1Sep
Organizzare e tenere traccia di numerose e-mail in ufficio ogni giorno può essere un lavoro a sé.Oggi diamo uno sguardo all'utilizzo dei codici colore per facilitare l'identificazione dei soggetti dei messaggi e chi li invia.
Questa funzione è stata disponibile in Office 2007 dall'inizio ma non l'abbiamo mai trattata, ed è stato qualcosa che ho trascurato. Tuttavia, dopo averlo giocato per un po ', ho scoperto che è un buon modo per gestire la moltitudine di e-mail che ricevo ogni giorno. Qui andremo a colorare i contatti che inviano messaggi in modo che siano più facili da individuare. Anche la categorizzazione degli argomenti in gruppi di colori diversi sembra aiutare a mantenere le cose dritte.
Color Code Senders
Aprire Outlook e fare clic per evidenziare il messaggio che si desidera codice colore.
Vai a Strumenti e quindi Organizza.
Ways to Organize Inbox si apre e si desidera fare clic su Using Colors. Ora puoi selezionare il colore che vuoi associare a quel contatto. Puoi anche scegliere un colore specifico per i messaggi inviati solo a te, il che risulta utile come modo per distinguere tra messaggi di gruppo e messaggi personali.
Ecco un esempio di cosa può essere fatto con i colori. Potresti voler creare solo un paio di colori per il mittente più importante, ma con questo esempio sono stato un po 'esagerato. Categorie di colori
Un altro modo utile per organizzare visivamente i messaggi consiste nell'aggiungere loro categorie di colori.È possibile personalizzare i soggetti di posta elettronica correlati a ciascuna categoria di colori.
Il messaggio avrà la barra dei colori della categoria nella parte superiore e puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra per cambiare il colore.
È inoltre possibile fare clic con il tasto destro del mouse su un messaggio nella sezione Categorie per modificare la categoria.
È possibile rinominare ogni categoria in base alle proprie esigenze.
Potresti voler creare una nuova categoria per posta diversa. Vai a Azioni \ Classifica e Tutte le categorie.
Nella schermata Categorie di colori, fare clic su Nuovo e assegnare alla categoria un nome e un colore, inoltre è possibile assegnare anche una scelta rapida da tastiera.
Ora puoi ordinare i messaggi e-mail in base al tipo di categoria in cui si trovano.
Se vuoi essere in grado di dare rapidamente un'occhiata alla tua e-mail per avere un'idea di cosa c'è, usare le categorie di colori può essere utile. Speriamo che questo possa aiutarti a organizzare le tue e-mail in modo da sapere cosa i boss dai capelli a punta vogliono che tu faccia in modo più efficace.