.
Az Outlook szabályrendszer funkció számos lehetőséget kínál az e-mail üzenetek automatikus kezelésére. Speciális üzeneteket lehet áthelyezni bizonyos mappákba, elvégezheti az e-mail üzenetekhez tartozó műveleteket a szövegsor egyes szövegeivel, vagy bizonyos esetekben automatikusan törölheti az üzeneteket. Előfordulhat, hogy az Outlook-szabályok elsőként túlterhelőnek tűnnek a rendelkezésre álló lehetőségek miatt. Ha azonban tudja, hogyan szeretné kezelni bizonyos e-mail üzeneteket, akkor nem olyan nehéz létrehozni és kezelni a saját szabályait.