2Aug
Kecuali Anda menjalani hidup tanpa tanggung jawab, matahari mungkin terbit dan terbenam pada kalender harian Anda. Jika Anda tidak tahu apa yang terjadi setiap hari, Anda dapat dengan cepat menemukan diri Anda tersesat dalam labirin pertemuan yang tidak terjawab dan pertemuan mengejutkan.
Mari kita bicara tentang Kalender Outlook karena di luar e-mail,( bahkan mungkin lebih sering lagi), terorganisir dan produktif bergantung pada kemampuan untuk mengelola acara dan menyelesaikan pekerjaan. Salah satu hal yang dilakukan Outlook dengan penuh percaya diri, mungkin lebih baik daripada kebanyakan aplikasi lainnya, adalah kalender. Fungsi kalender Outlook kedua-untuk-tidak ada ketika datang untuk membuat, memodifikasi, dan berbagi acara.
Artikel ini akan berfokus terutama pada hal-hal sederhana. Kami akan menunjukkan cara membuat dan mengelola kalender Anda, menambahkan janji temu, rapat, dan juga membagikannya kepada orang lain di buku alamat Anda agar mudah berkolaborasi. Pada saat kami selesai, kami akan menunjukkan bagaimana melampaui penggunaan Outlook untuk hal-hal mendasar seperti e-mail atau kontak dan buku alamat, Anda dapat memasukkan kalender ke dalam kehidupan sibuk Anda dan memperbaiki rumah atau kantor kecil Anda. Dasar-dasar Kalender
Setiap kali Anda menggunakan Outlook, Anda akan memiliki kemampuan penjadwal yang Anda inginkan. Bahkan jika Anda tidak memiliki akun email yang disiapkan, Anda masih dapat menggunakan Outlook untuk fitur lainnya. Kalender bekerja dengan baik, namun, jika Anda dapat memanfaatkan kemampuan kolaboratifnya, maka dengan menggunakan akun email, Anda dapat mengirim undangan rapat dan menerima pemberitahuan peserta.
Apapun, inilah kalender dasar dan harian Anda, yaitu kalender default yang terkait dengan profil Outlook default Anda. Ini adalah tampilan bulanan, namun Anda dapat menggunakan fungsi pada tab Arrange untuk mengubah tampilan.
Sebagai contoh, di bawah ini adalah tampilan minggu kerja( versus keseluruhan tampilan minggu).Ini sangat sederhana, dengan cuaca( Anda dapat mengaturnya ke kota Anda), dan kotak pencarian. Jika Anda memiliki rapat atau janji temu, Anda akan melihatnya di sini, dan Anda dapat melompat ke minggu sebelumnya atau minggu berikutnya dengan mengklik tombol "Previous Appointment" atau "Next Appointment", di sepanjang tepi kalender.
Mari kita beralih sedikit dan fokus pada bagaimana mengubah pengaturan kalender agar sesuai dengan kebutuhan spesifik atau kebutuhan tertentu.
Mengalihkan Otot Kalender Anda
Anda dapat melakukan sedikit perubahan pengaturan dan penampilan kalender Anda. Jika Anda melihat tab Lihat di bawah ini, Anda melihat keseluruhan jenis gaya yang dapat Anda gunakan untuk kalender yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
Periksa kalender berikut ini. Kami telah membuat beberapa perubahan kecil pada penampilannya. Untuk satu, Anda bisa mengubah warnanya, yang merupakan sentuhan halus tapi bagus.
Tab View memungkinkan Anda menambahkan beberapa pandangan lain untuk menonjolkan mode yang Anda gunakan. Misalnya, ada To-Do Bar, yang memungkinkan Anda menambahkan kalender, orang, dan tugas ke kolom sebelah kanan( lihat di atas).Bar To-Do ini dapat disesuaikan dengan mode yang Anda gunakan, jadi kalaupun Anda memiliki tugas dan kalender yang diaktifkan, seperti pada tangkapan layar di atas, jika Anda beralih ke kotak masuk Anda, Anda perlu mengaktifkan kembali tombol To-Do Bar.
Ada baiknya Anda bermain-main dengan tab View di setiap mode karena tidak semuanya sama. Misalnya, Reading Pane tidak banyak digunakan dalam tampilan kalender, tapi ini jelas merupakan tambahan yang bagus untuk Anda inbox.
Demikian pula, lihat tampilan kalender harian dengan Tampilan Tugas Harian diaktifkan. Anda bisa melihat di sini kalender harian Anda dengan tugas Anda di bawah ini.
Kita akan berbicara lebih banyak tentang tugas dalam artikel yang akan datang, tapi sekarang mari kita fokus pada semua hal yang mungkin ingin Anda ketahui tentang janji temu dan pertemuan.
Menambahkan Janji dan Rapat
Mari kita lihat pengaturan dan pertemuan. Dalam contoh berikut, kami mengatur pesta pizza. Subjek tentu saja, adalah sifat pengangkatannya, dan sementara pesta pizza belum tentu "janji temu," Anda mendapatkan idenya. Anda kemudian dapat menambahkan spesifik lainnya seperti tempat pesta pizza sedang berlangsung, dan waktu mulai dan akhir.
Ada banyak ruang( terbatas secara teknis) untuk menambahkan catatan, instruksi, atau petunjuk arah ke acara tersebut. Tentu saja, tidak banyak pesta jika Anda tidak memiliki orang lain di sana. Jadi kita perlu mengundang beberapa peserta. Begitu Anda mengundang orang, itu tidak lagi dianggap sebagai janji temu. Sebagai gantinya, Outlook mengubahnya menjadi rapat. Pada screenshot berikut, kami melihat janji baru kami bertemu.
Anda dapat mengetikkan nama dengan tangan, atau klik tombol "Kepada" untuk menambahkan peserta dari buku alamat Anda. Jika Anda belum membuat buku alamat, kami dapat memberi tahu Anda cara menambahkan dan mengelola kontak serta mengimpor kontak dari sumber lain, seperti Gmail.
Anda dapat langsung memotong pengejaran dan cukup klik "Rapat Baru" dari tab Beranda Ribbon. Saat Anda mengundang peserta, Anda memiliki pilihan untuk meminta Opsi Respons lebih lanjut.
Jika Anda meminta tanggapan( bukan hanya meletakkan kata keluar dan berhenti pada saat itu), maka undangan akan memiliki kesempatan untuk RSVP.Perhatikan, ini bekerja sangat hebat dengan produk Microsoft seperti akun e-mail Outlook.com, di mana Anda diberi pilihan tanggapan langsung di pesan.
Di Gmail, Anda dapat bertindak atas undangan dengan cara yang hampir sama. Namun Anda meresponsnya, akan dikirim ke event organizer dan otomatis ditambahkan ke Outlook mereka.
Sekarang setelah kita jelas mengenai janji temu dan rapat, kita akan terus memodifikasi dan membatalkannya karena perubahan tidak dapat dihindari, dan kadang-kadang rencana terbaik kita terjatuh.
Memodifikasi atau Membatalkan Rapat dan Tanggapan Pelacakan
Sesuatu telah muncul, dan kita perlu memindahkan pesta pizza kita ke Sabtu malam. Ini tidak masalah bagi kami tapi bagaimana dengan peserta kami? Nah, rencana mereka sepenuhnya terserah mereka, tapi Outlook setidaknya membuat mereka mudah untuk mengingatkan perubahan.
Untuk mengubah rapat dan mengingatkan peserta Anda, pertama buka acara dari kalender Outlook Anda dan buat perubahan yang Anda butuhkan. Dalam kasus ini, kami baru saja memindahkan pertemuan itu kembali suatu hari nanti. Perhatikan, bahwa Anda bisa mengklik "Kirim Update" dan undangan Anda akan diperbarui pada perubahannya.
Pada titik ini, jika ada peserta yang sebelumnya menerima undangan Anda, mereka harus menerimanya kembali.
Sekarang mungkin saat yang tepat untuk menunjukkan bagaimana cara melacak kemajuan pertemuan Anda. Klik tombol "Pelacakan" dan dari sini Anda dapat melihat kemajuan pertemuan Anda. Saat ini, hanya satu undangan yang diterima jadi mungkin hari Sabtu ini bukan waktu yang tepat.
Uh oh, sekali lagi sesuatu baru saja muncul dan kita perlu membatalkan rapat. Cukup klik tombol "Cancel Meeting".Undangan Anda sekarang akan berubah dan Anda akan mendapatkan tombol "Kirim Pembatalan" untuk mengeklik dan mengirimkan kabar buruk tersebut.
Semudah itu, undangan Anda sebelumnya akan menerima email yang diperbarui dan acara akan dihapus dari kalender Outlook Anda.
Acara
Dengan janji pertemuan Anda-rapat-rapat yang masuk dan disimpan, Anda akan melihatnya di kalender Anda. Bila Anda mendekatinya, Anda akan melihat rincian yang sesuai. Pada titik ini, jika semuanya baik, Anda bisa meninggalkannya dan beralih ke hal-hal lain.
Jika Anda ingin mengubah atau menghapusnya, Anda dapat membukanya dengan mengklik dua kali atau menggunakan tindakan yang sesuai pada Ribbon, yang mana tombol "Open" terbuka.
Anda juga dapat mengakses banyak kontrol pita yang sama dari menu konteks klik kanan.
Dengan pertemuan atau pertemuan Anda terbuka, perhatikan tab Options, yang akan membiarkan Anda mempengaruhi beberapa perubahan seperti mengubah status Anda( Sibuk, Tentatif, di Luar Kantor, dll.), Mengatur pengingat, mengubah zona waktu, dan akhirnya menetapkanacara tersebut sebagai acara yang berulang.
Peristiwa rutin sering terjadi, seperti pertemuan mingguan atau pendapatan kuartalan, atau hanya makan siang bersama teman, jadi ada baiknya mengetahui cara menetapkannya. Seperti yang bisa Anda lihat dari tangkapan layar, ini seharusnya cukup mudah untuk dilakukan. Anda bisa mengatur waktu pengangkatan, pola, dan tentu saja rentang atau berapa lama kekambuhan akan terjadi.
Anda lihat pada gambar berikut, kami telah menyiapkan acara rutin untuk setiap hari Senin pukul 13:00, yang akan berlanjut tanpa batas waktu.
Penting untuk diingat bahwa sementara pertemuan dan pertemuan memang memiliki beberapa perbedaan penting, namun tetap terlihat dan dapat dimodifikasi dengan cara yang sama, jadi semua opsi yang Anda lihat untuk janji temu akan sama untuk pertemuan.
Memasang File atau Dokumen ke Item Kalender
Mari kita bayangkan Anda telah membuat janji temu, seperti membawa hewan peliharaan Anda ke dokter hewan, atau mengganti oli Anda, dan bagaimanapun juga, Anda memiliki dokumen atau gambar yang Anda inginkan.untuk melampirkannya sehingga Anda tidak lupa.
Dalam contoh berikut, akhirnya minyak kita berubah, dan kita mendapat kupon untuk itu. Anda bisa mencetak kupon dan mencoba mengingatnya sebelumnya, atau Anda bisa langsung melampirkannya ke janji temu sehingga saat Outlook mengingatkan Anda, kuponnya ada di sana sehingga Anda bisa mencetaknya saat Anda memikirkannya.
Untuk melakukan ini, Anda ingin mengklik "Attach File" dan kemudian browse ke lokasi penyimpanannya. Anda bisa memasukkan file seperti apa adanya, sisipkan inline sebagai teks, atau masukkan lokasi file sebagai hyperlink. Dalam contoh ini, kita hanya akan melampirkan PDF apa adanya.
Tentu saja, ini akan menjadi fitur yang sangat berguna jika Anda perlu berbagi dokumen untuk rapat bisnis, mengirimkan bahan belajar kepada siswa, atau kapan pun situasinya dapat meminta informasi tambahan.
Mengelola dan Berbagi Kalender
Mengelola kalender akan membiarkan Anda menyelesaikan dua hal. Anda dapat membuka kalender dari berbagai sumber, dan Anda dapat membuat dan menyimpan grup kalender.
Jika Anda mengklik tombol "Open Calendar", Anda dapat membuat kalender dari beberapa sumber, termasuk dari Internet, atau Anda dapat membuat kalender kosong. Salah satu keuntungan membuat kalender kosong adalah Anda dapat mempertahankan pekerjaan dan kehidupan rumah Anda tetap terpisah.
Pada screenshot berikut, Anda melihat beberapa kalender telah dibuat, dan kami juga membuat grup khusus untuk pekerjaan. Anda sebenarnya bisa menyeret acara dari satu kalender ke kalender lainnya;Anda melihat bagaimana kami memiliki entri untuk pertemuan mingguan di dua kalender yang telah kami pilih untuk ditunjukkan.
Mampu menyeret acara melintasi kalender berarti jika Anda menghabiskan waktu untuk menambahkan janji temu atau rapat, jika nanti memutuskannya harus berada dalam kalender yang berbeda, Anda tidak perlu membuat ulang acara.
Akhirnya, Anda dapat berbagi kalender, yang seharusnya cukup jelas, namun catatannya adalah kemampuan untuk mengirim e-mail ke kalender. Kami membahasnya secara singkat di artikel sebelumnya, ini hanyalah cara lain untuk mencapainya. Di sini, di layar berikut, Anda akan melihat apa yang terjadi bila Anda menggunakan opsi ini.
Anda dapat menentukan kalender mana yang Anda bagikan, rentang tanggal( dari satu hari ke keseluruhan kalender), tingkat rincian untuk dibagikan( ketersediaan sederhana, terbatas, dan detail lengkap), dan kemudian ada beberapa opsi Lanjutan yang dapat Anda gunakan.
Berbagi dengan cara ini berarti Anda dapat dengan cepat, mudah, dan menyebarkan secara lancar informasi kalender Anda dengan pengguna Outlook lainnya, serta mengintegrasikan kalender yang dikirim kepada Anda. Pilihan Kalender
Ada beberapa pilihan kalender untuk dipilah-pilah( meski tidak sebanyak dengan e-mail).Sebagian besar pilihan ini dimaksudkan untuk mengkonfigurasi kalender agar bekerja lebih efektif dengan kebutuhan profesional dan pribadi Anda. Sebagai contoh, Anda dapat mengubah jam kerja dan minggu kerja Anda, menambahkan liburan, mengubah zona waktu, mengatur warna default, dan bahkan memilih antara Fahrenheit dan Celcius. Bekerja dengan cara Anda melalui mereka di waktu luang dan mencoba apa yang terbaik bagi Anda.
Fitur kalender di Outlook adalah top-notch dan jika Anda bekerja di sebuah organisasi dengan server Exchange sentral, kemungkinan Anda akan terbiasa dengan bagaimana Anda dapat berkolaborasi dalam kalender bersama, melihat acara, dan banyak lagi. Semua ini bekerja dengan mulus di dalam instalasi Outlook lokal Anda sendiri untuk menambahkan kekuatan dan kenyamanan.
Di rumah, sangat menyenangkan memiliki kalender dengan begitu banyak fitur dalam program yang sama. Anda tidak perlu beralih dari aplikasi e-mail ke aplikasi kalender Anda, Anda dapat menjadwalkan acara dan dengan cepat mengundang peserta hanya dengan beberapa klik tombol mouse, dan masih banyak lagi.
Tapi, itu cukup berbicara dari kita. Mengapa kita tidak mendengar kabar dari Anda sekarang? Beri tahu kami pendapat Anda atau sampaikan komentar Anda di forum diskusi kami.
