Slik setter du opp regler i Apple Mail

Selv om e-post kan falle i popularitet, gir vei til flere øyeblikkelige midler for elektronisk kommunikasjon, er det fortsatt viktig komponent til folks faglige repertoar. Men untamed, e-post kan raskt komme ut av hånden, og derfor er det viktig å bruke regler og filtre.

Apple Mails regler gir deg mulighet til å prioritere hva som er viktig, mens vi er ute etter hva som ikke er. En god regler ordning vil raskt redusere e-rot, samtidig som du gir en sjanse til å reagere på prioriterte meldinger på en mer rettidig måte.

Apple Mail gjør det enklere å sette opp regler, noe som gjør at du kan smertefritt arkivere, flagg og varsle deg om nye meldinger, slik at du ikke alltid vil se etter den viktige meldingen fra sjefen din eller kollegaen.

For å sette opp regler må du først åpne Apple Mails preferanse, som gjøres ved å velge Mail-menyen og deretter "Preferences" eller ved hjelp av kommandoen +, tastaturkombinasjon.

I innstillingene klikker vi på den siste kategorien til høyre, "Regler" og deretter "Legg til regel".

I dette eksemplet oppretter vi en regel for å lede en e-post fra en bestemt avsender til en bestemt postkasse. Før vi gjør dette, må vi imidlertid sørge for at postkassen allerede er konfigurert. Hvis ikke, kan vi klikke på "Postkasse" -menyen og velge "Ny postkasse. .." fra menyvalgene. Nå velger du hvor du vil at den nye postkassen skal oppholde seg og gi den et passende navn.(I mitt tilfelle kaller jeg det "Lowell", hvor all e-post fra sjefen min vil gå.)

Tilbake i våre reglerpreferanser bygger vi vår nye regel, noe som vil være veldig enkelt. Avsenderen i spørsmålet, min sjef, har to e-postadresser som de vanligvis bruker, så vi vil inkludere begge deler av vår regel for å sørge for at e-post som kommer fra hver adresse, blir sendt til vår nye postkasse.

For å legge til en annen e-postadresse, må vi klikke på "+" -tegnet, dette vil legge til et ekstra felt for en annen e-postadresse.

Med denne nye regelen blir en -post som kommer fra , enten e-postadressen flyttet til den bestemte postkassen. Dette betyr at det vil hoppe over innboksen, så vi må sørge for at vi sjekker postboksen ofte for å sikre at vi ikke går glipp av noe.

Dessverre kan du ikke bruke boolsk med Mail-regler, så alle deler av regelen du konfigurerer må ha sitt eget element. Det vil være enkelt å bruke "OR" -operatøren i vår regel når du spesifiserer en e-postadresse, men vi kan ikke-hver har en egen linje.

Hvis vi ønsket å sørge for at eventuelle meldinger fra denne avsenderen forblir i innboksen, men fortsatt er arkivert til den nye postkassen, kan vi endre regelen slik at de kopieres i stedet for flyttet.

Det er bare et enkelt eksempel, så la oss prøve noe litt mer komplisert. Si at vi vil sette opp en regel som vil flagge bestemte meldinger, rute dem til en spesiell postboks og videresende en kopi til en annen e-postadresse. Slik gjør vi det:

Så med denne regelen blir meldingen kopiert til vår Viktige postkasse mappe, bakgrunnen vil bli skygget i rødt, og den blir videresendt til en egen e-postkonto. Vi kunne fortsette å legge til kriterier for vår regel, men du får nok ideen.

Dette er morsomt, så la oss prøve en og gjøre det litt lengre. I denne regelen er det mange ting som skjer.

Først, hvis emnet eller innholdet i meldingen inneholder ordene "roller derby", vil meldingen bli flyttet til en spesiell mappe. Ved mottak av denne meldingen vil Mail varsle oss ved å spille en lyd, sende oss et varsel og sprette ikonet i Dock. Endelig vil det endre bakgrunnen til rosa og markere den med et grønt flagg.

Det høres ut som mye for en bestemt type melding, men hvis du virkelig vil vite når noe kommer, kan du sikkert sørge for at Mail varsler deg.

Før vi slutter, ta en titt på våre Regelpreferanser enda en gang fordi det er noen ganske verdifulle funksjoner som du kanskje vil bruke.

Når en regel er "Aktiv", vil det bli merket i boksen ved siden av det. Hvis du vil slå av en regel, og dermed gjøre den inaktiv, må du bare fjerne merket. Dette vil ikke fjerne regelen, så hvis du vil beholde den og bare suspendere bruken av den for en tid, så deaktiver den.

"Rediger" -funksjonen er slik at du kan gå tilbake og endre noen regel når det er nødvendig. Alternativt kan du bare dobbeltklikke på en regel du vil endre.

"Dupliser" -knappen kan komme til nytte fra tid til annen når du vil gjenta en regel en gang til, med bare noen mindre endringer, men vil ikke lage den flere ganger.

Til slutt, hvis du trenger å slette en regel, klikker du på "Fjern" -knappen, eller bare velg regelen og trykk "Slett" -knappen på tastaturet.

Hvis du har flere e-postkontoer, er det definitivt en fin måte å sette opp alle dine forskjellige meldinger på fine, fine steder slik at ingenting blir savnet eller tapt i shuffle. Du trenger ikke å være en ekspert for å bruke dem heller. Mail gjør det veldig enkelt å sette opp selv noen få enkle regler, slik at du kan finne viktige meldinger på bare noen få klikk. Når du får tak i det, vil du sannsynligvis skape enda mer komplekse regler som går utover det vi har vist deg her i dag.