كيفية مرجع النص من مستندات أخرى في ميكروسوفت ورد

ربما يكون لديك بعض النص الذي تكتبه في كثير من الأحيان في مستندات ورد الخاصة بك، مثل العناوين.بدلا من إعادة كتابة هذا النص في كل مرة كنت في حاجة إليها، يمكنك وضع هذا النص المشترك في مستند ورد واحد والمرجع في وثائق أخرى، فإنه حتى تلقائيا تحديث في جميع المستندات الخاصة بك إذا قمت بتغييره.

قل أنك تريد وضع عنوانك في تذييل مستنداتك، ولكن يتغير العنوان من وقت لآخر.يمكنك تخزين العنوان في مستند ورد شائع منفصل واستخدام حقل في التقرير الخاص بك لسحب النص من المستند المشترك وتحديثه كلما تغير.سنوضح لك كيفية إجراء ذلك.

للبدء، قم بإنشاء مستند ورد جديد الذي سيكون بمثابة المستودع الخاص بك للعنوان الذي تريد إدراجه في مستندات ورد أخرى.حفظه في موقع التي يمكن الوصول إليها من قبل وثائق أخرى.على سبيل المثال، لا تقم بحفظه على محرك أقراص شبكة لا يمكنك الوصول إليه دائما.

سنستخدم الإشارات المرجعية للإشارة إلى العنوان الوارد في المستند المشترك.اكتب سلسلة النص الذي تريد إدراجه في مستندات أخرى( في حالتنا، العنوان).إنشاء إشارة مرجعية عن طريق تمييز الاسم والانتقال إلى إدراج & غ؛المرجعية وإعطائها اسما، مثل "العنوان".راجع دليل الإشارات المرجعية في ورد للحصول على معلومات حول إنشائها.

لاحظ أن أسماء الإشارات المرجعية لا يمكن أن تحتوي على أية مسافات.نوصي بوضع اسم الإشارة المرجعية فوق كل عنصر في ملف المعلومات المشترك حتى تعرف بسهولة الاسم الذي تريد استخدامه لأي عنصر.هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تخطط لديك الكثير من العناصر القابلة لإعادة الاستخدام في هذه الوثيقة المشتركة.في مثالنا، أضفنا عنواننا إلى وثيقة المعلومات الشائعة ونضع اسم الإشارة المرجعية، "العنوان"، أعلى العنصر.

بمجرد إضافة العنصر إلى المستند المشترك، يمكنك حفظ وإغلاق.افتح المستند الذي تريد إدراج العنوان فيه، ثم ضع المؤشر حيث تريد إرسال النص.على سبيل المثال، سنضيف تذييلا وأدخل العنوان هناك.

سنستخدم رمز حقل إنلوديتكست للإشارة إلى الإشارة المرجعية التي أنشأناها في المستند المشترك.للقيام بذلك، اضغط على "كترل + F9" لإدراج الأقواس لرمز المجال.

ملاحظة: لا يمكنك فقط كتابة أقواس عادية حول رموز الحقول.يجب استخدام "كترل + F9" لإدراج النوع الصحيح من الأقواس.

يتم وضع المؤشر تلقائيا بين الأقواس.اكتب النص التالي بين الأقواس، لتحل محل "& لوت؛ باث تو فيل & غ؛" مع المسار الكامل المطلق إلى ورد الشائعة التي تحتوي على الاسم الذي تريد إدراجه.استبدل "& لوت؛ بوكمارك نيم & غ؛" باسم الإشارة الذي عينته للعنصر في المستند المشترك.

إنلوديتكست "& لوت؛ باث تو فيل & غ؛"& لوت؛ بوكمارك نيم & غ؛

ملاحظة: لا تدخل الأقواس في رمز الحقل.

على سبيل المثال، كتبنا ما يلي بين بين قوسين رمز المجال:

إينلوديتكست "C: \\ وسرس \\ لوري \\ دوكومينتس \\ كومون إنفورماتيون \\ CommonInformation.docx" العنوان

ملاحظة: يجب استخدام باكلاشيس مزدوجة فيمثلما فعلنا.أيضا، تأكد من استخدام يقتبس على التوالي، وليس يقتبس الذكية، عند كتابة رمز أعلاه في هذا المجال.

للاستيلاء على العنوان من المستند المشترك وإدراجه في رمز الحقل الذي أدخلته للتو، انقر بزر الماوس الأيمن على رمز الحقل وحدد "تحديث الحقل" من القائمة المنبثقة.

يعرض العنوان في المستند.لا تزال الأقواس تعرض حول العنوان إذا كان لديك الخيار "عرض الإشارات المرجعية".مرة أخرى، راجع مقالتنا حول الإشارات المرجعية لمعرفة كيفية إيقاف تشغيل هذا الخيار.أيضا، قد يكون مظللا رمز الحقل.ومع ذلك، يمكنك أيضا إيقاف هذا.

إذا كنت تريد تغيير رمز الحقل، يمكنك عرض الشفرة مرة أخرى بدلا من النتيجة.للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على العنصر الناتج وحدد "تبديل رموز الحقول" من القائمة المنبثقة.يظهر النص الذي كتبته في رمز الحقل مرة أخرى ويمكنك تعديله.ببساطة، تحديث الحقل لعرض النتيجة الجديدة.

بمجرد إنشاء المستند المشترك، يمكنك استخدامه لتخزين العناصر الأخرى التي غالبا ما تكتب في مستندات ورد الخاصة بك.ببساطة استخدام حقل إينلوديتكست منفصل في مستندات ورد لكل قطعة من المعلومات التي تريد إدراجها تلقائيا من المستند المشترك.