31Jul
Een index geeft lezers een manier om gemakkelijk belangrijke woorden in ons document te vinden, maar het handmatig en handmatig maken van een index is erg vervelend en tijdrovend. Gelukkig kun je automatisch een indextabel maken in Word.
Afbeelding door Ifijay
De algemene aanpak voor het maken van een indextabel in Word is om elk woord dat we willen indexeren handmatig te markeren, maar het andere alternatief is om een concordantiedocument te gebruiken om ons hoofddocument automatisch te indexeren, wat we zullen besprekenin het artikel van vandaag.
Generering van de index
Laten we beginnen met het creëren van een tabel met twee kolommen in ons concordantiedossier. Schrijf de woorden die u wilt markeren voor indexering in de linkerkolom. Schrijf de tekst die u wilt gebruiken in de indextabel van het hoofddocument in de rechterkolom.
Sluit het concordantiebestand en open het referentietabblad van uw modeldocument om ons hoofddocument te indexeren.
Klik op de knop "AutoMark" en kies het concordantiedocument wanneer Word u vraagt het AutoMark-bestand op te geven.
Meteen nadat u op de knop OK hebt gedrukt, ziet u dat Word een aantal indexinvoervelden in ons document maakt.
We kunnen deze velden verbergen door op de knop "Paragraaf weergeven / verbergen" op het tabblad Start te klikken.
Ga naar het einde van het hoofddocument en klik nog een keer op de knop "Index invoegen" en klik deze keer op de knop OK om de index te maken.
Dat is alles wat we hebben over het maken van een indextabel met een concordantiedossier. Laten we eens nader bekijken hoe we de indexstijl kunnen aanpassen.
Kruisverwijzingen in de index creëren
Word stelt ons in staat om een ander type index te creëren. Hier hebben we een index met subvermelding die vooral handig is wanneer we een reeks nauw verwante concepten in ons document willen groeperen.
De truc van het maken van een subitem is door de tekst in de rechterkolom van onze concordantiedocumenttabel te scheiden met een dubbele punt( :).Word behandelt alle woorden die na de dubbele punt komen als een subitem in de index.
Een ander nuttig type index is een kruisverwijzingindex die meestal wordt weergegeven in de vorm van "Zie ook. .."
Helaas kunnen we geen kruisverwijzingen in onze indextabel maken met behulp van een concordantiebestand, dus we moeten het indexveld handmatig bewerkendoor "\ t" toe te voegen achter het geïndexeerde woord gevolgd door het kruisverwijzende woord.
De index onderhouden
Een van de uitdagingen bij het onderhouden van een index in Word is dat Word ons geen knop of menu geeft waarop we eenvoudig kunnen klikken om de indexvelden leeg te maken als we besluiten ons concordantiebestand opnieuw te maken.
We moeten een Visual Basic-script gebruiken om de indexvelden in ons document te wissen. De meesten van jullie moeten denken "Visual Basic Script, ik ben geen programmeur! Wat is dat? ".Maak je geen zorgen, het is niet zo erg als het klinkt. Kopieer en plak dit eenvoudige script geschreven door de geweldige jongens van TechRepublic in de Visual Basic-editor van Word en voer het uit om de indexvelden van uw hoofddocument te wissen.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Set doc = ActiveDocument
voor elke fld In doc. Fields
fld. Select
If fld. Type = wdFieldIndexEntry Then
fld. Delete
End If
Volgende
Set fld = Niets
Set doc = Nothing
End Sub
Open de Visual Basic-editor door op Alt + F11 te drukken en plaats dit script in de editor. Voer het script uit door op de knop "uitvoeren" te klikken om de indexvelden van het hoofddocument op te schonen.
Uw hoofddocument mag geen indexvelden meer bevatten. We kunnen nu het hoofddocument opnieuw indexeren en de indextabel opnieuw maken met behulp van het menu "Index invoegen".
Verschillende indelingsschema-indelingen toepassen
Ja index is zeker handig voor uw lezer, maar waarschijnlijk denken sommigen van u: "Waarom ziet de indextabel er zo saai uit? Kan ik de weergave ervan aanpassen om het aantrekkelijker te maken? ".Het antwoord is ja, de -indextabel hoeft niet duidelijk te lijken.
We kunnen de stijl van de indextabel aanpassen door een van de beschikbare indelingen te selecteren om het uiterlijk van de indextabel aan te passen.
Hier is een voorbeeld van hoe het Classic -indexformaat eruit ziet.
We kunnen zelfs onze eigen stijl toepassen op de indextabel door "Van sjabloon" te kiezen en op de knop "Wijzigen" te klikken.
Kies een van de beschikbare indexstijlen en klik op de knop "Wijzigen" om onze eigen stijl te maken.
We kunnen de lettertypestijl van de indextabel aanpassen.
Geeft de indextabel enkele randen of nummering;
. .. om de indextabel een specifieke look en feel te geven.
Dat is alles wat we hebben voor het maken van een indextabel met Microsoft Word. Heb je nog meer goede tips voor het maken van documenten? Deel uw expertise in de commentaren.