كيفية الحصول على الإخطارات توقعات لرسائل البريد الإلكتروني الهامة فقط

اعتقدت ميكروسوفت أنها كانت مفيدة عند إعداد إشعارات للبريد الإلكتروني الجديد.ومع ذلك، وابل المستمر من الإخطارات يمكن أيضا تعطيل القطار الخاص بك من الفكر.يمكنك إيقاف الإشعارات تماما، أو أفضل من ذلك - يمكنك إعداد أوتلوك لإعلامك فقط عن رسائل البريد الإلكتروني الهامة.

كيفية إنشاء قاعدة بسيطة

إذا كنت بحاجة إلى أن تكون استجابة لأشخاص معينين، مثل العملاء، رئيسك، أو أفراد عائلتك، يمكنك استخدام القواعد في أوتلوك لتلقي الإخطارات حول رسائل معينة فقط.في ما يلي كيفية إعداد قاعدة تعرض فقط إشعارات البريد الإلكتروني من مرسل معين.

أسهل طريقة لإعداد هذه القاعدة هي العثور على رسالة إلكترونية من هذا الشخص.على سبيل المثال، سوف أضع قاعدة لإعلام لي عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من رئيسه، لأن رسائل البريد الإلكتروني من رئيسك مهمة دائما، أليس كذلك؟لذلك، كنت اضغط بزر الماوس الأيمن على البريد الإلكتروني من رئيس التحرير هاو-تو جيك's، ويتسون غوردون، وحدد "القواعد" ثم "إنشاء قاعدة" من القائمة المنبثقة.

في مربع الحوار "إنشاء قاعدة"، حدد الشروط التي تريد تلقي إشعارات حول البريد الإلكتروني الجديد.أريد الحصول على إشعارات فورية حول رسائل البريد الإلكتروني التي أتلقىها من ويتسون، لذلك أختار مربع الاختيار الأول.

أيضا حدد خانة الاختيار "المرسلة إلى" وتأكد من تحديد اسمي من القائمة المنسدلة، لذلك سوف تلقي الإخطارات عن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من ويتسون مباشرة لي.إذا كنت لا تريد أن يتم إشعارك برسائل البريد الإلكتروني حيث كنت CC'ed أو واحدة من العديد من المستلمين، حدد "لي فقط" من القائمة المرسلة إلى "المنسدلة".انقر على "موافق" بعد إجراء اختياراتك.

يعرض مربع الحوار "نجاح" مع خيار "تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في المجلد الحالي".انقر فوق موافق".أريد أن أعرف ما هي رسائل البريد الإلكتروني في علبة الوارد الخاصة بي من ويتسون، لذلك أنا حدد خانة الاختيار.

سيظهر مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد"، مطالبا باتخاذ إجراء فوري.ليس لدي حاليا سوى بريد إلكتروني واحد من ويتسون في صندوق البريد الوارد، لذا فهذا هو الوحيد الذي تم إدراجه في مربع الحوار هذا.ومع ذلك، إذا كان هناك المزيد من رسائل البريد الإلكتروني من ويتسون، سيتم إدراجها جميعا هنا.إذا كنت تريد عرض رسالة إلكترونية مباشرة من مربع الحوار هذا، فحدد البريد الإلكتروني الذي تريد عرضه وانقر على "فتح العنصر".انقر فوق "إغلاق" لإغلاق مربع الحوار.

يبقى مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" مفتوحا حتى تقوم بالنقر فوق "إغلاق"، حتى عند فتح رسالة بريد إلكتروني من مربع الحوار ثم إغلاق الرسالة.

كيفية إنشاء المزيد من القواعد المتقدمة

عند إنشاء قواعد، يمكنك الاختيار من خيارات إضافية أكثر تحديدا من المتوفرة في مربع الحوار "إنشاء القاعدة" الرئيسي.للقيام بذلك، افتح مربع الحوار "إنشاء قاعدة"، كما هو موضح سابقا في هذه المقالة.ثم انقر على "خيارات متقدمة".

تعرض الشاشة الأولى في مربع الحوار "معالج القواعد" قائمة بشروط مفصلة للتحقق.حدد مربعات الاختيار للظروف التي تريد التحقق منها للحصول على إشعارات البريد الإلكتروني.أريد أن تلقي الإخطارات عندما أتلقى رسائل البريد الإلكتروني من ويتسون أرسلت لي فقط، لذلك أنا حدد تلك الظروف.

النص الأزرق تحت الخط عبارة عن ارتباطات تقوم بالنقر لتحديد القيمة( القيم) التي تريد التحقق منها في هذه الحالة.بمجرد تحديد هذا الشرط، انقر فوق الارتباط الأزرق على هذا الشرط في المربع "الخطوة 2" لتحرير القيم.

بمجرد تحديد الشروط التي تريد التحقق منها، انقر فوق "التالي".

الآن، حدد الخيارات للإشارة إلى ما يجب القيام به مع رسالة تتلقى تتطابق مع الشروط المحددة.يمكنك القيام بأشياء مثل نقل الرسالة إلى مجلد معين أو إعادة توجيهها إلى شخص أو أكثر أو الرد باستخدام نموذج أو وضع علامة عليه كمقروءة.أريد الحصول على تنبيه سطح المكتب عندما أحصل على رسالة بريد إلكتروني من ويتسون، لذلك أنا حدد الخيار الأخير في القائمة، "عرض تنبيه سطح المكتب".بعد تحديد ما تريد القيام به مع الرسالة، انقر فوق "التالي".

توفر الشاشة التالية خيارات لتعيين استثناءات للقاعدة، مثل إذا كنت لا تريد الحصول على إشعار إذا كانت الرسالة دعوة اجتماع أو تحديث.اختر أي استثناءات تريد تطبيقها على القاعدة وانقر على "التالي".أنا لا أريد أي استثناءات، لذلك أنا فقط انقر فوق "التالي" لتخطي هذه الشاشة.

تسمح لك الشاشة الأخيرة بتحديد اسم للقاعدة، وإعداد بعض خيارات القاعدة، بما في ذلك واحد إلى "تشغيل هذه القاعدة" على الفور.إذا كنت تريد تشغيل القاعدة فورا على الرسائل الموجودة بالفعل في البريد الوارد، فحدد "تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في" البريد الوارد ".

راجع وصف القاعدة ضمن "الخطوة 3" وانقر على "إنهاء" عند الانتهاء.

الآن، عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من ويتسون، يتم عرض تنبيه سطح المكتب على سطح مكتب ويندوز.لاحظ أن هذا يختلف عن مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" بدلا من ذلك، هو إعلام ويندوز الأصلي.إذا كنت تفضل هذا النمط من الإشعارات، فسيتعين عليك الانتقال إلى "الخيارات المتقدمة" لكل قاعدة تنشئها ".

كيفية تحرير القواعد

من السهل تعديل أو حذف أو حتى إيقاف تشغيل قواعدك مؤقتا.أريد تعديل القاعدة الخاصة بي لعرض مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" بدلا من "تنبيه سطح المكتب".للقيام بذلك، انقر فوق علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".

انقر فوق الزر "القواعد" في قسم "نقل" وحدد "إدارة القواعد & أمب؛التنبيهات "من القائمة المنسدلة.

يعرض مربع الحوار "القواعد والتنبيهات".في علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني"، انقر فوق "تغيير القاعدة" وحدد "تحرير قواعد القاعدة" من القائمة المنسدلة.

كما تمت مناقشته سابقا، تعرض الشاشة الأولى من "معالج القواعد" قائمة بالشروط التي يمكنك التحقق منها في رسائل البريد الإلكتروني الواردة.الاختيارات التي قمت بها عند أول عرض قاعدة عرض في الجزء العلوي من القائمة ويعرض الوصف مع الإعدادات الحالية في المربع تحت "الخطوة 2".أنا لا أريد تغيير الظروف، لذلك أنا فوق "التالي".إذا كنت ترغب في تغيير الشروط على القاعدة الخاصة بك، وجعل التغييرات الخاصة بك ثم انقر فوق "التالي".

على الشاشة سرد الإجراءات لاتخاذ رسائل البريد الإلكتروني الواردة( اعتمادا على الشروط)، أنا تعطيل الخيار "عرض سطح المكتب تنبيه"، الذي يعرض في أعلى القائمة، ثم انقر فوق "التالي".

لنفترض أنك تريد عرض مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديدة" في وجهك بدلا من ذلك.مرر لأسفل إلى أسفل قائمة الإجراءات وحدد خانة الاختيار "عرض رسالة معينة في نافذة تنبيه عنصر جديد".لتخصيص الرسالة التي تظهر في مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد"، انقر على الرابط "رسالة معينة" في المربع ضمن "الخطوة 2".

في مربع الحوار "رسالة تنبيه"، أدخل رسالة لعرضها في مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" ثم انقر فوق "موافق".

إذا كنت ترغب في إضافة أو إزالة أي استثناءات، انقر فوق "التالي" للوصول إلى قائمة الاستثناءات وإجراء التغييرات.لتغيير اسم القاعدة أو تغيير خيارات أخرى على الشاشة الأخيرة من "معالج القواعد"، انقر فوق "التالي" مرة أخرى على شاشة الاستثناءات.أنا لا أريد تغيير أي شيء آخر، لذلك أنا فوق "إنهاء" على شاشة الإجراءات لقبول التغييرات وإغلاق "معالج القواعد".

يتم إرجاعك إلى مربع الحوار "القواعد والتنبيهات".انقر على "موافق" لإغلاقه.لتشغيل القاعدة فورا، انقر فوق "تشغيل القواعد الآن" أعلى علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني".

في مربع الحوار "تشغيل قواعد الآن"، في المربع "تحديد قواعد لتشغيل"، حدد خانة الاختيار للقاعدة التي تريد تشغيلها وانقر فوق "تشغيل الآن".

ملاحظة: بمجرد تشغيل القاعدة، لا يتم إغلاق مربع الحوار "تشغيل القواعد الآن" تلقائيا.يجب النقر فوق "إغلاق" لإغلاقه.لا يتم إغلاق مربع الحوار "القواعد والتنبيهات" تلقائيا، لذا انقر على "موافق" لإغلاقه.

يعرض مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" مع رسالتك المخصصة في الجزء العلوي.

ميزة القواعد في أوتلوك يوفر العديد من الخيارات للتعامل تلقائيا مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.يمكنك نقل رسائل محددة إلى مجلدات معينة، وتنفيذ إجراءات على رسائل البريد الإلكتروني مع نص معين في سطر الموضوع، أو حتى حذف الرسائل تلقائيا بناء على شروط معينة.قد تبدو قواعد أوتلوك ساحقة في البداية بسبب جميع الخيارات المتاحة.ومع ذلك، إذا كنت تعرف كيف تريد إدارة رسائل بريد إلكتروني معينة، فليس من الصعب إنشاء قواعدك وإدارتها.