Reduzir o tempo gasto enviando e recebendo e-mail

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O e-mail pode tornar a comunicação mais fácil, mas também pode drenar seu tempo. Saiba como processar e-mails recebidos e escrever e-mails enviados para economizar tempo.

De acordo com uma pesquisa de 2005, as entrevistas dos funcionários revelaram que o tempo desperdiçado no e-mail causou uma empresa com 10.000 funcionários a perder uma estimativa de US $ 152 milhões em salários por ano.

Email claramente tem suas desvantagens. Os emails não claros distraem os funcionários de importantes tarefas relacionadas ao trabalho, canais de comunicação na nuvem e muitas vezes criam trabalho extra. Evite as armadilhas do email seguindo as sugestões abaixo.

Como o email de entrada pode desperdiçar seu tempo

Foto por Dvortygirl

Existem muitos tipos de mensagens de e-mail que podem desperdiçar seu tempo. Aqueles que:

• Podem ser cortados de várias mensagens e condensados ​​em abrangentes
• Não se relacionam diretamente com você
• Relacionam-se a você, mas não de forma direta, o que deixa você inseguro de como ou se você deve responder( e cometempo de espera)
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• Não direcione você para tomar alguma ação( o que é improdutivo)
• Distrair e / ou encorajá-lo a perder tempo na web
• Não são adequados para o e-mail e fazem mais sentido através de um canal de comunicação dinâmico, comouma reunião de negócios ou algum formato mais apropriado para o conteúdo( como um documento autônomo rico em informações)

Como processar o e-mail recebido de forma eficiente

Para ler e processar e-mails de forma eficiente, você precisa se concentrar em duas coisas - descobrir omensagem do e-mail( ou falta de) e decidir sobre as ações a serem tomadas em resposta.

Etapa 1: Descobrir a mensagem( ou a falta de)

Sempre que você lê um novo e-mail, aproveite o menor tempo possível para descobrir:

• Se o alto-falante está endereçando você direta ou indiretamente
• Se o falante lhe disse o que elesesperar de você
• Se isso é feito de forma clara
• Se a mensagem geral é relevante para você
• Se a mensagem geral parece apropriada, dado o contexto de sua relação com o remetente( ou falta de, se eles estão tentando iniciar uma empresarelacionamento, por exemplo)

Isso irá ajudá-lo a verificar qual é a mensagem do e-mail e como você deseja responder. Ou seja, se você pretende responder em primeiro lugar.

É especialmente importante notar se o orador está fazendo uma ou mais coisas que podem atraí-lo para desperdiçar um tempo precioso, como:

• Não estar claro sobre o que eles estão tentando dizer
• Usando o idioma de forma confusa ou eufemística para evitar falar emtermos concretos( por exemplo, "Eu acho que precisamos ter um coração para o coração em algum momento" versus "Você pode me ligar esta semana para que possamos falar ao telefone sobre algo importante?")
• Rambling ou sair do tópico
• Incluindo informações quenão é do seu negócio, inapropriado, ofensivo ou incoerente
• Cc ou você está em mensagens que não são relevantes para você.
• Repetindo a mesma mensagem através de vários e-mails ou repetindo o que já foi coberto em comunicações anteriores, além do email
• Escrevendo sobre algo que você já discutiu e resolvi - de forma esquecida ou descuidada.

Nesses tipos de situações, sejaespecialmente com cuidado para responder de forma eficaz que minimiza quanto tempo você gasta na comunicação. Porque é fácil deixar os cenários de e-mail ambíguos acima drenar seu tempo.

Etapa 2: Decida em que ação tomar

Depois de saber o que é a mensagem, descubra a maneira mais produtiva de responder. Aqui estão algumas respostas típicas:

• Transfira a conversa para um meio de comunicação melhor, como chamadas telefônicas e de conferência
• Respondendo a uma pergunta recorrente feita por várias pessoas - não através de e-mail - mas através de um meio mais rico em informações que pode ser compartilhado, como um Google Doc
• nãorespondendo a mensagens que não deixam claro o que o falante espera de você( mesmo que pareça um pouco descortês)
• Endereçando mensagens não claras com questões concretas diretas e breves, como "Quando você deseja que o relatório seja completado por? "Ou" Como você gostaria que eu contribuísse para este projeto? "
• Pegando o telefone e chamando a pessoa a qualquer momento que o drama ou a interrupção da comunicação comecem a ocorrer - extraí-lo através do e-mail só levará mais tempo e pode intensificar o conflito

Etapa3: Obter de volta na tarefa

Mais importante, depois de responder a um e-mail( o que pode consistir em não responder e, em vez disso, excluir a mensagem), vocêVocê precisa voltar à tarefa. Mude para o próximo e-mail aguardando na sua caixa de entrada, ou altere as engrenagens e volte a fazer o trabalho em vez de responder aos pedidos de outras pessoas.

Como enviar email pode desperdiçar seu tempo

Foto de Adikos

Além disso, existem muitos tipos de mensagem de e-mail que você envia que pode desperdiçar seu tempo. Aqueles que:

• são afastados desnecessariamente em várias mensagens, cada uma das quais leva tempo e pensado para adaptar, em vez de uma abrangente
• Não se relaciona diretamente com o destinatário, o que é um desperdício de esforço da sua parte
• Não sãoclaro o suficiente e desenhe em longas conversas de e-mail e / ou mal-entendidos, ou nenhuma ação produtiva( o que significa que você terá que passar o tempo iniciando a conversa novamente mais tarde)
• Não direcione o destinatário para tomar alguma ação, o que é
• improdutivo Distrair e incentivar o destinatário a perder tempo na web - o que significa que incentiva o mesmo de você
• Não são adequados para o formato de e-mail, mas são melhor comunicados através de conversa em tempo real ou através de um documento instrutivo ou rico em informações, tal comocomo um manual, artigo de blog, página de FAQ, relatório da empresa ou apresentação em PowerPoint

Como enviar emails de forma eficiente

Para escrever e-mailsIsso não desperdiça seu tempo no longo prazo( para não mencionar o tempo do seu destinatário), você precisa se concentrar em cinco coisas: comunicar uma mensagem clara, solicitar que seu destinatário tome medidas acionáveis, usando boa estrutura, editando antes de enviar,e acompanhamento efetivo.

Passo 1: Obter claro na sua mensagem

Antes de elaborar um e-mail, você precisa ficar claro sobre a mensagem. Determine:

• O que você deseja comunicar
• Por que você quer se comunicar
• Que ação você deseja que seu destinatário tome
• Como você pode persuadi-los a tomar tal ação.

Aqui estão alguns motivos comuns para enviar e-mail:

• Para lembrar alguémum prazo
• Para dar a alguém instruções escritas sobre uma tarefa
• Para fazer uma pergunta rápida que possa ser respondida adequadamente através da escrita
• Para responder uma pergunta rápida que pode ser respondida adequadamente através da escrita
• Para transmitir informações sensíveis ao tempo
• Para oferecer datas disponíveispara agendar uma reunião
• Para acompanhar após uma reunião e mostrar apreciação

Em todos esses exemplos, exceto para o último, você deseja que seu destinatário tome alguma ação( mesmo que isso seja apenas respondendo para você).

Às vezes, a ação não parece uma ação. Talvez você queira:

• Passe uma dica para o seu colega de trabalho
• Deixe seus amigos saberem que você aterrissou com segurança no seu destino de viagem
• Dê uma breve atualização sobre como você está fazendo no seu novo destino e como você pode ser alcançado no próximovárias semanas

Em cada uma dessas situações, você não está dizendo ao seu destinatário que tome uma determinada ação. No entanto, está implícito que não se espera que façam qualquer ação, contanto que você forneça o encerramento correto do e-mail ou, pelo menos, assinando seu nome. Eles entendem que a comunicação pode facilmente terminar com seu e-mail;que eles não precisam responder.

Passo 2: solicite seu destinatário Execute etapas úteis

Para escrever e-mails efetivos que lhe pouparão tempo, você precisa torná-los acionáveis. E você precisa se certificar de que seu destinatário é claro sobre a ação que se espera deles.

Se você não está apontando para isso, mas está tentando soletrar sua história de vida ou explicar por que você está segurando para o próximo modelo de iPhone em vez de obter o mais recente, você pode esquecer de poupar tempo porque a escrita por correspondente levamuito pensamento e tempo.

Concentre-se no seguinte ao fazer o e-mail acionável:

• Fixando prazos
• Esboçando planos de contingência
• Oferecendo opções potenciais para o próximo curso de ação( por exemplo, horas em que você está disponível para uma reunião em pessoa, locais em que você está disponível)
• Fornecer uma opinião quando solicitado um
• Fazendo uma solicitação adequada para escrever e é realmente mais conveniente que usando outro modo de comunicação
• Fornecer um conjunto de direções para uma tarefa que seu destinatário concordou em realizar

Seja proativo e assertivo ao delinearpassos acionáveis. Evite perguntar perguntas abertas, a menos que não haja outra opção. Porque as perguntas abertas são o oposto do conteúdo acionável.

Aqui estão alguns exemplos:

• Em vez de pedir ao seu destinatário que lhe dê sua agenda( e desperdiçar um e-mail no processo) - comece enviando seus horários de reunião disponíveis.
• Em vez de perguntar ao seu destinatário o que eles pensam sobre uma determinada decisão de negócios, descreva a decisão potencial e solicite comentários de construção;Dessa forma, eles não terão que criar algo por conta própria e, em vez disso, terão algo para trabalhar com o

. Você mantém o email acionável, fornecendo instruções claras ao leitor e mantendo o conteúdo acionável em vez de aberto.

Mais importante, você precisa ter certeza de que qualquer ação que você espera de seu leitor é claramente comunicada. Não assuma que eles sabem que você deseja configurar uma reunião nesta semana, apenas você oferece seus horários disponíveis. Não assuma que eles sabem a qual tarefa de trabalho o seu conjunto de instruções se aplica. Indique-o explicitamente e gentilmente, deixe-os saber o que você quer que eles façam.

Passo 3: Crie uma boa estrutura

Uma vez que você tenha sua mensagem claramente definida e você a tornou acionável, é hora de organizá-la de forma a transmitir essa clareza e seus pedidos acionáveis.

Parágrafos: Uma regra geral a seguir é manter parágrafos com menos de cinco frases. Não é apenas difícil se concentrar em longos parágrafos, enquanto a leitura na web, mas os parágrafos fracos dão ao destinatário a oportunidade de perder o foco e talvez perder os pontos mais importantes. Isso leva a respostas desleixadas ou redundantes, que nutam o canal de comunicação.

Sentenças: Use a voz ativa ao escrever frases. Mantenha as frases curtas e diretas ao ponto. Evite sair de tangentes ou explicar desnecessariamente seu raciocínio ou sentimentos sobre as coisas. Em vez disso, fique atento aos fatos e quais ações você solicita que seu destinatário tome.

Palavras: Tente não usar palavras grandes ou gírias, a menos que você saiba que sua audiência vai entender. Evite piadas e referências culturais que possam ser mal interpretadas, porque qualquer coisa que possa ser mal interpretada é uma barreira potencial para uma comunicação efetiva.

Evite palavras extras e frases qualificadas."Dada a situação atual em que isso está ocorrendo atualmente, acho que pode ser sábio. .." é uma declaração de qualificação que não só desperdiça palavras e tempo, mas distrai da mensagem real. Em vez disso, apenas indique sua recomendação sem ter que qualificá-la.

Outro exemplo: "Eu estava pensando se eu poderia te perguntar. .." Corte esta frase e simplesmente faça a pergunta. Também aumentará sua confiança, porque você não procurará inconscientemente a permissão para se comunicar de forma proativa.

Pontuação: Mantenha a pontuação simples. As palavras e frases de qualificação são apenas eficientes quando usadas para estabelecer cortesia ao iniciar a comunicação com alguém com quem você gostaria de ter uma relação comercial ou pessoal. Em tais casos, você não quer necessariamente ser próximo, mas use algumas frases educadas para mostrar respeito pelo seu tempo.

Minimize o uso de vírgulas - isso, naturalmente, ajuda você a manter frases curtas. Evite a fala preguiçosa inspirada no texto, com o uso excessivo de ponto-ponto-ponto e vírgulas consecutivas. Em vez disso, pontue suas frases com o inglês adequado e utilize as contracções quando faz sentido, porque elas melhoram a leitura.

Além disso, considere pontuar listas com pontos de bala e usar uma linha de traços para separar as principais seções( que podem incluir um ou mais parágrafos).

Pontos de bala e quebras de seção melhoram a legibilidade da web, além de ajudá-lo a organizar sua mensagem com mais clareza.

Passo 4: Editar antes de enviar

Antes de enviar um e-mail, pegue 1-2 minutos para ler alto. Isso ajudará você a cometer erros ou notar partes estranhas que você normalmente não diria pessoalmente. Retire essas palavras extras e simplifique a pontuação. Marque as listas e reduza seus parágrafos.

Quando você pode responder as seguintes perguntas com um "sim", então você está pronto para bater "enviar":

• A mensagem está clara?
• As expectativas são acionáveis ​​e claramente declaradas?
• Meu destinatário poderá receber minha mensagem com sucesso? O sucesso significa que eles sabem que resposta é esperada deles.
• Se as funções foram revertidas, eu seria capaz de receber esta mensagem com sucesso?

Etapa 5: acompanhar de forma eficaz

Além disso, seja pró-ativo no acompanhamento dos seus e-mails. Se alguém não responder a uma solicitação direta, não perca tempo perguntando o que aconteceu. Em vez disso, envie um email de cortesia mas direto para verificar com eles. Aplique os princípios listados acima. E não perca muito tempo tentando obter uma resposta;se o destinatário não estiver se comunicando com você, saiba quando mover ou abordá-los pessoalmente.

Use o email para economizar tempo

O e-mail pode economizar muito tempo se você sabe como usá-lo de forma eficiente. E isso acontece tanto para enviar e receber mensagens.

O email é melhor usado para entregar mensagens acionáveis ​​que são adequadamente comunicadas por meio da escrita. Se você aproveitar os benefícios do e-mail e evitar muitas dificuldades, isso serve como uma ferramenta poderosa.