25Aug
صورة من قبل أوليلي
لا تضايق حول عدم وجود الوقت لإدخال مملة جميع المعاملات المالية الخاصة بك في جدول بيانات معقدة أو برنامج.نظام المغلف لحفظ السجلات المالية هو صيانة منخفضة، فعالة من حيث التكلفة، وسهلة التنفيذ في وقت قليل.كل ما تحتاجه هو بعض المغلفات، الشريط المطاطي، قلم، شاربي، هيغليغتر، مربع تخزين، ساعة في نهاية الشهر، وجميع إيصالات الشهر.
نظام المغلف هو وسيلة بسيطة وممتعة لحفظ وتنظيم وتخزين الإيصالات الخاصة بك والحفاظ على سجلات مالية موثوقة.
الخطوة 1: حفظ جميع إيصالاتك خلال الشهر
خلال الشهر، احصل على إيصال لكل عملية شراء تقوم بها.إذا كان الصراف لا يعطيك إيصالك، لا ننسى أن نسأل.عند إجراء عمليات الشراء عبر الإنترنت، تأكد من طباعة الإيصالات فورا.إذا كنت تستطيع، طباعتها على ورقة رقيقة وتنسيقها بحيث تكون مماثلة في الشكل والحجم للإيصالات العادية.
حافظ على الإيصالات الخاصة بك في محفظتك حتى تبدأ في تجاوزها، ثم تفريغها في مغلف معين في المنزل.تأكد من تسمية المغلف بشيء مثل "الإيصالات الحالية" والاحتفاظ به في مكان آمن يسهل الوصول إليه.
الخطوة 2: تنظيم إيصالاتك في نهاية الشهر
قبل أن تتمكن من تخزين السجلات الخاصة بك بطريقة منظمة، تحتاج إلى تنظيم الإيصالات.وقبل أن تتمكن من تنظيمها، تحتاج إلى وضع اللمسات الأخيرة على كل إيصال بشكل فردي.
من خلال كل واحد وقم بتمييزه:
- التاريخ
- المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه( أو رده)
- نوع المعاملة( على سبيل المثال، نقدا، خصم، شيك، بطاقة هدية)
تأكد من استخدام أداة تمييز ذات ألوان فاتحة بحيث يكون الحبرمن استلام لا يزال يظهر من خلال.بعض الإيصالات لديها حبر خفيف جدا أن يتلاشى مرة واحدة سلط الضوء عليها.في هذه الحالة ببساطة تسليط الضوء تحت المعلومات في خط مستقيم بحيث لا ينزف في المعلومات.
بعد تسليط الضوء، وكتابة الملاحظات مباشرة على الإيصالات حسب الحاجة:
- تقديم ملاحظة من النفقات القابلة للخصم الضرائب التي قد تكون الأعمال التجارية ذات الصلة أو للأعمال الخيرية
- ملاحظة يعود، لماذا تم تقديمها، وكم كان ردها، والمجموع الصافي الجديد
- قم بتسمية أي إيصالات حيث لم يكن واضحا على الفور حيث تم الشراء، أو من قام بها، أو لماذا تم إصداره
- كتابة أي ملاحظات متنوعة من شأنها أن تساعدك على الاحتفاظ بسجلات أفضل، وربما جعل عوائد المستقبل، والميزانية في المستقبل، و(على سبيل المثال، لاحظ كيف أن استخدام قسيمة معينة قد وفرت لك نصف فترة، عند حدوث عملية بيع كبيرة، إلخ.)
إذا وجدت أن هناك مساحة كافية على إيصال معين لأخذ هذه الملاحظات، فأكتبها علىقطعة صغيرة من الورق وتيلة إلى الجزء الخلفي من استلام المقابلة.تأكد من كتابة تذكير على الإيصال نفسه للإشارة إلى الملاحظات الإضافية في الصفحة التالية.
فيما يلي الشكل الذي يجب أن يظهر عليه الإيصال النهائي( لاحظ أنه عنصر أساسي في الإيصالات الأخرى أسفله):
بمجرد الانتهاء من تدوين الملاحظات، قم بتنظيم المجموعة بترتيب زمني وتجهيزها. بدلا من ذلك، يمكنك استخدام مشبك ورقي.لا يهم إذا كنت تستخدم الترتيب الزمني العكسي بدلا من ذلك( مع أحدث الإيصالات في الأعلى) ولكن أيا كان اختيارك - الحفاظ على اتساقها.وإلا سيكون لديك صعوبة في تحديد موقع الإيصالات الفردية في وقت لاحق عندما يكون عليك التبديل بين نظامي ترتيب مختلفين.
الخطوة 3: تخزين إيصالاتك باستخدام المغلفات والصناديق
بمجرد إعداد الدفعة الشهرية من الإيصالات، ضعها في مغلف.قد تضطر إلى إضعاف بعض الإيصالات أكثر من ذلك أن الدفعة سوف يصلح.فكر في ترميز اللون لمغلف للموسم أو الشهر إذا كان ذلك يساعدك على البقاء منظما.
ثم أضعاف المغلف مغلقة( دون ختمه) والوجه فوقه.استخدام شارب أسود أو داكن اللون لتسمية المغلف.اتبع المثال أدناه، مع الشهر والسنة في الجزء العلوي الأيمن، أو التسمية بطريقة أسهل بالنسبة لك للعمل معها.
مرة واحدة لديك أكثر من شهر واحد جمعها، كومة المغلفات معا في الترتيب الزمني( الحفاظ على اتساقها مع النظام لديك للإيصالات الفعلية).ضع شريط مطاطي حول الباقة.
في نهاية العام، سيكون لديك كل ما تبذلونه من السجلات المالية المجمعة ضمن اثني عشر المغلفات.على مدى سنوات عديدة، عليك جمع حزم متعددة.
احفظ حزم المغلفات المخزنة في صندوق.حافظ على مربع في مكان آمن ويمكن الوصول إليها بسهولة.مع مرور الوقت قد تتراكم مربعات متعددة، والتي سيكون من السهل كومة وتخزينها.وفي أي وقت تحتاج إلى الإشارة السجلات المالية الخاصة بك، وأنها سوف تكون سهلة للعثور والوصول.
انها مثالية لاستخدام مربع جذابة بصريا التي تمثل أهدافك المالية.المربع في المثال أدناه يعرض الكراسي مريحة على مشهد شاطئ الاسترخاء، والمزيد من الوقت عطلة هو مقياس واحد للنجاح المالي.
مع نظام المغلف سهل التنفيذ، يمكنك الاحتفاظ بكل ما تبذلونه من السجلات المالية في مكان واحد مع القليل من المتاعب.ويمكنك الاحتفاظ بها متعة باستخدام الأقلام الملونة، والمظلات، والمظاريف، وصندوق جذابة بصريا أن يبقيك تركز على النجاح المالي!