11Sep
Microsoft Office vam omogoča šifriranje dokumentov Officea in datotek PDF, ki nikomur ne omogočajo, da si ogledate datoteko, če nimajo gesla. Moderne različice Officea uporabljajo varno šifriranje, na katerega se lahko zanesete, pod pogojem, da nastavite močno geslo.
Spodnja navodila veljajo za Microsoft Word, PowerPoint, Excel in Access 2016, vendar bi moral biti postopek podoben v drugih nedavnih različicah sistema Office.
Kako varno je zaščita gesla za Microsoft Office?
Funkcije za zaščito gesla v programu Microsoft Office so v preteklosti imele slab glas. Od Officea 95 do Officea 2003 je bila shema šifriranja zelo šibka.Če imate dokument z geslom zaščiten z geslom Office 2003 ali starejšo različico, lahko geslo enostavno in hitro zaobidete s široko dostopno programsko opremo za gašenje gesel.
S storitvijo Office 2007 je Microsoft postal bolj resen glede varnosti. Office 2007 je preklopil na Advanced Encryption Standard( AES) s 128-bitnim ključem. To se šteje za varno in pomeni, da Office zdaj uporablja resnično, močno šifriranje za zaščito vaših dokumentov, ko nastavite geslo. Preizkusili smo funkcijo šifriranja PDF in ugotovili, da uporablja tudi 128-bitno AES-šifriranje v sistemu Office 2016.
Obstajata dve veliki stvari, ki jih morate paziti. Najprej so varna le gesla, ki popolnoma šifrirajo dokument. Office tudi vam omogoča, da nastavite geslo na "omeji urejanje" te datoteke, ki ljudem omogoča, da si ogledajo datoteko, vendar ne urejajo brez gesla. To vrsto gesla lahko enostavno krekirate in odstranite, kar ljudem omogoča, da uredijo datoteko.
Prav tako šifriranje Officea deluje dobro le, če shranjujete v sodobne oblike dokumentov, kot je. docx.Če shranite v starejše oblike dokumentov, na primer. doc, ki so združljivi s programom Office 2003 in starejšim, bo uporaba starejše, nezahtevne različice šifriranja.
Toda, dokler shranjujete svoje datoteke v sodobne oblike Officea in uporabite možnost »Šifriraj z geslom« namesto možnosti »Omeji urejanje«, morajo biti vaši dokumenti varni.
Kako zaščititi gesla Office dokument
Če želite zaščititi geslo dokumenta Officea, najprej odprite v programu Word, Excel, PowerPoint ali Access. Kliknite meni »Datoteka« v zgornjem levem kotu zaslona. V podoknu z informacijami kliknite gumb »Zaščitite dokument« in izberite »Šifriraj s geslom«.
Gumb se v Microsoft Wordu imenuje »Zaščitite dokument«, vendar je v drugih aplikacijah ime nekaj podobnega. Poiščite »Protect Workbook« v programu Microsoft Excel in »Protect Presentation« v programu Microsoft PowerPoint. V programu Microsoft Access boste na kartici »Info« videli samo »šifriranje z geslom«.Koraki bodo sicer delali enako.
OPOMBA: Če želite omejiti urejanje dokumenta, lahko tukaj izberete »Omeji urejanje«, toda, kot smo rekli, to ni zelo varno in ga je mogoče enostavno obiti. Bolje je, da šifrirate celoten dokument, če lahko.
Vnesite geslo, s katerim želite dokument šifrirati. Tukaj boste želeli izbrati dobro geslo. Slaba gesla je mogoče zlahka uganiti s programsko opremo za razpoke, če nekdo dobi dostop do dokumenta.
Opozorilo : če ne boste pozabili gesla, boste izgubili dostop do dokumenta, zato ga hranite varno! Microsoft svetuje, da zapišete ime dokumenta in njegovo geslo ter ga shranite na varno mesto.
Ko je dokument šifriran, se na zaslonu Info prikaže sporočilo »Geslo je potrebno za odpiranje tega dokumenta«.
Ko naslednjič odprete dokument, se prikaže polje »Vnesi geslo za odpiranje datoteke«.Če ne vnesete pravilnega gesla, dokumenta sploh ne boste mogli videti.
Če želite odstraniti zaščito z geslom iz dokumenta, kliknite gumb »Zaščitite dokument« in znova izberite »Šifriraj s geslom«.Vnesite prazno geslo in kliknite »V redu«. Office bo odstranil geslo iz dokumenta.
Kako ustvariti PDF zaščiteno z geslom
Dokument Office lahko tudi izvozite v datoteko PDF in geslo zaščitite to datoteko PDF.Dokument PDF bo šifriran z geslom, ki ga navedete. To deluje v Microsoft Word, Excelu in PowerPointu.
Če želite to narediti, odprite dokument, kliknite gumb »Datoteka« in izberite »Izvozi«. Kliknite gumb »Ustvari PDF / XPS«, če želite dokument izvoziti kot datoteko PDF.
Kliknite na gumb "Možnosti" na dnu okna za shranjevanje, ki se prikaže. Na dnu okna z možnostmi omogočite možnost »Encrypt the document with password« in kliknite »OK«.
Vnesite geslo, s katerim želite šifrirati datoteko PDF, in kliknite »V redu«.
Ko končate, vnesite ime datoteke PDF in kliknite gumb »Objavi«.Office bo dokument izvozil v PDF-datoteko, zaščiteno z geslom.
Opozorilo : Če pozabite geslo, datoteke PDF ne boste mogli ogledati. Bodite pozorni na to ali pa boste izgubili dostop do datoteke PDF.
Ko ga odprete, boste morali vnesti geslo datoteke PDF.Če na primer odprete datoteko PDF v privzetem pregledovalniku PDF-jev Microsoft Edge-Windows 10, boste morali pred vpisovanjem gesla vnesti geslo. To deluje tudi v drugih bralnikih PDF.
Ta funkcija lahko pomaga zaščititi posebno občutljive dokumente, zlasti če jih shranjujete na pogon USB ali v spletno storitev za shranjevanje, kot je Microsoft OneDrive.
Šifriranje celotnega diska, kot sta kodiranje naprave in BitLocker na računalniku z operacijskim sistemom Windows ali FileVault v računalniku Mac, je bolj varno in neboleče za zaščito vseh dokumentov v računalniku, še posebej, če je vaš računalnik ukraden.