مبتدئ: كيفية إنشاء وإدارة وتعيين الفئات في أوتلوك 2013

توقعات 2013 يتيح لك تعيين فئات للأشياء وتخصيص الفئات المذكورة.الشيء حول الفئات هو أنها عالمية عبر أوتلوك، ويمكنك تعيين كل فئة إلى تركيبة لوحة المفاتيح.لذلك، يمكنك تصنيف البريد الإلكتروني، والأحداث التقويم، والملاحظات مع اثنين من السكتات الدماغية مفتاح سريع.

على مدى الأشهر القليلة الماضية تحدثنا كثيرا عن أوتلوك 2013 وأجزائه المختلفة.لقد تحدثنا عن إتقان أهم الميزات مثل كيفية إنشاء وإرسال البريد الإلكتروني، فضلا عن إنشاء وإدارة جهات الاتصال وحتى استيراد جهات اتصال غميل.لقد غطينا أيضا أشياء أخرى في أوتلوك، مثل كيفية إنشاء قوائم المهام للحفاظ على حسن سيرتك، في المهمة.وبطبيعة الحال، هناك كل التقويم المهم، وهو أمر ضروري لمن يريد للحفاظ على جدول زمني فعال.

ما يعنيه هذا كله هو أنه يمكنك أن تفعل الكثير مع ذلك للمساعدة على إدارة أفضل لك العمل مشغول وحتى الحياة الشخصية.قبل أن نغلق نظرتنا إلى أوتلوك 2013، ومع ذلك، شعرنا أننا يجب أن تغطي فقط لفترة وجيزة اثنين من الجوانب المتبقية نشعر تستحق الإشارة إلى: فئات والبحث.

حول هذه الفئات

لتخصيص الفئات الخاصة بك، انقر فوق الزر "تصنيف" ثم اختر "جميع الفئات. .." من القائمة المنسدلة.باستخدام هذا الحوار، يمكنك إنشاء فئات جديدة، حذف القديمة، إعادة تسمية، تغيير الألوان، وتعيين مفاتيح الاختصار.

لاحظ في لقطة الشاشة التالية، كيف تم تعيين "كترل + F2" إلى الفئة الزرقاء.

الآن، على سبيل المثال، يمكنك تطبيق الفئات على أي شيء تريده.خذ مثالنا سخيف أدناه، لدينا مهمة لدينا "العيش لا فيدا لوكا" ولقد وضعنا عليه مع الشخصية( الأرجواني) والفئات العاجلة( الحمراء).

تذكر هذه نصيحة مفيدة جدا: بمجرد تعيين مفاتيح الاختصار لفئاتك، وكنت قد ارتكبت الفئات الخاصة بك إلى الذاكرة، فإنها يمكن أن تجعل العمل السريع من تنظيم البريد والتعيينات، وعناصر أوتلوك الأخرى.

على سبيل المثال، في ما يلي عنوان بريد إلكتروني من رسالة في البريد الوارد، فقد وضعنا علامة عليه على فئة العمل.من الآن فصاعدا، إذا احتجنا إلى البحث عن هذه الرسالة المحددة، يمكننا استخدام الفئات لتصفية الرسائل غير ذات الصلة.

كن على علم أيضا أنه يمكنك وضع علامة بسرعة على المهام ورسائل البريد الإلكتروني وعناصر أوتلوك الأخرى بسرعة باستخدام فئة افتراضية، كما هو موضح في لقطة الشاشة التالية.هنا لقد تميزت عدة مهام كما عاجل ببساطة عن طريق النقر على مربع صغير في العمود الفئات.

من الواضح أن الفئات يمكن أن تكون مفيدة جدا، وأنها ميزة غير ملحوظ إلى حد كبير في أوتلوك.تعلم كيفية استخدامها بشكل فعال، وعليك أن تكون قادرا على الحفاظ على كل ما تبذلونه من الاشياء المنظمة في مجالات الفئة ذات الصلة.

البحث البسيط في أوتلوك

دعونا التفاف هذا عن طريق التحدث لفترة وجيزة عن البحث عن العناصر في أوتلوك.نحن نعني هذا أن تنطبق أساسا على البريد، ولكن البحث يمتد في جميع أنحاء التطبيق.عند النقر على جزء البحث، كما هو الحال في البريد الوارد( أو أي مجلد بريد آخر)، سيتغير الشريط ليعطيك مجموعة كبيرة من أدوات البحث.

لماذا كل هذه الاشياء هنا؟ببساطة، كلما زادت طرق البحث عن رسالة، كلما كانت فرصك أفضل في العثور عليها.انظر هنا في الصورة التالية، انقر فوق الزر "الموضوع"، ويمكننا ملء المساحة المناسبة مع ما نريد أن يحتوي على الموضوع.في هذه الحالة، نحن نريد أن نجد أي مواضيع تتعلق "العمل".

ملاحظة، النتائج التي تطفو على السطح هي في الواقع المهام، والذي يوضح كيف يقوم أوتلوك بإرجاع نتائج البحث من كل ما يخزنه.

إذا كان يمكنك تحقيق أقصى قدر من مهارات البحث في اهتمامات أوتلوك، يمكنك قطع الفوضى بسرعة من خلال أخذ بعض الوقت ومحاولة الخروج من خيارات شريط البحث.ضع في اعتبارك أنه إذا كانت نتائجك واسعة جدا ومتنوعة، يمكنك دائما تحسين نطاقك باستخدام أدوات سكوب التي تحمل عنوان مناسب.

وأخيرا، إذا كنت تشعر بالحاجة إلى التحكم في الطاقة والتحكم النهائي في البحث، فجرب استخدام نموذج البحث المتقدم الذي تم العثور عليه بالنقر على الزر "أدوات البحث" في قسم الخيارات.

استخدام نموذج البحث المتقدم هو بعيدا وبعيدا عن أفضل وسيلة لا معنى لها للبحث أوتلوك، ولكن أيا كانت الطريقة التي تستخدمها، ونحن على يقين من أنك سوف معرفة كيفية العثور على الأشياء الخاصة بك في أي وقت من الأوقات على الإطلاق.خيارات البحث

يعمل أوتلوك مع ويندوز سيرتش، الذي كتبنا سلسلة كاملة في حين قليلا.تؤثر هذه الخيارات على كيفية البحث عن العناصر في ويندوز وضمن أوتلوك.

ملاحظة، إذا قمت بالنقر فوق "خيارات الفهرسة. .."، سيتم فتح لوحة التحكم خيارات الفهرسة، حيث يمكنك ضبط كيفية أو ما إذا كان أوتلوك مفهرسة بواسطة فهرس بحث ويندوز.وتتناول بقية هذه الخيارات نتائج البحث بشكل رئيسي، مثل كيفية عرضها ومن حيث تظهر النتائج.

الفئات والبحث هي ميزتان غير مهملتين يمكنك إضافتها إلى مرجع أوتلوك الخاص بك،بشكل جميل.إذا كنت تستخدم أوتلوك على نطاق واسع، وتحصل على الكثير من البريد الإلكتروني، وإنشاء العديد من المواعيد التقويم، أو إنشاء قوائم المهام طويلة، ثم تكون قادرة على ليس فقط تنظيمها أمر مهم، ولكن بعد ذلك القدرة على البحث عن أي شيء، وخاصة إذا كنت تعرفما كنت تبحث عنه لا تقدر بثمن.