19Jul
Microsoft Office 2016 telah meningkatkan fitur kolaborasi mereka sehingga beberapa penulis dapat mengerjakan dokumen secara real time. Anda dapat berbagi dokumen di OneDrive dan melihat siapa yang mengerjakannya, dan bahkan mendapatkan tautan untuk mengirim orang lain agar mudah mengakses dokumen.
Kami akan menggunakan Word dalam artikel ini untuk menggambarkan bagaimana cara berkolaborasi dalam dokumen;Namun, fitur kolaborasi real-time ini juga tersedia di Excel dan PowerPoint.
Untuk memulai, buka dokumen yang ingin Anda bagikan dan klik tombol "Bagikan" di bilah pita di bagian atas-sudut kanan jendela Word. CATATAN
: Sebelum menyiapkan dokumen Anda untuk dibagikan, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki folder bersama di akun OneDrive Anda. Atau, Anda dapat menggunakan folder "Publik" yang ada di akun Anda secara default.
Panel "Share" ditampilkan. Untuk menyimpan dokumen ke folder yang Anda bagikan di akun OneDrive Anda, klik "Save to Cloud".
Pada layar "Save As" di belakang panggung, pilih lokasi bersama yang ingin Anda simpan dokumen Anda, atau klik tombol "Browse" untuk memilih lokasi di akun OneDrive Anda tidak dalam daftar terakhir.
Jika diperlukan, navigasikan ke folder bersama pada kotak dialog "Save As".Jika Anda ingin mengubah nama file, masukkan nama baru di kotak edit "File name".Klik "Simpan".
Anda dikembalikan ke dokumen dan panel "Share" terhubung dan memungkinkan Anda mengundang orang untuk melihat atau mengedit file atau hanya melihatnya. Untuk mengundang seseorang agar berkolaborasi dalam dokumen, masukkan alamat email pengguna tersebut ke kotak edit "Undang orang".Pilih apakah mereka "Dapat mengedit" atau "Dapat melihat" dari daftar drop-down. Jika Anda ingin mengirim pesan khusus, masukkan ke dalam kotak "Sertakan pesan".Untuk berbagi dokumen, klik "Bagikan".
Pengguna ditambahkan ke daftar orang dengan siapa Anda telah berbagi dokumen.
Anda juga dapat menentukan apakah akan "Always" atau "Never" berbagi perubahan secara otomatis atau diminta( "Tanya saya") setiap kali terjadi perubahan dengan memilih opsi dari daftar drop-down "Automatically share changes".
Pengguna dengan siapa Anda berbagi dokumen menerima email yang mirip dengan gambar berikut. Mereka mengklik "View in OneDrive" untuk mengakses dokumen. CATATAN
: Anda dapat dengan mudah mendapatkan tautan ke dokumen bersama sehingga Anda dapat mengirimkannya melalui email kepada pengguna dengan mengeklik "Dapatkan tautan berbagi" di bagian bawah panel "Bagi".
Dua tombol ditampilkan pada panel "Share".Jika Anda ingin mengirim tautan yang memungkinkan pengguna melihat dan mengedit dokumen, klik tombol "Buat tautan edit".Untuk mengirim tautan yang hanya memungkinkan pengguna melihat dokumen, dan tidak mengeditnya, klik tombol "Buat tautan hanya-tayang".
Kotak "Edit link" ditampilkan berisi URL untuk mengakses dokumen dengan izin yang sesuai. Klik tombol "Salin" di sebelah kanan kotak untuk menyalin URL sehingga Anda dapat berbagi tautan di email, misalnya.
Mengklik tautan yang diterima pengguna di email membuka dokumen di versi online aplikasi Office 2016 yang sesuai.
Saat pengguna mulai mengedit dokumen, sebuah popup menampilkan bahwa Anda "Guest is editing this document".
Perubahan yang dilakukan oleh orang lain ditampilkan sebagai teks yang disorot dalam contoh dokumen Anda.
Jika Anda mengizinkan pengguna mengedit dokumen, lalu berubah pikiran, Anda dapat dengan mudah mengubah perizinan untuk pengguna itu. Klik kanan pada nama pengguna dalam daftar dan pilih "Change permission to: Can view".Anda juga bisa pergi ke arah lain, memberi izin kepada pengguna untuk mengedit dokumen setelah hanya mengizinkan mereka melihatnya.
Jika Anda selesai berbagi dokumen dengan pengguna, Anda dapat berhenti membiarkan pengguna melihat atau mengedit dokumen. Klik kanan pada nama pengguna dalam daftar dan pilih "Remove User" dari menu popup.
Untuk menutup panel "Share", klik "X" di pojok kanan atas panel.
Apakah Anda sedang mengerjakan proyek besar atau kecil, fitur kolaborasi baru di Office 2016 dengan pengeditan real-time dan integrasi awan dengan OneDrive sangat hebat.