2Aug
Razen če živite brez življenja brez odgovornosti, se sonce verjetno dvigne in poravna na vašem dnevnem koledarju.Če ne veste, kaj se dogaja vsak dan, se lahko hitro izgubite v labirintu zamujenih sestankov in presenečenj.
Govorimo o koledarjih programa Outlook, ker se zunaj e-pošte,( morda celo bolj pogosto), ki je organiziran in produktiven, opira na sposobnost upravljanja dogodkov in opravljanje stvari. Ena od stvari, ki jih Outlook počne z veliko aplombami, morda boljšimi od večine drugih aplikacij, je koledar. Funkcije koledarja Outlooka so druge do nič, ko gre za ustvarjanje, spreminjanje in skupno rabo dogodkov.
Ta članek bo osredotočen predvsem na preproste stvari. Prikazali vam bomo, kako ustvariti in upravljati koledarje, dodati sestanke in srečanja ter jih deliti z drugimi v svojem adresarju, da boste lahko sodelovali. Ko bomo končali, bomo pokazali, kako poleg uporabe Outlook za osnove, kot so e-pošta ali stiki in adresarji, lahko koledar vključite v vaše zasedeno življenje in izboljšate svoj dom ali majhno pisarno.
Osnovni podatki o koledarju
Kadarkoli uporabljate Outlook, vam bodo na razpolago zmogljivosti za koledarje. Tudi če nimate nastavljen e-poštni račun, lahko še vedno uporabljate Outlook za preostale njene funkcije. Koledar najbolje deluje, če lahko izkoristite svoje skupne zmožnosti, tako da z uporabo e-poštnega računa zagotovite, da lahko pošljete vabila za sestanke in prejemate obvestila udeležencev.
Ne glede na to je vaš osnovni vsakodnevni koledar, to je privzeti koledar, povezan z vašim privzetim profilom Outlook. To je mesečni pogled, lahko pa uporabite funkcije na zavihku Arrange, da spremenite pogled.
Na primer spodaj je prikaz delovnega tedna( v primerjavi s celotnim tedenskim pogledom).To je zelo preprosto, z vremenom( ga lahko nastavite v svoje mesto) in iskalno polje.Če imate kakšne sestanke ali sestanke, jih boste videli tukaj in se lahko premaknete na prejšnji ali naslednji teden, tako da kliknete gumba »Prejšnje imenovanje« ali »Naprej«, ob robovih koledarja.
Premaknemo se malo in se osredotočimo na to, kako spremeniti razpored koledarja, da bo ustrezala vašim specifičnim ali posebnim potrebam.
Prilagajanje koledarja miške koledarja
Za spremembo razporeditve in videza koledarja lahko storite precej.Če si ogledate kartico Pogled spodaj, vidite celoten izbor slogov, ki jih lahko uporabite za koledar, ki ustreza vašim organizacijskim potrebam.
Oglejte si naslednji koledar. Na videz smo naredili nekaj manjših sprememb. Za eno, lahko spremenite barvo, ki je subtilen, a lepo dotik.
V zavihku Pogled lahko dodate več drugih pogledov, da poudarite način, v katerem ste. Na primer, v stolpcu »To-Do« lahko dodate koledarje, osebe in naloge v desni stolpec( glejte zgoraj).To opravilo je nastavljivo na način, v katerem ste, zato tudi, če imate omogočena opravila in koledar, tako kot v zgornji sliki, če preklopite v mapo »Prejeto«, boste morali znova omogočiti-Do Bar.
Dobro je igrati z jezičkom Pogled v vsakem načinu, ker vsi ne bodo popolnoma enaki. Na primer, podokno za branje ni veliko uporabljeno v pogledu v koledarju, vendar je to zagotovo odličen dodatek v mapo »Prejeto«.
Podobno preverite tudi dnevni pregled koledarja z možnostjo Daily Task View. Tukaj si lahko ogledate vsakodnevni koledar z vašimi dolgimi nalogami.
V prihodnjem članku bomo veliko govorili o nalogah, zdaj pa se osredotočimo na vse, kar bi želeli vedeti o sestankih in sestankih.
Dodajanje imen in sestankov
Oglejte si nastavitve sestankov in sestankov. V naslednjem primeru organiziramo zabavo pizze. Predmet seveda je narava imenovanja, medtem ko pica stranka ni nujno "sestanek", dobiš idejo. Nato lahko dodate še druge podrobnosti, na primer, kje se dogaja stranka pice in njegov čas začetka in konca.
Veliko prostora( tehnično neomejeno) je na voljo za dodajanje opomb, navodil ali navodil za dogodek. Seveda ni veliko zabave, če nimate drugih ljudi tam. Zato moramo povabiti nekaj udeležencev. Ko povabite ljudi, se ne šteje več za sestanek. Namesto tega Outlook spremeni sestanek. V naslednjem screenshotu bomo videli novo srečanje.
Imena lahko vnašate ročno ali pa kliknite gumb »V«, da dodate udeležence iz svojega imenika.Če še niste nastavili adresarja, vam lahko povemo, kako dodate in upravljajte stike ter uvozite stike iz drugih virov, kot je Gmail.
Lahko preprosto izrežete v levo in preprosto kliknete »Nov sestanek« na jezičku »Ribbon's Home«.Ko povabite udeležence, imate možnost zahtevati dodatne možnosti odziva.
Če zahtevate odziv( namesto da preprosto izgovorite besedo in pustite to ob tem), bodo povabljeni imeli možnost RSVP.Upoštevajte, da to čudovito deluje z Microsoftovim izdelkom, kot je e-poštni račun Outlook.com, kjer imate v sporočilu neposredno odgovorne možnosti.
V Gmailu boste lahko na povabilo ravnali precej na enak način. Vendar se boste odzvali, poslali organizatorju dogodkov in jih samodejno dodali v svoj Outlook.
Zdaj, ko smo jasno obveščeni o sestankih in sestankih, bomo nadaljevali z njihovim spreminjanjem in preklicem, ker so spremembe neizogibne, včasih pa tudi naši najboljši načrti.
Spreminjanje ali preklic sestankov in sledenje odgovorov
Nekaj je prišlo, zato moramo svojo sobo za pico premakniti v soboto zvečer. To ni problem za nas, ampak kaj o naših udeležencih? No, njihovi načrti so v celoti odvisni od njih, vendar Outlook vsaj olajša njihovo opozarjanje na spremembe.
Če želite spremeniti sestanek in opozoriti udeležence, najprej odprite dogodek iz koledarja Outlook in izvedite potrebne spremembe. V tem primeru samo enkrat premaknemo sestanek. Upoštevajte, da lahko kliknete »Pošlji posodobljeno« in vaši povabljeni bodo posodobljeni ob spremembi.
Na tej točki, če so udeleženci prej sprejeli vaše povabilo, ga bodo morali ponovno sprejeti.
Zdaj je morda pravi čas, da pokažete, kako slediti napredovanju vašega sestanka. Kliknite gumb »Sledenje« in od tu lahko vidite napredek vašega sestanka. Zdaj je sprejel samo en povabljenec, morda ta sobota ni tako dober čas.
Uh oh, spet nekaj je pravkar prišlo in moramo preklicati sestanek. Preprosto kliknite gumb »Prekliči srečanje«.Vaše povabilo se bo zdaj spremenilo in dobili boste gumb »Pošlji preklic«, da kliknete in pošljete slabe novice.
Tako preprosto je, da bodo vaši prejšnji povabljeni prejeli posodobljeno e-poštno sporočilo in dogodek bo odstranjen iz vašega koledarja Outlook. Dogodki
Ko ste vnesli in shranili sestanke, ki so bili obrnjeni na sestanek, jih boste videli na vašem koledarju. Ko se pomaknete nad njo, boste videli ustrezne podrobnosti. Na tej točki, če je vse dobro, ga lahko pustite in premaknete na druge stvari.
Če ga želite spremeniti ali izbrisati, ga lahko odprete tako, da ga dvokliknete ali uporabite ustrezno dejanje na traku, ki je tukaj gumb "Odpri".
Prav tako lahko dostopate do številnih istih kontrolnih gumbov iz kontekstnega menija z desnim miškinim gumbom.
Ko se sestanek ali sestanek odpre, si oglejte kartico Možnosti, ki vam omogoča, da vplivate na nekatere spremembe, kot je spreminjanje stanja( zasedeno, začasno, izven urada itd.), Nastavite opomnik, spremenite časovni pas in končno nastavitedogodek kot ponavljajoči se.
Ponavljajoči se dogodki so pogosti, na primer tedenski sestanek ali četrtletni zaslužek, ali pa samo kosilo s prijateljem, zato je dobro vedeti, kako jih nastaviti. Kot lahko vidite iz posnetka zaslona, bi to moralo biti zelo enostavno. Nastavite lahko čas sestanka, vzorec in seveda obseg ali kako dolgo se bo pojavilo ponovitev.
Na naslednji sliki je prikazan ponavljajoči se dogodek za vsak ponedeljek ob 13:00, ki se bo nadaljeval za nedoločen čas.
Pomembno je vedeti, da med sestanki in sestanki imata več ključnih razlik, so še vedno videti in jih je mogoče spremeniti na enak način, tako da bodo vse možnosti, ki jih vidite za sestanke, enake za sestanke.
Pritrditev datoteke ali dokumenta v element koledarja
Predstavljajte si, da ste se dogovorili za sestanek, na primer, da vzamete hišnega ljubimca veterinarju ali da spremenite svoje olje, v vsakem primeru pa imate dokument ali sliko, ki jo želiteda ga pripnete tako, da ne pozabite.
V naslednjem primeru, smo dobili nafto spremenili končno, in imamo kupon za to. Lahko natisnete kupon in ga predhodno zapomniš, ali pa ga preprosto pripnete na sestanek, tako da ko vas Outlook spomni, je kupon prav tam, tako da ga lahko natisnete, medtem ko razmišljate o tem.
Če želite to narediti, želite klikniti na "Pripni datoteko" in nato poiščite lokacijo, kjer je shranjena. Datoteko lahko vstavite tako, kot je, jo prilepite v vrstico kot besedilo ali pa vstavite lokacijo datoteke kot hiperpovezavo. V tem primeru bomo samo priložili PDF kot je.
Seveda bo to zelo koristna funkcija, če boste morali deliti dokumente za poslovno srečanje, poslati učno gradivo študentom ali kadarkoli razmere zahtevajo dodatne informacije.
Upravljanje in deljenje koledarjev
Upravljanje koledarjev vam omogoča, da izpolnite dve stvari. Koledarje lahko odpirate iz različnih virov, lahko pa ustvarite in shranite koledarske skupine.
Če kliknete gumb »Odpri koledar«, lahko ustvarite koledar iz več virov, vključno z interneta, ali pa ustvarite prazen koledar. Ena od prednosti ustvarjanja praznega koledarja je, da lahko svoje delo in domače življenje ločite.
V naslednjem screenshotu vidite več koledarjev, ustvarili pa smo tudi posebno skupino za delo. Dejanja lahko dejansko povlečete iz enega koledarja v drugega;vidite, kako imamo vnos za tedenski sestanek v dveh koledarjih, ki smo jih izbrali za prikaz.
Če lahko povlečete dogodke v koledarjih, pomeni, da če ste porabili čas, da dodate sestanek ali sestanek, če se pozneje odločite, da je treba na drugem koledarju, dogodkov ni potrebno znova ustvariti.
Končno lahko delite koledarje, ki morajo biti precej samoumevni, čeprav je možnost e-pošte koledar. To smo na kratko obravnavali v prejšnjem članku, to je preprosto drug način za njegovo uresničitev. Tukaj v naslednjem screenshotu vidite, kaj se zgodi, ko uporabite to možnost.
Določite lahko koledar, ki ga daste v skupno rabo, časovno obdobje( od enega dne do celotnega koledarja), raven podrobnosti za skupno rabo( preprosta razpoložljivost, omejena in popolna podrobnost), nato pa še nekaj dodatnih možnosti, ki jih lahko uporabite.
Souporaba na ta način pomeni, da lahko hitro, enostavno in brezhibno razširjate svoje podatke o koledarju z drugimi uporabniki Outlook-a in vanj dodate koledarje.
Možnosti koledarja
Obstaja kar nekaj možnosti koledarja, ki jih lahko uredite( čeprav ne toliko kot pri e-pošti).Večina teh možnosti je namenjena konfiguraciji koledarja za učinkovitejše delo s svojimi strokovnimi in osebnimi potrebami.
Na primer, lahko spremenite delovne ure in delovni teden, dodate počitnice, spremenite časovni pas, nastavite privzeto barvo in celo izbirate med Fahrenheit in Celzij. Po vaših potovanjih potujte po njih in preizkusite, kaj vam najbolj ustreza.
Funkcije koledarja v programu Outlook so vrhunske in če delate v organizaciji z osrednjim strežnikom Exchange, potem ste verjetno seznanjeni s tem, kako lahko sodelujete v skupnih koledarjih, si oglejte dogodke in drugo. Vse to brezhibno deluje v vaši lokalni namestitvi Outlook za dodatno moč in udobje.
Pri nas je lepo imeti koledar s toliko funkcijami v istem programu. V aplikaciji za koledar ni mogoče preklopiti iz aplikacije za e-pošto, lahko načrtujete dogodke in hitro povabite udeležence s samo nekaj kliki na gumb miške in še veliko več.
Ampak, to je dovolj govoriti od nas. Zakaj zdaj ne slišimo od vas? Sporočite nam svoje mnenje ali posredujte svoje pripombe na našem forumu za razprave.