Construiți o diagramă a organizației în Visio 2010

Încercând să gestionați o afacere în aceste zile, este foarte important să aveți un Organigramă pentru a păstra totul ușor de manevrat. Aici vă vom arăta cum să construiți unul în Visio 2010.

Acest articol de oaspeți a fost scris de prietenii noștri la Office 2010 Club .

Nevoia de organizare a diagramelor

Necesitatea creării de scheme organizaționale devine indispensabilă în aceste zile, deoarece companiile încep să se concentreze pe angajări extinse pentru disponibilitate la distanță, creșterea productivității și orientarea diverselor piețe. Având în vedere această schimbare riguroasă, crearea unei scheme organizatorice poate ajuta părțile interesate să înțeleagă structura organizatorică tot mai mare și,ierarhia cu ușurință.Acesta prezintă structura de bază a organizației, împreună cu definirea relațiilor dintre angajații care lucrează în diferite departamente.

În mod oportun, Microsoft Visio 2010 oferă o modalitate ușoară de a crea o diagramă organizatorică.Ca și până acum, au fost folosite moduri ortodoxe de ierarhizare a ierarhiei de organizare pentru definirea structurii departamentelor, împreună cu posibilitățile de comunicare, inclusiv;orizontală și verticală.Pentru a transforma aceste liste care definesc structura organizațională într-o diagramă detaliată, Visio 2010 include un add-in pentru importul foii de calcul Excel, care este util pentru extragerea datelor din foaia de calcul pentru a crea o diagramă organizațională.

Este important să nu vă răsfățați în labirintul de definire a ierarhiilor organizaționale și a structurii de tip chalking-out, deoarece trebuie doar să specificați coloana &antetele rând, împreună cu datele pe care trebuie să le importați și va crea automat definirea diagramei;ierarhizări organizaționale cu acreditări specifice fiecărui angajat, clasificate în departamentele corespunzătoare.

Crearea diagramelor de organizare în Visio 2010

Pentru a începe cu, am creat o foaie de calcul Excel având câmpuri, Name, Supervisor, Designation, Department și Phone .Câmpul conține numele tuturor angajaților care lucrează în diferite departamente, în timp ce câmpul Supervisor conține numele supervizorilor sau conducătorilor echipei. Acest câmp este vital pentru crearea Organizației, deoarece definește structura de bază &ierarhia în diagramă.

Acum, lansați Visio 2010, treceți la fila Vizualizare, sub meniul Adăugări, din opțiunile Business, apoi pe Organizator Chart Wizard.

Acest lucru va porni Organizator Chart Wizard, în primul pas, să activați informațiile care sunt deja stocate într-o opțiune de fișier sau bază de date și faceți clic pe Următorul.

După cum importăm fișa Excel, selectați a doua opțiune pentru importarea foii de calcul Excel.

Specificați calea fișierului Excel și faceți clic pe Următorul pentru a continua.

În acest pas, trebuie să specificați câmpurile care definesc de fapt structura unei organizații.În cazul nostru, acestea sunt Nume & Supraveghetor câmpuri. După specificarea câmpurilor, faceți clic pe Următorul pentru a continua.

Dat fiind faptul că organigrama este în primul rând pentru a arăta ierarhia departamentelor / angajaților care lucrează în organizație, împreună cu modul în care sunt legați împreună și care supraveghează cine. Având în vedere acest lucru, în acest pas vom renunța la câmpul Supraveghere, deoarece includerea nu ar fi necesară, deoarece Visio elimină automat structura de bază definită în fișa Excel. Adăugați restul câmpurilor sub categoriile afișate și faceți clic pe Următorul.

Acum alegeți câmpurile pe care doriți să le includeți în schemele organizației și faceți clic pe Următorul.

Acest pas se referă la ruperea diagramei în mai multe pagini, dacă aveți de-a face cu 100+ angajați, poate doriți să specificați numerele de pagini pe care va fi afișat fișierul Organizație. Dar, în cazul nostru, avem de-a face cu mult mai puțină cantitate de date, așa că vom permite Vreau ca expertul să-mi spargă automat schema organizatorică în paginile .Specificați numele pe care trebuie să-l afișați în partea de sus a paginii. Dacă aveți mai puțin de 20 de ierarhii, introduceți numele angajatului cel mai bine clasat în organizație și faceți clic pe Finish( Terminare) pentru a termina asistentul.

Va crea instantaneu o diagramă organizatorică din foaia de calcul specificată Excel. Cel mai bine plasat angajat va fi prezentat în partea superioară a organigramei, supervizând diferiți angajați din diferite departamente. După cum se arată mai jos, subordonații săi imediați conduc și alți angajați și așa mai departe.

Pentru personalizarea avansată, accesați tab-ul Org Chart , aici veți găsi diferite grupuri pentru configurarea ierarhiei Org Chart și gestionarea pozițiilor altor angajați. Sub Asigurați grupul , aranjamentele de forme pot fi schimbate și oferă o navigare ușoară prin diagramă.De asemenea, puteți schimba tipul poziției și puteți ascunde subordonații angajatului selectat.

Din grupul Imagine puteți introduce o imagine a angajaților, departamentelor etc. Din grupul de sincronizare aveți opțiunea de a crea o copie sincronizată și de a extinde subordonații angajatului selectat.În cadrul grupului Date organizație, puteți schimba aspectul întreg al graficului organizațional din opțiunile de afișare inclusiv;Afișarea formei, afișarea separatorului, activarea / dezactivarea câmpurilor importate, modificarea poziției blocului și umplerea culorilor etc.

Dacă în orice moment trebuie să introduceți o poziție nouă sau să anunțați postul vacant, șablonul organizației este întotdeauna disponibil în bara laterală stângă.Trageți schema de organizare dorită în pagina diagramei principale, pentru a menține integritatea structurii, adică pentru a introduce subordonați pentru un anumit angajat, trageți forma poziției peste caseta de angajați existente.

De exemplu, am adăugat un consultant în organizație, care este direct sub CEO, pentru menținerea acestui lucru, am târât Consultant cutie și tocmai a renunțat la caseta CEO pentru a face poziția imediat subordonată.

Adăugarea detaliilor la o nouă poziție este un cinch, doar faceți clic dreapta pe noua casetă de poziție și faceți clic pe Proprietăți.

Se va deschide dialogul Formă de date, începeți să completați toate informațiile relevante și faceți clic pe OK.

Aici puteți vedea poziția nou creată este populată cu ușurință cu toate informațiile specificate. Extinzând acum o diagramă organizațională nu mai este necesară păstrarea listelor lungi.În fila Design, puteți încerca, de asemenea, diferite modele &aranjamente peste schema de organizare pentru a face să arate mai flamboyant și profesionist.

Concluzie

O schemă de organizare este o modalitate excelentă de a afișa ierarhii organizaționale detaliate;cu acreditările definite ale angajaților, structura departamentelor, posturile vacante noi, angajații recent angajați, departamentele recent adăugate, și, în mod important, arată modul cel mai convenabil de interacțiune dintre diferite departamente &angajații, etc.