2Aug
إلا إذا كنت تعيش حياة خالية من المسؤوليات، والشمس ربما يرتفع ويستقر على التقويم اليومي الخاص بك.إذا كنت لا تعرف ما يحدث على أساس يومي، يمكنك أن تجد بسرعة فقدت في متاهة من المواعيد غاب والاجتماعات مفاجأة.
دعونا نتحدث عن تقاويم أوتلوك لأن خارج البريد الإلكتروني( وربما أكثر من ذلك في بعض الأحيان)، كونها منظمة ومنتجة تعتمد على القدرة على إدارة الأحداث والحصول على الاشياء القيام به.واحدة من الأشياء التي أوتلوك تفعل مع أبلومب كبيرة، وربما أفضل من معظم التطبيقات الأخرى، والتقويم.وظائف تقويم أوتلوك هي الثانية إلى لا شيء عندما يتعلق الأمر بإنشاء الأحداث وتعديلها ومشاركتها.
سوف تركز هذه المقالة في المقام الأول على الاشياء البسيطة.سنعرض لك كيفية إنشاء التقاويم وإدارتها وإضافة المواعيد والاجتماعات ومشاركتها مع الآخرين في دفتر العناوين لتيسير التعاون معها.وبحلول الوقت الذي نقوم به، ونحن سوف تظهر كيف تتجاوز استخدام أوتلوك لأساسيات مثل البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال وكتب العناوين، يمكنك دمج التقويم في حياتك مشغول وتحسين منزلك أو مكتب صغير.
أساسيات التقويم
كلما كنت تستخدم أوتلوك، سيكون لديك قدرات التقويم الخاصة بك تحت تصرفكم.حتى إذا لم يكن لديك حساب بريد إلكتروني تم إعداده، فلا يزال بإمكانك استخدام أوتلوك لبقية ميزاته.تقويم يعمل بشكل أفضل، ولكن إذا كنت تستطيع الاستفادة من قدراتها التعاونية، وذلك باستخدام حساب البريد الإلكتروني يؤكد كنت قادرا على إرسال دعوات الاجتماع وتلقي الإخطارات الحضور.
بغض النظر، إليك التقويم الأساسي اليومي، أي التقويم الافتراضي المقترن بالملف الشخصي الافتراضي في أوتلوك.هذا هو العرض الشهري، ولكن يمكنك استخدام الدالات في علامة التبويب ترتيب لتغيير طريقة العرض.
على سبيل المثال، أدناه هو عرض أسبوع العمل( مقابل عرض الأسبوع بأكمله).انها بسيطة جدا، مع الطقس( يمكنك تعيينها إلى بلدتك)، ومربع البحث.إذا كان لديك أي اجتماعات أو المواعيد، وكنت انظر لهم هنا، ويمكنك تخطي إلى الأسبوع السابق أو التالي عن طريق النقر على أزرار "التعيين السابق" أو "التعيين التالي"، على التوالي، على طول حواف التقويم.
دعونا ننتقل قليلا ونركز على كيفية تغيير ترتيب التقويم الخاص بك لتناسب احتياجات محددة أو محددة بشكل أفضل.
عضلة تقويم عضلات التقويم
يمكنك القيام ببعض الشيء لتغيير ترتيب التقويم ومظهره.إذا تحققت من علامة التبويب "عرض" أدناه، فستشاهد مجموعة كاملة من الأنماط التي يمكنك استخدامها للتقويم الذي يناسب احتياجات مؤسستك.
تحقق من التقويم التالي.لقد أدخلنا بعض التغييرات الطفيفة على مظهره.واحد، يمكنك تغيير اللون، الذي هو لمسة خفية ولكن لطيفة.
تتيح لك علامة التبويب عرض إضافة عدة طرق عرض أخرى لتأكيد الوضع الذي تستخدمه. على سبيل المثال، يوجد شريط المهام الواجبة، والذي يتيح لك إضافة التقاويم والأشخاص والمهام إلى العمود الأيمن( انظر أعلاه).هذا شريط المهام هو للتخصيص لوضع كنت في، لذلك حتى لو كنت قد حصلت على المهام والتقويم تمكين، كما هو الحال في الصورة أعلاه، إذا قمت بالتبديل إلى صندوق البريد الوارد الخاص بك، سوف تحتاج إلى إعادة تمكين إلى-Do بار.
من المستحسن أن تلعب مع علامة التبويب عرض في كل وضع لأنها لن تكون كلها هي نفسها تماما.على سبيل المثال، جزء القراءة لا يستخدم كثيرا في طريقة عرض التقويم، لكنه بالتأكيد إضافة كبيرة إلى البريد الوارد.
وبالمثل، تحقق من عرض التقويم اليومي مع تمكين عرض المهام اليومية.يمكنك أن ترى هنا لك التقويم اليومي مع المهام الواجبة أدناه.
سوف نتحدث كثيرا عن المهام في مقال قادم، ولكن الآن دعونا نركز على كل ما قد ترغب في معرفته عن المواعيد والاجتماعات.
إضافة التعيينات والاجتماعات
دعونا ننظر في إعداد المواعيد والاجتماعات.في المثال التالي، نحن تنظيم حزب البيتزا.الموضوع بالطبع، هو طبيعة التعيين، وبينما حزب البيتزا ليست بالضرورة "تعيين"، يمكنك الحصول على هذه الفكرة.يمكنك بعد ذلك إضافة تفاصيل أخرى مثل مكان حزب البيتزا يجري، ومرات بداية ونهاية.
هناك الكثير من المساحة( غير محدود تقنيا) لإضافة ملاحظات أو إرشادات أو توجيهات إلى الحدث.بطبيعة الحال، انها ليست الكثير من الحزب إذا لم يكن لديك أشخاص آخرين هناك.لذلك سنحتاج إلى دعوة بعض الحضور.بعد دعوة الأشخاص، لم يعد يعتبر موعدا.بدلا من ذلك، أوتلوك تغييره إلى اجتماع.في لقطة الشاشة التالية، نرى تعييننا الجديد تحول الاجتماع.
يمكنك كتابة أسماء باليد، أو انقر فوق الزر "إلى" لإضافة الحضور من دفتر العناوين الخاص بك.إذا لم تكن قد أعددت دفتر عناوين حتى الآن، فيمكننا أن نخبرك بكيفية إضافة جهات الاتصال وإدارتها وكذلك استيراد جهات الاتصال من مصادر أخرى، مثل غميل.
يمكنك قطع مباشرة إلى مطاردة وببساطة انقر فوق "اجتماع جديد" من علامة التبويب الصفحة الرئيسية الشريط.عند دعوة الحضور، لديك خيار طلب المزيد من خيارات الاستجابة.
إذا طلبت ردا( بدلا من مجرد وضع الكلمة وتركها في ذلك)، فإن المدعوين سيكون لديهم فرصة ل رسفب.ملاحظة، هذا يعمل بشكل رائع مع منتج ميكروسوفت مثل حساب البريد الإلكتروني Outlook.com، حيث يتم إعطاء خيارات الاستجابة مباشرة في الرسالة.
في غميل، ستتمكن من التصرف على دعوة بنفس الطريقة.ومع ذلك يمكنك الرد، سيتم إرسالها إلى منظم الحدث وتضاف تلقائيا إلى أوتلوك.
الآن بعد أن كنا واضحين على التعيينات والاجتماعات، سننتقل إلى تعديل وإلغاء لهم لأن التغيير أمر لا مفر منه، وأحيانا لدينا خطط وضعت أفضل من خلال.
تعديل أو إلغاء الاجتماعات وتتبع الردود
لقد حان شيء، ونحن بحاجة لنقل حزب البيتزا لدينا ليلة السبت.هذه ليست مشكلة بالنسبة لنا ولكن ماذا عن الحضور لدينا؟حسنا، خططهم هي تماما متروكة لهم، ولكن أوتلوك على الأقل يجعل من السهل لتنبيههم إلى التغييرات.
لتعديل اجتماع وتنبيه الحضور، قم أولا بفتح الحدث من تقويم أوتلوك وإجراء التغييرات التي تحتاج إليها.في هذه الحالة، نحن فقط نقل الاجتماع مرة أخرى يوم واحد.لاحظ، أنه يمكنك النقر فوق "إرسال تحديث" وسيتم تحديث المدعوين الخاص بك على التغيير.
عند هذه النقطة، إذا كان الحضور قد قبلوا دعوتك مسبقا، فسيحتاجون إلى إعادة قبولها.
الآن قد يكون الوقت مناسبا لإظهار كيفية تتبع تقدم اجتماعك.انقر على زر "التتبع" ومن هنا يمكنك مشاهدة تقدم اجتماعك.الآن، لم يقبل سوى واحد المدعو لذلك ربما هذا السبت ليس مثل هذا الوقت المناسب.
اه أوه، مرة أخرى شيء قد حان للتو ونحن بحاجة إلى إلغاء الاجتماع.ببساطة انقر على زر "إلغاء الاجتماع".ستتغير دعوتك الآن وستحصل على زر "إرسال إلغاء" للنقر وإرسال الأخبار السيئة.
من السهل على هذا النحو، سيتلقى المدعوون السابقون رسالة إلكترونية محدثة وسيتم إزالة الحدث من تقويم أوتلوك.
الأحداث
مع المواعيد الخاصة بك تحولت الاجتماعات دخلت وحفظها، سترى ذلك على التقويم الخاص بك.عند التمرير فوقها، سترى التفاصيل ذات الصلة.عند هذه النقطة، إذا كان كل شيء جيد، يمكنك تركه والانتقال إلى أشياء أخرى.
إذا كنت تريد تغييره أو حذفه، يمكنك فتحه إما بالنقر المزدوج عليه أو باستخدام الإجراء المناسب على الشريط، والذي هو هنا الزر "فتح".
يمكنك أيضا الوصول إلى العديد من عناصر تحكم الشريط نفسها من قائمة سياق النقر بزر الماوس الأيمن.
مع فتح الاجتماع أو الموعد، لاحظ علامة التبويب خيارات، والتي سوف تتيح لك التأثير على بعض التغييرات مثل تغيير حالتك( مشغول، مؤقت، خارج المكتب، الخ)، تعيين تذكير، تغيير المنطقة الزمنية، وأخيرا تعيينالحدث باعتباره واحدا متكررا.
الأحداث المتكررة شائعة، مثل اجتماع أسبوعي أو حدث أرباح ربع سنوية، أو الغداء فقط مع صديق، لذلك من الجيد معرفة كيفية تعيينها.كما ترون من لقطة، وهذا ينبغي أن يكون من السهل جدا للعمل بها.يمكنك تعيين وقت التعيين، ونمط، وبالطبع نطاق أو متى سوف تحدث تكرار.
ترى في الصورة التالية، قمنا بإعداد حدث متكرر كل يوم اثنين في الساعة 1:00 بعد الظهر، والذي سيستمر إلى أجل غير مسمى.
من المهم أن نتذكر أنه في حين أن الاجتماعات والتعيينات لديها العديد من الاختلافات الرئيسية، فإنها لا تزال تبدو ويمكن تعديلها بنفس الطريقة، لذلك كل الخيارات التي تراها للتعيينات ستكون هي نفسها للاجتماعات.
إرفاق ملف أو مستند إلى عنصر تقويم
دعونا نتصور أنك قد حددت موعدا، مثل أخذ حيوان أليف إلى الطبيب البيطري، أو لتغيير الزيت، وفي كلتا الحالتين، لديك مستند أو صورة تريدهاأن نعلق عليه حتى لا تنسى.
في المثال التالي، نحن الحصول على النفط تغيرت أخيرا، ونحن قد حصلت على قسيمة لذلك.يمكنك طباعة القسيمة ومحاولة تذكر ذلك مسبقا، أو يمكنك ببساطة إرفاقه بالتعيين حتى عندما أوتلوك يذكرك، القسيمة هو حق هناك حتى تتمكن من طباعته بينما كنت تفكر في ذلك.
من أجل القيام بذلك، تريد النقر فوق "إرفاق ملف" ثم تصفح إلى الموقع حيث يتم حفظها.يمكنك إما إدراج الملف كما هو، لصقه مضمنة كنص، أو إدراج موقع الملف كارتباط تشعبي.في هذه الحالة، سنقوم فقط بإرفاق بدف كما هو.
بطبيعة الحال، سيكون هذا ميزة مفيدة للغاية إذا كنت بحاجة إلى مشاركة المستندات لاجتماع عمل، وإرسال المواد الدراسية للطلاب، أو كلما كان الوضع قد يدعو إلى معلومات تكميلية.
إدارة وتقاسم التقاويم
إدارة التقاويم سوف تمكنك من إنجاز أمرين.يمكنك فتح تقاويم من مصادر مختلفة، ويمكنك إنشاء مجموعات تقويم وحفظها.
إذا قمت بالنقر فوق الزر "فتح التقويم"، يمكنك إنشاء تقويم من عدة مصادر بما في ذلك من الإنترنت، أو يمكنك إنشاء تقويم فارغ.تتمثل إحدى مزايا إنشاء تقويم فارغ في قدرتك على إبقاء عملك وحياتك المنزلية منفصلة.
في لقطة الشاشة التالية، تشاهد العديد من التقاويم التي تم إنشاؤها، كما أنشأنا مجموعة خاصة للعمل.يمكنك فعلا سحب الأحداث من تقويم إلى آخر؛سترى كيف لدينا مدخل لاجتماع أسبوعي في التقويمين اللذين اخترنا عرضه.
إن القدرة على سحب الأحداث عبر التقاويم تعني أنه إذا قضيت وقتا في إضافة موعد أو اجتماع، إذا قررت لاحقا أنه يجب أن تكون في تقويم مختلف، فلن تحتاج إلى إعادة إنشاء الأحداث.
وأخيرا، يمكنك مشاركة التقاويم، والتي ينبغي أن تكون ذاتية التفسير، على الرغم من أن القدرة على البريد الإلكتروني تقويم.لقد غطينا ذلك بإيجاز في مقال سابق، وهذا هو مجرد وسيلة أخرى لتحقيق ذلك.هنا في لقطة الشاشة التالية، ترى ما يحدث عند استخدام هذا الخيار.
يمكنك تحديد التقويم الذي تشاركه، والنطاق الزمني( من يوم واحد إلى التقويم بالكامل)، ومستوى التفاصيل المطلوب مشاركتها( توفر بسيط ومحدود وتفاصيل كاملة)، ثم هناك بعض الخيارات المتقدمة التي يمكنك استخدامها.
مشاركة بهذه الطريقة يعني أنه يمكنك بسرعة وسهولة وبسهولة نشر معلومات التقويم الخاص بك مع مستخدمي أوتلوك الآخرين، فضلا عن دمج التقاويم المرسلة لك.
خيارات التقويم
هناك عدد قليل جدا من خيارات التقويم لفرزها( وإن لم يكن تماما كما هو الحال مع البريد الإلكتروني).وتهدف معظم هذه الخيارات إلى تكوين التقويم للعمل بشكل أكثر فعالية مع احتياجاتك المهنية والشخصية.
على سبيل المثال، يمكنك تغيير ساعات العمل وأسبوع العمل، وإضافة العطلات، وتغيير المنطقة الزمنية، وتعيين اللون الافتراضي، وحتى الاختيار بين فهرنهايت و مئوية.العمل طريقك من خلال لهم في وقت فراغك ومحاولة الخروج ما يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك.
ميزات التقويم في أوتلوك هي أرفع، وإذا كنت تعمل في مؤسسة مع خادم إكسهانج مركزي، فمن المرجح أنك على دراية بكيفية التعاون في التقويمات المشتركة، ومشاهدة الأحداث، والمزيد.كل هذا يعمل بسلاسة داخل تثبيت أوتلوك المحلي الخاص بك لإضافة قوة والراحة.
في المنزل، فمن الجميل أن يكون التقويم مع العديد من الميزات في نفس البرنامج.ليست هناك حاجة للتبديل من تطبيق البريد الإلكتروني إلى التطبيق التقويم الخاص بك، يمكنك جدولة الأحداث ودعوة المشاركين بسرعة مع عدد قليل من النقرات على زر الماوس، وأكثر من ذلك بكثير.
ولكن، هذا يكفي التحدث منا.لماذا لا نسمع منك الآن؟اسمحوا لنا أن نعرف أفكارك أو تقديم تعليقاتكم في منتدى المناقشة لدينا.