5Aug
Šis viesa raksts tika uzrakstīts Askar, geek aiz DemoGeek tehnoloģiju vietnes.
Ja strādājat ar komandu vai strādājat ar saviem klientiem, iespējams, vēlēsities pārliecināties, vai dokumenti tiek izplatīti pareizi, lai dokumenta informācija sasniegtu pareizo auditoriju un tiktu ievērota konfidencialitāte.
Word 2007 ir funkcija, ar kuras palīdzību jūs varat oficiāli sagatavot Word dokumentu, lai to pareizi izplatītu cilvēku grupai vai pat jebkurai personai ar noteiktu uzticamības faktoru.
sagatavošana
Palaidiet Word 2007 un izveidojiet dokumentu tā, kā vēlaties.
Kad esat apmierināts ar dokumentu un ir gatavs izplatīšanai, pagaidiet uz brīdi, pirms e-pasta lietojumprogramma tiek ielādēta, un izpildiet šīs vienkāršās darbības, lai dokumentu būtu gatavs izplatīšanai. Paturiet prātā, ka šīs darbības ir izolētas, un tas nozīmē, ka jūs varat izvēlēties un izvēlēties pasākumus, kurus vēlējāties ievērot.
Noklikšķiniet uz Office Button un noklikšķiniet uz izvēlnes opcijas
Prepare .Ir 7 dažādas iespējas, kuras jums vajadzētu redzēt. Es paskaidrošu katru no šīm iespējām, lai jūs varētu izvēlēties un izvēlēties pareizo opciju kombināciju savām izplatīšanas prasībām.dokumenta īpašības
Pirmais sarakstā ir Properties opcija, ar kuru varat ievadīt metadatu informāciju par dokumentu.
Jūs varat ievadīt dokumenta autora vārdu, nosaukumu, tematu, atslēgvārdus, kategoriju, statusu un komentārus.
Daži no tiem var apskatīt, izmantojot failu & gt; & gt; īpašības dialogs.
Ņemiet vērā, ka, pabeidzot dokumentu, jūs nevarēsit redzēt šīs īpašības, bet līdz tam to varat saistīt ar dokumenta īpašībām citiem, lai pirms tā atvēršanas iegūtu priekšstatu par dokumentu.
Pārbaudiet dokumentu
Otrajā opcijā sarakstā ir iespēja " pārbaudīt dokumentu ".Kā daļu no sagatavošanas, lai izplatītu savu dokumentu, jūs varat pārbaudīt dokumentu komentārus, pārskatīšanas, pārskatīšanas atzīmes, tintes anotāciju. Jūs varat pārbaudīt slēptos metadatus vai jebkuru personisko informāciju, kas ir saglabāta dokumentā.Jūs varat pārbaudīt visus pielāgotos XML datus, kas ir saglabāti kopā ar dokumentu. Varat arī pārbaudīt visu informāciju par galvenēm, kājenes un jebkuru ūdenszīmi. Visbeidzot, jūs varat arī pārbaudīt visus slēptos tekstus dokumentā.
Izvēlieties pārbaudes opcijas, kuras jūs vēlējāties pārliecināties pirms dokumenta izplatīšanas un nospiežot pogu Pārbaudīt . Vārds pārbaudīs dokumentu un paziņos par visiem objektiem, kurus tā atrod savā pārbaudē.
Priekšmeti, kas nepieciešami jūsu uzmanībai, tiks atzīmēti ar izsaukuma zīmi, un, ja vēlaties, varat to vēlreiz pārbaudīt.
Šifrēt dokumentu
Trešais sarakstā ir " Encrypt Document " opcija. Izvēlieties šo opciju, ja vēlaties, lai dokumentu skatītu tikai konkrēti cilvēki, kuriem uzticaties. Tas ļauj šifrēt dokumentu ar jūsu izvēlēto paroli, un lietotājiem jāievada šī parole, lai skatītu dokumentu.
Izvēlieties paroli, kuru jūs varat izplatīt grupai. Mans ieteikums ir nevis izvēlēties paroli, kuru jūs personīgi izmantojat, bet drīzāk paroli, ko neviens nevar izmantot, lai izsekotu jūsu tiešsaistes kontiem vai jūtīgiem kontiem, kurus izmantojat personīgi.
Vēlreiz apstipriniet paroli. Paroles ir reģistrjutīgi, un saglabājiet / atcerieties paroli, jo paroles atgūšana nav iespējama, ja aizmirstat, un, ja aizmirstat paroli, nevarat to atvērt.
Pēc šifrēšanas jums vajadzētu būt iespējai redzēt, ka izvēlnes opcijai ir nedaudz fona krāsas, kas norāda, ka šis dokuments ir šifrēts.
Ja jūsu izplatīšanas grupas lietotāji mēģina atvērt šifrētu dokumentu, viņiem tiks piedāvāts ievadīt paroli.
Bez paroles tās vairs nevarēs atvērt dokumentu.
Ierobežot atļauju
Ceturtais sarakstā ir " ierobežojuma atļauja " opcija. Varat izmantot opciju "Ierobežot atļauju", lai ierobežotu to, ko cilvēki var darīt ar dokumentu. Ja dokuments ir jutīgs, varat izmantot "Ierobežot atļaujas", lai ierobežotu dokumentu rediģēšanu, kopēšanu un drukāšanu.
ierobežojuma atļauja izmanto Windows Rights Management klientu, lai īstenotu ierobežojumus.
Iespējams, jums tiks piedāvāts instalēt Windows Rights Management rīku. Neuztraucieties, iet uz priekšu un instalējiet to, tas ir no uzticama avota. Pēc instalēšanas jums vajadzētu būt iespējai konfigurēt, ko cilvēki var darīt ar dokumentu.
Pievienojiet digitālo parakstu
Piektkārt sarakstā ir iespēja " pievienot digitālā paraksta ".Digitālie paraksti nodrošina dokumenta integritāti. Padomājiet par digitālajiem parakstiem kā papīra parakstu, bet ērtākai to dara elektroniski. Ja dokumentam ir ciparparaksts, tas apliecina dokumenta integritāti un uzticamību. Tas būtu noderīgi, ja jūs izplatāt dokumentu ļoti lielai auditorijas grupai.
Noklikšķiniet uz " Pievienot digitālā paraksta " opciju un Word jums uzaicinās augšā esošo dialoglodziņu, lai meklētu Digital Signature pakalpojumu sniedzējus Office Marketplace.
Savā Office tiešsaistes tirgum jums vajadzētu būt iespējai atrast digitālā paraksta pakalpojumu sniedzēju, kuru varat izmantot, lai parakstītu dokumentu.
palaist saderības pārbaudītāju
Vispirms pārejiet uz pēdējo opciju " palaist saderības pārbaudītāju ".Ja esat izmantojis visas funkcijas, kas ir raksturīgas programmā Word 2007, un, ja jums ir aizdomas, ka jūsu auditorija varētu izmantot vecākas Word versijas, iespējams, vēlēsities palaist Savietojamības pārbaudītāju, lai pārliecinātos, ka jūsu dokumentu var lasīt visa auditorija.
Word 2007 paliks iepriekš definētu saderības pārbaužu kopu un, ja tas atradīs saderības problēmas, tas tos sarakstā parādīsies iepriekš minētajā dialoglodziņā, ja neesat labi pāriet uz pēdējo soli pirms dokumenta izplatīšanas.
atzīmēt kā galīgo
Šis ir pēdējais solis, kuru jūs gribējāt ievērot, pirms izplatāt dokumentu grupai. Tā kā nosaukums norāda, ka šī darbība atzīmēs dokumentu kā visu, kas paredzēts izplatīšanai.
Tā kā tas būtiski maina dokumentāciju, jums tiks piedāvāts pārliecināties, ka vēlaties atzīmēt dokumentu kā galīgo.
Kad dokuments ir atzīmēts kā Noslēgums, dokumentu nevar rediģēt un to iztīrīt no jebkura pierādījuma nolasījumiem, komentāriem utt.
Finalized Documents iegūst jaunu ikonu statusa joslā, kas izskatās vairāk kā papīrs.
Dokumenta sagatavošana izplatīšanai palīdzēs jums izvairīties no dažām acīmredzamām kļūdām, ko veicat, izplatot dokumentu lielai cilvēku grupai. Jums nav jāievēro visas darbības;drīzāk jūs varat izvēlēties un izvēlēties, kuru jūs vēlaties / izvēlaties. Word 2007 ir pietiekami elastīgs, lai veiktu to, ko jūs to lūdzat, sagatavojot dokumentu izplatīšanai.
Es ceru, ka jums tas ir noderīgi, un es ceru, ka izmantosiet Word 2007 spēju pienācīgi pabeigt dokumentu pirms izplatīšanas. Ja jums ir kādi jautājumi vai komentāri, lūdzu, paziņojiet man komentārus.