26Aug
إذا كنت تقول لنا البريد الإلكتروني قد سقطت من الأزياء، كنا نطلب منك أن ننظر في صندوق البريد الوارد لدينا.القدرة على فرز وتنظيم الفوضى من الرسائل التي تصل يوميا هو مفتاح إلى حد ما للحفاظ على سلامة مكان العمل.
انها ليست مجرد عن البريد المزعج سواء.لا يزال البريد المزعج موجودا، وحقيقة مزعجة من الحياة، ولكن هناك طرق للتعامل مع ذلك.إنها سحق البريد الإلكتروني الآخر الذي نحصل عليه - تحديثات حول البرامج والدعوات للأحداث والقوائم البريدية التي اشتركنا فيها ولكن لا نتذكر إلغاء الاشتراك فيها - وكل ذلك يتطلب بعض الطرق لتنظيم الرسائل وإرسالها وإرسالها إلى مكانها الصحيح، سواء كان مجلد معين أو المهملات.
لقد تحدثنا قليلا عن أوتلوك، بما في ذلك أساسيات البريد الإلكتروني مثل إنشاء وإرسال، طرق لإضافة واستقبال المرفقات، فضلا عن استيراد جهات الاتصال وإدارة كتب العناوين.نريد أن نلفت انتباهنا الآن إلى الصورة الأكبر، من خلال التركيز على إدارة البريد الوارد.
اتقان علبة الوارد الخاصة بك في أوتلوك
يحتوي أوتلوك على مجموعة كبيرة من الميزات التي تم إنشاؤها لمساعدتك على تصفية بريدك في أماكنه الصحيحة.للبدء، إذا نقرت بزر الماوس الأيمن على رسالة أو ماوس حتى الشريط، ستلاحظ أن هناك ميزة تسمى "خطوات سريعة".
إذا قمنا بتوسيعه من الشريط، يمكننا أن نرى هذه الميزة بالكامل.
أول شيء يجب أن نتذكره هو خطوات سريعة هي أساسا القواعد( هناك ميزة تسمى القواعد، والتي سوف نناقش قريبا).الشيء الثاني الذي يجب تذكره هو أنه، خلافا للقواعد، التي تعمل خلف الكواليس بدون مدخلاتك، تعتمد الخطوات السريعة على مدخلاتك للعمل.
أول شيء ستفعله هو تحديد الخطوة السريعة التي تريد إنشاءها.دعونا نفعل واحدة بسيطة لتوضيح وجهة نظرنا.
في هذه الخطوة السريعة، نختار رسالة نراها متنوعة ونقر على الخطوة السريعة، والتي ستنقل الرسالة إلى مجلد ميسك وتضع علامة على الرسالة كقراءة.
إذا قمت بالنقر فوق الزر "خيارات"، يمكنك أن ترى كيف يتم إنشاء الخطوة السريعة، ويمكنك أيضا تحريره، مثل إضافة أو إزالة أجزاء إلى أو منه.
على سبيل المثال، في لقطة الشاشة هذه، يمكنك إزالة الخطوة حيث يتم وضع علامة على الرسائل ك "قراءة"، لذلك يتم نقل كل شيء إلى المجلد "ميسيلانيوس" ولكن تظل حالته دون تغيير.
هذه هي الطريقة التي تعمل بها خطوات كويك ستيبس، ويمكننا أن نقضي وقتا طويلا في إظهار طرق مختلفة يمكن إنشاؤها وتنفيذها، ولكننا نريد الانتقال إلى القواعد لتوضيح الفرق.
القواعد الأساسية للقواعد
كما ذكرنا، الخطوات السريعة هي شيء تتصرف فيه بينما تعمل القواعد تلقائيا، خلف الكواليس، وفقا للمعايير التي تحددها.عند النقر على الزر "القواعد"، يجب عليك اختيار "إنشاء قاعدة. .." من القائمة المنسدلة.
الشروط الأساسية لإنشاء القاعدة هي أساسية جدا وقد لا تحتاج حتى إلى الخوض في أي خيارات متقدمة، لذلك دعونا نمضي قدما وفحص بعض جوانبها أبسط.
في الصورة التالية، يمكنك رؤية توجيه البريد من مرسلين معينين، أو بناء على الموضوع، أو إلى من يتم إرساله.من هناك، هل يمكن أن يكون تنبيه أوتلوك لك بصريا و / أو مع الصوت.يمكنك أيضا نقل الرسالة إلى مجلد معين، والتي خلافا لاستخدام خطوة سريعة، سيحدث دون المدخلات الخاصة بك.
إذا قمت بالنقر فوق الزر "إنشاء قاعدة"، فسترى مربع حوار المعالج التالي يظهر.
يمكنك أيضا النقر فوق "قاعدة جديدة" من نافذة القواعد والتنبيهات.
سيؤدي ذلك إلى فتح نافذة "معالج القواعد الأولى"، التي سترشدك خلال العملية.قواعد
غير معقدة بشكل مدهش إذا كنت تعرف مسبقا ما تريد أن تفعل القاعدة.انقر على "خيارات متقدمة. .." وسترى ما نعنيه.لن ترى فقط الخيارات من شاشة إنشاء القاعدة الأساسية، ستجد عالما جديدا من القواعد الأخرى التي يمكنك استخدامها.
تخيل ثم نأخذ الخطوة السريعة التي أنشأناها في وقت سابق وتريد تحويلها إلى قاعدة.نريد تحديد معاييرنا من الخيارات الموضحة أعلاه ثم النقر على "التالي". في هذه الحالة، سننقل البريد الذي يتم إرساله إلى حساب هاو-تو جيك.
في الشاشة التالية، نختار الخيار "نقل إلى مجلد محدد"، ثم في الأسفل نضغط على الرابط "تحريكه إلى المجلد المحدد". ثم نعرض الخيارات التي ستتيح لنا توجيه البريد إلىأي مجلد نختار، والتي في هذه الحالة هو "متفرقات".
عند النقر على "التالي"، سيتم سؤالك عما إذا كانت هناك أية استثناءات لهذه القاعدة الجديدة.إذا لم يكن هناك، ثم يمكنك النقر فوق "التالي" وسوف تقدم إلى الشاشة النهائية، حيث سيطلب منك تسمية القاعدة الجديدة الخاصة بك، إذا كنت ترغب في تشغيله، تشغيله عند الانتهاء منه، وأخيرا، ستتمكن من مراجعته.
هذا كل شيء، انقر فوق "إنهاء" وكنت جيدة للذهاب.يمكنك مشاهدة هذه القاعدة بالنقر على الزر "القواعد" ثم "إدارة القواعد والتنبيهات" من التحديدات المنسدلة.
يمكنك العودة في أي وقت لتغيير القاعدة الخاصة بك، إضافة جديدة، وجعل نسخ وحذف، وغيرها من المهام.لا ننسى، إذا كنت ترغب في الحفاظ على قاعدة، ولكن لا تريد أن تعمل في كل وقت، يمكنك فقط قم بإلغاء تحديد المربع الصغير بجواره.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول نقل الرسائل تلقائيا إلى مجلد معين، ننصحك بالاطلاع على هذه المقالة.
حذف رسائل البريد الإلكتروني وتجاهلها
ستحصل على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي لا تريدها أو تحتاج إليها، سواء كانت موجهة من أحد الوالدين المفرطين، أو الرسائل غير المرغوب فيها على التوالي،تحديا كبيرا إذا كنت لا تعرف كيفية استخدام الأدوات تحت تصرفكم.
كما يمكنك أن ترى بشكل بارز عرض على الشريط، وهناك قسم مخصص بالكامل لحذف الأشياء، وأبرزها هو كبير "حذف" زر وعملاق X. يمكنك أيضا ببساطة اختيار رسالة أو مجموعة من الرسائل وانقر فوق هذا الزر أوفقط اضغط على "حذف" على لوحة المفاتيح.
دعونا ننظر إلى هذا القسم حذف أكثر قليلا ونرى ما لديها لهذا العرض.أولا، هناك زر "تجاهل".
ماذا يفعل تجاهل؟عند تحديد رسالة أو محادثة وانقر على "تجاهل"، يظهر مربع حوار.
الفرق بين هذا و ببساطة حذف محادثة هو أن تجاهل ذلك سوف تنطبق على هذا و جميع الرسائل في المستقبل، وهذا يعني أنه إذا كنت على القائمة البريدية و المجيبين تبقي الرد على جميع، فلن ترى لهم، وهو رن جميلةمفيد.
الخيار المميز الآخر هو ميزة تنظيف.يؤدي النقر على الزر "تنظيف" إلى تشغيل قائمة منسدلة تحتوي على الخيارات التالية
أيا كان الخيار الذي تختاره، فسترى مربع حوار يقدم النتيجة نفسها، وسيتم نقل جميع الرسائل الزائدة إلى المهملات.
إذا قمت بالنقر فوق الزر "إعدادات"، فسوف يتم نقلك إلى خيارات تنظيف المحادثة.كما ترون، يمكنك استخدام ميزة تنظيف لأرشفة المحادثات القديمة، الزائدة عن الحاجة إلى مجلد بديل، والذي هو على الأرجح الخيار الأكثر فائدة هنا.غالبا ما يكون من الأفضل أرشفة الأشياء بدلا من حذفها، فقط في حال كنت بحاجة إلى الرجوع إليها في وقت لاحق.
في حين أن هذه الميزات كبيرة، ونحن نرى الجدارة واضحة في نفوسهم، انهم لن يكون لها تأثير كبير على أن غير مقدس آفات البريد الوارد: البريد المزعج.
البريد المزعج، والبريد المزعج الذهاب بعيدا! !
الرسائل غير المرغوب فيها لا تحصل على نفس النوع من العناوين التي فعلت مرة واحدة لأنه في معظم الأحيان، والمرشحات البريد المزعج الحديثة القيام بعمل جيد جدا في إزالة الأعشاب الضارة كل شيء.إذا كنت تستخدم غميل أو خدمات بريد الويب الأخرى، فمن المرجح أنك لا ترى الكثير منها، وهذا لا يعني أنه ليس هناك، لا سيما إذا ارتكبت خطأ فادح بالموافقة على السماح لشركة بمشاركة عنوانكمع شركاء التسويق، أو النقر فوق المربع الخاطئ والاشتراك عن طريق الخطأ لتكون على قائمة التوزيع.
النقطة هي، الرسائل غير المرغوب فيها لا يزال يحدث، ولكن أوتلوك يمنحك طرق نأمل أن يبقيه إلى حد كبير تحت السيطرة مع مرشحات غير المرغوب فيه.عندما تتلقى رسالة غير مرغوب فيها بشكل واضح أو غير مرغوب فيها، يمكنك تحديد هذه الرسالة ثم النقر على الزر "غير المرغوب فيه" للحصول على قائمة منسدلة من الخيارات.بالنسبة إلى الرسائل غير المرغوب فيها، ستختار "حظر المرسل"، ولكن بالنسبة إلى كل شيء آخر، ستحتاج إلى ضبط خيارات البريد الإلكتروني غير الهام.
كلما كان مستوى التصفية أكثر تقييدا، فإن فرصة أفضل تريد فعلا أو تحتاج إلى مشاهدتها قد تتم تصفيتها بشكل غير مقصود.إذا حدث هذا، ستحتاج إلى معالجة رسائل البريد الإلكتروني المتأثرة باستخدام الخيارات التي تظهر في لقطة الشاشة السابقة.
من المستحسن قضاء بعض الوقت في استكشاف خيارات البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه.يمكنك إعداد قوائم بيضاء من مرسلين معينين وإلى بعض المستلمين، بينما تحظر المرسلين الذين تعرف أنهم لا تثق بهم صراحة.
الحفاظ على البريد الوارد الخاص بك الهزيل يعني يعني التفاني والاهتمام بالتفاصيل.ولكي نكون صادقين، يمكن لبعض القواعد المصممة تصميما جيدا أن تعوض الكثير من العمل، ولكن هناك دائما تحديات جديدة.تذكر هذه الأدوات - خطوات سريعة، والقواعد، وتجاهل، والمرشحات غير المرغوب فيه - وعليك أن تكون على ما يرام في طريقك لترويض البريد الإلكتروني الخاص بك.
دعونا نسمع منك الآن.أخبرنا عن المفضلة لديك خطوات سريعة والقواعد، أو كيفية التعامل مع البريد المزعج.منتدى المناقشة مفتوح، لذا نقدم لنا تعليقاتك وأسئلتك.