9Jul
Када знате да ћете бити ван канцеларије неколико дана, можете подесити Оут оф Оффице помоћника да аутоматски одговори, дозвољавајући људима да знају да уживате у одмору док су заглављени на послу.
Да бисте отворили одговор из канцеларије у програму Оутлоок, креирали ћемо е-маил образац са поруком коју желимо да користимо, а затим креирамо правило које ће послати одговор са том поруком свим е-поштама које примимо у одређеном опсегу датума.
НАПОМЕНА: Оутлоок мора бити отворен за правило које треба покренути, а ваш одговор из канцеларије се шаље.Дакле, побрините се да оставите свој рачунар и Оутлоок ради док сте ван канцеларије.
Корак један: Креирајте образац поруке
Да бисте креирали шаблон поруке у Оутлоок-у, уверите се да је активан "Хоме" картицу и да кликнете на дугме "Нова е-пошта" у одељку Нова.
Унесите поруку коју желите послати као аутоматски одговор у оквир за поруке.Немојте уносити е-маил адресу или Субјецт.Затим кликните на картицу "Датотека".
Кликните на "Саве Ас" на листи опција на левој страни екрана иза сцене.
У дијалогу Сачувај као, из падајућег менија "Сачувај као тип" изаберите "Оутлоок Темплате( *. офт)".
Одвезени сте у фолдер корисничких шаблона.Унесите име за шаблон у пољу "Име датотеке", задржавајући екстензију ".офт" и кликните на "Сачувај".
Ако желите да копирате свој шаблон е-поште за одговор на други рачунар или га пошаљете, пуна путања до мапе корисничких шаблона је Ц: \ Усерс \ & усернаме; гт; \ АппДата \ Роаминг \ Мицрософт \ Темплатес.Замени & лт; корисничко име & гт;са Виндовс корисничким именом.
Затворите прозор поруке тако што ћете кликнути на дугме "Кс" у горњем десном углу.
У дијалогу се појављује питање да ли желите да сачувате нацрт поруке.Не морате, јер сте га сачували као шаблон, али можете ако желите.Кликните на "Да" ако желите да сачувате нацрт, или "Не" ако не.
Други корак: Креирајте правило за аутоматско одговор на нове е-маил поруке
Сада, када имамо образац за е-пошту са одговором без посла, ми ћемо створити правило да користите тај образац да бисте одговорили на све поруке које долазе у одређеном временском распону.Уверите се да је картица "Хоме" активна.
У одељку Мове кликните на дугме "Правила" и изаберите "Управљај правила & амп;Упозорења "са падајућег менија.
Такође можете кликнути на картицу "Датотека" да бисте приступили екрану иза сцене.Уверите се да је екран "Инфо" активан( ако је потребно кликните на "Инфо" на левој страни), а затим кликните на "Манаге Рулес & амп;Алертс "дугме.
У дијалогу Правила и упозорења, уверите се да је адреса е-поште на коју желите да примените ово правило изаберете у падајућем менију "Примени измене у овој фасцикли".Ако желите да се ово правило примени на све ваше налоге у програму Оутлоок, показаћемо вам како то учинити касније у овом чланку.Кликните на картицу "Правила е-поште" ако она још није активна, а затим кликните на дугме "Ново правило".
На првом екрану дијалога Чаробњак за правила кликните на "Примени правило о порукама које примам" у одељку "Почни са празним правилом".Опција се додаје у "Корак 2: Измените опис правила( кликните на подвучену вредност)" поље.За овај део правила нема ништа да се уређује, па кликните на дугме "Следеће" да бисте наставили.
Други екран у дијалогу "Чаробњак за правила" вам омогућава да одаберете услове за проверу када примате е-пошту.Да бисте извели свој одговор из уреда током одређеног временског раздобља, у пољу "Корак 1: Избор услова" потврдите поље "примљено у одређеном временском распону".Услов се додаје у "Корак 2: Измените опис правила( кликните на подвучену вредност)" поље, као и раније, али овог пута постоји део описа који треба уредити.Да бисте додали опсег датума, кликните на везу "у одређеном временском распону" у кораку 2.
У дијалогу Дате Рецеивед, потврдите поље "Након", кликните на падајући мени и кликните на датум након ког желите да пошаљете аутоматско изван службеног одговора.На пример, ако желите да ваш одговор ван писања почне да се шаље 8. фебруара, одаберите 7. фебруар за датум после.
Затим, потврдите поље "Пре", изаберите датум из падајућег датума десно од поља за потврду Пређите.Датум који изаберете требао би бити дан након што желите да се ван писања не престане послати.На пример, ако желите да 15. фебруар буде последњи дан када вам се пошаље одговор из канцеларије, одаберите 16. фебруар као датум пре датума.
Датуми који сте одабрали додају се условима у кораку 2. корака.Кликните на дугме "Следеће" у дијалогу Чаробњак за правила да наставите.
На трећем екрану у дијалогу Чаробњак за правила изаберете шта желите да радите са долазним е-поштама током временског опсега.Желимо да одговоримо на све е-поште користећи предложак који смо креирали у првом делу, тако да ћемо у пољу "Корак 1: Избор акција( е)" потврдити поље "одговори помоћу специфичног шаблона".Да бисте изабрали образац који смо креирали, кликните на везу "специфичан предложак" у "Корак 2: Измените опис правила( кликните на подвучену вредност)" поље.
У дијалогу Изабери дати образац, из падајућег менија "Тражи у" изаберите "Кориснички шаблони у датотечном систему".
Изаберите образац који сте креирали( у нашем случају, шаблон "Оут оф Оффице Репли") и кликните на дугме "Отвори".
Пуна путања до изабраног шаблона се додаје одабраном поступку.Кликните на дугме "Следеће" да бисте наставили.
На четвртом екрану Чаробњака правила можете одабрати све изузетке које желите примијенити на правило, на примјер ако желите искључити одређене особе или групе( "осим ако од људи или јавне групе").Нећемо додавати никакве изузетке од нашег правила, па кликните на дугме "Следеће" да бисте наставили.
Унесите поље за правило у поље "Корак 1: Специфицирајте име за ово правило".Оквир "Укључи ово правило" се подразумевано проверава, па ће се правило аутоматски укључити.Међутим, не брините.Неће трајати тек након датума који сте одредили.
Не желимо да покренемо правило о порукама већ у нашем инбок-у, па не остављајте "Покрени ово правило већ на порукама већ у Инбоку".Ако желите да покренете ово правило на свим вашим е-маил налозима у програму Оутлоок, потврдите избор у пољу "Креирај ово правило на свим рачунима".Кликните на дугме "Финисх".
Правило се додаје на листу.Кликните на "ОК" да бисте затворили дијалошки оквир Правила и упозорења.
Сада, када вам неко пошаље е-пошту током датума који сте одредили, они ће аутоматски примити поруку у образац е-поште коју сте креирали.
Иако пошиљалац прими аутоматски одговор који каже да сте ван канцеларије, и даље добијате своју е-пошту са иконама која показује да је послат аутоматски одговор.Међутим, можете се осјећати оправданим ако игноришете све док се не вратите.
Када је пролазни датум на правилу прошао, правило се неће примењивати на долазне е-поруке.Међутим, и даље можете искључити правило.Да бисте то урадили, поново отворите дијалошки оквир Правила и упозорења, као што је описано раније, а затим обележите поље са леве стране правила на листи.Кликните на "ОК" да бисте затворили дијалошки оквир.
Када користите ово правило да бисте послали аутоматизовани одговор из канцеларије, одговор се једном пошаље сваком пошиљаоцу током једне Оутлоок сесије.Сесија је када отворите Оутлоок док не изађете из апликације.Ово спречава да се дупли одговори шаљу истом пошиљаоцу који вам шаље више порука.Оутлоок праве који су добили аутоматизован одговор током сваке сесије, али ова листа се ресетује када изађете из програма Оутлоок.Дакле, оставите Оутлоок отворен( немојте излазити и поново отворити), тако да ће се правило покренути и аутоматско извлачење из канцеларије се шаље свима који вас пошаљу путем е-поште и тако пошиљаоци не добијају вишеструке одговоре из уреда.