Reducerea timpului petrecut Trimiterea și primirea e-mailului

Foto de H este pentru acasă

Email-ul poate face comunicarea mai ușoară, dar poate și să vă scurge timpul. Aflați cum să procesați e-mailurile primite și să scrieți e-mailurile de ieșire pentru a economisi timp.

Potrivit unui sondaj din 2005, interviurile angajaților au arătat că timpul pierdut prin e-mail a determinat o întreprindere cu 10.000 de angajați să piardă un salariu estimat la 152 milioane de dolari pe an.

Email are în mod clar dezavantajele sale. E-mailurile neclarice distrage atenția angajaților de la sarcini importante legate de muncă, canale de comunicare în cloud și adesea creează o muncă suplimentară.Evitați capcanele de e-mail, urmând sugestiile de mai jos.

Cum e-mailul de intrare vă poate pierde timpul

Foto de Dvortygirl

Există multe tipuri de mesaje de e-mail care vă pot pierde timpul. Cei care:

• ar putea fi tăiat de la mai multe mesaje și condensat într-unul cuprinzător un
• Nu te referă direct la tine
• Nu te referi la tine, dar nu într-un mod direct, ceea ce te lasă nesigur de cum sau dacă ar trebui să răspunzi( și mănâncăup time)
  instagram viewer
• Nu vă direcționați să faceți ceva acțiuni( care este neproductiv)
• Distrați și / sau vă încurajați să pierdeți timpul pe web
• Nu sunt potriviți pentru e-mail și faceți mai mult sens printr-un canal de comunicare dinamic, cum ar fio întâlnire de afaceri sau un format care este mai adecvat pentru conținut( ca un document bogat în informație autonomă)

Cum să procesați eficient e-mailurile primite

Pentru a citi și a procesa eficient e-mailurile, trebuie să vă concentrați pe două lucruri -mesajul de e-mail( sau lipsa de) și de a decide cu privire la ce măsuri să ia în răspuns.

Pasul 1: Aflați mesajul( sau lipsa)

Ori de câte ori citiți un nou e-mail, luați cât mai puțin timp pentru a afla:

• Dacă difuzorul vă adresează direct sau indirect
• Dacă difuzorul v-a spus ceașteptați de la dvs.
• Dacă acest lucru se face într-o manieră clară
• Dacă mesajul general este relevant pentru dvs.
• Dacă mesajul global pare a fi adecvat, având în vedere contextul relației dvs. cu expeditorul( sau lipsa acestuia, dacă încearcă să inițieze o afacererelație, de exemplu)

Acest lucru vă va ajuta să aflați ce este mesajul e-mailului și modul în care doriți să răspundeți. Aceasta este, dacă intenționați să răspundeți în primul rând.

Este deosebit de important să notați dacă vorbitorul face una sau mai multe lucruri care vă pot atrage să pierdeți timp prețios, cum ar fi:

• Fiind neclar despre ceea ce încearcă să spună
• Folosirea limbajului într-o manieră confuză sau eufemistică pentru a evita vorbirea(cum ar fi "cred că trebuie să avem o inimă la inimă la un moment dat" versus "poți să mă suni în această săptămână ca să putem vorbi la telefon despre ceva important?")
• Rambling sau plecând din subiectul
• nu este o afacere, inadecvată, ofensivă sau incoerentă
• Cc sau bcc'ing pe mesaje care nu sunt relevante pentru dvs.
• Repetarea aceluiași mesaj prin e-mailuri diferite sau repetarea a ceea ce a fost deja acoperit în comunicările anterioare, altele decât e-mail
• Scriind despre ceva pe care l-ați discutat deja și rezolvat - într-o manieră uitată sau neglijentă

În aceste tipuri de situații,în special, să aveți grijă să răspundeți într-un mod eficient care să minimizeze timpul pe care îl cheltuiți pentru comunicare. Pentru că este ușor să lăsați scenariile de e-mail ambiguă de mai jos să vă scurteze timpul.

Pasul 2: decideți ce acțiune să luați

După ce știți despre ce este vorba mesajul, aflați modul cel mai productiv de răspuns. Iată câteva răspunsuri tipice:

• Schimbarea conversației într-un mediu de comunicare mai bun, cum ar fi apelurile telefonice și conferințele
• Răspunsul la o întrebare periodică cerută de mai mulți oameni - nu prin e-mail - ci printr-un mediu mai bogat în informații care poate fi partajat, cum ar fi un document Google
• răspunzând la mesaje care nu clarifică ceea ce vorbitorul se așteaptă de la dvs.( chiar dacă se simte puțin nepoliticos)
• Abordarea mesajelor neclare cu întrebări concrete directe și scurte cum ar fi: "Când doriți să completați raportul? "Sau" Cum v-ar plăcea să contribuie la acest proiect? "
• Ridicarea telefonului și apelarea persoanei în orice moment începe distrugerea dramei sau comunicării - extragerea acestuia prin e-mail va dura mai mult și poate intensifica conflictul

Step3: Întoarceți-vă la sarcină

Cel mai important, după ce răspundeți la un e-mail( care poate constă în a nu răspunde și în loc de a șterge mesajelege), trebuie să reveniți la sarcină.Deplasați-vă la următorul e-mail care așteaptă în căsuța de e-mail sau schimbați uneltele și reveniți la locul de muncă, în loc să răspundeți solicitărilor altor persoane.

Cum trimiterea e-mailului vă poate pierde timpul

Foto de Adikos

În plus, există mai multe tipuri de mesaje de e-mail pe care le trimiteți care vă pot pierde timpul. Cei care:

• sunt înșelate în mod inutil în mai multe mesaje, fiecare dintre ele necesită timp și se gândește să se adapteze, în loc de unul cuprinzător
• Nu se referă direct la destinatar, ceea ce reprezintă o risipă de efort din partea voastră
• Nu suntdestul de clară și trageți în conversații lungi și / sau în neînțelegeri sau în absența unor acțiuni productive( ceea ce înseamnă că va trebui să petreceți mai mult timp pentru a iniția conversația mai târziu)
• Nu direcționați destinatarul pentru a întreprinde o acțiune, care esteneproductive
• Distrugeți și încurajați-i pe destinatar să piardă timpul pe web - ceea ce înseamnă că vă încurajează același lucru
• Nu sunt potrivite pentru formatul de e-mail, ci mai bine comunicate prin conversații în timp real sau printr-un document bogat în instruire sau informațieca manual, articol blog, pagină de întrebări frecvente, raport de companie sau prezentare PowerPoint

Cum se trimite e-mail eficient

Pentru a scriee-mailuri care nu vă pierd timpul pe termen lung( să nu mai vorbim de timpul destinatarului dvs.), trebuie să vă concentrați pe cinci lucruri: comunicarea unui mesaj clar, solicitarea destinatarului să ia pași acțiuni, folosind o structură bună,, și urmărirea eficientă.

Pasul 1: Obțineți claritate asupra mesajului dvs.

Înainte de a elabora chiar un e-mail, trebuie să obțineți cristal clar asupra mesajului. Determinați:

• Ce doriți să comunicați
• De ce doriți să comunicați
• Ce acțiune doriți să primească destinatarul dvs.
• Cum puteți să-i convingeți să ia astfel de acțiuni

Iată câteva motive frecvente pentru a trimite e-mail:

• Pentru a reaminti cuivaun termen limită
• Pentru a da cuiva instrucțiuni scrise despre o activitate
• Pentru a pune o întrebare rapidă care poate fi răspunsă în mod adecvat prin scrierea
• Pentru a răspunde la o întrebare rapidă la care se poate răspunde adecvat prin scrierea
• Pentru a trece de-a lungul informațiilor sensibile la timp
• Pentru a oferi date disponibilepentru planificarea unei întâlniri
• Urmărirea după o întâlnire și aprecierea aprecierii

În toate aceste exemple, cu excepția ultimului exemplu, doriți ca destinatarul dvs. să facă anumite acțiuni( chiar dacă acesta vă răspunde doar).

Uneori acțiunea nu pare a fi o acțiune. Poate vrei să:

• Treci de-a lungul unui sfat pentru colegul tău
• Lăsați prietenii tăi să știe că ai aterizat în siguranță la destinația ta de călătorie
• Dă o scurtă actualizare despre cum faci la noua ta destinație și cum poți fi atins în următoareacâteva săptămâni

În fiecare dintre aceste situații, nu îi spuneți destinatarului să întreprindă o anumită acțiune. Cu toate acestea, se presupune că nu este de așteptat ca aceștia să ia nicio măsură, atâta timp cât acordați închiderea corectă a e-mailului sau cel puțin prin semnarea numelui. Ei înțeleg că comunicarea se poate termina cu ușurință prin e-mail;că nu trebuie să răspundă.

Pasul 2: Solicitați destinatarului dvs. Luați pași sensibili

Pentru a scrie e-mailuri eficiente care vă economisesc timp, trebuie să le faceți acționabile.Și trebuie să vă asigurați că destinatarul dvs. este clar cu privire la ce acțiune se așteaptă de la ei.

Dacă nu căutați acest lucru, dar încercați să vă exprimați povestea vieții sau să explicați de ce vă rețineți pentru următorul model de iPhone, în loc să obțineți cel mai recent model, puteți uita de economisirea timpului,o mulțime de gândire și timp.

Concentrați-vă asupra următoarelor aspecte atunci când faceți o acțiune prin e-mail:

• Setarea termenelor limită
• Descrierea planurilor de urgență
• Oferirea de opțiuni potențiale pentru următorul curs de acțiune( de exemplu, oriunde sunteți disponibil pentru o întâlnire în persoană, locații pe care sunteți în măsură să le întâlniți)
• Oferirea unei opinii atunci când este cerută o
• Efectuarea unei solicitări potrivite pentru scriere și este de fapt mai convenabil ca utilizarea unui alt mod de comunicare
• Furnizarea unui set de instrucțiuni pentru o sarcină pe care destinatarul dvs. a fost de acord să o îndeplinească

Fii proactiv și asertiv atunci când conturetape de acțiune. Evitați să întrebați întrebări deschise dacă nu există altă opțiune.Întrucât întrebările deschise sunt opusul conținutului care poate fi atacat.

Iată câteva exemple:

• În loc să cereți destinatarului să vă dea programul( și să pierdeți un e-mail în proces) - începeți prin a le trimite timpii de întâlnire disponibili.
• În loc să cereți destinatarului ce gândesc despre o anumită decizie de afaceri, să contureze decizia potențială și să solicite feedback-ul de construire;în acest fel nu va trebui să vină cu ceva în sine și în schimb va avea ceva de lucru cu

Mențineți e-mailul acționabil prin furnizarea de instrucțiuni clare cititorului și păstrarea conținutului mai degrabă acționat decât deschis.

Cel mai important, trebuie să vă asigurați că orice acțiune pe care o așteptați de la cititor este comunicată în mod clar. Nu presupuneți că știu că doriți să înființați o întâlnire în această săptămână, doar că vă oferiți timpul disponibil. Nu presupuneți că știu ce sarcină de lucru se aplică setului de instrucțiuni. Spune-i explicit și cu bună-voie să-i spună ce vrei să facă.

Pasul 3: Crearea unei structuri bune

Unul pe care-l ai definit în mod clar mesajul și l-ai făcut acționabil, este timpul să-l organizezi astfel încât să transmiți acea claritate și solicitările tale.

Puncte: O regulă generală care trebuie respectată este menținerea paragrafelor sub cinci fraze. Nu este dificil doar să vă concentrați asupra paragrafelor lungi în timp ce citiți pe web, dar paragrafele clandestine oferă oportunitatea destinatarului de a-și pierde concentrarea și, probabil, să rateze cele mai importante puncte. Acest lucru duce apoi la răspunsuri nedorite sau redundante, care cloudesc canalul de comunicare.

Propoziții: Utilizați vocea activă atunci când scrieți propoziții. Păstrați fraze scurte și la punct. Evitați plecarea în tangenți sau explicați inutil raționamentul sau sentimentele tale despre lucruri.În schimb, respectați faptele și acțiunile pe care le cereți să le ia destinatarul.

Cuvinte: Încercați să nu folosiți cuvinte mari sau slang, cu excepția cazului în care știți că audiența dvs. le va înțelege. Evitați glumele și referințele culturale care ar putea fi înțelese greșit, deoarece orice lucru care poate fi ușor interpretat greșit reprezintă o posibilă barieră pentru o comunicare eficientă.

Evitați cuvinte suplimentare și fraze de calificare."Având în vedere situația actuală în care se întâmplă acest lucru, cred că ar putea fi înțelept să. .." este o declarație calificată care nu numai că risipește cuvinte și timp, ci distrage atenția față de mesajul real.În schimb, menționați recomandarea fără a fi nevoie să o calificați.

Un alt exemplu: "Mă întrebam dacă aș putea să vă întreb. .." Tăiați această frază și pur și simplu puneți întrebarea. De asemenea, vă va crește încrederea, deoarece nu veți căuta subconștient permisiunea de a comunica proactiv.

Punctuația: Păstrați punctuația simplă.Cuvintele și expresiile calificative sunt eficiente doar atunci când sunt utilizate pentru a stabili amabilitatea inițierii comunicării cu cineva cu care doriți să aveți o afacere sau o relație personală.În astfel de cazuri, nu doriți să fiți în viitor, ci folosiți niște expresii politicoase pentru a vă respecta timpul.

Minimizează utilizarea virgulelor - acest lucru vă ajută în mod natural să păstrați scurtele fraze. Evitați vorbirea inspirată de text leneș, cu excesul de dot-dot-dot și virgule consecutive.În schimb, vă pun punctaje propoziții cu engleza adecvată și folosiți contracțiile atunci când are sens, deoarece fac lectură mai bună.

În plus, luați în considerare liste de punctuație cu puncte de glonț și folosiți o linie de liniuțe pentru a rupe secțiunile importante( care pot include unul sau mai multe paragrafe).

Punctele bullet și pauzele secțiunilor sporesc lizibilitatea pe web, precum și vă ajută să vă organizați mai clar mesajul.

Pasul 4: Editați înainte de a trimite

Înainte de a trimite un e-mail, luați 1-2 minute pentru a le citi cu voce tare. Acest lucru vă va ajuta să prindeți greșeli sau să observați părți incomode pe care nu le-ați spune în mod normal în persoană.Îndepărtați cuvintele suplimentare și simplificați punctele de punctuație.Ștergeți listele și tăiați paragrafele.

Când puteți răspunde la următoarele întrebări cu un "da", atunci sunteți gata să apăsați "trimite":

• Este mesajul clar?
• Se așteaptă ca acțiunile să fie acționabile și clare?
• Primitorul meu va putea să primească cu succes mesajul meu? Succesul înseamnă că ei știu ce răspuns se așteaptă de la ei.
• Dacă rolurile au fost inversate, aș putea să primesc cu succes acest mesaj?

Pasul 5: Urmăriți eficient

În plus, fiți proactiv în urmărirea cu e-mailurile. Dacă cineva nu răspunde la o cerere directă, nu pierde timpul întrebându-se ce sa întâmplat.În schimb, trimiteți un email politicos, dar direct de urmărire, pentru a vă conecta cu aceștia. Aplicați principiile enumerate mai sus. Nu pierdeți prea mult timp încercând să primiți un răspuns;dacă destinatarul nu comunică cu dvs., știți când să mergeți mai departe sau să vă apropiați de el în persoană.

Utilizați e-mail pentru a economisi timp

E-mail vă poate salva o mulțime de timp dacă știți cum să-l utilizați în mod eficient.Și aceasta se întâmplă atât pentru trimiterea, cât și pentru primirea mesajelor.

E-mailul este cel mai bine folosit pentru a furniza mesaje acustice care sunt comunicate în mod adecvat prin scriere. Dacă beneficiați de avantajele e-mailului și evitați capcanele care pierd mult timp, acesta servește ca un instrument puternic.