9Jul
So snahou spravovať firmu v týchto dňoch je veľmi dôležité mať organizačnú schému, aby bolo všetko zvládnuteľné.Tu vám ukážeme, ako vytvoriť jeden v aplikácii Visio 2010.
Tento článok bol napísaný našimi priateľmi v Office 2010 Club .
Potreba pre organizačné grafy
Potreba vytvárania organizačných diagramov sa v dnešnej dobe stáva nepostrádateľnou, pretože firmy sa začínajú sústrediť na rozsiahle prijímanie na dostupnosť, zvýšenie produktivity a zameranie na rôzne trhy. Vzhľadom na túto dôslednú zmenu môže vytvorenie organizačného diagramu pomôcť zainteresovaným stranám pochopiť stále rastúcu organizačnú štruktúru &hierarchie s ľahkosťou. Zobrazuje základnú štruktúru organizácie spolu s definovaním vzťahov medzi zamestnancami pracujúcimi v rôznych oddeleniach.
Príležitostne Microsoft Visio 2010 ponúka jednoduchý spôsob vytvorenia organizačného diagramu. Rovnako ako predtým sa na definovanie štruktúry oddelení spolu s možnou komunikáciou používali ortodoxné spôsoby uvádzania organizačnej hierarchie do zoznamu;horizontálnej a vertikálnej komunikácie. Na premenu týchto zoznamov, ktoré definujú organizačnú štruktúru, do podrobného grafu, program Visio 2010 obsahuje doplnok pre import tabuľky programu Excel, ktorý je vhodný na vytiahnutie údajov z tabuľky na vytvorenie organizačnej schémy.
Dôležité je, že sa nemusíte dopúšťať bludiska definovania organizačných hierarchií a štruktúry kriedovania, pretože stačí špecifikovať stĺpec &hlavičky riadkov spolu s údajmi, ktoré je potrebné importovať, a automaticky vytvorí definovanie grafu;organizačné hierarchie so špecifikovanými povereniami každého zamestnanca, zaradené do príslušných oddelení.
Vytvorenie organizačných grafov v aplikácii Visio 2010
Na začiatok sme vytvorili tabuľku programu Excel, ktorá obsahuje polia Name, Supervisor, Designation, Department a Phone .Pole Názov obsahuje meno všetkých zamestnancov pracujúcich v rôznych oddeleniach, zatiaľ čo pole Supervisor obsahuje názov supervízorov alebo vedúcich tímov. Toto pole je životne dôležité pre vytváranie organizačného diagramu, pretože definuje základnú štruktúru &hierarchia v grafe.
Teraz spustite aplikáciu Visio 2010, prejdite na kartu Zobrazenie, v ponuke Doplnky z možností Obchod, kliknite na položku Sprievodca organizáciou.
Spustí sa Sprievodca organizáciou, v prvom kroku povolí informácie, ktoré sú už uložené v súbore alebo databáze , a kliknite na tlačidlo Ďalej.
Keď importujeme list Excel, vyberte druhú možnosť importu tabuľky programu Excel.
Zadajte cestu k súboru programu Excel a pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.
V tomto kroku je potrebné špecifikovať polia, ktoré definujú štruktúru organizácie. V našom prípade ide o Názov &Polia .Po zadaní polí kliknite ďalej na Pokračovať ďalej.
Keďže organizačná schéma je určená predovšetkým na zobrazenie hierarchie oddelení / zamestnancov, ktorí pracujú v organizácii spolu s tým, ako sú navzájom prepojené a kto dohliada na koho. Vzhľadom na to v tomto kroku opustíme pole Supervisor, pretože jeho zaradenie by nebolo nutné, pretože Visio automaticky vykresľuje základnú štruktúru definovanú v hárku programu Excel. Pridajte zvyšné polia pod kategóriou Zobrazené kategórie a kliknite na tlačidlo Ďalej.
Teraz vyberte polia, ktoré chcete zahrnúť do tvaru organizačného grafu a kliknite na tlačidlo Ďalej.
Tento krok je o rozdelení grafu na viacero stránok, ak máte na starosti viac ako 100 zamestnancov, možno budete chcieť určiť čísla stránok, na ktorých sa bude zobrazovať organizačná schéma. Ale v našom prípade ide o oveľa menšie množstvo dát, takže umožníme Chcem, aby sprievodca automaticky zlomil moje organizačné schéma cez stránky .Zadajte názov, ktorý chcete zobraziť v hornej časti stránky. Ak máte menej ako 20 hierarchií, zadajte názov najvyššie zaradeného zamestnanca do organizácie a kliknutím na tlačidlo Dokončiť ukončíte sprievodcu.
Okamžite vytvorí organizačnú tabuľku z určenej tabuľky programu Excel. Najvyššie zaradený zamestnanec sa zobrazí nad organizačnou schémou a dohliada na rôznych zamestnancov z rôznych oddelení.Ako je uvedené nižšie, jeho bezprostrední podriadení ďalej riadia ostatných zamestnancov atď.
Pre prispôsobenie vopred prejdite na kartu Org Chart , tu nájdete rôzne skupiny pre nastavenie hierarchie Chartu Org a riadenie pozícií ostatných zamestnancov. V rámci skupiny Usporiadanie je možné meniť usporiadanie tvarov a umožňuje ľahkú navigáciu v grafe. Môžete tiež zmeniť typ pozície a skryť podriadených vybraných zamestnancov.
Z Picture skupiny môžete vložiť obrázok zamestnancov, oddelení atď. Zo skupiny synchronizácie máte možnosť vytvoriť synchronizovanú kópiu a rozšíriť podriadených vybraných zamestnancov. V časti Organizácia dátová skupina môžete zmeniť celé rozloženie organizačného diagramu z Možnosti zobrazenia vrátane;zobrazenie rozdeľovača, zapnutie / vypnutie importovaných polí, zmena pozície bloku a vyplnenie farieb atď.
Ak v ľubovoľnom čase potrebujete vložiť novú pozíciu alebo oznámiť voľné miesto, v ľavej bočnej lište je vždy k dispozícii šablóna organizačného grafu, Pretiahnite požadovaný tvar organizačného diagramu na hlavnú stránku diagramu, aby ste zachovali integritu štruktúry, t.j. pre vkladanie podriadených pre konkrétneho zamestnanca, presuňte tvar pozície nad existujúcu tvarovú schránku zamestnanca.
Napríklad sme pridali konzultanta v organizácii, ktorá je priamo pod generálnym riaditeľom, na udržanie tohto, sme pretiahli konzultanta box a práve prepadol cez pole generálneho riaditeľa, aby sa okamžite podriadené pozície.
Pridanie podrobností do novej pozície je cinch, stačí kliknúť pravým tlačidlom na nové políčko a kliknúť na položku Vlastnosti.
Otvorí sa dialógové okno Tvar údajov, začnite vyplňovať všetky relevantné informácie a kliknite na tlačidlo OK.
Tu vidíte, že novo vytvorená pozícia je ľahko obsadená všetkými zadanými informáciami. Rozširovanie organizačného diagramu už nevyžaduje údržbu dlhých zoznamov. Na karte Design môžete tiež vyskúšať rôzne vzory &rozvrhnutie nad organizačnou schémou, aby vyzerala viac okázalá a profesionálna.
Záver
Organizačná schéma je skvelý spôsob, ako zobraziť podrobné organizačné hierarchie.s definovanými povereniami zamestnancov, štruktúrou oddelení, novými voľnými pracovnými miestami, novoprijatými zamestnancami, nedávno pridanými oddeleniami a dôležitým spôsobom preukazuje najpohodlnejší spôsob interakcie medzi rôznymi oddeleniami &zamestnanci atď