26Aug
Ak nám poviete, že e-mail vypadol z módy, požiadali by sme, aby ste sa pozreli na naše doručené pošty. Byť schopný triediť a organizovať neporiadok správ, ktoré prichádzajú denne, je celkom dôležitá pre udržanie zdravého rozumu na pracovisku.
Nie je to len spam. Spam stále existuje, je to nepríjemná skutočnosť života, ale existujú spôsoby, ako sa s tým vyrovnať.Je to nával iných e-mailov, ktoré dostaneme - aktualizácie o softvéri, pozvánkach na udalosti, mailingových zoznamoch, ktoré sme dostali, ale nikdy si nezabudli odhlásiť - čo všetko si vyžaduje určitý spôsob organizovania, triedenia a odosielania správ na ich správne miesto, či ide o určenú zložku alebo o odpad.
O programe Outlook sme hovorili dosť, vrátane základov elektronickej pošty, ako je skladanie a odosielanie, spôsoby pridávania a prijímania príloh, importovanie kontaktov a správa adresárov. Chceme teraz obrátiť našu pozornosť na väčší obraz so zameraním na správu schránok.
Ovládanie pošty Outlook Doručená pošta
Program Outlook obsahuje množstvo funkcií, ktoré vám pomôžu filtrovať poštu na správne miesta. Ak začnete kliknúť pravým tlačidlom myši na správu alebo myš na pásku kariet, zistíte, že existuje funkcia nazvaná Rýchle kroky.
Ak ju rozšírime z pásu kariet, túto funkciu vidíme úplne.
Prvá vec, ktorú si treba zapamätať, je, že rýchle kroky sú v podstate pravidlá( je tu funkcia nazvaná Pravidlá, o ktorej budeme krátko diskutovať).Druhá vec, ktorú si treba pamätať, je, že na rozdiel od pravidiel, ktoré fungujú v zákulisí bez vášho vstupu, Quick Steps sa spoliehajú na vstup do práce.
Prvá vec, ktorú urobíte, je výber rýchleho kroku, ktorý chcete vytvoriť.Urobme to jednoduché, aby sme ilustrovali náš postoj.
V tomto rýchlom kroku vyberieme správu, ktorú považujeme za rozličnú a kliknite na tlačidlo Rýchly krok, ktorý presunie správu do priečinka Misc a označí správu ako čítanie.
Ak kliknete na tlačidlo "Možnosti", uvidíte, ako je konštruovaný Quick Step a môžete ho tiež upravovať, napríklad pridávať alebo odstraňovať časti z neho alebo z neho.
Napríklad na tejto obrazovke môžete odstrániť krok, v ktorom sú správy označené ako Read, takže všetko je presunuté do priečinka Miscellaneous, ale jeho stav zostane nezmenený.
Tak ako fungujú funkcie Rýchle kroky, mohli by sme stráviť pomerne veľa času, ktoré vám ukazujú rôzne spôsoby, ako môžu byť vytvorené a implementované, ale chceme prejsť na pravidlá, aby sme ilustrovali rozdiel.
Základné pravidlá pravidiel
Ako sme už uviedli, Rýchle kroky sú niečím, načo konáte, zatiaľ čo pravidlá fungujú automaticky, v zákulisí, podľa zadaných kritérií.Keď kliknete na tlačidlo "Pravidlá", v rozbaľovacom zozname by ste mali vybrať možnosť "Vytvoriť pravidlo. ..".
Základné podmienky pre vytváranie pravidiel sú dosť základné a nemusí sa stať, že by ste sa museli ponoriť do pokročilejších možností, takže poďme pokračovať a skúmať niektoré z ich jednoduchších aspektov.
V nasledujúcom obrázku môžete vidieť, že môžete smerovať poštu od určitých odosielateľov alebo na základe predmetu, alebo komu ho posiela. Odtiaľ môžete Outlook upozorniť vizuálne a / alebo so zvukom. Môžete tiež presunúť správu do konkrétneho priečinka, ktorý sa na rozdiel od používania rýchleho kroku stane bez vášho vstupu.
Ak kliknete na tlačidlo "Vytvoriť pravidlo", zobrazí sa nasledovné dialógové okno sprievodcu.
Môžete tiež kliknúť na "Nové pravidlo" z okna Pravidlá a výstrahy.
Týmto sa otvorí prvé okno Sprievodcu pravidiel, ktoré vás prevedie celým procesom. Pravidlá
sú prekvapivo nekomplikované, ak už viete, čo chcete spraviť.Kliknite na "Rozšírené možnosti. .." a uvidíte, čo máme na mysli. Nielenže uvidíte možnosti zo základnej obrazovky Vytvoriť pravidlo, nájdete úplne nový svet iných pravidiel, ktoré môžete použiť.
Predstavte si, že urobíme krok Quick Step, ktorý sme vytvorili skôr a chceme zmeniť ho na pravidlo. Chceme si vybrať naše kritériá z vyššie uvedených možností a potom kliknúť na tlačidlo "Ďalej". V tomto prípade budeme presúvať poštu, ktorá bude odoslaná do nášho účtu Ako na to.
Na ďalšej obrazovke zvolíme možnosť "presunúť sa na určenú zložku" a potom v dolnej časti klikneme na podčiarknutý odkaz "presunúť ju do určeného priečinka". Potom sa zobrazia možnosti, ktoré nám umožnia smerovať poštubez ohľadu na zložku, ktorú si vyberieme, čo je v tomto prípade "Misc."
Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí otázka, či existujú výnimky z tohto nového pravidla. Ak nie sú, môžete kliknúť na tlačidlo "Ďalej" a prejdete na poslednú obrazovku, kde budete vyzvaní, aby ste uviedli nové pravidlo, či chcete ho zapnúť, spustiť ho po dokončení a nakoniec, budete ho môcť skontrolovať.
To je to, kliknite na tlačidlo "Dokončiť" a máte dobré ísť.Toto pravidlo môžete vidieť kliknutím na tlačidlo "Pravidlá" a potom na položku "Správa pravidiel a upozornení" z rozbaľovacej ponuky.
Môžete sa kedykoľvek vrátiť, zmeniť svoje pravidlo, pridať nové, vytvoriť kópie, odstrániť a ďalšie funkcie. Nezabudnite, že ak chcete zachovať pravidlo, ale nechcete, aby fungovalo nepretržite, stačí zrušiť začiarknutie políčka vedľa nej.
Ak sa chcete dozvedieť viac o automatických presunoch správ do konkrétneho priečinka, odporúčame Vám pozrieť si tento článok.
Odstránenie a ignorovanie e-mailových správ
Dostanete veľa e-mailov, ktoré nechcete alebo potrebujete, či už ide o prehnané nadsemenné rodičovstvo, alebo rovno spam, udržiavanie vašej schránky skreslené a dobre upravené budeveľkú výzvu, ak neviete, ako používať nástroje, ktoré máte k dispozícii.
Ako vidíte viditeľne zobrazené na páse kariet, je časť venovaná výmazu vecí, najdôležitejšie je veľké tlačidlo "Vymazať" a jeho obrie X. Môžete tiež jednoducho vybrať správu alebo skupinu správ a kliknúť na tlačidlo alebostačí klepnúť na klávesovú skratku "Odstrániť".
Pozrime sa na sekciu Odstrániť o niečo viac a uvidíme, čo ešte ponúka. Po prvé, je tlačidlo "Ignorovať".
Čo ignoruje? Keď vyberiete správu alebo konverzáciu a kliknete na položku Ignorovať, zobrazí sa dialógové okno.
Rozdiel medzi týmto a jednoduchým vymazaním konverzácie spočíva v tom, že ignorovanie sa bude vzťahovať na túto a všetky budúce správy, čo znamená, že ak ste na konferenčnom zozname a respondenti stále odpovedajú na všetko, už ich nebudete vidieť, čo je dosť darnužitočné.
Ďalšou pozoruhodnou možnosťou je funkcia Vyčistiť.Kliknutím na tlačidlo "Vyčistiť" sa vyvolá rozbaľovacia ponuka s nasledujúcimi možnosťami
Bez ohľadu na to, čo si vyberiete, uvidíte dialóg, ktorý ponúka rovnaký výsledok, všetky redundantné správy budú odstránené.
Ak kliknete na tlačidlo "Nastavenia", dostanete sa do možností Konverzácia. Ako môžete vidieť, môžete použiť funkciu Vyčistiť na archivovanie starých redundantných konverzácií na alternatívnu zložku, čo je pravdepodobne tou najužitočnejšou možnosťou.Často je lepšie jednoducho archivovať veci namiesto toho, aby ste ich vymazali, len v prípade, že ich budete musieť pozrieť neskôr.
Zatiaľ čo tieto funkcie sú skvelé a v nich vidíme zrejmé zásluhy, nebudú mať veľký vplyv na to neslýchaný pohľad na doručené pošty: spam.
Spam, spam Späť!
Spam nezískal ten istý druh titulkov, aký kedysi to urobil, pretože z väčšej časti moderné spamové filtre robia dosť dobrú prácu pri odstraňovaní všetkého. Ak používate službu Gmail alebo iné služby webovej pošty, pravdepodobne ju nebudete vidieť veľa, čo neznamená, že to nie je, najmä ak ste učinili neopodstatnenú chybu v súhlase s povolením spoločnosti zdieľať vašu adresus ich marketingovými partnermi, alebo kliknete na nesprávne políčko a omylom sa zaregistrujete, aby ste sa dostali do distribučného zoznamu.
Ide o to, spam stále prebieha, ale program Outlook vám dáva možnosť dúfajme, že to bude pod kontrolou s nevyžiadanými filtrami. Keď dostanete správu, ktorá je zjavne nevyžiadaná alebo spam, môžete vybrať túto správu a potom kliknúť na tlačidlo "Nevyžiadaná pošta" pre rozbaľovací zoznam možností.Pri neželaných správach si vyberiete možnosť "Blokovať odosielateľa", ale za všetko ostatné, budete chcieť upraviť možnosti nevyžiadanej pošty.
Čím reštriktívnejšia je vaša úroveň filtrovania, tým väčšia šanca, že niečo, čo skutočne chcete alebo potrebujete vidieť, môže byť neúmyselne odfiltrované.Ak k tomu dôjde, budete musieť zaobchádzať s príslušnými e-mailmi pomocou volieb zobrazených na predchádzajúcej snímke obrazovky.
Je dobré stráviť nejaký čas preskúmaním možností nevyžiadanej pošty. Môžete nastaviť zoznamy bielov z určitých odosielateľov a určitých príjemcov, pričom explicitne zablokujete odosielateľov, ktorým viete, že neveríte.
Udržiavanie vašej schránky štíhlej a strednej sa venuje venovaniu a pozornosti detailom. Aby som bol úprimný, niekoľko dobre navrhnutých pravidiel môže vykompenzovať veľa práce, ale vždy budú nové výzvy. Pamätajte na tieto nástroje - Rýchle kroky, Pravidlá, ignorovanie a Nepríjemné filtre - a budete na vašej ceste k zmierneniu vášho e-mailu.
Teraz počujeme od vás. Povedzte nám o vlastných obľúbených Rýchle kroky a pravidlá alebo o tom, ako zvládnuť spam. Naše diskusné fórum je otvorené, preto nám poskytnite svoje pripomienky a otázky.