5Aug
Oppretter du virkelig lange dokumenter i Word? I så fall vet du sikkert at Word ikke alltid spiller bra med dem. Det er vanligvis smartere å dele dine lange dokumenter i flere Word-filer.
Men hvordan skal du kontrollere at sidene er nummerert riktig og enkelt lage en innholdsfortegnelse og en indeks for hele dokumentet? Det er her Words hoveddokumentfunksjon kan hjelpe. Den lar deg kombinere flere Word-filer til en enkelt Word-fil.
Et hoveddokument er en Word-fil som inneholder koblinger til et sett med andre separate Word-filer, kalt subdokumenter. Innholdet i underdokumenter er ikke satt inn i hoveddokumentet. Hoveddokumentet inneholder bare lenker til underdokumenter. Dette lar deg redigere underdokumenter separat. Eventuelle endringer i underdokumenter blir automatisk innlemmet i hoveddokumentet. Hvis det er flere personer som arbeider på et enkelt dokument, kan et hoveddokument du sende ulike deler av dokumentet til forskjellige personer for å jobbe med.
I denne artikkelen viser vi grunnleggende om å opprette et hoveddokument og underdokumenter fra bunnen av, og opprette et hoveddokument fra eksisterende underdokumenter. Vi viser deg også hvordan du enkelt legger til innholdsfortegnelse i begynnelsen av hoveddokumentet.
Opprett et hoveddokument fra grunnen
Hvis du starter et nytt hoveddokument uten eksisterende underdokumenter, kan du opprette en fra begynnelsen. For å gjøre dette, opprett et nytt, tomt Word-dokument og lagre det, og angi i filnavnet at det er et hoveddokument.
Når du har lagret hoveddokumentfilen din, klikker du på kategorien Vis og klikker på Oversikt i delen Dokumentvisninger på fanen.
Begynn å skrive inn overskriftene for dokumentet ditt i konturform, ved å bruke rullegardinlisten Nivåformat og de grønne høyre og venstre pilene i oversikten Verktøy-delen på fanen Utredning for å endre nivåene på overskriftene dine.
Når du har angitt alle overskriftene du vil ha, klikker du på Vis dokument i hoveddokument-delen av fanen Utforming.
Flere alternativer blir tilgjengelige i hoveddokument-delen av fanen Utforming. Velg hele omrisset i dokumentet og klikk på Opprett.
Ved å klikke på Opprett, lukkes hvert dokument i sin egen boks. Lagre hoveddokumentfilen på nytt på dette tidspunktet.
Hver boks i hoveddokumentet blir en egen fil, som vist nedenfor. Navnet på den første overskriften i hver boks i hoveddokumentet brukes som filnavn for hver underdokumenterfil.
Hvis du vil gå tilbake til forrige visning, for eksempel Utskriftslayout, klikker du Lukk oversiktvisning i Lukk-delen på fanen Utredning.
Hvis du vil legge til innholdsfortegnelse i hoveddokumentet, legger du markøren i begynnelsen av dokumentet og klikker på fanen Referanser. Klikk på rullegardinmenyen Innholdsfortegnelse i delen Innholdsfortegnelse. Velg ett av alternativene Automatisk tabell for å sette inn en automatisk generert innholdsfortegnelse på innsettingspunktet.
Hvis du vil se seksjonsbruddene som er satt inn av Word når du opprettet deldokumenter, klikker du på Hjem-fanen og klikker på symbolet for avsnittsymbolet i avsnittet Avsnitt.
Word viser seksjonsbruddene og hvilke typer de er.
MERK: Når du oppretter et hoveddokument fra begynnelsen, legger Word inn en kontinuerlig seksjonsbrudd før og etter hvert underdokument du lager. Dette betyr at det ikke er noen sideskift i dokumentet ditt. Du kan enkelt endre typen av hver seksjonsbrudd.
Følgende bilde viser hvordan dokumentet ser ut i kontrastmodus med underdokumenter som vises utvidet.
Opprett et hoveddokument ved hjelp av eksisterende Word-filer
Hvis du har noen eksisterende dokumenter du vil inkludere i et hoveddokument, kan du opprette en ny hoveddokumentfil og sette inn eksisterende dokumenter som underdokumenter. For å gjøre dette, opprett et nytt, tomt Word-dokument og lagre det som vi tidligere nevnte når du oppretter et hoveddokument fra grunnen av.
Klikk på Vis-kategorien, og klikk deretter på Oversikt i delen Dokumentvisninger. Utskriftsfanen blir tilgjengelig og aktiv. Klikk på Vis dokument i hoveddokumentet for å aktivere flere alternativer. Hvis du vil legge til et underdokument i hoveddokumentet, klikker du Sett inn.
I dialogboksen Sett inn underdokument, naviger til plasseringen av dokumentene du vil sette inn. Velg den første filen og klikk Åpne.
MERK: Det kan være lettere hvis du lagrer dine underdokumenter i samme katalog som hoveddokumentfilen din.
Hvis følgende dialogboks vises og forteller om en stil som finnes i både underdokumentet og hoveddokumentet, klikker du Ja til alle-knappen. Dette holder alle stilene i underdokumentet i samsvar med stilene i hoveddokumentet.
Gjenta trinnene for å sette inn underdokumenter for hver av dokumentene du vil inkludere i hoveddokumentet. Når du er ferdig, kan du kollapse underdokumenter, hvis ønskelig. For å gjøre dette, klikker du på Skjul underdokumenter i hoveddokument-delen av fanen Utredning.
Du må lagre dokumentet for å kollapse underdokumenter, slik at følgende dialogboks vises hvis du ikke har gjort det. Klikk på OK for å lagre dokumentet.
Legg merke til at hele banen til hver av dine underdokumentfiler vises i hver underdokumenterboks. Hvis du vil åpne et underdokument for redigering, kan du enten dobbeltklikke på dokumentsymbolet øverst til venstre i underdokumenter-boksen, eller Ctrl + Klikk på lenken til filen.
MERK: Når du importerer eksisterende Word-filer til en hoveddokumentfil, legger Word inn et neste sidestykke pause før og en kontinuerlig seksjonsbrudd etter hvert underdokument. Igjen, kan du enkelt endre typen av hver seksjonsbrudd, om nødvendig.
Hvis du vil vise hoveddokumentet i en oversiktlig visning, klikker du kategorien Vis og klikker Skriv ut layout eller annen visningstype i delen Dokumentvisninger.
Du kan legge til innholdsfortegnelse på samme måte som vi nevnte ovenfor når du oppretter et hoveddokument og underdokumenter fra bunnen av.
Når du har tatt med alle underdokumenter i hoveddokumentet, kan du legge til eller redigere overskrifter og bunntekster, lage innholdsfortegnelsen( som vi illustrert), opprett en indeks, og arbeid på andre deler av dokumentet som er felles forhele dokumentet.
For begge metodene som diskuteres i denne artikkelen for å lage masterdokumenter, oppdateres innholdet for det aktuelle dokumentet i hoveddokumentet når du redigerer et dokument som er inkludert i et hoveddokument.
Hoveddokumenter i tidligere versjoner av Word ødela noen ganger dokumentene. Du kan støte på dette problemet i Word 2010. Se Microsoft Answers-siden for mer informasjon.
