10Sep
يحفظ ميكروسوفت أوفيس البيانات الوصفية المخفية في مستندات أوفيس، بما في ذلك المدة التي كنت تعمل فيها، واسم كل من عمل على المستند، وعندما تم إنشاء المستند، وحتى الإصدارات السابقة من المستند.
قبل نشر مستندات أوفيس بشكل عام أو إرسالها إلى شخص ما، ربما تحتاج إلى التحقق من المعلومات المخفية التي يحتوي عليها المستند وإزالة البيانات الحساسة.يمكن أن تنتهك هذه البيانات الوصفية خصوصيتك أو قد تكون محرجة.
عرض وإزالة البيانات المخفية
في أوفيس 2013 أو أوفيس 2010، انقر فوق القائمة ملف، انقر فوق معلومات وسوف تكون أداة "فحص المستند" الأمامية والمركزية لإعلامك بالمعلومات التي يحتمل أن تكون حساسة التي يحتوي عليها المستند.هذه المعلومات أكثر وضوحا مما هي عليه في الإصدارات القديمة من أوفيس، ولكن لا يزال من السهل أن تفوت إذا كنت لا تعرف مكتب يضيف هذه البيانات الحساسة إلى المستندات الخاصة بك.
في أوفيس 2007، انقر فوق الزر أوفيس أورب على الشريط، أشر إلى إعداد، وانقر فوق فحص المستند.
لعرض البيانات الوصفية المخفية في المستند، انقر فوق الزر التحقق من المشكلات، ثم انقر فوق فحص المستند، واختر أنواع البيانات الوصفية التي تريد فحص المستند لها.يمكنك فقط ترك كل الخيارات المحددة لفحص الوثيقة لجميع أنواع البيانات الوصفية.
انقر فوق فحص سيقوم أوفيس بفحص المستند للبيانات الوصفية.انقر على الزر إزالة الكل بجوار نوع من البيانات الوصفية لإزالته.
لاحظ أنك لن تكون قادرا على استرداد معظم هذه البيانات الوصفية بعد حذفها.لهذا السبب، توصي ميكروسوفت بإنشاء نسخة جديدة من المستند( استخدام ميزة "حفظ باسم") قبل إزالة البيانات الوصفية ونشر المستند.ستحصل بعد ذلك على نسخة من المستند تتضمن البيانات الوصفية.بطبيعة الحال، إذا كنت لا تريد هذه البيانات الوصفية على الإطلاق، يمكنك إزالتها فقط دون الحاجة إلى القلق بشأن الحفاظ على نسخة.
ما نوع البيانات الوصفية هل مكتب حفظ؟
يحفظ أوفيس خصائص المستند بما في ذلك تفاصيل مثل المؤلف والموضوع والعنوان والتاريخ الذي قمت بإنشاء مستند فيه، وعندما قمت بتعديله آخر مرة، ومتى قضيت العمل على المستند.ستحتوي هذه الخصائص أيضا على اسم أي قالب استخدمته أثناء إنشاء المستند ورؤوس البريد الإلكتروني وغيرها من المعلومات ذات الصلة.هذا يمكن أن يكون محرجا - على سبيل المثال، يمكنك إرسال تقرير تبس إلى رئيسك وتقول أنك قضيت كل يوم العمل على ذلك وحدها.ولكن البيانات الوصفية يمكن أن تكشف عن أنك عملت فقط على تقرير تبس لبضع دقائق، وتعاونت مع أشخاص آخرين، وأنك استخدمت قالب يسمى "قالب تقرير تبس عديمة الفائدة" عند إنشائه.والأسوأ من ذلك، هناك آثار أخرى تتعلق بالخصوصية هنا - قد ترغب في نشر مستند على الويب دون أن يرتبط اسمك به، ولكن سيظهر اسمك في خصائص المستند بشكل افتراضي.
يمكن أيضا تضمين الرؤوس والتذييلات والعلامة المائية والنص الذي تم تنسيقه كنص مخفي، ولكن لن يظهر إذا قمت بإجراء المقطع الخفي للوثيقة.تخبرك الأداة ما إذا كان المستند يحتوي على هذه المعلومات أم لا.
إذا تعاونت مع أشخاص آخرين أثناء كتابة المستند، فستتضمن المزيد من البيانات.وستعرض البيانات الوصفية أسماء جميع الذين عملوا على الوثيقة بالإضافة إلى أي تعليقات وعلامات مراجعة وتعليقات حبر وإصدارات سابقة من المستند.إذا كنت تنشر مستندا عملت عليه، فربما تريد إزالة جميع هذه البيانات بدلا من مشاركتها.
كيفية إيقاف المكتب من حفظ البيانات الوصفية
لسوء الحظ، سيتعين عليك استخدام أداة دوكومنت إنزبكتور لإزالة البيانات الحساسة من كل مستند فردي قبل نشره أو مشاركته مع شخص ما.ليس هناك طريقة مدمجة لإزالة هذه المعلومات من مستندات متعددة في آن واحد، كما لا يوجد إعداد على مستوى أوفيس لمنع أوفيس من تطبيق هذه البيانات على المستندات.
ومع ذلك، يمكن أن يكون لديك أوفيس تلقائيا إزالة البيانات الوصفية في كل مرة تقوم بحفظ ملف.يجب تطبيق هذا الإعداد على كل مستند تستخدمه - وهو إعداد مستند محدد، وليس إعدادا على مستوى النظام.
لمنع أوفيس من حفظ البيانات الوصفية مع المستندات الخاصة بك، انقر فوق القائمة ملف، ثم انقر فوق خيارات، وحدد فئة مركز التوثيق.انقر على زر إعدادات مركز الترجمة وحدد خيارات الخصوصية.تمكين الخيار "إزالة المعلومات الشخصية من خصائص الملف عند الحفظ".إذا ظهر باللون الرمادي، انقر فوق الزر دوكومنت إنزبكتور أدناه، قم بتشغيل دوكومنت إنزبكتور، وأزل جميع المعلومات الشخصية للمستند.يجب أن تكون قادرا على النقر على مربع الاختيار.
تذكر أنه سيتعين عليك تغيير هذا الخيار لكل مستند على حدة.
يمكن أن تكون هذه المعلومات مفيدة، وبعضها مهم جدا للتعاون أو للشركات لتتبع من عمل على وثيقة.ولكن عندما يحين وقت نشر المستند، ربما تحتاج إلى إزالة هذه البيانات الوصفية.