2Aug
Cu excepția cazului în care trăiți o viață fără responsabilități, soarele se ridică probabil și se stabilește în calendarul zilnic. Dacă nu știți ce se întâmplă zilnic, vă puteți găsi rapid într-un labirint de întâlniri ratate și întâlniri surpriză.
Să vorbim despre Calendarele din Outlook, deoarece în afară de e-mail( poate chiar mai multe ori), organizarea și productivitatea se bazează pe capacitatea de a gestiona evenimente și de a face lucruri. Unul dintre lucrurile pe care Outlook le face cu mare aplomb, poate mai bine decât majoritatea celorlalte aplicații, este calendarul. Funcțiile calendarului Outlook sunt secundare în ceea ce privește crearea, modificarea și partajarea evenimentelor.
Acest articol se va concentra în primul rând pe lucrurile simple. Vă vom arăta cum să vă creați și să gestionați calendarele, să adăugați întâlniri, întâlniri și să le distribuiți altora în agenda dvs. pentru o colaborare ușoară.În momentul în care am terminat, vom arăta cât de mult dincolo de utilizarea Outlook pentru elementele de bază cum ar fi poșta electronică sau contactele și agendele de corespondență, puteți integra calendarul în viața voastră aglomerată și vă puteți îmbunătăți biroul de acasă sau micul birou.
Elementele de bază ale calendarului
Ori de câte ori utilizați Outlook, veți avea la dispoziție capacitățile sale de calendar. Chiar dacă nu aveți un cont de e-mail configurat, puteți utiliza în continuare Outlook pentru celelalte caracteristici ale acestuia. Calendarul funcționează cel mai bine, totuși, dacă puteți profita de capacitățile sale de colaborare, utilizarea unui cont de e-mail vă asigură că puteți trimite invitații la întâlniri și primiți notificări pentru participanți.
Indiferent, aici este calendarul dvs. de bază, de zi cu zi, adică calendarul implicit asociat profilului Outlook implicit. Aceasta este afișarea lunară, dar puteți utiliza funcțiile din fila Aranjare pentru a schimba vederea.
De exemplu, mai jos este afișarea săptămânii de lucru( față de vizualizarea întregii săptămâni).Este foarte simplu, cu vremea( îl puteți seta în orașul dvs.) și cu o căsuță de căutare. Dacă aveți întâlniri sau întâlniri, le-ați vedea aici și puteți să treceți la săptămâna anterioară sau săptămâna următoare făcând clic pe butoanele "Anterior Programare" sau "Următoarea programare", de-a lungul marginilor calendarului.
Să ne mișcăm puțin și să ne concentrăm asupra modului de a schimba aranjamentul calendarului pentru a se potrivi mai bine nevoilor dvs. specifice sau specifice.
Flexibilizarea muzeului calendarului dvs.
Puteți face destul de mult pentru a schimba aranjamentul și aspectul calendarului. Dacă verificați fila Vizualizare de mai jos, vedeți un întreg sortiment de stiluri pe care le puteți angaja pentru un calendar care se potrivește nevoilor dvs. organizaționale.
Consultați calendarul următor. Am făcut câteva modificări minore la aspectul său. Pentru unul, puteți schimba culoarea, care este o atingere subtilă, dar plăcută.
Fila Vizualizare vă permite să adăugați mai multe alte vizualizări pentru a accentua modul în care vă aflați. De exemplu, există bara de sarcini, care vă permite să adăugați calendare, persoane și sarcini în coloana din dreapta( vezi mai sus).Această bară de rezolvare este personalizabilă pentru modul în care vă aflați, deci chiar dacă aveți activitățile și calendarul activat, ca în captura de ecran de mai sus, dacă treceți în căsuța dvs. poștală, va trebui să reactivați funcția-Do Bar.
Este o idee bună să jucați cu fila Vizualizare în fiecare mod, deoarece nu toate vor fi la fel. De exemplu, panoul de citire nu este foarte util în vizualizarea calendarului, dar este cu siguranță o extraordinară pentru tine.
În mod similar, consultați o vizualizare zilnică a calendarului activată cu funcția View Daily Task View. Puteți să vă vedeți aici calendarul zilnic cu sarcinile datorate de mai jos.
Vom vorbi mult mai multe despre sarcinile dintr-un articol viitoare, dar acum să ne concentrăm asupra a tot ceea ce ați putea dori să știți despre întâlniri și întâlniri.
Adăugarea de întâlniri și întâlniri
Să ne uităm la stabilirea întâlnirilor și întâlnirilor.În exemplul următor, organizăm o petrecere de pizza. Subiectul, desigur, este natura numirii, iar în timp ce o petrecere de pizza nu este neapărat o "întâlnire", veți obține ideea. Puteți adăuga apoi alte specificații, cum ar fi locul în care se desfășoară petrecerea de pizza și timpul de începere și de sfârșit.
Există o mulțime de spațiu( tehnic nelimitat) pentru a adăuga note, instrucțiuni sau indicații la eveniment. Desigur, nu este o petrecere prea mare dacă nu aveți alți oameni acolo. Deci, va trebui să invităm unii participanți. Odată ce invitați persoane, nu mai este considerată o întâlnire.În schimb, Outlook o schimbă într-o întâlnire.În următoarea captură de ecran, vom vedea întâlnirea noastră nouă pentru întâlniri.
Puteți să introduceți nume de mână manual sau să faceți clic pe butonul "To" pentru a adăuga participanții din agendă.Dacă nu ați stabilit încă o agendă de adrese, vă putem spune cum să adăugați și să gestionați persoanele de contact, precum și să importați contacte din alte surse, cum ar fi Gmail.
Puteți tăia direct la urmărire și pur și simplu faceți clic pe "New Meeting" din fila Home Panglică.Când invitați participanți, aveți opțiunea de a solicita mai multe opțiuni de răspuns.
Dacă solicitați un răspuns( mai degrabă decât pur și simplu lăsând cuvântul afară și lăsându-l la asta), atunci invitații vor avea șansa de a RSVP.Rețineți că acest lucru funcționează minunat cu un produs Microsoft, cum ar fi un cont de poștă electronică Outlook.com, unde vi se oferă opțiuni de răspuns direct în mesaj.
În Gmail, veți putea să faceți o invitație aproape în același mod. Cu toate acestea, răspundeți, acesta va fi trimis organizatorului evenimentului și va fi adăugat automat în Outlook.
Acum, când suntem clar cu privire la întâlniri și întâlniri, vom trece la modificarea și anularea acestora, deoarece schimbarea este inevitabilă și, uneori, planurile noastre cele mai bine stabilite.
Modificarea sau anularea întâlnirilor și a răspunsurilor de urmărire
A apărut ceva și trebuie să ne mutăm petrecerea de pizza sâmbătă noaptea. Aceasta nu este o problemă pentru noi, dar despre participanții noștri? Ei bine, planurile lor se bazează în întregime pe ei, dar Outlook cel puțin le face ușor să le aresteze la schimbări.
Pentru a modifica o întâlnire și a alerta participanții, deschideți mai întâi evenimentul din calendarul Outlook și efectuați modificările de care aveți nevoie.În acest caz, doar ne mutăm într-o zi. Rețineți că puteți da clic pe "Trimiteți actualizarea", iar invitații dvs. vor fi actualizați cu privire la modificare.
În acest moment, dacă participanții ar fi acceptat anterior invitația dvs., va trebui să o acceptați din nou.
Acum ar putea fi un moment bun pentru a arăta cum să urmăriți progresul întâlnirii. Dați clic pe butonul "Urmărire" și de aici puteți vedea progresul întâlnirii dvs.În momentul de față, un singur invitat a acceptat astfel încât poate această sâmbătă nu este un moment bun.
Uh oh, din nou ceva a venit și trebuie să anulam întâlnirea. Pur și simplu faceți clic pe butonul "Anulați întâlnirea".Invitația dvs. se va schimba acum și veți primi un buton "Trimiteți anularea" pentru a da clic și a trimite știrile proaste.
Este la fel de ușor ca invitații dvs. anteriori să primească un e-mail actualizat, iar evenimentul va fi eliminat din calendarul Outlook.
Evenimente
Cu întâlnirile dvs.-întâlniri întoarse și salvate, o veți vedea în calendar. Când treceți peste el, veți vedea detaliile pertinente.În acest moment, dacă totul este bun, îl puteți lăsa și treceți la alte lucruri.
Dacă, totuși, doriți să îl modificați sau să îl ștergeți, îl puteți deschide fie făcând clic dublu, fie folosind acțiunea corespunzătoare de pe Panglică, care este butonul "Deschis".
De asemenea, puteți accesa multe dintre aceleași controale de panglică din meniul contextual cu butonul din dreapta.
Cu întâlnirea sau întâlnirea deschisă, rețineți fila Opțiuni, care vă va permite să afectați unele modificări, cum ar fi schimbarea stării dvs.( ocupat, tentativă, ieșire din birou etc.), setați un memento, schimbați fusul orar și definițievenimentul fiind unul recurent.
Evenimentele recurente sunt frecvente, cum ar fi întâlnirea săptămânală sau evenimentul câștigurilor trimestriale, sau doar prânzul cu un prieten, deci este bine să știți cum să le setați. După cum puteți vedea din screenshot, acest lucru ar trebui să fie destul de ușor de rezolvat. Puteți seta ora întâlnirii, modelul și, bineînțeles, intervalul sau perioada de repetare.
Vedeți în imaginea următoare, am creat un eveniment recurent pentru fiecare lună de la ora 13:00, care va continua pe termen nelimitat.
Este important să rețineți că în timp ce întâlnirile și întâlnirile au mai multe diferențe-cheie, ele se uită și pot fi modificate în același mod, astfel încât toate opțiunile pe care le vedeți pentru întâlniri vor fi aceleași pentru întâlniri.
Atașarea unui fișier sau a unui document la un articol din calendar
Să ne imaginăm că ați făcut o întâlnire, cum ar fi să vă duceți animalul la veterinar sau să schimbați uleiul și în orice caz aveți un document sau o imagine dorităsă vă atașați, ca să nu uitați.
În exemplul următor, ne-am modificat ulterior uleiul și avem un cupon pentru el. Aveți posibilitatea să imprimați cuponul și să încercați să îl rețineți în prealabil sau pur și simplu să îl atașați la întâlnire, astfel încât atunci când Outlook vă reamintește, cuponul este acolo, pentru a putea să-l imprimați în timp ce vă gândiți.
Pentru a face acest lucru, dați clic pe "Atașați fișierul" și apoi răsfoiți la locația în care este salvat. Puteți să inserați fișierul ca atare, să-l inserați în linie ca text sau să inserați locația fișierului ca hyperlink.În acest caz, vom atașa doar PDF-ul ca atare.
Desigur, aceasta va fi o caracteristică foarte utilă dacă trebuie să partajați documente pentru o întâlnire de afaceri, să trimiteți materiale de studiu studenților sau ori de câte ori situația ar putea solicita informații suplimentare.
Gestionarea și partajarea calendarelor
Gestionarea calendarelor vă va permite să realizați două lucruri. Puteți deschide calendare din diferite surse și puteți crea și salva grupuri de agende.
Dacă dați clic pe butonul "Deschidere calendar", puteți crea un calendar din mai multe surse, inclusiv de pe Internet, sau puteți crea un calendar gol. Un avantaj al creării unui calendar gol este că puteți să vă păstrați separat munca și viața de familie.
În următoarea imagine de ecran, vedeți că au fost create mai multe calendare și am creat și un grup special de lucru. Puteți să trageți evenimente de la un calendar la altul;vedeți cum avem o intrare pentru o întâlnire săptămânală în cele două agende pe care le-am ales să le afișăm.
A fi capabil să trageți evenimente pe calendare înseamnă că, dacă ați petrecut timpul adăugând o întâlnire sau o întâlnire, dacă mai târziu decideți că trebuie să fie într-un calendar diferit, nu este nevoie să recreați evenimentele.
În cele din urmă, puteți partaja calendarele, care ar trebui să fie destul de auto-explicative, de remarcat, deși este capacitatea de a trimite prin e-mail un calendar. Am acoperit acest lucru pe scurt într-un articol anterior, aceasta este pur și simplu o altă modalitate de ao realiza. Aici, în următoarea imagine de ecran, vedeți ce se întâmplă atunci când utilizați această opțiune.
Puteți specifica calendarul pe care îl împărțiți, intervalul de date( de la o singură zi la întregul calendar), nivelul de detalii pe care trebuie să îl partajați( disponibilitate simplă, detalii limitate și detalii complete) și apoi există câteva opțiuni avansate pe care le puteți utiliza.
Distribuirea în acest mod înseamnă că puteți să difuzați rapid, ușor și fără probleme informațiile dvs. de calendar cu alți utilizatori Outlook, precum și să integrați calendarele trimise către dvs.
Opțiuni calendar
Există destul de multe opțiuni de calendar pentru a sorta prin( deși nu la fel de multe ca cu e-mail).Cele mai multe dintre aceste opțiuni sunt destinate să configureze calendarul să funcționeze mai eficient cu nevoile dvs. profesionale și personale.
De exemplu, puteți schimba orele de lucru și săptămâna de lucru, adăugați sărbătorile, schimbați fusul orar, setați culoarea implicită și chiar alegeți între Fahrenheit și Celsius. Lucrați prin ele în timpul liber și încercați cele mai bune pentru dvs.
Caracteristicile calendarului din Outlook sunt cele mai bune și dacă lucrați într-o organizație cu un server central Exchange, atunci sunteți probabil familiarizat cu modul în care puteți colabora pe calendarele partajate, puteți vedea evenimente și multe altele. Toate acestea funcționează perfect în cadrul propriei dvs. instalări Outlook locale pentru o putere adăugată și comoditate.
La domiciliu, este frumos să aveți un calendar cu atât de multe caracteristici în același program. Nu este nevoie să treceți de la o aplicație de e-mail la aplicația calendaristică, puteți programa evenimente și puteți invita participanții cu doar câteva clicuri de pe butonul mouse-ului și multe altele.
Dar destul de mult vorbind de noi. De ce nu mai auzim de la tine acum? Lăsați-ne să vă cunoaștem gândurile sau să vă împărtășiți comentariile în forumul nostru de discuții.