8Sep
توقعات لا تستخدم كثيرا إذا لم يكن لديك اتصالات.بالتأكيد، يمكنك إدخال عناوين البريد الإلكتروني كما تذهب، ولكن هذا يستغرق وقتا طويلا وعرضة للخطأ.من الأفضل أن يكون لديك جهات اتصالك بالفعل في أوتلوك، حتى تتمكن من إيقاف رسالة سريعة في عدد قليل من النقرات.
في مقالة حديثة، ناقشنا كيفية البدء باستخدام أوتلوك، واليوم نحن نريد لتوسيع ذلك لتشمل العمل مع جهات الاتصال.جهات الاتصال الخاصة بك ستكون مركز تجربة أوتلوك الخاص بك، أولئك الذين تتوافق معهم وكيفية استخدام التطبيق.
كما قد تتوقع، يمكنك أن تفعل الكثير من إدارة الاتصال مع أوتلوك، وجود دفتر العناوين التي أنشئت قبل البدء في استخدامه يجعل الكثير من المعنى.
إنشاء دفتر عناوين
لبدء إدارة جهات الاتصال الخاصة بك، أول شيء تريد القيام به هو فتح وضع الأشخاص حتى تتمكن من النزول إلى العمل.هناك عدد قليل جدا من الطرق لإضافة جهات اتصال إلى دفتر العناوين.في البداية، من المحتمل أن تستورد دفتر العناوين من مصدر آخر مثل بريد الويب أو برنامج البريد الإلكتروني الآخر.
ملاحظة، لكل حساب بريد إلكتروني لديك، سيكون لديك دفتر عناوين.في هذه الحالة بالذات، لدينا دفتر عناوين محلي لملف بيانات أوتلوك المحلي، ولدينا ملف آخر مرتبط بحساب البريد الإلكتروني لدينا.
في أي حال، دعونا نغطي الأساسيات بحيث إذا لم يكن لديك دفتر عناوين للاستيراد، يمكنك البدء في إضافة جهات الاتصال يدويا.في الصورة التالية نرى جزء من دفتر العناوين الجديد، وهو فارغ تماما، في الوقت الراهن.
للبدء، فقط انقر على زر "جديد الاتصال" وسوف تفتح نافذة اتصال جديدة.أول شيء يمكن أن يقفز عليك هو فقط كيف مشغول يبدو ولكن الخوف لا، إذا نظرتم الماضي العديد من الميزات على الشريط، سترى أنه من شكل قياسي جدا، تشغيل من طاحونة نموذج الاتصالات.
دعونا قطع لمطاردة ثم إجراء اتصال ل المهوس كيف عن طريق ملء القيم المناسبة.يمكنك أيضا إضافة صورة، وهو أمر لا لزوم له، ولكن لا يزال لمسة لطيفة إلى لطيف، دفتر العناوين مملة.
بعد الانتهاء من إدخال جهة الاتصال أو جهات الاتصال، ستحتاج إلى النقر على "حفظ & أمب؛إغلاق "أو يمكنك النقر على" حفظ & أمب؛جديد "لإنشاء جهة اتصال أخرى.لنفعل ذلك.لدينا خيار بين إنشاء جهة اتصال جديدة كاملة أو جهة اتصال جديدة لنفس الشركة.
في هذه الحالة، سنختار هذا الأخير لتوفير الوقت على الكتابة، وبعد ذلك سنقوم بالنقر فوق "حفظ & أمب؛إغلاق "للكشف عن إدخالات دفتر العناوين الجديدة.
ليس سيئا، لدينا بالفعل اثنين من الاتصالات يمكننا البريد الإلكتروني ولكن، رجل، هو هذا تستغرق وقتا طويلا.سيكون أسهل بكثير إذا كنا يمكن نقل معلومات الاتصال من مصدر آخر إلى أوتلوك.
إذا كنت تستخدم خدمة بريد ويب أو آخر، جهات الاتصال الخاصة بك هي على الأرجح هناك وسوف تحتاج إلى استيرادها إلى أوتلوك.إذا كنت ترغب في إدخال كل جهة اتصال واحدة تلو الأخرى، فأنت بالتأكيد موضع ترحيب للقيام بذلك، ولكننا نوصي باستيراد قائمة جهات الاتصال الرئيسية، سواء كان ذلك من ثوندربيرد أو غميل أو خدمة بريد إلكتروني أخرى.
استيراد وتصدير سجلات الاتصال
بغض النظر عما إذا كنت تستخدم غميل أو ياهو ميل! أو لديك حساب بريد إلكتروني من عام 1997 كنت قد حافظت بعناية والحفاظ عليها، والاتصالات وجميع، حتما قد تحتاج إلى وضع جهات الاتصال في جهات اتصال أوتلوك الخاص بكبشكل جماعي.
للقيام بذلك، يمكنك تصدير جهات الاتصال من مصدر آخر ثم استيرادها إلى أوتلوك.عادة ما يتحقق هذا بسهولة عن طريق الوصول ببساطة إلى إعدادات أو خيارات من حساب البريد الإلكتروني الخاص بك أو العميل ومن ثم اختيار خيار جهات الاتصال التصدير.
عادة ثم، كل ما عليك القيام به هو ثم استيرادها إلى أوتلوك.هذه عملية بسيطة إلى حد ما، وسوف تكون مشابهة في معظم تطبيقات البريد الإلكتروني.نوصي بقراءة مقالنا، الذي يفسر كيفية تصدير واستيراد جهات الاتصال إلى أوتلوك، والعكس بالعكس.
فكارد؟ما هو فكارد؟
كنت قد سمعت فكاردز( ملف البطاقة الظاهرية أو. VCF)، ربما كنت قد تلقيت حتى واحد أو استخدام واحد.فكاردز، هي شكل بطاقة الأعمال الإلكترونية القياسية التي يمكنك تبادل مع الآخرين مثل من خلال توقيع البريد الإلكتروني أو المرفق.
بغض النظر، هناك العديد من الطرق التي يمكنك التعامل مع فكاردز في أوتلوك.السيناريو الأكثر احتمالا هو المكان الذي قد تحتاج إلى استيراد جهة اتصال منه أو تصديره إلى فكارد.كيف المهوس لديه وصف كامل لهذه العملية، والتي سوف تجلب لك بسرعة تصل إلى سرعة على ذلك.
في بعض الأحيان، قد يكون لديك العديد من فكاردز المخزنة في ملف فكارد واحد.إذا حاولت تحويل هذا الملف، فسيتم استيراد أول بطاقة فكارد في الملف فقط.من أجل التغلب على هذا القيد، تحتاج أولا إلى تحويل إلى ملف. CSV ثم استيراد ذلك إلى أوتلوك.نوصي بقراءة هذه المقالة للحصول على وصف كامل لتلك العملية.
وأخيرا، يمكنك تصدير جميع جهات الاتصال الخاصة بك إلى فكاردز الفردية أو واحد فكارد سيد واحد، كما هو موضح في الفقرة السابقة.مرة أخرى، لدينا البرنامج التعليمي قليلا كبيرة حول كيفية القيام بذلك، لذلك مع أنه يجب أن يكون ما يصل الى سرعة على كيفية الحصول على فكاردز داخل وخارج أوتلوك مع سهولة نسبية.
إنشاء وإدارة مجموعات الاتصال
دعونا نناقش المجموعات الآن منذ أن تمكنت من اندفاعة بسرعة رسالة إلى مجموعة مختارة من النفوس يؤكد أنك لا تنسى أن تشمل أي شخص ويحفظ لك من كتابة كل اسم في الحقل إلى:.
لإعداد مجموعة جهات اتصال، انقر فوق "مجموعة جهات اتصال جديدة" على الشريط.
مرة واحدة مفتوحة، وسوف تحتاج إلى أن تقرر أولا ما تريد الاتصال مجموعتك( هنا نسم لنا "سيس 2015") ثم انقر فوق "إضافة أعضاء" وحدد "من جهات اتصال أوتلوك". يمكنك أيضا إنشاء جهة اتصال جديدة علىوالطيران، أو اختيار دفتر عناوين آخر، مثل إذا كنت ترغب في تضمين الناس من دليل شركتك.
من القائمة، نختار أعضاء مجموعتنا.تذكر، يمكنك تحديد أعضاء من خلال عقد "كترل" والنقر بزر الماوس الأيمن فوق كل عضو.وبغض النظر عن ذلك، كلما أردت إضافة أعضاء جدد، يمكنك تحديد الاسم أو الأسماء والنقر على الزر "الأعضاء - & غ؛"، والذي سيضيفهم إلى المجموعة.
عند الانتهاء، انقر فوق "موافق".
ستتم إعادتك إلى شاشة إدارة المجموعة، حيث يمكنك مراجعة أعضاء مجموعتك الجديدة وإجراء تغييرات أخرى.على سبيل المثال، يمكنك إعادة توجيه المجموعة كجهة اتصال فكارد أو أوتلوك أو إضافة ملاحظات حول المجموعة أو إرسال رسالة إلكترونية إلى المجموعة بأكملها أو إنشاء اجتماع مع أعضاء المجموعة فقط.
في حالتنا، سننتقل إلى "حفظ & أمب؛إغلاق "لإنشاء المجموعة رسميا والعودة إلى نافذة أوتلوك الرئيسية.نرى الآن مجموعتنا الجديدة في قائمة جهات الاتصال لدينا، والتي يرمز إليها رمز المجموعة.إلى اليمين، يمكنك رؤية عضو المجموعة وهناك رموز لتنفيذ الإجراءات.في هذا المثال، يتوفر رمز البريد الإلكتروني فقط، وكذلك زر "تحرير".
يجب أن نلاحظ أن أسرع طريقة لإرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة هي ببساطة كتابة اسم في الحقل إلى: لذلك في هذه الحالة، يمكننا كتابة "سيس 2015" و أوتلوك أن نعرف لإرسال رسالة إلى الجميع في ذلكمجموعة.
خيارات الأشخاص
إذا نقرت على "ملف - & غ؛خيارات "، يمكنك تكوين أوتلوك بعدد من الطرق في عدة فئات مختلفة.
هنا هي خيارات الناس.على عكس الفئات الأخرى في خيارات أوتلوك، خيارات الناس قليلة وسهلة جدا لفرز.
سوف تتيح لك الخيارات التي ستجدها هنا تحديد كيفية تقديم الأسماء، سواء لعرض فهرس إضافي، أو عرض الحالات والصور على الإنترنت.
إدارة جهات اتصال أوتلوك بسيطة إلى حد ما، ولكن كما رأيت، يمكنك القيام بقدر كبير منهم أكثر للحفاظ عليها بشكل صحيححافظ.فهي تقدم الكثير لتقريب تجربة أوتلوك إذا كنت قد حصلت على مزيد من المعلومات في جهات الاتصال الخاصة بك من مجرد اسم وعنوان البريد الإلكتروني.
ومع ذلك، إذا كنت لا تزال جزئيا لاستخدام شيء مثل غميل كموفر البريد الإلكتروني الأساسي، فلا يزال بإمكانك استخدام أوتلوك لمساعدتك في إدارة جهات الاتصال الخاصة بك، مع الحفاظ على مزامنتها مع حساب غميل الخاص بك.