1Sep
Mengorganisir dan mencatat banyak email di kantor setiap hari bisa menjadi pekerjaan tersendiri. Hari ini kita melihat menggunakan kode warna untuk memudahkan identifikasi subyek pesan dan siapa yang mengirimnya.
Fitur ini sudah tersedia di Office 2007 sejak awal tapi belum pernah kita bahas, dan itu adalah sesuatu yang saya lupakan. Setelah bermain-main dengan itu untuk sementara waktu namun, saya menemukan bahwa ini adalah cara yang baik untuk mengelola banyak email yang saya dapatkan setiap hari. Di sini kita akan melalui kontak warna yang mengirim pesan sehingga mudah dikenali. Juga mengkategorikan materi pelajaran ke dalam kelompok warna yang berbeda tampaknya membantu menjaga agar tetap lurus.
Kode Warna Pengirim
Buka Outlook dan klik untuk menyorot pesan yang ingin Anda beri kode warna.
Masuk ke Tools dan kemudian Organize.
Cara Mengatur Kotak Masuk terbuka dan Anda ingin mengklik Using Colors. Sekarang Anda dapat memilih warna yang ingin Anda kaitkan dengan kontak itu. Anda juga dapat memilih warna tertentu untuk pesan yang dikirim hanya kepada Anda, yang berguna sebagai cara untuk membedakan antara pesan kelompok dan pribadi.
Berikut adalah contoh dari apa yang bisa dilakukan dengan warna. Anda mungkin hanya ingin membuat beberapa warna untuk pengirim yang paling penting sekalipun, saya sedikit berlebihan dengan contoh ini.
Kategori Warna
Cara lain yang bermanfaat untuk mengatur pesan secara visual adalah menambahkan kategori warna ke dalamnya. Anda dapat menyesuaikan subyek email yang terkait dengan setiap kategori warna.
Pesan akan memiliki bilah warna kategori di bagian atas dan Anda dapat Klik kanan bilah untuk mengubah warnanya.
Anda juga dapat mengklik kanan pada pesan di bawah bagian Kategori untuk mengubah kategori.
Anda dapat mengganti nama setiap kategori menjadi apa saja yang masuk akal bagi Anda.
Anda mungkin ingin membuat kategori baru untuk kiriman yang berbeda. Pergi ke Tindakan \ Kategorisasi dan Semua Kategori.
Pada layar Color Categories klik New dan beri nama dan warna pada kategori, Anda juga bisa menugaskan shortcut keyboard ke dalamnya juga.
Sekarang Anda bisa memilah-milah pesan email Anda berdasarkan jenis kategori tempat mereka berada.
Jika Anda ingin melihat sekilas email Anda dengan cepat untuk mendapatkan ide tentang apa yang ada, dengan menggunakan kategori warna dapat membantu. Mudah-mudahan ini bisa Anda mulai dengan mengatur email Anda sehingga Anda tahu bos berambut runcing mana yang ingin Anda lakukan dengan lebih efektif.