9Jul
Quando você sabe que você estará fora do escritório por alguns dias, você pode configurar o Assistente para fora do escritório para responder automaticamente, permitindo que as pessoas saibam que você está aproveitando suas férias enquanto estão presas no trabalho.
Para criar uma resposta fora do escritório no Outlook, criaremos um modelo de e-mail com a mensagem que queremos usar e, em seguida, crie uma regra que enviará uma resposta com essa mensagem para todos os emails que recebemos durante um intervalo de datas específico. NOTA
: O Outlook deve estar aberto para que a regra seja executada e sua resposta fora do escritório seja enviada. Então, certifique-se de deixar seu computador e o Outlook funcionar enquanto estiver fora do escritório.
Etapa 1: crie um modelo de mensagem
Para criar um modelo de mensagem no Outlook, verifique se a guia "Home" está ativa e clique no botão "Novo email" na seção Nova.
Digite a mensagem que deseja enviar como uma resposta automática na caixa de mensagem. Não insira um endereço de e-mail ou um assunto. Em seguida, clique na guia "Arquivo".
Clique em "Salvar como" na lista de opções no lado esquerdo da tela dos bastidores.
Na caixa de diálogo Salvar como, selecione "Modelo do Outlook( *. oft)" no menu suspenso "Salvar como tipo".
Você é levado para a pasta de modelos de usuário. Digite um nome para o modelo na caixa "Nome do arquivo", mantendo a extensão ".oft" e clique em "Salvar".
Se você quiser copiar o modelo de e-mail de resposta fora do escritório para outro PC ou fazer backup, o caminho completo para a pasta de modelos de usuário é C: \ Users \ & lt; nome de usuário & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Substitua & lt; nome de usuário & gt;com o nome de usuário do Windows.
Feche a janela da mensagem clicando no botão "X" no canto superior direito.
Uma caixa de diálogo exibe perguntando se deseja salvar um rascunho da mensagem. Você não precisa porque você o salvou como um modelo, mas você pode se quiser. Clique em "Sim" se quiser salvar o rascunho ou "Não" se você não.
Passo dois: crie uma regra para responder automaticamente a novas mensagens de e-mail
Agora, que temos nosso modelo de e-mail de resposta fora do escritório, criaremos uma regra para usar esse modelo para responder a todas as mensagens que entram durante um período específico. Certifique-se de que a aba "Início" esteja ativa.
Na seção Mover, clique no botão "Regras" e selecione "Gerenciar Regras &Alertas "no menu suspenso.
Você também pode clicar na guia "Arquivo" para acessar a tela dos bastidores. Certifique-se de que a tela "Informações" esteja ativa( clique em "Informações" à esquerda, se necessário) e clique em "Gerenciar Regras &Alertas ".
Na caixa de diálogo Regras e alertas, verifique se o endereço de e-mail para o qual você deseja aplicar esta regra é selecionado na lista suspensa "Aplicar alterações a esta pasta".Se você deseja que esta regra se aplique a todas as suas contas no Outlook, mostraremos como fazer isso mais tarde neste artigo. Clique na guia "Regras de email" se ainda não estiver ativo e, em seguida, clique no botão "Nova regra".
Na primeira tela da caixa de diálogo Assistente de Regras, clique em "Aplicar regra nas mensagens que recebo" na seção "Iniciar a partir de uma regra em branco".A opção é adicionada à caixa "Etapa 2: Editar a descrição da regra( clique em um valor sublinhado)".Não há nada para editar para esta parte da regra, então clique no botão "Avançar" para continuar.
A segunda tela na caixa de diálogo Assistente de regras permite que você selecione as condições para verificar quando você recebe e-mails. Para que sua resposta fora do escritório seja enviada durante um intervalo de datas específico, marque a caixa "recebido em uma data específica" na caixa "Etapa 1: Selecione condições".A condição é adicionada à caixa "Etapa 2: Editar a descrição da regra( clique em um valor sublinhado)", como antes, mas desta vez, há uma parte da descrição a ser editada. Para adicionar um intervalo de datas, clique no link "em um intervalo de datas específico" na caixa Etapa 2.
Na caixa de diálogo Data Recebida, marque a caixa "Depois", clique no menu suspenso e clique na data após a qual deseja enviar a resposta automática fora do escritório. Por exemplo, se você quer que sua resposta fora do escritório comece a ser enviada em 8 de fevereiro, selecione 7 de fevereiro para a data pós.
Então, marque a caixa "Antes", selecione uma data da lista suspensa da data à direita da caixa de seleção Antes. A data que você seleciona deve ser o dia depois de você querer que a resposta fora do escritório pare de ser enviada. Por exemplo, se você quer que o 15 de fevereiro seja o último dia em que sua resposta fora do escritório é enviada, selecione 16 de fevereiro como a data anterior.
As datas selecionadas são adicionadas à condição na caixa Etapa 2.Clique no botão "Avançar" na caixa de diálogo Assistente de regras para continuar.
Na terceira tela na caixa de diálogo Assistente de regras, você escolhe o que deseja fazer com e-mails recebidos durante o período. Queremos responder a todos os e-mails usando o modelo que criamos na primeira seção, então verificamos a caixa "Responder usando um modelo específico" na caixa "Etapa 1: Selecionar ação( s)".Para selecionar o modelo que criamos, clique no link "um modelo específico" na caixa "Etapa 2: Edite a descrição da regra( clique em um valor sublinhado)".
Na caixa de diálogo Selecionar um modelo de resposta, selecione "Modelos do usuário no sistema de arquivos" no menu suspenso "Procurar em".
Selecione o modelo que você criou( no nosso caso, o modelo "Responder fora do Office") e clique no botão "Abrir".
O caminho completo para o modelo selecionado é adicionado à ação selecionada. Clique no próximo botão para continuar.
Na quarta tela do Assistente de regras, você pode selecionar as exceções que deseja aplicar à regra, como, por exemplo, se você deseja excluir determinadas pessoas ou grupos( "exceto se de pessoas ou grupos públicos").Não vamos adicionar nenhuma exceção à nossa regra, então clique no botão "Avançar" para continuar.
Digite um nome para a regra na caixa "Etapa 1: especificar um nome para esta regra".A caixa "Ativar esta regra" é verificada por padrão, portanto a regra será ativada automaticamente. Não se preocupe, no entanto. Ele não será executado até depois da data após você especificou.
Não queremos executar a regra em mensagens já na nossa caixa de entrada, então deixe a caixa "Executar esta regra agora nas mensagens já na caixa de entrada" não marcada. Se você quiser executar esta regra em todas as suas contas de e-mail no Outlook, marque a caixa "Criar esta regra em todas as contas".Clique no botão "Concluir".
A regra é adicionada à lista. Clique em "OK" para fechar a caixa de diálogo Regras e alertas.
Agora, quando alguém envia um e-mail durante a data que você especificou, eles receberão automaticamente a mensagem no modelo de e-mail que você criou.
Mesmo que o remetente receba uma resposta automática dizendo que você está fora do escritório, você ainda recebe seu e-mail com um ícone indicando que uma resposta automática foi enviada. No entanto, você pode se sentir justificado em ignorá-lo até você voltar.
Uma vez que o intervalo de datas na regra passou, a regra não se aplica aos e-mails recebidos. No entanto, você ainda pode desligar a regra. Para fazer isso, abra a caixa de diálogo Regras e Alertas novamente conforme descrito anteriormente e desmarque a caixa à esquerda da regra na lista. Clique em "OK" para fechar a caixa de diálogo.
Quando você usa esta regra para enviar uma resposta automática fora do escritório, a resposta é enviada uma vez para cada remetente durante uma única sessão do Outlook. Uma sessão é quando você abre o Outlook até sair do aplicativo. Isso evita que as respostas duplicadas sejam enviadas para o mesmo remetente que lhe envia várias mensagens. O Outlook rastreia quem recebeu uma resposta automática durante cada sessão, mas esta lista é reiniciada quando você sai do Outlook. Então, deixe o Outlook aberto( não saia e reabra) para que a regra seja executada e a resposta automática para fora do escritório seja enviada para todos os que enviam e você enviou e os remetentes não recebem várias respostas no escritório.