9Jul
Quando sai che sarai fuori dall'ufficio per alcuni giorni, puoi impostare l'Assistente Fuori sede per rispondere automaticamente, facendo sapere alla gente che ti stai godendo la vacanza mentre sono bloccati al lavoro.
Per creare una risposta fuori sede in Outlook, creeremo un modello di email con il messaggio che vogliamo utilizzare e quindi creeremo una regola che invierà una risposta con quel messaggio a tutte le email che riceviamo durante un intervallo di date specifico.
NOTA: Outlook deve essere aperto per l'esecuzione della regola e la risposta fuori sede deve essere inviata. Quindi, assicurati di lasciare acceso il computer e Outlook mentre sei fuori ufficio.
Fase uno: creazione di un modello di messaggio
Per creare un modello di messaggio in Outlook, assicurarsi che la scheda "Home" sia attiva e fare clic sul pulsante "Nuova email" nella sezione Nuova.
Immettere il messaggio che si desidera inviare come risposta automatica nella casella del messaggio. Non inserire un indirizzo email o un oggetto. Quindi, fare clic sulla scheda "File".
Fare clic su "Salva con nome" nell'elenco delle opzioni sul lato sinistro della schermata del backstage.
Nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare "Modello Outlook( *. oft)" dal menu a discesa "Salva come".
Viene portato nella cartella dei modelli utente. Immettere un nome per il modello nella casella "Nome file", mantenendo l'estensione ".oft" e fare clic su "Salva".
Se si desidera copiare il modello di e-mail di risposta fuori sede su un altro PC o eseguirne il backup, il percorso completo della cartella dei modelli utente è C: \ Utenti \ & lt; nomeutente & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Sostituisci & lt; nomeutente & gt;con il tuo nome utente di Windows.
Chiudere la finestra del messaggio facendo clic sul pulsante "X" nell'angolo in alto a destra.
Viene visualizzata una finestra di dialogo in cui viene chiesto se si desidera salvare una bozza del messaggio. Non è necessario perché lo hai salvato come modello, ma puoi farlo se lo desideri. Fai clic su "Sì" se vuoi salvare la bozza, o "No" se non lo fai.
Passaggio due: Creare una regola per rispondere automaticamente ai nuovi messaggi e-mail
Ora, che abbiamo il modello di e-mail di risposta fuori sede, creeremo una regola per utilizzare quel modello per rispondere a tutti i messaggi che arrivano durante un intervallo di date specifico. Assicurati che la scheda "Home" sia attiva.
Nella sezione Sposta, fai clic sul pulsante "Regole" e seleziona "Gestisci regole &Avvisi "dal menu a discesa.
Puoi anche fare clic sulla scheda "File" per accedere alla schermata del backstage. Assicurati che la schermata "Informazioni" sia attiva( fai clic su "Informazioni" a sinistra se necessario) e poi fai clic su "Gestisci regole &"Avvisi".
Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, assicurarsi che l'indirizzo di posta elettronica a cui si desidera applicare questa regola sia selezionato nell'elenco a discesa "Applica modifiche a questa cartella".Se desideri applicare questa regola a tutti i tuoi account in Outlook, ti mostreremo come farlo più avanti in questo articolo. Fai clic sulla scheda "Regole email" se non è già attiva, quindi fai clic sul pulsante "Nuova regola".
Nella prima finestra di dialogo della procedura guidata, fare clic su "Applica regola sui messaggi ricevuti" nella sezione "Inizia da una regola vuota".L'opzione viene aggiunta alla casella "Passaggio 2: modifica la descrizione della regola( fare clic su un valore sottolineato)".Non c'è nulla da modificare per questa parte della regola, quindi fai clic sul pulsante "Avanti" per continuare.
La seconda schermata della finestra di dialogo Creazione guidata regole consente di selezionare le condizioni per verificare quando si ricevono e-mail. Per inviare la risposta fuori sede durante un intervallo di date specifico, seleziona la casella "Ricevuto in un intervallo di date specifico" nella casella "Passaggio 1: Seleziona condizioni".La condizione viene aggiunta alla casella "Passaggio 2: modifica la descrizione della regola( fare clic su un valore sottolineato)", come in precedenza, ma questa volta, c'è una parte della descrizione da modificare. Per aggiungere un intervallo di date, fai clic sul link "in un intervallo di date specifico" nella casella Passaggio 2.
Nella finestra di dialogo Ricevuta data, selezionare la casella "Dopo", fare clic sul menu a discesa e fare clic sulla data dopo la quale si desidera ricevere la risposta automatica fuori sede. Ad esempio, se desideri che la risposta fuori sede inizi ad essere inviata l'8 febbraio, seleziona 7 febbraio per la data successiva.
Quindi, selezionare la casella "Prima", selezionare una data dal menu a discesa della data a destra della casella di controllo Prima. La data selezionata deve essere il giorno successivo al quale si desidera che la risposta fuori sede non venga più inviata. Ad esempio, se si desidera che il 15 febbraio sia l'ultimo giorno in cui viene inviata la risposta fuori sede, selezionare 16 febbraio come data precedente.
Le date selezionate vengono aggiunte alla condizione nella casella Passaggio 2.Fare clic sul pulsante "Avanti" nella finestra di dialogo Creazione guidata regole per continuare.
Nella terza schermata della finestra di dialogo Creazione guidata regole, è possibile scegliere cosa si desidera fare con le e-mail in arrivo durante l'intervallo di date. Vogliamo rispondere a tutte le email utilizzando il modello che abbiamo creato nella prima sezione, quindi selezioniamo la casella "rispondi utilizzando un modello specifico" nella casella "Passaggio 1: Seleziona azioni".Per selezionare il modello che abbiamo creato, fai clic sul link "un modello specifico" nella casella "Passaggio 2: modifica la descrizione della regola( fai clic su un valore sottolineato)".
Nella finestra di dialogo Seleziona un modello di risposta, selezionare "Modelli utente nel file system" dal menu a discesa "Cerca in".
Seleziona il modello che hai creato( nel nostro caso, il modello "Risposta fuori sede") e fai clic sul pulsante "Apri".
Il percorso completo per il modello selezionato viene aggiunto all'azione selezionata. Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.
Nella schermata della quarta procedura guidata, è possibile selezionare eventuali eccezioni che si desidera applicare alla regola, ad esempio se si desidera escludere determinate persone o gruppi( "eccetto se provenienti da persone o gruppi pubblici").Non aggiungeremo alcuna eccezione alla nostra regola, quindi fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.
Immettere un nome per la regola nella casella "Passaggio 1: specificare un nome per questa regola".La casella "Attiva questa regola" è selezionata per impostazione predefinita, quindi la regola verrà automaticamente attivata. Non preoccuparti, però.Non verrà eseguito fino a dopo la data successiva specificata.
Non vogliamo eseguire la regola sui messaggi già nella posta in arrivo, quindi deselezionare la casella "Esegui questa regola ora sui messaggi già nella Posta in arrivo".Se desideri eseguire questa regola su tutti i tuoi account e-mail in Outlook, seleziona la casella "Crea questa regola su tutti gli account".Fai clic sul pulsante "Fine".
La regola viene aggiunta alla lista. Fai clic su "OK" per chiudere la finestra di dialogo Regole e avvisi.
Ora, quando qualcuno ti invia un'email durante la data che hai specificato, riceverà automaticamente il messaggio nel modello di email che hai creato.
Anche se il mittente riceve una risposta automatica dicendo che sei fuori ufficio, ricevi comunque la loro email con un'icona che indica che è stata inviata una risposta automatica. Tuttavia, puoi sentirti giustificato ignorandolo fino al tuo ritorno.
Una volta passato l'intervallo di date sulla regola, la regola non si applica alle e-mail in arrivo. Tuttavia, puoi ancora disattivare la regola. Per fare ciò, apri nuovamente la finestra di dialogo Regole e avvisi come descritto in precedenza e deseleziona la casella a sinistra della regola nell'elenco. Fai clic su "OK" per chiudere la finestra di dialogo.
Quando si utilizza questa regola per inviare una risposta automatica fuori sede, la risposta viene inviata una volta a ciascun mittente durante una singola sessione di Outlook. Una sessione è quando apri Outlook finché non esci dall'applicazione. Ciò impedisce l'invio di risposte duplicate allo stesso mittente che ti invia più messaggi. Outlook tiene traccia di chi ha ricevuto una risposta automatica durante ogni sessione ma questo elenco viene ripristinato quando si esce da Outlook. Quindi, lascia Outlook aperto( non uscire e riaprire) in modo che la regola venga eseguita e la risposta automatica fuori sede sia inviata a tutti coloro che ti inviano e quindi i mittenti non ricevono più risposte fuori sede.