Смањите време слања и примање е-поште

Фото од стране Х је за дом

Е-пошта може олакшати комуникацију, али може такође одвојити ваше вријеме.Научите како да обрађујете долазну е-пошту и напишете одлазну е-пошту како бисте уштедели време.

Према истраживању из 2005. године, интервјуи са запосленицима показали су да је вријеме које је потрошено на е-пошту довело до тога да предузеће са 10.000 запослених изгуби процијењене вриједности од 152 милиона долара годишње.

Е-пошта јасно има своје недостатке.Нејасни е-маилови одвраћају раднике од важних задатака у вези са радом, цлоуд комуникацијским каналима и често стварају додатни рад.Избегавајте замке е-поште пратећи следеће сугестије.

Како долазна е-пошта може отпасти ваше време

Фото од Двортигирл

Постоји много врста е-порука које могу да троше ваше време.Они који:

• Може бити исечен од више порука и кондензован у свеобухватни један
• Не односи се директно на вас
• Да ли се односе на вас, али не на директан начин, што вас оставља сигурно како или ако бисте требали одговорити( и једете
instagram viewer
• Не усмеравајте вас да предузмете неку акцију( што је непродуктивно)
• Одлучите и / или охрабрите да губите време на вебу
• Нису погодни за е-пошту и имају више смисла путем динамичког комуникационог канала као што јепословни састанак или неки формат који је погоднији за садржај( као што је самостални документ богат информацијама)

​​Како процесирати долазну е-пошту Ефикасно

Да бисте ефикасно читали и процесирали е-пошту, потребно је да се фокусирате на двије ствари -поруке е-поште( или недостатка) и одлучивање о томе која акција треба предузети у одговору.

Корак 1: Откриј поруку( или недостатак)

Кад год прочитате нову е-пошту, узмите што мање времена да бисте сазнали:

• Да ли ће се звучник директно или индиректно обратити
• Да ли вам је говорник рекао шта ониочекивати од вас
• Било да је то учињено на јасан начин
• Без обзира да ли је укупна порука релевантна за вас
• Било да се чини да је укупна порука одговарајућа, с обзиром на контекст вашег односа с пошиљаоцем( или недостатком ако покушавају да започну посаовеза нпр.)

Ово ће вам помоћи да утврдите која је порука е-поште и како желите да одговорите.То јест, ако намеравате да одговорите на првом месту.

Посебно је важно напоменути да ли говорник ради једну или више ствари које могу да вас навере на губитак драгоценог времена, као што су:

• Нејасан о томе шта они покушавају рећи
• Коришћење језика на збуњујућем или еуфемистичком начину како би избјегао говор уконкретне термине( нпр. "Мислим да морамо у одређеном тренутку имати срце до срца" насупрот "Можете ли ме назвати ове седмице како бисмо разговарали телефоном о нечему важном?")
• Разбијање или одлазак са теме
• Укључујући информације којеније ваш посао, неадекватан, увредљив или неуједначен
• Цц или бцц'инг вас на поруке које нису релевантне за вас
• Поновите исту поруку путем различитих е-пошта или поновите оно што је већ обухваћено у претходним комуникацијама осим е-поште
• Писање о нечему о коме сте већ разговарали и решили - на забрињавајући или безбрижан начин

У оваквим ситуацијама, будитенарочито пажљив да одговорите на ефикасан начин који минимизира колико времена трошите на комуникацију.Зато што је лако дозволити да горе наведени амбициозни сценарији е-поште одлажу ваше време.

Корак 2: Одлучите која акција треба да узме

Након што знате о чему се ради, пронађите најпродуктивнији начин да одговорите.Ево неколико типичних одговора:

• Пребацивање разговора на бољи комуникациони медиј као што су телефонски и конференцијски позиви
• Одговарајући на понављајуће питање које поставља више људи - не путем е-поште - већ путем медија са богатим информацијама које се могу дијелити, као што је Гоогле Доц
• Нијеодговарајући на поруке које не чине јасно шта од говорника очекује од вас( чак и ако се осећа мало неумитно)
• ​​Решавање нејасних порука са директним и кратким конкретним питањима, као што су: "Када бисте желели да извештај заврши? "Или" Како бисте волели да допринесем овом пројекту? "
• Покупи телефон и позивање особе у било ком тренутку када се појави драмска или комуникациона сила - извлачење преко е-поште ће трајати само дуже и може појачати конфликт

Степ3: Вратите се на задатак

Најважније, након што одговорите на е-пошту( која се може састојати од не одговара и умјесто брисања поруке), иоу треба да се вратимо на задатак.Пређите на следећу е-пошту која чека у вашем пријемном сандучету, или пребаците брзине и вратите се на стварно радити, а не на одговоре других људи.

Како слање е-поште може отпасти ваше вријеме

Пхото би Адикос

Поред тога, постоји много врста е-поруке који шаљете -у који може трошити своје време.Они који:

• су непотребно наниже у неколико порука, од којих свака захтева време и размишља о прилагођавању, умјесто једног свеобухватног
• -а. Не односи се директно на примаоца, што је губљење напора са ваше стране
• нисудовољно јасан, и извући у дуге разговоре и / или неспоразума е-маил, или без продуктивне активности на свим( што значи да ћете морати да проведу време поново покретање разговора касније)
• ne усмерава примаоца да предузме неку акцију, која јенепродуктиван
• Одлучите и охрабрујете примаоца губитак времена на вебу - што значи да то подстиче вас од вас
• Нису погодни за формат е-поште, већ боље комуницирати путем разговора у реалном времену или путем инструкцијског или информативног документа као што јекао приручник, чланак о блогу, страница са најчешћим питањима, извештај компаније или ПоверПоинт презентација

Како послати е-пошту ефикасно

Да бисте писали е-поштукоји не троше ваше вријеме на дужи рок( а да не помињемо време вашег примаоца), морате се усредсредити на пет ствари: преношење јасне поруке, тражећи од примаоца да предузме кораке у кораку, користећи добру структуру, уређивање пре него што погодите пошаљи,и ефикасно праћење.

Корак 1: Обришите се на вашу поруку

Пре него што припремите е-пошту, морате да постанете кристално јасни у поруци.Одредите:

• Шта желите да комуницирате
• Зашто желите да комуницирате
• Шта радите да ваш прималац преузме
• Како можете најбоље убедити их да предузму такве акције

Ево неких честих разлога за слање е-поште:

• Да бисте подсетили некогарок
• дати неком писана упутства на задатку
• да поставим кратко питање које се може одговорити адекватно преко писања
• бисте одговорили брзо питање на које може одговорити адекватно преко писања
• da пренесем временски осетљиве информације
• да понуди слободне терминеза заказивање састанка
• да прати након састанка и показати захвалност

u свим овим примерима, осим последњег, желите да ваш прималац да предузме неку акцију( чак и ако је то само одговорити на вас).

Понекад акција не делује као акција.Можда желите да:

• пренесем један савет за свом сараднику
• Нека ваши пријатељи знају да безбедно слетео на одредиште
• путовања ми је кратак преглед о томе како радите на свом новом одредишту и како се може доћи у следећемнеколико недеља

У свакој од ових ситуација, не приговарате свом примаоцу да предузме одређену акцију.Међутим, подразумијева се да се не очекује предузимање било каквих радњи, све док дасте е-маилу исправно затварање, или бар потписивањем вашег имена.Они разумеју да се комуникација лако може завршити вашим е-поштом;да не морају да одговоре.

Корак 2: Захтевајте свог примаоца Користити кораке

Да бисте написали ефикасне е-поруке које вам уштеде време, потребно је учинити их истинитим.И морате да будете сигурни да је ваш прималац јасан о томе шта се очекује од њих.

Ако не намеравате за то, али покушавате да изговорите своју животну причу или објасните зашто се држите за следећи иПхоне модел уместо да добијете најновији, можете заборавити на уштеду времена зато што је писање књигапуно мисли и времена.

Усредсређујући се на следеће приликом прављења е-поште:

• Подешавање рокова
• Планирање планова за непредвиђене ситуације
• Понуђање потенцијалних опција за следећи курс( нпр. Времена на располагању за састанак у лицу места, локације на које можете да се састанете)
• Обезбеђивање мишљења када се тражи један
• Израда захтева који одговара писању и стварно је погоднији за коришћење другог начина комуникације
• Обезбеђивање низа упутстава за задатак који је ваш прималац сагласио да изведе

Будите проактивни и напорни када изложитекораци који се могу учинити.Избегавајте постављање отворених питања, осим ако не постоји друга опција.Отворена питања су супротна од садржаја који се може учинити.

Ево неколико примера:

• Умјесто да тражите од вашег примаоца да вам дати свој распоред( и трошити е-пошту у процесу) - почните са слањем ваших расположивих састанака.
• Уместо да питате свог примаоца шта размишљају о одређеној пословној одлуци, објасните потенцијалну одлуку и затражите конструкцију повратних информација;на тај начин неће морати сами да изађу са нечим и уместо тога ће имати нешто да раде са

-ом. Е-пошту одржавате е-пошту, пружајући јасне упуте читатељу и чување садржаја, а не одржавање садржаја.

Најважније, морате бити сигурни да је било која акција коју очекујете од вашег читатеља јасно саопштена.Немојте претпостављати да знају да желите да поставите састанак ове недеље, само вам нудите расположива времена.Немојте претпоставити да знају који посао задатак примењује ваш скуп инструкција.Изричито изнесите их и љубазно их обавијестите шта желите.

Корак 3: Створити добру структуру

Једном за коју сте јасно дефинисали своју поруку и учинили га истинитим, време је да је организујете тако да пренесете ту јасност и ваше оправдане захтеве.

Параграфи: Опште правило које следи је чување параграфа испод пет реченица.Није само тешко фокусирати се на дугачке параграфе, док читање на вебу, али пригушени параграфи дају кориснику могућност да изгуби фокус и можда пропусти најважније тачке.Ово потом доводи до неуредних или сувишних одговора, који облачи комуникацијски канал.

Реченице: Користите активан глас приликом писања реченица.Чувајте реченице кратке и до тачке.Избегавајте да идете на тангенте или непотребно објасните своје размишљање или осећања о стварима.Уместо тога, држите се чињеница и које акције тражите да прими ваш прималац.

Речи: Покушајте да не користите велике речи или сленг, осим ако не знате да ће ваша публика разумети.Избегавајте шале и културне референце који могу бити погрешно схваћени, јер све што се лако може погрешно интерпретирати представља потенцијалну препреку ефикасној комуникацији.

Избегавајте додатне речи и квалификоване фразе."С обзиром на тренутну ситуацију у којој се то тренутно дешава, мислим да би било мудро. .." јесте квалификована изјава која не само да отима ријечи и вријеме, већ одвлачи пажњу од праве поруке.Уместо тога, само наведите своју препоруку без потребе да је квалификујете.

Још један примјер: "Питао сам се да ли бих могао да вас питам. .." Искључите ову фразу и једноставно поставите питање.То ће такође повећати ваше поверење, јер нећете подсвесно тражити дозволу за проактивно комуницирање.

Интерпункција: Чувајте интерпункцију једноставним.Квалификационе речи и фразе су ефикасне само када се користе за успостављање љубазности приликом започињања комуникације са неким ким бисте желели имати пословни или лични однос.У таквим случајевима не морате нужно да будете пред нама, али користите неке љубазне фразе да покажете поштовање свог времена.

Минимизирај употребу комада - ово вам природно помаже да задржите реченице кратке.Избегавајте лењост говорити текстом, превеликим коришћењем дот дот дот дотова и узастопних заповести.Уместо тога, прецизирајте своје реченице одговарајућим енглеским језиком и користите контракције када има смисла, јер оне чине боље читање.

Поред тога, размотрите пунктуирање листи са метаком и користећи линију цртица за разбијање главних секција( који могу укључивати један или више пасуса).

Билтени и преломи одсека побољшавају читљивост веба, као и помажу вам да јасније организујете вашу поруку.

Корак 4: Измени пре слања

Пре него што пошаљете е-пошту, узмите 1-2 минута да бисте је гласно прочитали.Ово ће вам помоћи да ухватите грешке или примјетите нервозне дијелове које не бисте нормално рекли особи.Избаците те додатне речи и поједноставите интерпункцију.Излистајте листе и смањите ставове.

Када одговорите на следећа питања са "да", онда сте спремни да притиснете "пошаљи":

• Да ли је порука јасна?
• Да ли су очекивања изведљива и јасно наведена?
• Да ли ће мој прималац моћи успјешно примити моју поруку?Успех значи да знају који се од њих очекује.
• Ако су улоге преокренути, да ли бих могао успешно примити ову поруку?

Корак 5: Ефикасно пратите

Поред тога, будите активни у надгледању са вашим е-поштом.Ако неко не одговори на директан захтев, немојте губити време питајући се шта се догодило.Уместо тога, пошаљите вљудно, али директно надгледање е-поште да бисте се пријавили са њима.Примијените горе наведене принципе.И не трошите превише времена покушавајући да добијете одговор;ако примаоц не комуницира с вама, знајте када треба да се крећете или да им приступите у лицу.

Користите Емаил за уштеду времена

Емаил вам може уштедети много времена ако знате како да га ефикасно користите.И то иде и за слање и пријем порука.

е-пошта се најбоље користи за испоручивање исправних порука које се адекватно преносе путем писања.Ако искористите предности е-поште и избјегавате многе замке који заостају за временом, он служи као моћан алат.