قطع مرة أخرى على الوقت المستغرق إرسال واستقبال البريد الإلكتروني

صورة بواسطة H للمنازل

البريد الإلكتروني يمكن أن تجعل الاتصالات أسهل، ولكن يمكن أيضا استنزاف وقتك.تعرف على كيفية معالجة البريد الإلكتروني الوارد وكتابة البريد الإلكتروني الصادر لتوفير الوقت.

وفقا لدراسة استقصائية أجريت في عام 2005، كشفت مقابلات أجراها الموظفون أن الوقت الضائع على البريد الإلكتروني تسبب في خسارة مؤسسة تقدر ب 000 10 موظف بما يقدر ب 152 مليون دولار في الأجور سنويا.

يحتوي البريد الإلكتروني بوضوح على سلبياته.رسائل البريد الإلكتروني غير واضحة يصرف الموظفين من المهام المهمة ذات الصلة بالعمل، وقنوات الاتصال السحابية، وغالبا ما خلق المزيد من العمل.تجنب المزالق من البريد الإلكتروني باتباع الاقتراحات أدناه.

كيف البريد الإلكتروني الوارد يمكن أن تضيع وقتك

صورة من قبل دفورتيجيرل

هناك العديد من أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي يمكن أن تضيع وقتك.تلك التي:

• يمكن أن تقطع من رسائل متعددة ومكثف في واحدة شاملة
• لا تتصل مباشرة لك
• هل تتصل لك ولكن ليس بطريقة مباشرة، مما يترك لك غير متأكد من كيف أو إذا كان يجب أن تستجيب( ويأكلوقت التشغيل)
• لا توجهك لاتخاذ بعض الإجراءات( غير منتج)
instagram viewer
• يصرف و / أو يشجعك على إضاعة الوقت على شبكة الإنترنت
• غير مناسب للبريد الإلكتروني، وأكثر منطقية من خلال قناة اتصال ديناميكية مثلاجتماع عمل أو أي شكل أكثر ملاءمة للمحتوى( مثل وثيقة قائمة بذاتها غنية بالمعلومات)

كيفية معالجة البريد الوارد الوارد بكفاءة

من أجل قراءة ومعالجة رسائل البريد الإلكتروني بكفاءة، تحتاج إلى التركيز على أمرين - معرفةرسالة من البريد الإلكتروني( أو عدم وجود) والبت في الإجراءات التي يجب اتخاذها في الاستجابة.

الخطوة 1: تحديد الرسالة( أو عدم وجودها)

عندما تقرأ رسالة بريد إلكتروني جديدة، يجب أن تأخذ وقتا أقل قدر ممكن لمعرفة:

• ما إذا كان مكبر الصوت يخاطبك بشكل مباشر أو غير مباشر
• ما إذا كان المتكلم قد أخبرك بمانتوقع منك
• ما إذا كان ذلك قد تم بطريقة واضحة
• ما إذا كانت الرسالة العامة ذات صلة لك
• ما إذا كانت الرسالة العامة تبدو مناسبة، نظرا لسياق علاقتك بالمرسل( أو عدم وجود، إذا كانوا يحاولون بدء الأعمال التجاريةالعلاقة على سبيل المثال)

هذا سوف يساعدك على التأكد من ما هي رسالة البريد الإلكتروني، وكيف تريد الرد.وهذا هو، إذا كنت تنوي الرد في المقام الأول.

من المهم جدا أن نلاحظ إذا كان المتكلم يفعل واحد أو أكثر من الأشياء التي يمكن إغراء لك في إضاعة الوقت الثمين، مثل:

• كونها غير واضحة حول ما يحاولون أن يقول
• استخدام اللغة بطريقة مربكة أو كاذبة لتجنب التحدث في(على سبيل المثال "أعتقد أننا بحاجة إلى قلب للقلب في مرحلة ما" مقابل "هل يمكنك الاتصال بي هذا الأسبوع حتى نتمكن من التحدث على الهاتف عن شيء مهم؟")
• رامبلينغ أو الخروج من الموضوع
• بما في ذلك المعلومات التيليس من عملك أو غير لائق أو مسيء أو غير متماسك
• نسخة إلى أو نسخة مخفية الوجهة لك على الرسائل التي ليست ذات صلة بك
• تكرار الرسالة نفسها عبر رسائل البريد الإلكتروني المختلفة أو تكرار ما تم تغطيته بالفعل في الاتصالات السابقة بخلاف البريد الإلكتروني
• الكتابة عن شيء كنت قد سبق أن نوقشت وحل - بطريقة النسيان أو الإهمال

في هذه الأنواع من الحالات، يكونوخاصة حريصة على الاستجابة بطريقة فعالة أن يقلل من مقدار الوقت الذي تقضيه على التواصل.لأنه من السهل السماح للسيناريوهات البريد الإلكتروني غامضة أعلاه استنزاف وقتك.

الخطوة 2: اتخاذ قرار بشأن الإجراء الذي يجب اتخاذه

بعد أن تعرف ما هي الرسالة، تعرف على الطريقة الأكثر إنتاجية للرد.فيما يلي بعض الاستجابات النموذجية:

• تحويل المحادثة إلى وسيلة اتصال أفضل مثل المكالمات الهاتفية والمؤتمرات
• ردا على سؤال متكرر طرحه أشخاص متعددين - وليس عبر البريد الإلكتروني - ولكن من خلال وسيط أكثر غنية بالمعلومات يمكن مشاركته، مثل مستند غوغل
• نوتالرد على الرسائل التي لا توضح ما الذي يتوقعه المتكلم منك( حتى لو كان يشعر غير مهذب بعض الشيء)
• معالجة الرسائل غير الواضحة ذات الأسئلة الملموسة المباشرة والموجزة، مثل: "عندما ترغب في الانتهاء من التقرير بواسطة؟ "أو" كيف تريد مني أن أساهم في هذا المشروع؟ "
• التقاط الهاتف ودعوة الشخص في أي وقت الدراما أو انهيار الاتصالات يبدأ يحدث - رسم بها من خلال البريد الإلكتروني سوف يستغرق وقتا أطول فقط، ويمكن أن تكثف الصراع

خطوة3: العودة إلى المهمة

الأهم من ذلك، بعد الرد على رسالة بريد إلكتروني( والتي قد تتكون من عدم الاستجابة بدلا من ذلك حذف الرسالة)، يوش تحتاج إلى العودة إلى المهمة.انتقل إلى البريد الإلكتروني التالي في انتظار البريد الوارد، أو بدل التروس والعودة إلى العمل الفعلي بدلا من الاستجابة لطلبات الأشخاص الآخرين.

كيفية إرسال البريد الإلكتروني يمكن أن تضيع وقتك

صورة بواسطة أديكوس

بالإضافة إلى ذلك، هناك العديد من أنواع رسالة البريد الإلكتروني ترسل التي يمكن أن تضيع وقتك.تلك التي:

• هي موتر لا داعي لها في عدة رسائل، كل منها يستغرق وقتا طويلا ويعتقد أن خياط، بدلا من واحد شامل
• لا تتصل مباشرة إلى المتلقي، وهو مضيعة للجهد من جانبك
• لاواضحة بما فيه الكفاية، ورسم في محادثات البريد الإلكتروني طويلة و / أو سوء الفهم، أو أي إجراءات إنتاجية على الإطلاق( مما يعني أنه سيكون لديك لقضاء بعض الوقت بدء محادثة مرة أخرى في وقت لاحق)
• لا توجه المستلم لاتخاذ بعض الإجراءات، وهوغير منتج
• يصرف ويشجع المتلقي على إضاعة الوقت على شبكة الإنترنت - مما يعني أنه يشجع نفسه منكم
• ليست مناسبة لتنسيق البريد الإلكتروني، ولكن على اتصال أفضل من خلال محادثة في الوقت الحقيقي أو من خلال وثيقة تعليمية أو غنية بالمعلومات مثلكدليل أو مقالة مدونة أو صفحة أسئلة وأجوبة أو تقرير شركة أو عرض تقديمي ل بويربوانت

كيفية إرسال بريد إلكتروني بشكل فعال

من أجل كتابة رسائل البريد الإلكترونيالتي لا تضيع وقتك على المدى الطويل( ناهيك عن وقت المتلقي الخاص بك)، تحتاج إلى التركيز على خمسة أشياء: التواصل رسالة واضحة، وطلب المتلقي اتخاذ خطوات قابلة للتنفيذ، وذلك باستخدام بنية جيدة، والتحرير قبل أن تصل إرسال،ومتابعة فعالة.

الخطوة 1: الحصول على مسح على رسالتك

قبل حتى مشروع رسالة بريد إلكتروني، تحتاج إلى الحصول على وضوح الشمس واضحة على الرسالة.تحديد:

• ما تريد الاتصال
• لماذا تريد توصيله
• ما الإجراء الذي تريد المستلم لاتخاذ
• كيف يمكنك اقناعهم لاتخاذ مثل هذا الإجراء

وهنا بعض الأسباب الشائعة لإرسال البريد الإلكتروني:

• لتذكير شخص ما منالموعد النهائي
• لإعطاء تعليمات مكتوبة لشخص ما على مهمة
• لطرح سؤال سريع يمكن الإجابة عنه بشكل كاف من خلال كتابة
• للإجابة عن سؤال سريع يمكن الإجابة عليه بشكل كاف من خلال كتابة
• لتمرير معلومات حساسة للوقت
• لعرض التواريخ المتوفرةلجدولة اجتماع
• للمتابعة بعد الاجتماع وإظهار التقدير

في كل هذه الأمثلة، باستثناء آخر واحد، تريد المستلم الخاص بك لاتخاذ بعض الإجراءات( حتى لو كان هذا مجرد الرد عليك).

أحيانا لا يبدو الإجراء وكأنه إجراء.ربما كنت ترغب في:

• تمرير على طول تلميح لزميل عملك
• السماح لأصدقائك يعرفون أنك هبطت بأمان في وجهة السفر
• تقديم تحديث موجز عن كيف تقومون به في وجهتك الجديدة وكيف يمكن الوصول إليها في القادمعدة أسابيع

في كل حالة من هذه الحالات، لا تخبر المستلم عن اتخاذ إجراء معين.ومع ذلك، فإنه يعني ضمنا أنه ليس من المتوقع أن تتخذ أي إجراء، طالما أنك تعطي البريد الإلكتروني الإغلاق السليم، أو على الأقل عن طريق التوقيع على اسمك.فهم يفهمون أن الاتصال يمكن أن ينتهي بسهولة مع البريد الإلكتروني الخاص بك؛أنها لا تحتاج إلى الاستجابة.

الخطوة 2: طلب المستلم الخاص بك اتخاذ خطوات قابلة للتنفيذ

لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة التي توفر لك الوقت، تحتاج إلى جعلها قابلة للتنفيذ.وتحتاج إلى التأكد من أن المستلم واضح بشأن الإجراء المتوقع منهم.

إذا كنت لا تهدف إلى ذلك، ولكن تحاول توضيح قصة حياتك أو شرح لماذا كنت التمسك لنموذج اي فون المقبل بدلا من الحصول على أحدث واحد، يمكنك نسيان توفير الوقت لأن الكتابة بال القلم يأخذالكثير من الفكر والوقت.

ركز على ما يلي عند جعل البريد الإلكتروني قابل للتنفيذ:

• تحديد المواعيد النهائية
• تحديد خطط الطوارئ
• عرض الخيارات المحتملة لمسار العمل التالي( على سبيل المثال، الأوقات التي تكون فيها متاحة للاجتماعات الشخصية، والمواقع التي تتاح لك لقاءها)
• تقديم رأي عند طلب واحد
• تقديم طلب مناسب للكتابة و هو في الواقع أكثر ملاءمة باستخدام نمط آخر من الاتصالات
• توفير مجموعة من الاتجاهات للمهمة التي وافق المستلم لتنفيذ

كن استباقيا وحازما عندما الخطوط العريضةخطوات قابلة للتنفيذ.تجنب طرح أسئلة مفتوحة ما لم يكن هناك خيار آخر.لأن الأسئلة المفتوحة هي عكس المحتوى القابل للتنفيذ.

فيما يلي بعض الأمثلة:

• بدلا من مطالبة المستلم بإعطائك الجدول الزمني( وإضاعة رسالة إلكترونية في العملية) - ابدأ من خلال إرسال أوقات الاجتماعات المتاحة.
• بدلا من سؤال المستلم الخاص بك عما يفكرون به في قرار عمل معين، حدد القرار المحتمل وطلب بناء التعليقات؛وبهذه الطريقة أنها لن تضطر إلى الخروج بشيء من تلقاء نفسها، وسوف يكون بدلا من ذلك شيئا للعمل مع

عليك إبقاء البريد الإلكتروني قابلة للتنفيذ من خلال توفير تعليمات واضحة للقارئ والحفاظ على المحتوى قابلة للتنفيذ بدلا من مفتوحة.

الأهم من ذلك، تحتاج إلى التأكد من أن أيا كان الإجراء الذي تتوقعه من القارئ الخاص بك هو إبلاغ بوضوح.لا تفترض أنهم يعرفون أنك ترغب في إعداد اجتماع هذا الأسبوع فقط كنت تقدم الأوقات المتاحة لديك.لا تفترض أنھم یعرفون المھمة الوظیفیة التي تنطبق علیھا مجموعة التعلیمات الخاصة بك.اذكرها بشكل صريح ورجاء إعلامهم بما تريد أن يفعلوه.

الخطوة 3: إنشاء بنية جيدة

واحدة لديك رسالة محددة بوضوح وكنت قد جعلت قابلة للتنفيذ، وحان الوقت لتنظيمه مثل هذه الطريقة لنقل هذا الوضوح والطلبات الخاصة بك قابلة للتنفيذ.

الفقرات: تتمثل القاعدة العامة الواجب اتباعها في حفظ الفقرات تحت خمس جمل.ليس من الصعب فقط التركيز على الفقرات الطويلة أثناء القراءة على شبكة الإنترنت، ولكن الفقرات الكعبان تعطي فرصة المتلقي لتفقد التركيز وربما تفوت على أهم النقاط.وهذا يؤدي إلى ردود قذرة أو زائدة عن الحاجة، والتي تغمر قناة الاتصال.

الجمل: استخدم الصوت النشط عند كتابة جمل.إبقاء الجمل قصيرة وإلى هذه النقطة.تجنب النزول على الظلال أو شرح سبب لا داعي له المنطق أو المشاعر حول الأشياء.بدلا من ذلك، التمسك بالوقائع والإجراءات التي تطلبها من المتلقي.

الكلمات: حاول عدم استخدام كلمات كبيرة أو عامية، إلا إذا كنت تعرف أن جمهورك سوف يفهمها.تجنب النكات والمراجع الثقافية التي قد يساء فهمها، لأن أي شيء يمكن أن يساء تفسيره بسهولة هو حاجز محتمل أمام التواصل الفعال.

تجنب الكلمات الإضافية والعبارات المؤهلة.واضاف "بالنظر الى الوضع الحالي الذي يحدث فيه هذا الامر، اعتقد انه قد يكون من الحكمة ان يكون البيان" مؤهلا لا يهدر الكلمات والوقت فحسب، بل يشتت عن الرسالة الحقيقية.بدلا من ذلك، فقط ذكر توصياتك دون الحاجة إلى التأهل لها.

مثال آخر: "كنت أتساءل عما إذا كان يمكن أن أطلب منكم. .." قطع هذه العبارة وبكل بساطة طرح السؤال.وسوف تزيد أيضا ثقتك بنفسك، لأنك لن تسعى دون وعي إذن للحصول على التواصل بشكل استباقي.

علامات الترقيم: الحفاظ على علامات الترقيم بسيطة.تكون الكلمات والعبارات المؤهلة فعالة فقط عند استخدامها لإنشاء مجاملة عند بدء الاتصال مع شخص تريد أن يكون له علاقة تجارية أو شخصية مع.في مثل هذه الحالات، لا تريد بالضرورة أن تكون في المستقبل، ولكن استخدام بعض العبارات مهذبا لإظهار الاحترام لوقتهم.

تقليل استخدام الفواصل - يساعد هذا بشكل طبيعي على إبقاء الجمل قصيرة.تجنب الكلام مستوحاة من النص كسول، مع الإفراط في استخدام النقاط نقطة نقطة وفواصل متتالية.بدلا من ذلك، ترقيم الجمل الخاصة بك مع اللغة الإنجليزية المناسبة والاستفادة من تقلصات عندما يكون منطقيا، لأنها تجعل قراءة القراءة أفضل.

بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك قوائم الترقيم ذات النقاط النقطية، واستخدم خطا من الشرطات لتفريق الأقسام الرئيسية( التي قد تتضمن فقرة واحدة أو أكثر).

نقاط النقطية وفواصل القسم تعزز إمكانية قراءة الويب، بالإضافة إلى مساعدتك في تنظيم رسالتك بشكل أكثر وضوحا.

الخطوة 4: تحرير قبل الإرسال

قبل إرسال رسالة بريد إلكتروني، يستغرق 1-2 دقائق لقراءتها بصوت عال.وهذا سوف تساعدك على التقاط الأخطاء أو تلاحظ أجزاء حرج التي كنت لا أقول عادة في شخص.تخلص من تلك الكلمات الإضافية وتبسيط علامات الترقيم.رصاصة خارج القوائم وخفض على الفقرات الخاصة بك.

عندما يمكنك الإجابة على الأسئلة التالية ب "نعم"، فأنت على استعداد لضرب "إرسال":

• هل الرسالة واضحة؟
• هل التوقعات قابلة للتنفيذ وواضحة؟
• هل سيتمكن المستلم من استلام رسالتي بنجاح؟النجاح يعني أنهم يعرفون ما هو متوقع منهم.
• إذا تم عكس الأدوار، هل سأتمكن من استلام هذه الرسالة بنجاح؟

الخطوة 5: متابعة فعال

بالإضافة إلى ذلك، تكون استباقية في متابعة مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.إذا كان شخص ما لا يستجيب لطلب مباشر، لا تضيعوا الوقت يتساءلون ما حدث.وبدلا من ذلك، أرسل رسالة إلكترونية للمتابعة ولكنها مهذبة مباشرة للتحقق منها.تطبيق المبادئ المذكورة أعلاه.ولا تضيع الكثير من الوقت في محاولة للحصول على رد.إذا كان المتلقي لا يتصل بك، تعرف متى للانتقال أو الاقتراب منها في شخص بدلا من ذلك.

استخدام البريد الإلكتروني لحفظ الوقت

يمكن أن يوفر لك البريد الإلكتروني الكثير من الوقت إذا كنت تعرف كيفية استخدامه بكفاءة.وهذا ينطبق على كل من إرسال واستقبال الرسائل.

يتم استخدام البريد الإلكتروني بشكل أفضل لتقديم رسائل قابلة للتنفيذ يتم إرسالها بشكل كاف عبر الكتابة.إذا كنت الاستفادة من فوائد البريد الإلكتروني وتجنب العديد من المزالق الوقت إضاعة، فإنه بمثابة أداة قوية.